Протокол заседания правления OIAA от 08 ноября 2022 г.

Присутствовали:
Джефф Б., зам. секретаря
Джейн Г., вице-председатель
Гвен М., председатель
Марк М., председатель технологического комитета
Барри М., секретарь
Брайан Р., казначей
Спенсер У., председатель финансового комитета

Гвен М., председатель, объявила об открытии заседания в 17:04 по восточному времени (14:04 по тихоокеанскому времени). Заседание открылось молитвой о душевном покое.

Протокол заседания правления от 11.10.22 был рассмотрен Джеффом Б., зам. секретаря. Брайаном Р. было внесено предложение утвердить протокол заседания правления от 11.10.22 в представленном виде, которое было поддержано Марком М. Протокол был утвержден единогласно.

Отчет председателя: Гвен
Гвен прокомментировала то, как мы общаемся в OIAA, и отметила, что послание на нашем веб-сайте «Где угодно, кто угодно, когда угодно» очень важно.

Старые вопросы

• Джеффом было внесено предложение утвердить Полу Д. в качестве председателя комитета CPC. Джейн поддержала это предложение. Правление единогласно проголосовало за утверждение Полы Д. в качестве председателя CPC.
• Сообщение для членов организации.
  • Необходимо сообщить членам организации о следующих шагах по восстановлению нашего статуса в IRS, и Гвен хотела бы включить это в повестку дня Ассамблеи 3 декабря. Гвен предложила Спенсеру представить это на Ассамблее.
  • Спенсер сообщит, что адвокат OIAA ProBono подаст Устав в штат Нью-Джерси, чтобы подтвердить, что OIAA соответствует законам штата Нью-Джерси о некоммерческих организациях, и что Устав будет представлен в IRS для восстановления нашего статуса 501c3, освобожденного от налогов. Однако, в духе прозрачности, мы сообщим, что не будем подавать наш запрос задним числом, поскольку у нас нет записей.
• Доступ к протоколам заседаний правления. Будет создана общедоступная папка, и на веб-сайте будет размещена ссылка, чтобы члены могли получить доступ к протоколам. Марк создаст папку, а Гвен загрузит в эту папку протоколы, начиная с июня.

Новые вопросы:

• Идея Иберо-Американской онлайн-конвенции на 2023 год: Джефф упомянул, что Карлос Д. из Португалии был очень впечатлен недавним испанским мероприятием, и он был вдохновлен предложить провести Иберо-Американское мероприятие осенью 2023 года с участием ряда стран. Джефф, Джейн и Карлос обсудили такое мероприятие, которое потребует большой подготовки после формирования специального комитета.
  • Марк предложил, что было внесено несколько предложений о мероприятиях, спонсируемых OIAA, и что, возможно, можно было бы сформировать комитет «Конференции» для оценки этого и других возможностей проведения конференций
  • Было упомянуто, что уже есть комитет по конвенциям, который в настоящее время не активен и который можно было бы использовать для этой цели. В текущих руководящих принципах указано, что комитет по конвенциям помогает планировать мероприятия OIAA, такие как Международная конвенция, которая проводится каждые 5 лет
  • Гвен упомянула, что было бы полезно спланировать подобное мероприятие не только для Иберо-Американского региона, но и для других глобальных регионов
  • Джефф упомянул, что свяжется с Карлосом, чтобы развить эту идею дальше

Финансовый отчет – Брайан Р./Спенсер У.

• Предлагаемый бюджет был завершен и разослан членам организации. Брайаном была подготовлена сводка для объяснения бюджета. o Бюджет этого года значительно превышает бюджет прошлого года. В бюджете предпринята попытка разобраться с затратами на перевод, и были сделаны некоторые предположения. Комитет по единству — единственный комитет, у которого был конкретный запрос бюджета на перевод.
• Марком М. было внесено предложение о том, чтобы Правление утвердило бюджет на 2023 год и предоставило его членам организации, и поддержано Джейн Г. Правление единогласно утвердило это предложение.
• Состоялось обсуждение о необходимости связаться с нашими группами, чтобы определить их мысли о том, как лучше использовать наши финансовые ресурсы для поддержки их потребностей. Марк упомянул, что новый веб-сайт должен быть более динамичным и совместным, чем текущий веб-сайт, который в основном является хранилищем. Предлагаемый протокол для заседания Правления с председателем комитета в следующем месяце
• Брайан предложил, чтобы каждый председатель комитета представлял краткий отчет с 5-минутным ограничением по времени. В это время они также могли бы поднять любые вопросы, которые они хотели бы, чтобы Правление рассмотрело.
• Гвен упомянула, что сообщит наши мысли председателям комитетов, когда разошлет напоминание

Вопросы от комитета по руководящим принципам

• Когда комитеты должны представлять свои годовые отчеты?
  • Гвен заявила, что это не следует делать на декабрьской Ассамблее по выборам. Она предложила, чтобы это можно было сделать в течение нескольких Ассамблей, поскольку в будущем запланировано 4 Ассамблеи
  • Джейн предложила, что она хотела бы, чтобы это было сделано в начале года и могло бы включать приглашение для оказания помощи комитету
  • Марк заявил, что у каждого комитета будет своя страница на веб-сайте для текущего, динамичного отчета от каждого комитета
• Будут ли чтения на Ассамблее по выборам?
  • Да, будут. Чтения будут включать молитву о душевном покое, Заявление о цели OIAA и Традиции.
  • Установление кворума должно быть сделано быстро, что будет сделано путем заполнения формы участниками. Чтения можно проводить во время подсчета кворума
• Что произойдет, если кворум отсутствует?
  • Джейн упомянула, что в Уставе указано, что Правление может утвердить бюджет и назначить должностных лиц в отсутствие кворума
  • Если на Ассамблее не будет достигнут кворум, то Правление назначит должностных лиц на декабрьском заседании Правления неделей позже, пока выборы не будут проведены на 1-й Ассамблее в следующем году.
• Что произойдет, если на должность есть только один кандидат?
  • Если только один человек претендует на должность должностного лица, то этот человек все равно пройдет процесс выборов
• Что произойдет с бюджетом, если не будет кворума?
  • Брайан предложил, чтобы Правление утвердило краткосрочный бюджет, чтобы позволить организации функционировать, в отличие от утверждения Правлением бюджета на полный год.
  • Гвен предложила, чтобы мы не рассчитывали бюджет пропорционально, и чтобы мы могли просто продолжать работать, пока не будет принят новый бюджет
• Должны ли мы придерживаться простых требований к соответствию требованиям из Устава? В Уставе указано, что «Любой, кто занимал должность в службе OIAA, имеет право занимать должность должностного лица Intergroup». Это будет единственное требование к соответствию требованиям
• Хотели бы мы получить презентацию от лиц, которые представили на семинаре NAATW по переводу?
  • Это может помочь OIAA создать комитет по переводу
  • Гвен предложила, чтобы эта презентация была не только для Правления или специального комитета по руководящим принципам, но чтобы мы открыли эту презентацию для всех членов организации
• Следует ли нам нанимать специальных работников для помощи в ведении протоколов на заседании комитета? Этот запрос поступает от комитета по единству
  • Правление сочло, что это не является жизнеспособным вариантом и что это должно быть функцией комитета

Других новых вопросов не было.

Заседание Правления было закрыто в 18:51 по восточному времени и завершилось Декларацией единства.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правлением были проголосованы и утверждены следующие предложения:

1. Брайаном Р. было внесено предложение утвердить протокол заседания правления от 11.10.22 в представленном виде, которое было поддержано Марком М. Протокол был утвержден единогласно.
2. Джеффом Б. было внесено предложение утвердить Полу Д. в качестве председателя CPC, которое было поддержано Джейн Г. Обсуждения не было, и Правление единогласно проголосовало за утверждение. 3. Марком М. было внесено предложение о том, чтобы Правление утвердило бюджет на 2023 год и предоставило его членам организации, и поддержано Джейн Г. Правление единогласно утвердило это предложение.

С уважением,
Джефф Бернкнопф
Альтернативный секретарь OIAA