Протокол заседания правления OIAA от 11 октября 2022 г.

Присутствовали:
Ян Б.Б., председатель PAC
Джефф Б., зам. секретаря
Паула Д., председатель CPC
DC Дэйв, председатель Unity
Гэри, заместитель председателя Steppers
Джейн Г., вице-председатель
Джон Х., председатель PI
Мэри М., председатель Steppers
Барри М., секретарь
Марк М., председатель Technology
Брайан Р., казначей
Спенсер У., председатель Finance

Джейн Г., вице-председатель, объявила об открытии заседания в 17:02 по восточному времени (14:02 по тихоокеанскому времени). Заседание открылось молитвой о душевном покое.

Был рассмотрен протокол заседания правления от 13.09.22. Марк М. внес предложение утвердить протокол заседания правления от 13.09.22 в представленном виде, Джефф Б. поддержал предложение. Протокол был утвержден единогласно.

Отчет председателя: Джейн
Джейн Г., заменяющая отсутствующую Гвен Мак., представила отчет председателя. Джейн кратко проинформировала правление о ходе работы специального комитета по уставам.

Старые вопросы:

• Набор персонала – ничего нового.

Отчет секретаря – Барри м. / Джефф б.

• Барри заявил, что протокол сегодняшнего заседания правления будет составлен Джеффом Б. Барри предоставил обновленную информацию о следующем шаге для утвержденных уставов. Барри заявил, что следующим шагом будет подача документа 1023 в IRS для восстановления нашего статуса 501c3, и что он получил документ от Pro Bono Associates о том, как действовать. В этом документе предлагаются два варианта:
  • Заполнить документ 1023 задним числом за последние 11–12 лет, что освободит нас от каких-либо налоговых обязательств
  • Заполнить документ 1023 по состоянию на дату подачи, что может повлечь за собой налоговые обязательства за прошлые годы
• Барри заявил, что правлению необходимо принять решение, но первый вариант будет очень сложным из-за отсутствия записей. Барри упомянул, что, хотя форму 1023 можно подать в любое время, конец октября был бы лучшим вариантом.
• Брайан Р. заявил, что, с точки зрения казначея, у нас есть средства, отложенные на любые ретроактивные штрафы, и что у организации были значительные средства за последние 2 года. Он также упомянул, что все наши прошлые налоговые декларации были поданы.
• Марк М. внес предложение заполнить форму 1023 по состоянию на дату подачи. Барри М. поддержал предложение. Обсуждения не было, и правление единогласно проголосовало за утверждение.

Отчеты комитетов

• Отчет комитета Steppers был представлен Ассамблее
  • Steppers продолжает активно отвечать в среднем 4 раза на каждый запрос
  • Рассматривается возможность добавления кнопки на веб-сайт с просьбой о помощи волонтеров, особенно двуязычных и трехъязычных
• PAC – Ян Б.Б.
  • 10 человек отвечают на запросы PI/CPC, поступает 7 запросов в день, в основном на английском языке
  • Паула Д. недавно присоединилась к правлению и интересуется CPC
  • Джон предложил правлению разделить комитет PI/CPC на 2 комитета: PI и CPC. Джон останется председателем PI, а Паула будет председателем комитета CPC
  • Джон сообщил, что около 1/3 их запросов поступает от членов, которым необходимо найти собрания, подтверждающие их посещаемость. Он попросил добавить фильтр на веб-сайт, чтобы помочь найти собрания, предлагающие подтверждение посещаемости. Марк М. заявил, что недавно на веб-сайт был добавлен фильтр «Подтверждение посещаемости», который позволяет показывать только собрания, предлагающие подтверждение посещаемости.
  • Паула, работавшая в комитете Steppers, сообщила, что она очень хочет начать работать с профессионалами
  • Джейн Г. рассмотрела текущие Руководящие принципы, и PI и CPC указаны как отдельные комитеты, поэтому ничего не нужно делать, чтобы разделить их.
• Unity – DC Дэйв
  • Дэйв зачитал свой отчет на собрании.
  • Дэйв сообщил, что 10 ноября комитет Unity изберет кандидата для утверждения правлением, используя процедуру 3-го наследия, под наблюдением лица, не являющегося членом комитета
  • Комитет Unity подготовил свой бюджет на 2023 год, который составляет примерно 4000 долларов на устный перевод собраний и перевод комментариев, в основном на испанский язык. o Проект Liaison Outreach продолжается с добавлением новых связных и юрисдикций. Из 137 юрисдикций (GSO и Intergroups) в таблице отслеживания у 32 есть связные
  • Дэйв сообщил, что комитет представил отчет на форуме IGR 24 сентября o Дэйв сообщил, что хотел бы разместить документы, описывающие разницу между Intergroups и General Service, на страницах веб-сайта PI/CPC. Джейн Г. вызвалась помочь с документами, описывающими разницу, поскольку она участвовала в аналогичной работе.
• Отчет о технологиях – Марк м.
  • Марк представил отчет правлению (см. приложение)
  • Марк сообщил, что 2 месяца назад комитет разослал запрос предложений (RFP) в поисках организации, которая предоставит обновление для наших технологий с веб- и облачным решением. Было получено три предложения, и после оценки два из них были отклонены. Одна компания, Mindfront, встретилась с комитетом и предоставила нам прогнозируемые затраты. (см. приложение). Предложение поможет нам зарегистрировать Google Workspace для некоммерческих организаций, чтобы предоставить почтовую платформу для всех внутренних коммуникаций, списков рассылки и, возможно, Google Meets. Проект еще не был присужден Mindfront
  • Следующим шагом будет встреча с Марком Джайлспи из Mindfront для обзора нашего веб-сайта и полной перестройки наших каталогов собраний и членства. o Команда службы каталогов собраний внесла 124 новые записи, причем в некоторых записях перечислено несколько собраний; 44 записи были удалены. 80–90% собраний, удаливших свои записи, назвали причиной зум-бомберы. 250 собраний обновили свои списки.
  • Марк заявил, что команда разработает страницу Election Assembly, поскольку комитет по руководящим принципам завершает свою работу над Election Assembly
  • Марк упомянул, что мы получили 9 заявок на логотипы. Марк спросил правление, как они хотели бы поступить с голосованием по этим заявкам на логотипы.
  • Брайан выразил свою обеспокоенность тем, что мы определим решение, которое можно будет поддерживать при смене председателя Technology, и что новые председатели Technology не будут стремиться переделать проверенное решение. Брайан также спросил о процессе, который мы используем, и о том, применяем ли мы поэтапный подход. Марк ответил, что наше решение строится на стандартных технологиях Google Workspace и WordPress. Марк предполагает, что мы сможем развить первоначальное решение и не потребуется еще один RFP.
• Финансы – Спенсер
  • Спенсеру пришлось уйти, прежде чем он смог представить отчет правлению

Отчет казначея: Брайан р.

• Брайан сообщил, что он сосредоточился на процессе составления бюджета на 2023 год и что первоначальный первый проект бюджета готов.
• Было много дискуссий о распределении избыточных средств сверх нашего благоразумного резерва с учетом рекомендаций комитета Unity и нескольких других.
• Все еще есть потребность в заместителе казначея
• Барри, Брайан и Спенсер сосредоточатся на подаче заявки на восстановление нашего статуса 501c3

Новые вопросы

• Grapevine, La viña и рабочая группа журнала: Джефф
  • Джефф сообщил, что он понял, что представитель Grapevine (GvR) для очной группы выполняет очень похожую функцию, что и GvR в очной группе. Он внес предложение в своей домашней группе, Back Porch International, создать должность для GvR, и группа создала эту должность после голосования.
  • В разговоре с несколькими другими людьми было достигнуто соглашение о том, что онлайн-группы можно поощрять к созданию должности для GvR, RLV (представитель La Vina) или для других журналов в их стране, таких как SHARE в Великобритании.
  • Чтобы облегчить эти усилия, в субботу, 22 октября, в p.m. EST (10 утра по тихоокеанскому времени, p.m. по Великобритании/Португалии) состоится организационное собрание, чтобы определить, какой должна быть роль представителя онлайн-журнала, и определить ресурсы, которые им понадобятся.
  • Был подготовлен флаер, и Джефф попросил разрешения у правления распространить этот флаер среди членов OIAA. Флаер также будет переведен на испанский и португальский языки.
  • Марк М. поинтересовался, есть ли проблема с тем, что онлайн-группа приобретает подписку и несколько членов группы используют одну и ту же подписку. Джефф отметил, что это довольно распространено и происходит также с очными собраниями, которые делят групповую подписку со своими членами. Марк попросил подтвердить эту политику в Grapevine, и Джефф согласился связаться с ними.
  • Джейн Г. спросила, в чем заключается просьба к правлению и делается ли запрос на создание нового специального комитета Grapevine и Magazine. Джефф ответил, что в настоящее время запрашивается разрешение на отправку флаера рабочей группы членам OIAA и что, возможно, в будущем, в зависимости от уровня интереса, может быть создан специальный комитет.
  • Правление не возражало против распространения флаера.
• Специальный комитет по руководящим принципам: Джейн Г.
  • Джейн сообщила, что специальный комитет по руководящим принципам обсудил вопрос о смещении выборов должностных лиц, чтобы обеспечить преемственность и чтобы не все должности сменялись одновременно.
  • В своей записке Гвен заявляет, что специальный комитет запрашивает указания у правления относительно продолжительности сроков полномочий и того, какие должности должностных лиц следует избирать на этих первых выборах в соответствии с новыми уставами, чтобы все они не сменялись одновременно.
  • Марк М. отметил, что в новых уставах говорится, что все должностные лица должны быть избраны, и что он не хочет, чтобы мы не соблюдали требования. Он также предложил, чтобы на этих выборах срок полномочий составлял 1 год и чтобы мы могли провести выборы снова в следующем году в шахматном порядке.
  • Брайан заявил, что в соответствии с уставами нам необходимо провести выборы должностных лиц и что срок их полномочий составляет 2 года. Затем люди могут уйти в отставку через 1 год, что приведет к новым выборам и приведет к смещению должностных лиц.
  • Было внесено уточнение, что уставы предусматривают выборы каждый год, но не указывают, какие должности необходимо избирать.
  • Брайан заявил, что должности, которые мы, возможно, захотим сместить, — это председатель и заместитель председателя, а также казначей и председатель финансового комитета.
  • Брайан внес предложение о том, чтобы мы избрали все должности должностных лиц в этом году, и это предложение было поддержано Марком. Члены правления единогласно одобрили это предложение.
  • Следующий вопрос заключался в том, какой месяц является лучшим месяцем для проведения выборов в будущем, чтобы было время для перехода. В этом году выборы, проводимые в декабре, не являются идеальными.
  • Джефф предложил проводить выборы в октябре в будущем, поскольку в сентябре обычно много всего происходит, поскольку люди возвращаются с лета, к октябрю все обычно успокаивается, и будет более чем достаточно времени для перехода.
  • Джефф внес предложение о проведении выборов должностных лиц в октябре в будущем, и это предложение было поддержано Брайаном. Члены правления единогласно одобрили это предложение.
• Роль историка/архивариуса – Джейн Г.
  • Джейн подняла вопрос от специального комитета по руководящим принципам о том, следует ли изменить название должности историка на архивариус.
  • В настоящее время нет службы в роли историка, и Ян заявила, что она служила в этой роли в прошлом.
  • Марк спросил, будет ли частью роли этого человека ведение записи Zoom. Было заявлено, что это, вероятно, будет частью их роли, но роли и обязанности будут определены комитетом по руководящим принципам.
  • Брайан внес предложение переименовать должность историка в архивариус. Это предложение было поддержано Барри. Члены правления единогласно проголосовали за утверждение этого предложения.
• Специальный комитет по языкам/переводам: Джейн Г.
  • Отложено до следующего заседания

Других новых вопросов не было.

Заседание правления было закрыто в 18:39 по восточному времени и завершилось Декларацией единства.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правлением были проголосованы и утверждены следующие предложения:

1. Марк М. внес предложение утвердить протокол заседания правления от 13.09.22 в представленном виде, Джефф Б. поддержал предложение. Протокол был утвержден единогласно. 2. Марк М. внес предложение заполнить форму 1023 по состоянию на дату подачи. Барри М. поддержал предложение. Обсуждения не было, и правление единогласно проголосовало за утверждение.
2. Брайан внес предложение о том, чтобы мы избрали все должности должностных лиц в этом году, и это предложение было поддержано Марком. Члены правления единогласно одобрили это предложение. 4. Джефф внес предложение о проведении выборов должностных лиц в октябре в будущем, и это предложение было поддержано Брайаном. Члены правления единогласно одобрили это предложение. 5. Брайан внес предложение переименовать должность историка в архивариус. Это предложение было поддержано Барри. Члены правления единогласно проголосовали за утверждение этого предложения.