Присутствовали:

Джефф Б., секретарь

Дженнифер Б., казначей

Нона К., заместитель председателя

Феликс Е., зам. Казначей

Амелия Л., член комитета по руководящим принципам

Марк М., председатель технологического комитета

Сьюзен Р., председатель

Сьюзан Р., председатель, объявила заседание открытым. Сьюзан попросила присутствующих представиться. Заседание открылось с Молитвы о душевном покое.

Вопросы по протоколам Ассамблеи – Амелия Л.

• Амелия спросила Марка, есть ли у него статья о функциях веб-сайта. Марк ответил, что у него есть такая статья.
• Амелия спросила нашего казначея, Дженнифер, что она хочет, чтобы было освещено в протоколе. Дженнифер предоставила ей информацию о том, что следует включить.
• Сьюзан заявила, что у нее есть рукописный протокол заседания Совета директоров от 5/9, и она его напечатает.

Отчет председателя – Сьюзан Р.

• Сьюзан представила отчет председателя. Она заявила, что на последней Ассамблее было 6 предложений, 5 из которых были приняты.
• Сьюзан хотела бы, чтобы предложения были представлены на отдельном листе и в бюллетене, что, по словам Марка, можно сделать.
• Сьюзан встретилась с комитетом по коммуникациям, который доступен для транскрипций и переводов. Комитет спросил, могут ли они представить бюджет в качестве специального комитета.
• После некоторого обсуждения Совет решил, что бюджет и выборы будут проведены на декабрьской Ассамблее 12/16, которая уже запланирована.

Отчет вице-председателя – Нона К.

• Нона сообщила, что посетила несколько заседаний специальных комитетов, включая комитет «Перейти к действию» (GIA) и собрание специальных работников (ICOAA).
• У Ноны было несколько комментариев по поводу комитета GIA:
  • Она упомянула, что GIA планирует провести ратушу 10/7, но этого мероприятия не было в календаре.
  • Нона выразила обеспокоенность по поводу некоторых рассматриваемых тем, таких как разница между собранием и группой, и других тем.
  • Она также была обеспокоена тем, что Комитет не был к ней приветлив.
• Она также посетила собрание работников службы, которые были к ней совсем недружелюбны.
• Нону также попросили провести исследование неактивных служебных должностей. Она обнаружила, что не существует стандартного способа решения этой ситуации и что каждая служебная организация может решать, как она будет решать эту ситуацию.
• Нона обсудила вопрос чрезмерного расширения и вопрос коммуникации, чтобы мы не дублировали усилия. Вопрос в том: как нам вернуться к простоте и исправить некоторые из наших областей возможностей?
• Нона представила незапланированный запрос на 260 долларов на 1,5 часа для испанского перевода. Марк внес предложение о том, чтобы Совет утвердил этот незапланированный запрос, а Джефф поддержал это предложение. Дженнифер подняла вопрос о том, следует ли включать перевод на ASL. В предложение не было внесено никаких изменений, и было проведено голосование. Предложение было принято единогласно. Марк заявил, что подготовит форму незапланированного запроса для Дженнифер.

Отчет секретаря – Джефф Б.

Нет отчета.

Отчет казначея – Дженнифер Б., казначей

• Дженнифер заявила, что в дальнейшем будет составлять свои отчеты в Excel.
• Дженнифер сообщила, что в июле наблюдался небольшой рост доходов до более чем 7600 долларов, и упомянула несколько ключевых расходов.
• Дженнифер упомянула отчет о взносах и что 81 группа и человек внесли свой вклад в OIAA.
• Затем Дженнифер рассмотрела бухгалтерский баланс.
• Она упомянула, что в какой-то момент в следующем году она хотела бы поговорить о расходах на Международную конвенцию.
• Сьюзан предложила Совету утвердить 500 долларов для любого члена Технического комитета, который хотел бы посетить NAATW. Марк внес предложение отправить до 10 членов комитета для участия в онлайн-конференции NAATW на общую сумму 450 долларов. Нона поддержала это предложение. В ходе обсуждения было уточнено, что другие могут запросить один из слотов для регистрации, если Технический комитет не использует все 10. Предложение было принято единогласно.

Технологический комитет – Марк М., председатель

Нет отчета

Утверждение уставов комитетов

• Уставы для 3 комитетов были представлены на утверждение: Единство, Руководящие принципы и CPC.
• В ходе обсуждения была выражена обеспокоенность тем, что руководящие принципы CPC должны включать определенные роли, такие как председатель, а руководящие принципы Единства четко не отделяют задачи от ролей и обязанностей.
• Марк внес предложение отложить утверждение этих уставов, которое было поддержано Ноной. Предложение было принято единогласно.

Обсуждение руководящих принципов

• Сьюзан описала некоторые проблемы, связанные с комитетом по руководящим принципам и сроком 9/30. Гвен М., председатель комитета по руководящим принципам, очень расстроена, потому что ее не будет большую часть сентября. Сьюзан поставила под сомнение, является ли срок 9/30 выполнимым.
• Она заявила, что большинство из первоначальных 8 разделов документа в основном завершены, но еще не объединены в один документ. Разделы были переработаны разными подкомитетами, и потребуется время, чтобы комитет по коммуникациям рассмотрел окончательный документ и обеспечил единый голос.
• Также потребуются изменения в Уставе, и Сьюзан обратилась к Александре Килдуфф из Pro Bono Associates, которая ранее помогала нам с Уставом, чтобы обсудить эти изменения.
• Сьюзан также упомянула новый раздел о попечителях и о том, потребуется ли комитет по выдвижению кандидатур, аналогичный тому, что есть в Генеральном совете обслуживания, или эти должности будут объявлены так же, как и другие должности в Совете.
• Состоялось обсуждение пунктов, поднятых Сьюзан:
  • Джефф заявил, что, по его мнению, срок 9/30 все еще выполним и что большая часть работы уже проделана. Он упомянул, что необходимо внести некоторые изменения в Устав и что мы ведем список. В прошлом обсуждалось создание специального комитета по пересмотру Устава для внесения этих изменений.
  • Нона заявила, что она рассмотрела роль комитета по выдвижению кандидатур в Руководстве по обслуживанию США/Канады и что цель состояла в том, чтобы избежать конкурса популярности на эти должности. Она выразила важность поиска подходящих людей для всех наших должностей должностных лиц и попечителей, а не просто заполнения этих должностей.
  • Дженнифер заявила, что она против комитетов по выдвижению кандидатур. Она считает, что люди должны иметь возможность выражать свои желания служить и свою квалификацию. Марк и Джефф согласились с Дженнифер.

Обсуждение должностей попечителей и должностных лиц

• Сьюзан заявила, что в первоначальном документе о руководящих принципах не было упоминания о попечителях. Однако Совет выразил желание расширить Совет за счет дополнительных попечителей.
• Комитетом по руководящим принципам был подготовлен документ о попечителях с описанием попечителя по международным вопросам и попечителя по общим вопросам. Эти описания должностей необходимо будет вынести на голосование на сентябрьской Ассамблее, чтобы за этих попечителей можно было проголосовать в декабре.
• Дженнифер упомянула, что в разделе об альтернативных должностях необходимо указать, что альтернативный должностное лицо может голосовать в отсутствие должностного лица. Амелия заявила, что она внесет это дополнение в комитет по руководящим принципам.
• Амелия упомянула, что комитет по руководящим принципам рекомендует вычеркнуть строку, в которой говорится, что заместитель председателя является членом ex-officio каждого комитета, что потребует изменения в Уставе.
• Нона спросила, будут ли описания попечителей представлены членам организации в качестве изменения в Уставе. Ответ был таков, что это необходимо будет сделать на сентябрьской Ассамблее.
• Марк внес предложение о том, чтобы описание двух должностей попечителей было одобрено Советом в том виде, в котором оно было представлено комитетом по руководящим принципам. Дженнифер поддержала это предложение. В ходе обсуждения Амелия упомянула, что названия и описания были изменены, и изменения будут вынесены на голосование на завтрашнем заседании комитета по руководящим принципам. Амелия ознакомила Боярдо с изменениями. Предложение было отозвано, и Марк внес предложение отложить утверждение имен и описаний попечителей до объединенного заседания Совета директоров 8/19 после того, как имена и описания попечителей будут окончательно утверждены комитетом по руководящим принципам. Предложение было принято единогласно.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правлением были проголосованы и утверждены следующие предложения:

1. Марк внес предложение отправить до 10 членов комитета для участия в онлайн-конференции NAATW на общую сумму 450 долларов. Нона поддержала это предложение. Предложение было принято единогласно.
2. Марк внес предложение о том, чтобы Совет утвердил незапланированный запрос на 260 долларов на 1,5 часа для испанского перевода на Форуме IGR, и Джефф поддержал это предложение. Предложение было принято единогласно.
3. Марк внес предложение отложить утверждение уставов комитетов Единства, CPC и Руководящих принципов, которое было поддержано Ноной. Предложение было принято единогласно.
4. Марк внес предложение отложить утверждение имен и описаний попечителей до объединенного заседания Совета директоров 8/19 после того, как имена и описания попечителей будут окончательно утверждены комитетом по руководящим принципам. Предложение было принято единогласно.

С уважением, представлено,

Джефф Бернкнопф

Секретарь OIAA