Обновление для финансового отдела — февраль 2024 г.

Финансовый комитет OIAA

Протокол заседания

Суббота, 10 февраля 2024 г.

9:00 – HDT

11:00 – pm PDT

14:00 – pm EDT

Присутствовали:

Дженнифер — казначей OIAA

Феликс – заместитель казначея OIAA

Барри – давний член финансового комитета / бывший секретарь

Эрика К. — член подкомитета по финансам

Ники — секретарь финансового комитета

Дженнифер ведет Молитву о душевном покое. Все присутствующие присоединяются.

Обзор повестки дня

Дженнифер начинает демонстрацию экрана и показывает повестку дня. Она отмечает, что самым важным пунктом в повестке дня для нее является обновление финансового обзора. Она спрашивает, есть ли что-нибудь еще, что нужно добавить в повестку дня. Она принимает предложение Барри принять повестку дня «в представленном виде». Феликс поддерживает. Дженнифер спрашивает, есть ли возражения. Возражений нет.

УТВЕРЖДЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

Обзор протокола предыдущих месяцев

Дженнифер говорит, что было несколько грамматических и числовых ошибок, которые нужно было исправить, что обсуждалось с Никки перед встречей. Затем она спрашивает, все ли смогли просмотреть протокол. Поскольку ответа нет, Дженнифер просит всех уделить несколько минут чтению протокола. Дженнифер прокручивает экран. Ранее обсуждавшаяся ошибка заключалась в том, что для экипажа, который отправился на Национальный технический семинар, было написано 450 долларов (каждому), но в исправлении это было для (всех) 10 человек. Дженнифер спрашивает, видит ли группа какие-либо другие изменения. Никто не отвечает, поэтому она просит внести предложение о принятии. Феликс вносит предложение, а Эрика поддерживает. Дженнифер спрашивает, может ли Никки внести изменения и отправить их ей обратно, чтобы она могла обновить веб-сайт.

УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОТОКОЛА ЗА ПРЕДЫДУЩИЕ МЕСЯЦЫ

Обзор финансовой отчетности

Дженнифер начинает с отклонения бюджета за январь. Она заявляет, что они также размещены на веб-сайте. Доходы составляют чуть менее 8500 долларов, что чуть более чем на тысячу долларов больше бюджета. Она считает, что бюджет будет немного консервативным, что хорошо, потому что в бюджете есть дефицит. Она заявляет, что Paypal и Stripe связаны с доходами, и это оказалось успешным. Есть профессиональные сборы в размере 70,00 долларов США. Наш технический специальный работник получил чуть менее 1500 долларов. Категория специальных работников была начислена в 2023 году, чтобы привести ее в соответствие с правильным периодом для конца года. Дженнифер заявляет, что в течение года мы можем переходить на кассовый метод, но в конце года мы должны начислять все. Кроме того, все счета-фактуры форума IGR еще не были отправлены, поэтому в феврале мы увидим больше расходов. Для нашей учетной записи Zoom, в разделе «Видеоконференции», теперь будет две учетные записи Zoom. Ранее обсуждалось, что будет профессиональная учетная запись, которая стоила бы 2500,00 долларов США. Казалось, лучше просто использовать 2 учетные записи Zoom, так как это значительно дешевле. Управление хостингом веб-сайтов связано с расходами Google, а также включает оплату Deep L, программы перевода, которая обсуждалась ранее. Многие люди обсуждали эту программу, и OIAA даже рассматривает возможность получения нескольких учетных записей для OIAA. Правление обсудит эти расходы, и если цена превысит 500 долларов в год, они вынесут этот вопрос на Ассамблею. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо вопросы по отклонению бюджета. Феликс хочет узнать, почему организационные сборы ниже, чем ожидалось. Дженнифер отвечает, что 500 долларов предназначены для юридических сборов и целей, Барри добавляет, что они должны платить организационные сборы в Нью-Джерси, Феликс заявляет, что это зависит от того, произойдет это или нет. Дженифер отвечает, что на горизонте ничего нет, и что председатель попросил заложить это в бюджет. Барри говорит, что через год или два мы должны удалить это, и это не должно просто жить там вечно. Феликс спрашивает, следует ли им начислять это и/или откладывать деньги на эту возможность. Дженнифер не согласна, потому что не видит никакой вероятности угрозы на горизонте. Барри соглашается и спрашивает, откуда взялся никель в выписке. Дженнифер отвечает, что это проценты! Они шутят о том, как мы зарабатываем деньги! Феликс хотел бы спросить о начислении средств на перевод для Ассамблеи/Правления. Он считает, что мы должны откладывать деньги на это. Дженнифер отвечает, что это не нужно начислять, так как это уже есть в бюджете, поскольку это определенный расход. Феликс хотел бы уточнить следующую строку и заявляет, что, возможно, он читает ее нечетко. Дженнифер заявляет, что Совет Ассамблеи выделил 1040,00 долларов США, и первоначально должны были быть семинары по руководящим принципам. Она говорит, что два запланированы на февраль и один в марте. Она также считает, что бюджет на перевод высок, но, вероятно, они заложат больше. Барри соглашается, что всегда лучше закладывать очень консервативный бюджет на доходы и очень агрессивный на расходы.

Дженнифер поднимает вопрос о выписке о взносах. Феликс хочет сказать, что, просматривая финансовые отчеты, иногда он видит группы 1, 2 и 3, и у них нет названий. Дженнифер советует, что она свяжется с ними и просто спросит название их группы. Она приводит им пример чека, который был получен, когда она связалась с ними, и это была ошибка. В итоге она вернула деньги. Она говорит, что если есть возможность связаться с группами, сделайте это. Дженнифер хотела бы отметить, что она изменила этот отчет, чтобы отразить изменения, которые они обсуждали на предыдущей встрече. Она изменила отдельные имена на одну строку, показывающую личные взносы. Феликс спрашивает, можем ли мы отсортировать их по числовому значению. Дженнифер говорит, что может, но у нее это в алфавитном порядке. Феликс говорит, что ему интересно узнать, откуда некоторые группы, и что иногда на фактических взносах нет никаких указаний на это. Дженнифер говорит, что у Paypal есть отчет для этого. Она также хотела бы добавить, что ей не нравится видеть отчеты, перечисленные от самого высокого к самому низкому. Барри соглашается, что дело совсем не в сумме взноса. Он говорит, что это было неприятно, когда он видел, как некоторые комитеты (за пределами OIAA) перечисляют сначала большие объемы, а затем уменьшают тех, кто был арендатором. Дженнифер соглашается, что она не стала бы перечислять так. Феликс понимает, что это хороший способ для групп легко найти свои имена при просмотре этого отчета. Дженнифер соглашается.

Дженнифер поднимает вопрос о благоразумном резерве и показывает, что он отражает 6 месяцев. Она заявляет, что перевела предыдущие 60 0000 долларов, перевела согласованную сумму на расчетный счет. Она рассказывает, как Tech 12 не обналичивали свой чек в течение нескольких недель. Когда они наконец это сделали, Дженифер пришлось снять его с кредиторской задолженности в феврале. Она продолжает, что 5500 долларов предназначены для начисления на Международную конвенцию 2025 года. Феликс хотел бы спросить, будет ли легко добавить анализ тенденций в эти отчеты. Например, он может показать, как они работали в течение последних 6 месяцев и т. д. Дженнифер считает, что это отражено в отклонении бюджета, поскольку оно показывает данные с начала года. Дженнифер говорит, что она не собирается возлагать на себя еще одну задачу, но она говорит Феликсу, чтобы он не стеснялся и составил график прогресса, если захочет. Феликс отвечает, что изучит это. Барри спрашивает Феликса, знает ли он, как найти это в Excel, и что вы можете увидеть доступные графики. Дженнифер объясняет, что область отчетов Excel может помочь. Феликс говорит, что научится.

Эрика начинает свое обновление по финансовому обзору финансового комитета. Она спрашивает Дженнифер, есть ли у нее документ, чтобы поделиться им. Дженнифер делится им на экране. Эрика начинает с того, что говорит всем, что финансовый обзор практически завершен, за исключением 2 пунктов. Она говорит, что у Карен есть один документ, который был трудным, и что она работала над ним дома. Как только этот документ будет завершен, Карен отправит его ей, и тогда она сможет завершить окончательный отчет, чтобы передать его председателю. Дженнифер заявляет, что она должна отправить его непосредственно в Правление, поскольку она не хочет влиять на него каким-либо образом. Эрика спрашивает, есть ли у кого-нибудь какие-либо вопросы на данный момент. Никто не отвечает, поэтому она продолжает. Она ссылается на документ и говорит, что желтые отметки – это то, что не выполнено, и она ждет, пока Карен просмотрит и даст свою оценку. Дженнифер спрашивает, есть ли у нее все, что ей нужно. Эрика отвечает, что да, и что теперь их можно удалить из учетной записи Mercury. Эрика говорит, что каждый может просмотреть документ, так как это вложение, которое было отправлено. Барри говорит, что окончательный обзор должен быть отправлен в Правление, потому что Правление действует как обзор Финансового комитета. Эрика отвечает, что у Сьюзен есть Обзор. Барри благодарит Эрику за проделанную работу. Эрика говорит, что это было действительно весело и познавательно. Она спрашивает, должна ли она быть доступной для Правления для вопросов об Обзоре. Барри отвечает, что она абсолютно должна и должна сообщить им, что она готова. Он также предлагает внести это в повестку дня. Дженнифер добавляет, что она должна отправить его всему Правлению. Барри соглашается и говорит, что она должна сделать и то, и другое: отправить всему Правлению и внести это в повестку дня для обсуждения. Дженнифер заявляет, что завтра у них ежемесячное заседание правления, и спрашивает, будет ли она готова ответить на вопросы. Эрика отвечает, что, по ее мнению, следующий месяц будет хорошим временем. Она могла бы представить его Правлению, они могли бы просмотреть его и задать любые вопросы. Она считает, что нет никакой спешки, так как все «полностью в порядке и организовано». Дженнифер рада, что Эрика обронила эту небольшую информацию, так как ей было любопытно узнать о результатах. Эрика отвечает, что они искали в течение нескольких недель и в течение всего дня с «5 парами глаз на это», и они не нашли абсолютно ничего кривого. Дженнифер говорит, что она рада, что есть независимое мнение о книгах. Она ценит и считает, что членство будет удовлетворено результатами. Она благодарит Эрику за то, что она взялась за эту задачу. Эрика говорит, что в следующем году будет намного легче, так как они теперь знают, как это делать, и могут научить кого-нибудь еще, как это делать. Дженнифер говорит, что она рада, что они создали процесс для обобщения внутреннего финансового обзора. Барри хотел бы предупредить Эрику о возможности некоторых сварливых комментариев от нескольких человек. Эрика говорит, что она готова. Дженнифер спрашивает, как часто должен проводиться этот отчет? Эрика говорит, что рекомендуется один раз в 3 года, но она и Лесли считают, что минимум один раз в год. Она считает, что минимум два раза в год было бы лучше. Дженнифер отвечает, что она думала о том же количестве, и поздравляет их с отличной работой. Она говорит, что не может быть ничего лучше, чем получить финансовый обзор, сделанный к февралю, чтобы они могли продолжать год. Дженнифер спрашивает, есть ли еще какие-либо вопросы или комментарии для группы финансового обзора. Их нет.

Нет вопросов или комментариев

ФИНАНСОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ЗАВЕРШЕНА

Дженнифер снова открывает повестку дня и хочет дать обновление по Stripe. Она повторяет, что у нас есть платформа, и она активна. Она говорит, что с точки зрения долларовой стоимости они получили больше взносов, чем PayPal. Она заметила, что мы не получаем некоммерческую ставку, поэтому она связалась с ними, и они сказали, что обновят ее через неделю, поэтому изменение должно произойти в ближайшее время. Феликс хотел бы спросить, с какой платформы с нас взимается больше? Stripe или Paypal? Дженнифер отвечает, что Paypal – 0,49 цента за транзакцию плюс 1,98%. Stripe – 0,30 цента за транзакцию плюс 2,2%. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо другие опасения по поводу Stripe. Дженнифер спрашивает Феликса, как для него прошла сверка. Феликс отвечает, что это было легко и не было никаких различий. Феликс заявляет, что в самом начале было странное движение. Дженнифер отвечает, что это была плата, связанная с этим, и что ей пришлось ее синхронизировать. Ей также пришлось внести некоторые ручные записи в систему, чтобы она работала правильно и в тот период, который она хотела. Она также добавляет, что они получили повторяющийся платеж и что она приостановила его. Она объяснила, что это было от участника, который указал, что это для определенной группы, однако ее название от корпорации. Она пыталась связаться с человеком, и ответа не было. Она не знает, является ли это корпорацией, принадлежащей члену AA, или корпорацией. Мы получили 4 платежа по 25,00 долларов США от Strategy Matters с примечаниями, что это от определенной группы. Она объясняет, что мы можем либо вернуть 100 долларов и приостановить платежи в будущем, либо сохранить полученные 100 долларов и сказать, что корпорации, принадлежащие членам AA, могут делать взносы. Барри хочет добавить, что есть политика о том, что мы можем и не можем принимать. Поскольку это вопрос управления, его можно вынести на рассмотрение Правления и позволить комитету принять решение. Дженнифер хотела бы узнать мнения членов финансового комитета. Эрика говорит, что не может внести ответ, так как она слишком устала. Феликс отвечает, что он считает, что мы не должны принимать какие-либо средства в этой ситуации. Он считает, что мы должны сначала обсудить это с Правлением. Дженнифер отвечает, что она думает так же, и она приостановила платежи, так как не может связаться ни с кем, чтобы ответить за платежи и/или группу. Она также говорит, что Сьюзен пошла в то место, откуда это должно было прийти, и они не были знакомы с именем человека. Она говорит, что это довольно странно. Дженнифер говорит, что это в повестке дня Правления на завтра. Она спрашивает, есть ли какие-либо другие вопросы, которые кто-нибудь хотел бы обсудить. Дженнифер призывает к предложению о закрытии. Феликс вносит предложение о закрытии заседания.

Дженнифер завершает заявлением об ответственности