Обновление для финансов — октябрь 2024 г.

Финансовый комитет OIAA

Протокол заседания

Суббота, 12 октября 2024 г.

8:00 – am HDT

11:00 – pm PDT

14:00 – pm EDT

 

Присутствовали:

Феликс — заместитель казначея

Барри – подмастерье, давний член Финансового комитета и попечитель в целом

Лесли а – председатель комитета по коммуникациям

Рэнди c. – заместитель председателя Комитета по коммуникациям – видеооператор

Джефф – секретарь OIAA

Kd – Кевин

Пол – заместитель председателя комитета по коммуникациям – архивариус

Ники w. – секретарь

Сьюзан — председатель OIAA

 

Феликс представляется заместителем казначея OIAA. Поскольку они должны начать со знакомства, он просит KD провести их через Молитву о душевном покое.

Феликс благодарит всех и обходит комнату для знакомства, начиная с KD. KD представляется как Кевин. Джефф представляется как секретарь OIAA. Рэнди представляется как заместитель председателя Комитета по коммуникациям, конкретно помогающий с видео. Лесли представляется как председатель Комитета по коммуникациям. Барри представляется как подмастерье, давний член Финансового комитета и попечитель в целом. Пол представляется как заместитель председателя сообщества и архивариус. Ники представляется и упоминает, что она просто слушает.

Обзор протоколов за август и сентябрь

Феликс смотрит на повестку дня и отмечает, что следующим пунктом является утверждение протоколов. Он упоминает, что разошлет протоколы после собрания, поэтому не уверен, как поступить с их утверждением в данный момент.

Протоколы отложены до следующего собрания

 

Следующий пункт – обзор финансовых отчетов, которые включают отклонение от бюджета, балансовый отчет и взносы. Он добавляет, что они также рассмотрят предлагаемые бюджеты комитетов на 2025 год. Он уточняет, что знал только о бюджете коммуникаций, но Джефф также представил свой. Джефф подтверждает, что представил его некоторое время назад.

Феликс спрашивает, есть ли у кого-нибудь какие-либо вопросы для обсуждения, прежде чем они завершат Заявлением об ответственности. Феликс заканчивает рассмотрение повестки дня

Обзор отклонения от бюджета

Затем он переходит к краткой презентации отклонения от бюджета. Он говорит, что обсуждать особо нечего, так как это был еще один хороший месяц с точки зрения взносов, но отклонений немного. Он подчеркивает, что у них все еще все очень хорошо, что приводит к значительному снижению организационных расходов по сравнению с бюджетом, особенно в общих административных расходах. Также произошло значительное сокращение того, что предполагалось потратить на Tech Special Worker. У Феликса нет дополнительных замечаний, и он спрашивает, есть ли у кого-нибудь вопросы или что-нибудь добавить к отклонению от бюджета. Барри просит Феликса вернуться наверх и медленно прокрутить вниз для обзора. Феликс соглашается и спрашивает Барри, есть ли у него какие-либо вопросы. Барри отмечает, что они, кажется, недорасходуют средства по сравнению с бюджетом. Феликс соглашается, отмечая, что они значительно превышают свой якорь, а расходы постоянно ниже прогнозов. На этом завершается обсуждение отклонения от бюджета.

ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ

 

Обзор балансового отчета

По балансовому отчету Феликсу добавить особо нечего. Он отмечает, что у них 84 000 долларов на текущем счете, 55 000 долларов на рынке, что составляет их разумный резерв, в результате чего общая сумма денежных средств составляет 140 000 долларов. Сьюзен просит Феликса прокрутить обратно вверх, указывая на то, что их разумный резерв был установлен как половина их бюджета. Феликс подтверждает это, добавляя, что у них есть фонд мечты в размере 84 000 долларов. Их бюджет в этом году составляет примерно 100 000 долларов. Сьюзен подчеркивает, что они, по сути, на 30 000 долларов больше и на 30 000 долларов опережают свой резерв. Феликс соглашается, объясняя некоторые сбережения переходом на новую услугу для перевода и устного перевода.

ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ

 

Обзор таблицы взносов

Он переходит к листу взносов, отмечая, что в групповых взносах за последний месяц не было существенных отклонений от нормы.

Феликс спрашивает, есть ли у Сьюзен, Барри или кого-либо еще что-нибудь добавить. Сьюзен поднимает вопрос, который ее давно интересует: есть ли способ определить, из каких стран поступают взносы. Феликс отвечает, что PayPal может предоставить некоторую разбивку, но у него нет подробностей на данный момент. Он предлагает изучить этот вопрос, и Сьюзен это ценит. Барри спрашивает об индивидуальных взносах по сравнению с предыдущим месяцем, пытаясь оценить, все больше ли они консолидируются в групповые взносы. Феликс отмечает, что в прошлом месяце у них было 488 долларов для частных лиц, и добавляет, что в этом месяце у них было взносов на общую сумму 455 долларов.

ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ

 

Затем Феликс спрашивает Сьюзен, есть ли ей что добавить. Сьюзен делится тем, что недавно была на подкасте для Grapevine и нашла это захватывающим. Феликс шутит, что они обязательно ей это припомнят.

Затем собрание переходит к предлагаемым бюджетам комитетов на 2025 год. Феликс просит Джеффа поделиться своим экраном, поскольку у Феликса, похоже, нет документов. Однако Джеффу пришлось уйти на другое собрание, поэтому Барри повторно делится экраном, когда Джефф возвращается.

Бюджет комитета по коммуникациям

Рэнди упоминает, что Джефф занят чем-то другим, поэтому Феликс обращается к Лесли. Лесли заявляет, что все ее заместители председателя присутствуют, чтобы помочь объяснить любые части, выходящие за рамки ее знаний. Она объясняет, что пересмотр бюджета включает дополнительные 70 долларов для двух членов для посещения онлайн-версии Международной конвенции 2025 года. Это позволит им увидеть, как она настроена, что может быть полезно для следующей Международной конвенции OIAA.

Переходя к взносам и подпискам, Феликс просит Пола рассказать подробнее об услуге очистки метаданных. Пол объясняет, что эта услуга имеет решающее значение для архивов, помогая обеспечить безопасность личностей людей, делящихся архивными материалами. Метаданные, такие как имя создателя, прикрепленное к документам Word, могут непреднамеренно раскрыть личности. Цель состоит в том, чтобы удалить такие данные для защиты анонимности. Бюджет-заполнитель для этой услуги составляет 300 долларов, хотя затраты могут варьироваться. Существуют бесплатные решения, но они вызывают опасения по поводу безопасности данных, поэтому они рассматривают платную услугу.

Феликс благодарит Пола и Рэнди и говорит, что уверен, что они получили это число, потому что уже посмотрели на три или более разных поставщиков услуг, и это в основном ориентировочная цифра. Пол соглашается, говоря, что это основано на реальном примере и стоимости программного обеспечения для очистки метаданных. Лесли благодарит Пола и упоминает, что затем Google должен выпустить летом видеопрограмму, которую Рэнди очень хочет начать использовать. Однако у них пока нет много информации об этом.

Лесли просит Рэнди дать больше информации о связанных с этим затратах. Рэнди начинает со слов: «Спасибо», и Лесли представляет его как своего видео-гуру. Рэнди с юмором признает это звание и объясняет, что в настоящее время у Google нет полноценной программы для создания видео. Google Slides – это очень простой инструмент для создания фильмов, не подходящий для их нужд. Google выпускает Gemini, платформу искусственного интеллекта, которая включает в себя нечто под названием Google Vid. Этот инструмент может автоматически создавать видео на основе подсказок пользователя.

Рэнди добавляет, что у них нет конкретных деталей о том, как это будет интегрировано в их рабочее пространство OIAA. Они не знают, стоит ли что-нибудь быть частью программы Google или у них будет доступ к ней с их существующей настройкой. Они выделили 500 долларов в качестве заполнителя в бюджете, поскольку они еще не полностью понимают затраты. Он предполагает, что если они решат использовать Google Vid, их технической команде необходимо будет оценить его соответствие их рабочему пространству. Рэнди и Лесли планируют поочередно посещать технические собрания, чтобы быть в курсе событий.

Лесли подтверждает, что они обсудили это с Марком, который также провел некоторое исследование. Это остается загадочной программой, но если она станет доступной, они хотят быстро ее принять. Они остановились на заполнителе в 500 долларов, предполагая, что это может быть не повторяющаяся стоимость, а скорее единовременный расход на 2024 год. Феликс спрашивает, не будет ли 500 долларов недостаточно, и спрашивает, является ли это годовой стоимостью. Рэнди и Лесли поясняют, что они не считают, что это будет ежегодный расход, но они используют 500 долларов в качестве заполнителя, пока не будет доступно больше информации.

Барри поднимает вопрос к Лесли, интересуясь, следует ли эту технологию классифицировать как видеоконференцсвязь, а не как другие технологии. Лесли поясняет, что это не программное обеспечение для конференцсвязи; это больше похоже на инструмент для создания видео, такой как Microsoft PowerPoint, поэтому он не был помещен в раздел конференцсвязи. Барри благодарит ее за разъяснение.

Феликс задает Лесли еще один вопрос, желая понять, относится ли это к их бюджету Google Ads, поскольку он изначально так думал. Лесли отвечает, что это может быть связано, но пока не уверена, особенно потому, что программа все еще находится на стадии альфа-тестирования. Они обсуждают возможность удаления этого из бюджета и повторной подачи в качестве незапланированного запроса, как только он станет доступен.

Сьюзен вмешивается, предлагая оставить это в качестве заполнителя на данный момент, учитывая, что у них есть доступные средства. При необходимости они могут запросить дополнительные средства позже.

Лесли переходит к обсуждению профессиональных сборов. Они создали три основных видео, каждое длиной от трех до шести минут, которые в настоящее время находятся на их канале YouTube. Они хотят встроить окна ASL в эти видео. Выделенные 500 долларов пойдут на оплату переводчиков ASL, которые также являются членами Анонимных Алкоголиков, следовательно, дороже, но оно того стоит. Рэнди добавляет, что переводчики ASL помогут сделать видео, ориентированные на внешний мир, такие как «Что такое OIAA?», более доступными.

Лесли спрашивает Рэнди, нужны ли переводчики ASL для их видео «как сделать», но Рэнди предполагает, что это более важно для контента, ориентированного на внешний мир. Рэнди объясняет, что процесс включает в себя присоединение переводчика к сеансу Zoom, запись их, а затем редактирование видео для включения интерпретации ASL. Лесли признает, что они немного переоценили бюджет на всякий случай.

 

Рэнди возвращается к более раннему пункту о бюджете в 70 долларов на посещение Международной конвенции 2025 года онлайн. Они планируют приобрести видео мероприятия за 60 долларов, которое может быть полезно для будущих мероприятий. Рэнди подчеркивает ценность понимания того, как платная регистрация может поддержать самодостаточность и принести дополнительные преимущества. Лесли предлагает обновить бюджет, чтобы включить этот расход в размере 60 долларов. Рэнди соглашается, говоря, что это незначительное дополнение, которое может улучшить их архивы.

 

Лесли просит Феликса дать указания о том, следует ли корректировать бюджет сейчас или повторно представить его позже. Феликс говорит, что она может повторно представить его по электронной почте, так как это не должно быть проблемой для такой небольшой суммы. Однако он не решается принимать решения относительно переводчиков ASL из-за продолжающихся проблем. Лесли признает эти опасения и готова решить их, если это необходимо.

Они соглашаются повторно представить свой бюджет и вернуться к обсуждениям, когда вернутся казначеи.

ЗАПРОС БЮДЖЕТА КОМИТЕТА ПО КОММУНИКАЦИЯМ ОТЛОЖЕН

Феликс завершает собрание, благодаря всех. Он отмечает, что Джефф, похоже, покинул звонок. Обращаясь к Ники, Феликс извиняется за то, что еще не распространил протоколы, которые она ему прислала. Он предлагает отложить рассмотрение протоколов, пока у всех не будет больше времени, чтобы их просмотреть.

Феликс просит Сьюзен закрыть собрание Заявлением об ответственности.