Обновление для финансов — сентябрь 2024 г.
Финансовый комитет OIAA
Протокол заседания
Суббота, 14 сентября 2024 г.
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Присутствовали:
Дженнифер Б. — казначей OIAA
Феликс — заместитель казначея
Барри – попечитель по особым поручениям / председатель международных конвенций
Марк М = Секретарь OIAA
Ян BB – pack
Бет а =
Эрика –
KD Кевин –
Обзор повестки дня
После Молитвы о душевном покое Дженнифер объясняет, что собрание состоит в основном из дополнительных запросов бюджета. Она хотела бы рассмотреть Конвенцию и обсудить избыточные средства для распределения в конце года. Она рассматривает Повестку дня: утверждение протоколов, обзор финансовых отчетов, а затем они перейдут непосредственно к бюджетам комитетов. Они могут закончить любыми другими делами и завершить Заявлением об ответственности. Она спрашивает, хотел бы кто-нибудь из участников что-нибудь добавить в Повестку дня. Барри считает, что необходимо ввести некоторые меры для голосования. Должно быть минимальное количество участников голосования, присутствующих при голосовании по деньгам и фидуциарным вопросам. Дженнифер добавляет это в Повестку дня и переходит к следующему пункту.
ОБЗОР ПОВЕСТКИ ДНЯ УТВЕРЖДЕН
Обзор протокола за июль
Дженнифер переходит к утверждению протоколов за июль. Дженнифер говорит, что протокол за август сегодня недоступен для утверждения, но секретарь немного отстает. После рассмотрения казначей просит принять протоколы за июль. Феликс вносит предложение принять, Барри поддерживает. Кто-нибудь против. Никто.
ПРОТОКОЛ ЗА ИЮЛЬ УТВЕРЖДЕН
Обзор финансовых отчетов
Это относится к финансовым отчетам за август. Взносы составили чуть более 9 900 долларов. Дженнифер заявляет, что с начала года OIAA имеет профицит в размере 24,62% по сравнению с бюджетом. Комиссии Paypal и Stripe напрямую связаны с доходами. Она упоминает, что теперь они имеют статус некоммерческой организации, поэтому платят меньше, что и отражено. Они даже приносят больше дохода. Она заявляет, что взносов почти на 14 000 долларов больше. Она объясняет, что профессиональные сборы за бухгалтерское программное обеспечение вырастут в 2025 году. Расходы на конференцию, которые являются оставшимся балансом для ICOAA, были полностью оплачены. Наконец, есть некоторые расходы на предстоящий семинар, который собирается посетить Tech. Участвуют 7 человек, но 6 билетов оплачены OIAA. Дженнифер продолжает перечислять: 259,00 долларов США за Конвенцию – это расходы на устный перевод для обучения, 745,00 долларов США – это авансовый платеж за значки на лацканы для Международной конвенции в Ванкувере. Специальный работник Tech помогает с нашим веб-сайтом и обслуживанием. У Technology были некоторые расходы на устный перевод для их семинара по безопасности. На собраниях Unity каждый раз осуществляется устный перевод на испанский и португальский языки. Другая технология – это наша технология базы данных членства, над которой ведется работа. Видеоконференцсвязь стоит 50 долларов за нашу учетную запись Zoom. Хостинг и управление веб-сайтом – это наш Google, и мы также оплатили нашу годовую плату за плагин Events, которая в этом месяце больше, чем обычно. Наконец, у нас есть чистый доход чуть менее 3 000,00 долларов США. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо вопросы о отклонении от бюджета.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Обзор баланса
Баланс показывает, что в банке находится 140 000 долларов, из которых 5 500 долларов зарезервированы для Международной конвенции 2025 года. Она говорит Барри, что он увидит, как эти цифры уменьшатся, и что в следующем месяце мы уменьшим начисленные расходы, чтобы значки были включены в 2024 год. Но затем, в 2025 году, мы переключим их на правильные расходы. Барри понимает, что мы должны хранить их в правильных бухгалтерских годах. Дженнифер объясняет, что ранее она думала, что эти расходы на значки будут в 2025 году, но это произошло только на днях. Она заявляет, что у нас есть 134 000 долларов и сдача в нецелевых денежных средствах в балансе. Она спрашивает, есть ли какие-либо вопросы. Никто.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Обзор взносов
Дженнифер переходит к заключительному отчету, который является отчетом о взносах. Он перечислен по группам за месяц, и сейчас они постоянно получают новые группы. Она также говорит, что эти новые группы вносят значительный вклад в OIAA ежемесячно или ежеквартально. Общая сумма взносов за август составляет 9 900 долларов и немного сдачи. У Барри есть вопрос, и он спрашивает об определенных чеках, которые поступают в OIAA от «Онлайн-домашних групп». Дженнифер отвечает, что несколько групп используют Онлайн-домашние группы в качестве платформы для управления своими деньгами. . Дженнифер объясняет, что существует онлайн-сервис AA, откуда OIAA получает один чек с указанием названия группы в строке Memo. Феликс отвечает, что они, вероятно, получают 2 или 3 чека в месяц от Online Home Group. Барри отвечает, что «Online Home Group» сегодня получила большой привет на NAATW, и нужно следить за этим и посмотреть, изменится ли кривая. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо другие вопросы по финансовым отчетам, чтобы она могла приступить к бюджетам. Нет
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Запрос бюджета конвенции в Ванкувере
Дженнифер делится экраном, и Барри говорит: «950». Он объясняет, что это число является новым скорректированным запросом бюджета на 2025 год для остатка значков, который был оплачен в 2024 году. Это должно быть учтено в их бюджете на Конвенцию в 2025 году. Он объясняет, что им необходимо записать транзакцию таким образом под руководством Дженнифер. Он говорит, что они потратили на 950 долларов больше в 2024 году и что они должны перенести бюджет на это в 2025 год, чтобы их бюджет по сравнению с их общим бюджетом на Конвенцию оставался в равновесии. Дженнифер спрашивает всех, есть ли у них какие-либо вопросы по этому бюджету. Она заявляет, что для того, чтобы сегодня все двигалось быстро, она просто спросит, есть ли кто-нибудь, кто возражает против бюджета конвенции Барри в Ванкувере. Никто не возражает.
ЗАПРОС НА КОНВЕНЦИЮ В ВАНКУВЕРЕ УТВЕРЖДЕН
Запрос бюджета Pack
Дженнифер поднимает запрос бюджета Pax с Яном Б. Ян BB говорит, что они хотят снять видео на американском языке жестов, чтобы объяснить, как ориентироваться на веб-сайте и как заполнить форму. Это проведет людей по веб-сайту и объяснит им, как его заполнить. Она говорит, что Комитет по коммуникациям и они сказали, что могут это сделать. Видео будет добавлено в раскрывающийся список на веб-сайте и будет доступно для пользователей ASL. Она говорит, что они наймут переводчиков, что повлечет за собой дополнительные расходы, но они будут использовать их продуктивно. Ян хотела бы нанять известных переводчиков в сообществе. Она объясняет, что ASL отличается от остальных и является визуальным языком. Она считает, что это подпадает под категорию приема.
Дженнифер говорит, что запросы переводчиков ASL должны проходить через процесс найма переводчиков, а не выбираться ею лично. Ян Б отвечает, что в сообществе ASL существует немедленный аспект недоверия, и поскольку спикер для ASL будет хорошо известен, это устраняет это клеймо. Бет говорит, что у многих других возникают подобные проблемы, и это языки, которые также нуждаются в этом.
Марк говорит, что здесь обсуждается не это. Он говорит, что считает совершенно приемлемым и разумным нанимать этих переводчиков для этой конкретной цели. Он полностью поддерживает это. Он говорит, что они говорили о создании Комитета по доступности. Марк просит Финансовый комитет обсудить создание этого Комитета, и если да, то потребуется некоторое финансирование. Марк рекомендует финансировать Комитет с бюджетом от 2 000 до 20 000 долларов, чтобы у них были средства, когда Комитет начнет работу. Ян пытается донести свою точку зрения о том, почему запрашиваются эти определенные переводчики. Ян отвечает, что есть доверенные переводчики ASL, которые используются довольно часто и стоят дешевле. Она хотела бы использовать этих людей, поскольку они создают немного расслабления и доверия к тому, что то, что они видят, переводится с учетом их интересов. Она добавляет, что эти клипы будут «жить» на веб-сайте, поэтому есть знакомство. .
Бет говорит Яну, что в списке переводчиков ASL, который она им предоставила, были некоторые из тех же людей, что и в списке Дженнифер. Разница в том, что они намного дешевле. Ян отвечает, что она знает, кто лучше всего подходит для этой услуги. Ян говорит, что PAC никогда не просила денег, ни копейки. Поэтому, прежде чем закончится ее срок, она хотела бы, чтобы что-то произошло. Бет говорит, что ей неудобно делать исключение только для одной группы, а не для других. Это открывает возможность для других групп выходить за рамки процедуры. В Unity все равны, и она понимает, что существует политика найма. Они должны хотя бы следовать ей повсеместно. В противном случае, когда они начнут делать исключения, это откроет дверь для новых запросов. .
Барри говорит, что вопрос доступности уже некоторое время занимает его ум. Он считает, что Ян приносит что-то, что связано с пользовательским опытом. Он считает, что если у них есть шанс нанять уважаемого и широко известного человека для рекламы для нас или для использования в качестве переводчика, он думает, что они должны это сделать. Он говорит, что если у кого-то «нос не в порядке», возможно, им следовало просто спросить. Он полностью за улучшение пользовательского опыта за разумную цену, и этот конкретный запрос, кажется, подпадает под это. Дженнифер отвечает, что для получения услуг устного перевода существует протокол. Это откроет дверь для других необходимых языковых запросов. Дженнифер предлагает Яну компромисс. У нее есть 2 сертифицированных переводчика ASL, работающих в Ассамблее. Ян перебивает, что это не сравнимо с Ассамблеей. Поскольку это будет размещено на веб-сайте, Ян заявляет, что не пойдет на компромисс. Дженнифер говорит, что если бы Ян могла попросить только 2 человек оценить тех переводчиков, которые сертифицированы ASL, для получения отзывов о переводчиках, а не разрешать только один вариант.
Марк говорит, что ему немного некомфортно с управлением запросом. Он думает, что если бы у Tech был этот запрос на видеопроект, это не было бы проблемой. Он считает, что это отдельный проект, который имеет отношение к связям с общественностью, и они должны предоставить группе автономию для этого. Он чувствует, что их здесь слишком контролируют, и хочет позволить Яну пойти и сделать этот проект.
Ян отвечает, что она считает микроуправление немного чрезмерным. Она хочет сделать это по-своему и понимает, что это не соответствует процедуре и не пойдет на компромисс. Она считает, что ее просьба не так уж и велика. Она добавляет, что PAC никогда ничего не просила в прошлом. Она не понимает, почему она должна следовать этой процедуре только потому, что она вышла за рамки обычного способа ведения дел. Дженнифер соглашается, что это другое, и Ян отвечает, что это потому, что это другое, и Дженнифер, кажется, высказала больше, чем свое мнение об этом. Она чувствует себя оскорбленной тем, что теперь ей придется пойти на эти 2 мероприятия и проверить всех остальных людей только для того, чтобы ее запрос был одобрен. Почему она должна делать эти дополнительные вещи только потому, что она идет против протокола? Дженнифер отвечает, что она не говорила, что ей придется делать все эти вещи. Ян не согласна. Поскольку у Дженнифер нет опыта в этой области, поскольку они уже собираются посетить Ассамблею и Конвенцию, смогут ли они провести обзор? Дженнифер заканчивает тем, что, поскольку Ян больше ничего не знает о стороне ASL, чем она, возможно, другой участник ASL мог бы дать больше информации. Ян отвечает, что она может знать немного больше, чем Дженнифер. У Эрики есть комментарий о переводе для людей с нарушениями слуха. Она считает, что это совершенно другое, и она не стала бы относиться к обычному переводу так же, как к переводу для людей с нарушениями слуха. Барри хотел бы добавить, что они могут попросить ИИ создать для них несколько частей на языке жестов, но поскольку у них этого нет прямо сейчас, они могли бы попросить Яна из Комитета PAC собрать теплый и приветливый пакет для наших пользователей ASL, который мог бы прослужить несколько лет. Он предлагает, возможно, даже сделать это бесплатно.
Феликс хотел бы понять, как были выбраны эти люди. Был ли какой-то метод выбора поставщиков? Если они «наиболее используемые в сообществе ASL», как это было определено? Ян отвечает, что изначально это будет проходить через казначея для оплаты, а не лично через нее. Она повторяет, что в конечном итоге это будет постоянным изданием на веб-сайте.
Бет думает, что она видит это как пакетную сделку. Она говорит, что существует процедура найма переводчиков, и она была установлена повсеместно для всего. До тех пор, пока это не влияет на процедуру найма переводчиков.
Дженнифер хотела бы сказать, что AA знакома с переводчиками ASL, и все они ранее переводили для Анонимных Алкоголиков. Ален предоставила им список переводчиков ASL по географическому признаку. На самом деле речь идет об одном человеке и о том, что ему удобно. Дженнифер говорит, что она как бы чувствует презрение до расследования, потому что она просмотрела список из 10 переводчиков и обнаружила, что это необычно, потому что один из переводчиков также ранее цитировал Дженнифер, и разница составляла 10 долларов в час. Она заявляет, что переводчик, вероятно, не понял, что они уже написали ей, предложив 55 долларов в час, а теперь в этом предпочтительном списке она оценивает 65 долларов в час.
Вот почему Дженнифер с самого начала немного подозревала.
Марк говорит, что он определенно поставил бы под сомнение что-то подобное. Дженнифер соглашается и призывает всех, кто возражает против бюджета в том виде, в котором он написан. Никто не возражает. Бюджет принят.
ЗАПРОС БЮДЖЕТА PACK ПРИНЯТ
Запрос бюджета Unity
Что касается бюджета Unity, Дженнифер говорит, что она собирается перейти к деталям, потому что это дает вам гораздо больше. Она делится экраном и просит Бет представить бюджет Unity. Бет начинает со сравнения с бюджетом прошлого года, и он более чем вдвое больше, чем в прошлом году. В прошлом году она облажалась, не включив расходы Tech. Она хотела бы избежать этого в этом бюджете. Бет говорит, что, поскольку OIAA становится больше, она должна увеличить размер комнат для Конвенции. Это увеличилось примерно до 4 000 долларов по сравнению с бюджетом этого года. Перевод – это в общей сложности 6 языков. В разделе «Другие технологии», поскольку нет программы регистрации, им необходимо иметь процесс регистрации, а также отдельную страницу сайта, которую они могут создать. Она говорит, что есть такое мероприятие под названием Create. Бет провела много встреч с продавцом из этой компании, и у них есть платформа, которая проста в использовании, вроде wix. В ней легко ориентироваться. Она предлагает более простую программу, если другой вариант не работает. Она указала сметную стоимость в бюджете. Еще один пункт в разделе «Другие технологии» – это опасение, что они превысят тысячу человек. Она говорит, что им отказали в специальной лицензии в этом году, поэтому Tech 12 может сделать переполненную комнату. Для этого также есть конкретная оценка. Эта сумма будет за 3 дня. У них может быть кто-то на вызове, чтобы создавать переполненные комнаты, когда это необходимо. Это также точная оценка.
Далее идет техническая поддержка или административный сотрудник поддержки. Она объясняет, что необходима административная работа, электронные таблицы и всевозможные вещи. Она говорит, что нашла кого-то на Upwork, кто является двуязычным для этой работы. Она говорит, что они могут помочь с написанием электронных писем, организацией и многими вещами, которые необходимо сделать. Она говорит, что пока их платформа регистрации не запущена, она думает, что было бы здорово иметь некоторую помощь. Сотрудник Upworks имеет плату в размере 30 долларов в час. Ее последнее дополнение к бюджету – это сертифицированные услуги перевода для Конвенции. Она говорит, что веб-сайт использует Google Translate, который не всегда корректен, поэтому они должны правильно перевести информацию. Они могли бы разослать эти расписания на разных языках.
Обычно в рамках услуг устного перевода у них есть как минимум 2 разных языка, переводимых на каждом собрании. Так что это расчет для 26 собраний в течение года. Дженнифер отвечает, что на самом деле это рассчитано на 3 языка для 26 собраний. Бет А отвечает, что в настоящее время у них есть португальский и испанский языки. У них также есть французские и иранские члены, которые иногда приходят, и новый итальянский член. Она говорит, что они обычно приводят своего собственного переводчика, но здесь они также могут помочь людям. Она верит в служение, потому что суть в том, чтобы привлечь людей на должности служения.
Она закончила свой запрос бюджета.
Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо вопросы к Бет. Дженнифер спрашивает Бет, составляет ли общая сумма 45 006,43 $ на 2025 год. Дженнифер заявляет, что это второй по величине бюджетный запрос после бюджета Tech. Марк спрашивает, каковы общие затраты на Конференцию на данный момент. Дженнифер отвечает, что они находятся в рамках бюджета и составляют 19 000 $. Марк отвечает, что они более чем удваивают бюджет. Бет добавляет, что это не включает личные средства, которые были вложены. Марк спрашивает, сколько это, и Бет отвечает, что около 1 000,00 $. Марк говорит, что затраты в этом году равны 20 000 $, а в следующем году будут в два раза больше. Бет отвечает, что в следующем году они могут быть еще выше. Марк заявляет, что общие затраты на бюджет и меры составляют 42 000,00 $, что даже больше, чем в два раза. Дженнифер отвечает: «Да». Марк верит в свою интуицию, и ему кажется, что они должны быть в состоянии устроить чертовски хорошее шоу в течение 3 дней менее чем за 40 000,00 $. Бет говорит, что лично она попросила бы больше. Она задается вопросом, где они могли бы сократить деньги. Марк говорит, что не может оспорить какие-либо из этих деталей прямо сейчас, так как ему пришлось бы их деконструировать. Эрика считает важным иметь возможность посещать места, где английский не является первым языком для людей. Она говорит, что состоит в AA уже 36 лет, и считает, что это действительно сногсшибательно и потрясающе, и она так благодарна, что они наконец-то становятся по-настоящему глобальными. Она благодарна за всю проделанную ими работу и за всех остальных в Unity. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо другие вопросы или опасения, прежде чем они проголосуют.
Бет говорит, что использовала Специального работника Марка. Марк отвечает, что это заложено в бюджете, и говорит, что он поддерживает веб-сайт и все, что находится на веб-сайте. Это для Unity и Конференции. Это то, что они делают. Дженнифер спрашивает, есть ли кто-нибудь, кто выступает против бюджета Unity. Никто
Ян заявляет, что хотела бы воздержаться от голосования по этому вопросу.
БЮДЖЕТ UNITY ПРИНЯТ
Запрос бюджета секретаря
Дженнифер переходит к бюджету секретаря. Дженнифер говорит, что, поскольку Джеффа нет, она может высказаться по этому одному пункту, который ей известен. Она говорит, что он был отправлен ей, и она спросила его о плате за зарегистрированного агента, которую она не помнит, чтобы видела. Она говорит, что ищет ее последние несколько лет. Она была предоплачена, и она говорит, что она действительна до 2030 года. Она объясняет, что это неприменимый запрос, поскольку он уже предоплачен и вычитается. Расходы на конференцию в размере 1500 $ — это конференция, которую только что посетили Сьюзен и Джефф. Она рассматривает страхование директоров и должностных лиц и говорит, что у них есть это для OIAA, а также страхование ответственности. Регистрация благотворительной организации и ежегодная плата за подачу документов в Нью-Джерси. Общий бюджет секретаря составляет 2 549 $. Она также говорит, что он немного увеличил сравнительные фактические суммы. Но, поскольку его здесь нет, она может ответить на любые вопросы, которые у кого-либо есть, а затем они могут проголосовать по нему. Она спрашивает, есть ли кто-нибудь, кто выступает против бюджета секретаря или воздерживается. Никто, все за? Хорошо, я приму это как все за.
БЮДЖЕТ СЕКРЕТАРЯ ПРИНЯТ
Запрос бюджета на коммуникации
Она переходит к бюджету на коммуникации, который недоступен, поскольку докладчик отсутствует. Она решает поделиться им для ознакомления, поскольку это бюджет на коммуникации. Она говорит, что не может говорить ни о чем из этого, но он открыт для ознакомления для всех, как и она. 300 $ на службу очистки метаданных или архивы. Видеопрограмма Google есть в списке, и Дженнифер отвечает, что если и когда она будет выпущена, это будет в 2025 году. Она понятия не имеет, что это такое. Она продолжает читать бюджетный запрос. Встроенное окно ASL для видеороликов OIAA на Youtube, подробный контракт, нужна дополнительная информация. Дженнифер говорит, что общий запрос на коммуникации составляет 1 600,00 $. Дженнифер спрашивает, есть ли у кого-нибудь какие-либо мысли или опасения. У Эрики есть комментарий по поводу службы очистки метаданных. Она считает, что это очень важно для нас и для мира нежелательного обмена данными. Бет комментирует, что Deep L намного дороже, чем 300,00 $, но она лично предложила бы увеличить эту сумму. Бет говорит, что это единственный комментарий, который у нее есть, это кажется немного заниженным. Эрика спрашивает, есть ли уже две подписки. Марк отвечает, что одна учетная запись точно есть, и она стоит 28,00 $ в месяц за расширенную учетную запись, которая дает вам 20 переводов файлов в месяц. Марк считает, что это вариант, который она собирается выбрать. Дженнифер комментирует, что ей некомфортно менять свой бюджет. Марк и Дженнифер согласны с тем, что они не поддерживают это увеличение. Марк считает, что у них это уже покрыто, и предлагает ей выяснить, что нужно для Deep L.
Дженнифер просит любого участника представить предложение. Феликс отвечает, чтобы пока придержать это. Эрика спрашивает Феликса, просит ли он отложить рассмотрение предложения. Феликс отвечает, что да, он хотел бы попросить отложить рассмотрение предложения. Эрика поддерживает просьбу отложить рассмотрение запроса. Дженнифер спрашивает группу, кто все за. Единогласно.
РЕШЕНИЕ ПО ЗАПРОСУ БЮДЖЕТА НА КОММУНИКАЦИИ ОТЛОЖЕНО
Дженнифер говорит Феликсу, что она не сможет присутствовать на октябрьском собрании и что она хотела бы, чтобы он скопировал собрание Финансового комитета и добавил это в свою повестку дня, а также добавил любые другие документы и разослал приглашенным, и убедился, что Лесли приглашена на это. Она добавляет, что, возможно, отправит ей отдельное электронное письмо, в котором скажет, что нам действительно нужно ее присутствие там.
Запрос бюджета CPC
Она поднимает бюджет CPC и говорит, что знала, что Гвен не сможет присутствовать на этом собрании, но она запрашивает 500 $ на услуги устного перевода для собрания их комитета. Дженнифер заявляет, что Совет директоров выделил ей 200 $ для использования в 2024 году, и она не использовала их. Это однострочный запрос на 500 $ от CPC. Она спрашивает, есть ли у кого-нибудь какие-либо вопросы. Эрика хочет повторить, что с прошлого года осталось 200 $, которые не были потрачены, и этот запрос на дополнительные 5, которые могут быть потрачены, а могут и не быть. Дженнифер отвечает, что она запросила 200 $ в августе. Эрика благодарит ее за ответ. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо другие вопросы или опасения по поводу бюджета CPC. Дженнифер спрашивает, есть ли кто-нибудь, кто выступает против бюджета. Никто.
ЗАПРОС БЮДЖЕТА CPC ПРИНЯТ
Запрос бюджета административного помощника Совета директоров
Последний — это бюджет административного помощника для Совета директоров. Дженнифер говорит, что, по ее мнению, Совет директоров может переложить некоторые вещи на специального работника. Она оценивает примерно 400 $ в месяц на наем внешних работников, чтобы снять часть нагрузки с Совета директоров. Эрика говорит, что она полностью одобряет эту идею в целом. Она также задается вопросом, может ли Совет директоров также убедиться, что предоставляет немного больше деталей в эти часы. Она говорит, что это облегчит задачу, и говорит, что другие люди задавали вопросы по поводу этих видов расходов. Марк благодарит Эрику и хотел бы поддержать эти чувства и мысли. Он считает, что это отличная идея, и задается вопросом, кто ее придумал. Дженнифер говорит, что она ее придумала и взяла на себя инициативу представить ее, поскольку она все равно должна сначала поступить в Финансовый комитет. Поскольку этого не было в бюджете, это было разумно добавить. Марк говорит, что видит ценность в этой идее, и он думает, что Эрика абсолютно права, и там лучше быть некоторым деталям, таким как задача и тип людей, ведущих учет. Эрика «Браво» Дженнифер и говорит, что она действительно поддерживает эту идею. . Дженнифер говорит, что, похоже, общей проблемой между Советом директоров является то, что они перегружены работой. Это могло бы помочь, если бы некоторые вещи могли быть сделаны независимым работником. Она считает, что Бет, возможно, могла бы воспользоваться некоторой помощью. Бет отвечает, что она в основном надеется, что будет ХОРОШАЯ помощь, но она согласна, что ей, вероятно, могла бы понадобиться некоторая помощь. Дженнифер продолжает, что, по ее мнению, председатель и, возможно, секретарь также могли бы использовать специальных работников в административном порядке. Она спрашивает, есть ли еще какие-либо обсуждения по этому бюджету и есть ли что-то, что кто-то хочет затронуть. Эрика хочет сказать, что отложить рассмотрение, вероятно, правильно, но пока у Совета директоров не будет возможности обсудить и получить больше деталей, она на 100% поддерживает эту идею. Дженнифер отвечает, что так работает этот бюджетный процесс: они приносят его в Финансовый комитет, мы вносим свой вклад, а затем мы передаем этот вклад в Совет директоров. Она говорит, что этот месяц — один из необычных месяцев, когда обычно Совет директоров собирается завтра, но поскольку это произошло на прошлой неделе, и поскольку она не сможет присутствовать в течение октября, в следующий раз, когда Совет директоров будет рассматривать какие-либо бюджеты, они будут рассматривать то, что было принято здесь, в ноябре. Она просто не хотела урезать бюджет в критической области, которая могла бы кого-то перегрузить. Она предлагает им забежать вперед и предложить это Совету директоров, и они смогут фактически поговорить в октябре. Она спрашивает, хотел бы Финансовый комитет отложить это до ноября или проголосовать по этому вопросу сейчас. Эрика хотела бы знать, могут ли они передать это в Совет директоров, и тогда они смогут это обсудить. Дженнифер соглашается, что они отложат это до ноября. Она говорит, что Совет директоров сможет поговорить об этом в октябре. Она просит Бет, Феликса и Марка убедиться, что Совет директоров сможет поговорить об этом в октябре. Эрика вносит предложение, чтобы они это сделали. Дженнифер соглашается. Марк поддерживает. Все за. Единогласно. Она говорит присутствующим членам Совета директоров, чтобы они, пожалуйста, убедились, что это произойдет в октябре.
ЗАПРОС БЮДЖЕТА АДМИНИСТРАТИВНОГО ПОМОЩНИКА СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ ОТЛОЖЕН ДО НОЯБРЯ
Обсуждение распределения избыточных средств
Дженнифер хочет поделиться со всеми, что общий бюджет составляет 130 000 $, и прямо сейчас у них в казне чуть более 134 000 $. Так что, скорее всего, у них будут избыточные средства в конце года. Взносы будут продолжаться до Конференции, потому что они являются добровольными, поскольку они не взимают плату за Конференцию. Она объясняет, что в каждом собрании будет ссылка для взносов, так что это большой вопросительный знак. Она хотела бы спросить всех, куда они хотели бы распределить эти избыточные средства в конце года. Дженнифер говорит, что, согласно руководящим принципам, они производят распределение избыточных средств в конце года и что они берут расходы, утвержденные на декабрьской Ассамблее, и сохраняют эти денежные средства. Эта сумма денежных средств на банковском счете, если что-либо выходит за рамки этих расходов на следующий год, затем распределяется. Она объясняет, что они хотят сделать процент, чтобы казначей отправлял эти излишки по проценту в конце года. Она говорит, что собирается сделать это до доллара. Марк хотел бы сказать, что все, что здесь обсуждается, очень важно и обоснованно, но он хотел бы предложить наиболее конструктивный способ определения — составить список опросов ко времени Ассамблеи через неделю. Он считает, что мы должны спросить членов, куда они хотели бы отправить эти деньги, а не сидеть здесь и решать, куда мы хотим их отправить. Он задается вопросом, как они должны сформулировать этот вопрос. Дженнифер отвечает, что если бы они собирались проводить фактический опрос, команда Марка занималась бы этим. Она считает, что они должны обсудить это сейчас, и им было бы уместно внести свой вклад в то, что должно быть там. Эрика спрашивает Дженнифер, что они делали в прошлом году. Дженнифер отвечает, что в прошлом году у них не было достаточно, поскольку не было достаточно денег, чтобы выполнить все их расходы, предложенные на 2024 год, поэтому не было никакого распределения. В 2023 году они распределили средства в GSO в Нью-Йорке, Международный литературный фонд и Grapevine Carrying the Message и TIAA. Она сказала, что они также проголосовали за отправку в NAATW, однако они позволили своему 501(c)(3) истечь, поэтому они не смогли внести вклад в них. Она говорит, что они в конечном итоге сохранили эти средства и отправили другим 4 организациям.
Дженнифер говорит, что она не участвовала в этом разговоре в отношении этих распределений, и Ассамблея проголосовала за это, поэтому она просто делала то, что сказала Ассамблея. Однако сейчас, как активный член и участник OIAA, она против отправки избыточных распределений за пределы сферы AA. Эти внешние организации не входят в состав «Анонимных алкоголиков». Она спрашивает Кевина, сможет ли он больше рассказать об этом деле, поскольку у него гораздо больше опыта, чем у нее. Она спрашивает Кевина, хотел бы он поговорить о пожертвованиях международным организациям AA. Кевин отвечает, что он всего лишь MBA, CPA, но это не означает, что он что-то знает о налоговом законодательстве. Он говорит, что его опыт полностью связан с публичными компаниями и финансовой отчетностью, поэтому он не считает нужным говорить об этом. Он говорит, что может проверить это для них. Дженнифер говорит, что в налоговой декларации есть место, где вы указываете, если вы делали пожертвования международным организациям. Поскольку она не является экспертом, у нее есть 2 400,00 $ на бухгалтерские услуги. Они могли бы использовать опыт в этой области. Она хотела бы услышать какой-нибудь разговор по этому поводу. Она хотела бы знать, какое место Финансовый комитет считает лучшим для распределения избыточных средств. Эрика говорит, что, если это возможно, они могли бы отправить деньги на Африканскую женскую конференцию, которая только что состоялась. Она считает, что было бы интересно помочь с этими усилиями в следующем году, но это Женская конференция, поэтому она может не учитываться для AA. Дженнифер отвечает, что, как их казначей, она будет сопротивляться любым конференциям или внешним организациям, которые взимают плату. Она рассматривает такие организации AA, как GSO, Международный литературный фонд, но это бесспорно. Эрика поднимает вопрос о том, что в мире много GSO. Дженнифер отвечает, что она в курсе. Кевин отвечает, что это не будет такой большой проблемой международного налогообложения для нас, как для них. Дженнифер соглашается, что речь идет о нашей налоговой декларации. Она спрашивает, могут ли они это сделать или им придется оказать дополнительную помощь. Международный литературный фонд на самом деле является некоммерческой торговой площадкой в США. Марку кажется, что Ассамблея сможет это сделать. Он говорит, что у них всегда был этот странный раскол с GSO, но говорит, что было бы логично, если бы OIAA просто сказала, что избыточные взносы будут распределяться на международном уровне между всеми GSO. Он считает, что это был бы прекрасный способ сказать только одно. Он мог бы только сказать: «Мы отдаем это всем GSO по всему миру и распределяем это наилучшим образом». Так что тогда мы могли бы позаботиться о налогах или любых других вопросах, и если бы это был такой подход, он бы полностью поддержал что-то подобное. Дженнифер спрашивает, знаем ли мы, сколько GSO в мире? Марк сказал, что не знает, но слышал, что около 66 или 67. Эрика говорит, что на веб-сайте aa.org есть список. Она говорит, что найдет его. Дженнифер говорит, что еще одна трудность заключается в том, что 66 распределений — это много. Она говорит, что это много работы для Казначейства. Марк отвечает, что это звучит как отличная возможность для служения кому-то на международном уровне, чтобы быть валютным брокером для международных взносов. Бет добавляет, что есть некоторые страны, в которые вы не сможете отправить деньги. Дженнифер соглашается. Бет объясняет, что существует много санкций, некоторые из которых только что вступили в силу. Им придется выбирать, кому они могут отправлять деньги. Она настроена скептически, но считает, что это отличная идея. Марк говорит, что они могут пройти через Совет директоров, сколько бы мы ни могли отправить, а затем вы делите это на это число. Дженнифер спрашивает, вызывается ли Марк добровольцем? Бет говорит, что она слышит расходы для Совета директоров. Дженнифер отвечает, что, поскольку это административная задача, она может выкинуть ее туда. Бет соглашается, и Дженнифер говорит, что может использовать администратора, чтобы получить всю платежную информацию для всех GSO. Она говорит, что точно знает, кого может использовать. Она задается вопросом, является ли это консенсусом этого Финансового комитета, чтобы предложить Ассамблее, чтобы они распределили избыточные средства между GSO по всему миру. Марк говорит, что ему это нравится, и он гордится тем, что является частью OIAA. Дженнифер говорит, что она потратит некоторое время на консультации с налоговым бухгалтером. Она спрашивает, нужно ли что-то еще сделать с налоговой декларацией?
GSO ПО ВСЕМУ МИРУ ПОЛУЧАТ ПРОЦЕНТ ОТ ИЗБЫТОЧНЫХ СРЕДСТВ
Дженнифер говорит, что это захватывающее время. Это большая работа, но она не уклоняется от нее. Марк говорит, что они могут найти людей, которые захотят помочь в этом. Дженнифер говорит, что она поручит эту задачу администратору. Это будет относиться к бухгалтерии, и у нее есть 2 400,00 долларов, которые она может потратить в 2024 году на это. Так что у нее все хорошо. Она говорит, что это определенно будет относиться к бухгалтерии. Эрика хочет убедиться, что она четко понимает, что они предлагают передать это на утверждение Ассамблее? Дженнифер отвечает, что да, и что голосование состоится не раньше декабря. Дженнифер внесет предложение в субботу, которое разработал Финансовый комитет, и спрашивает, нужно ли его передавать через Совет. Бет, Эрика и Марк отвечают, что это не должно быть необходимо, поскольку оно проходит через Ассамблею. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо другие новые вопросы? Она спрашивает Кевина, не хотел бы он немного подробнее рассказать о том, что она попросила его сделать. Она добавляет, что это феноменально.
План структуры внутреннего аудита
Кевин начинает с того, что Дженнифер попросила его подготовить проект, который бы успокоил Совет и Ассамблею в том, что у них есть все бухгалтерские системы. Они начали это в прошлом году. Он объясняет, что в основном это бухгалтерский жаргон и внутренний контроль. Он объясняет, что одна из особенностей некоммерческой организации заключается в том, что у них нет возможности иметь весь персонал в системе сдержек и противовесов, которые существуют в публичной компании. Таким образом, используя отчет Эрики, он получил хорошее представление о том, как мы можем структурировать взаимодействие в этом году. У него все еще много вопросов, которые он представит Дженнифер, но его опыт работы связан с крупнейшими корпорациями в мире. Аудиторы всегда смотрят на данные в течение года. Они не ждут до 31 декабря. Итак, он выбрал два периода, апрель и август, которые он загрузил. Затем он возьмет декабрь, когда он закроется, и будет проведен анализ. Он говорит, что это на самом деле очень весело, так как он человек, любящий цифры. Он также связался с другом, который работает в Deloitte, и также изучал AI CPA, поэтому он начал процесс. На данный момент это часть вопросов. Итак, он и Дженнифер могут обсудить это в будущем. Дженнифер соглашается и говорит, что она доступна для планирования с ним, за исключением 29 сентября, так как она будет полностью недоступна. Она говорит, что ей придется сделать это до или после. Кевин говорит, что до было бы удобно для него. Она просит его отправить ей электронное письмо, и она быстро ответит.
Эрика хотела бы обратиться ко всем присутствующим. Она хочет повторить, что финансовый обзор не является функцией Финансового комитета. Это функция группы по обзору для целей Совета. Она хочет, чтобы это было зафиксировано, потому что ее было трудно получить, так как она не является судебным бухгалтером или бухгалтером вообще. Ее опыт заключался в том, что у Дженнифер были вопросы к нам, а затем она ответила на некоторые вопросы, и затем наше взаимодействие было полностью с Советом, а не с Дженнифер. Эрика говорит Кевину, что очень приятно иметь кого-то, кто действительно знает, что делает, и не нужно делать всю домашнюю работу. Кевин отвечает, что он согласен с ней, и что он не смотрит на процедуры Deloitte. Он говорит, что смотрит на это больше с внутренней точки зрения. У публичной компании есть внутренние аудиторы, и они проходят некоторое тестирование. У него также есть вопрос, касающийся того, проходят ли аудит GSO. Дженнифер отвечает, что они проходят внешний аудит, и это требуется. Кевин говорит, что это то, что они могли бы использовать. Он говорит, что они могли бы использовать этот процесс и могли бы воспользоваться им, если бы захотели. Он говорит, что их суммы настолько незначительны, что это, вероятно, не будет иметь значения в масштабах аудита. Обычно, если вы подозреваете, что было мошенничество, вы отправите специальную группу аудиторов, отличную от обычных бухгалтеров и налоговых специалистов. Если ничего не будет найдено, то нам заплатят. Дженнифер говорит, что если вы обнаружите, что Дженнифер Баттс получает зарплату, у вас может быть проблема. Ха-ха. Или Коннор Редмон, шутит она, так как это имя ее сына. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо вопросы или что-нибудь еще в отношении Финансового комитета. Она говорит всем, что ценит их выносливость в этих вопросах. Она спрашивает, есть ли что-нибудь еще, что кто-нибудь хотел бы поднять. Ничего.
Дженнифер завершает заявлением об ответственности.
