Присутствовали:
Джефф Б., секретарь
Дженнифер Б., казначей
Нона К., вице-председатель
Марк М., председатель технологического комитета
Терри Н., председатель комитета по проведению съезда
Сьюзан Р., председатель

Сьюзан Р., председатель, объявила собрание открытым и начала его с Молитвы о душевном покое в 14:02 по восточному времени.

Обзор протоколов заседаний должностных лиц – Джефф Б., секретарь

• Джефф упомянул, что протокол заседания Совета должностных лиц от 11/16 еще не готов для рассмотрения. Он заявил, что он почти готов и что он разошлет его в ближайшие несколько дней.

Обзор руководства – Джефф Б., секретарь

• Джефф заявил, что отправил пересмотренные Руководства Совету, которые включали изменения, основанные на ответах Совета на вопросы, проблемах с капитализацией, выявленных Сьюзан, и изменениях в процедурах Ассамблеи от существенного единогласия (2/3 большинства) до простого большинства, как указано в нашем Уставе.
• Дженнифер отметила, что в нашем Уставе есть определенные ситуации, которые требуют существенного единогласия, которые не указаны в обновленных процедурах Ассамблеи и графике. Дженнифер предоставила список этих ситуаций в своих комментариях к этому разделу. Джефф заявил, что добавит сноску с этими ситуациями, как указано Дженнифер из Устава.
• Джефф заявил, что сегодня мы будем рассматривать разделы с 5 по 7. Он заявил, что Сьюзан прислала ему электронное письмо о проблемах с форматированием этих разделов, особенно финансового раздела (раздел 6). Джефф передал обзор Сьюзан, чтобы она объяснила свои комментарии Совету.
• Сьюзан выразила свою обеспокоенность тем, что документ стилистически непоследователен. Она упомянула, что над разными разделами работали разные подкомитеты, и в результате получились разные стили и голоса. Она упомянула, что, в отличие от этого, текущие Руководства написаны одним голосом. Одним из примеров, который она упомянула, был финансовый раздел, который был написан в пассивном залоге, что отличается от других разделов.
• Марк заявил, что нам либо нужно, чтобы один человек, например Сьюзан, обновил весь документ, либо нанять корректора. Нона спросила, готова ли Сьюзан внести необходимые изменения.
• Марк был обеспокоен тем, что приведение всего документа к одному голосу будет значительной переработкой. Совет согласился с тем, что независимо от этого содержание не должно меняться. Марк предложил добавить абзац в начало документа, описывающий, как документ был создан разными подкомитетами и что документ будет иметь разные голоса в разных разделах.
• Сьюзан заявила, что она может просмотреть документ и исправить ошибки капитализации и пунктуации, но она спросила, следует ли изменять финансовый раздел, написанный в пассивном залоге. Дженнифер заявила, что в финансовом разделе больше юридического языка, чем в других, а юридический язык часто используется в пассивном залоге.
• Нона внесла предложение о том, чтобы Сьюзан изменила пунктуацию и капитализацию документа «Руководства». Предложение было поддержано Джеффом, и предложение было принято единогласно.
• Сьюзан подняла вопрос о разделе «Комитет», 5.5.1, который в настоящее время требует включения цели и устава для каждого комитета. Нона предложила удалить это из каждого комитета и чтобы документ ссылался на веб-сайт для каждого комитета в списке. Сьюзан внесла предложение о том, чтобы в разделе «Комитет» документа «Руководства» просто перечислялись названия комитетов и была ссылка на веб-сайт для устава и цели. Предложение было поддержано Джеффом, и предложение было принято единогласно.
• Сьюзан упомянула, что на заседании финансового комитета обсуждался вопрос об изменении термина «внутренний аудит» на «внутренний финансовый обзор». Дженнифер согласилась, и это изменение будет внесено.
• У Сьюзан также был вопрос относительно значения «этой суммы» в разделе 6.3. Дженнифер заявила, что этот текст можно изменить на «общая сумма разумного резерва плюс удержание денежных средств», чтобы уточнить, что имеется в виду.
• У Марка было несколько изменений в разделе 7, разделе «Технологии», которые он отправит Джеффу по электронной почте.

Предложение разместить номер телефона на веб-сайте – Сьюзан Р., председатель

• Сэм, член технологического комитета, изучил затраты на размещение номера телефона на веб-сайте. Он предложил добавить это на веб-сайт, потому что людям старше 40 лет удобнее пользоваться телефоном, чем отправлять электронное письмо.
• Нона заявила, что она против этого предложения по нескольким причинам, в том числе: это будет реструктуризация OIAA, поскольку мы являемся онлайн-организацией; люди могут использовать номер телефона для вымогательства; нам нужно будет иметь добровольцев для поддержки телефонной линии и кого-то для координации этих добровольцев; и что звонки могут быть на языках, отличных от английского, что было бы трудно поддерживать. Джефф также выразил свое несогласие и согласился со всем, что заявила Нона. Он также заявил, что затраты и время, потраченное, не будут стоить выгод. Джефф упомянул, что он участвовал в своей местной Интергруппе, и привлечение добровольцев — это большая работа. Марк и Дженнифер также выразили свое несогласие.
• Сьюзан заявила, что отправила Сэму электронное письмо, в котором сообщила ему, что, если он хочет продолжить эту идею, он должен написать предложение и отправить его Совету для включения в повестку дня будущей ассамблеи.

Дополнительные пункты повестки дня – Сьюзан Р., председатель

• Сьюзан упомянула, что Лесли, председатель комитета по коммуникациям, проводит конкурс слоганов и что у Карлоса Д., председателя комитета по единству, есть несколько опасений по поводу возможности перевода слогана на другие языки.
• Сьюзан спросила, видели ли другие члены Совета новое видео от комитета по коммуникациям, «Роль IGR», и готовы ли мы утвердить это видео. Дженнифер выразила обеспокоенность по поводу вступительного слайда, в котором обсуждается разница между IGR и GSR. Совет согласился с тем, что этот слайд должен подчеркивать роль GSR, но может иметь строку, в которой говорится, что IGR не является GSR.
• Нона выразила обеспокоенность тем, что в видео участников просят отправлять свои вопросы на форум IGR, но электронное письмо отправляется всему комитету. Она попросила Марка изменить электронную почту в списке рассылки IGR, чтобы использовать электронную почту форума IGR.
• Совет уделил время просмотру видео. Совет согласился отправить любые комментарии Сьюзан, и она перешлет их комитету по коммуникациям.
• Затем Сьюзан упомянула просьбу, которую она получила, об участии во 2^-й Международной онлайн-конференции, которая была отправлена Совету Карлосом П. и Адрианом К. Карлос Д., председатель комитета по единству, упомянул, что мы получим этот запрос, и посчитал, что нам следует сосредоточиться на конференции, которую OIAA и комитет по единству проведут в следующем году. Совет посчитал, что у нас нет ресурсов для оказания помощи в проведении этой конференции из-за наших предстоящих мероприятий, но мы можем предложить им возможность разместить свое мероприятие на нашей странице мероприятий. Совет также посчитал, что нет необходимости встречаться с этими людьми.
• Сьюзан упомянула, что Дэйв В. запланировал семинар по безопасности в первую субботу 2^-го месяца квартала на весь следующий год (Примечание секретаря: даты этих семинаров будут 2/3, 5/4, 8/3 и 11/9).
• Сьюзан упомянула просьбу Барри М. распространить запрос на опрос от комитета по литературе попечителей Совета общего обслуживания о том, как Сообщество относится к изменению трудов Билла У. Марк заявил, что он разговаривал со Сьюзан, но понял точку зрения Джеффа, поэтому он был двойственным. Нона выразила обеспокоенность по поводу обозначения опроса как «Опрос общего обслуживания» из-за других офисов общего обслуживания по всему миру. Сьюзан выразила обеспокоенность тем, что опрос был отправлен не в OIAA, а делегатам области. Она чувствовала, что это выводит нас «за рамки нашей компетенции». Дженнифер прокомментировала, что она согласна со Сьюзан и что мы не должны размывать границу между нашей Интергруппой и GSO.

Отчет секретаря – Джефф Б., секретарь

• Джефф упомянул даты, которые он, Сьюзан и Нона обсуждали для 3 сессий по Руководству для рассмотрения еще не утвержденных Руководств с членами. Даты будут 2^-я и 4^-я субботы февраля (10 и 24 февраля) и 2^-я суббота марта (9 марта). Заседания во 2^-е субботы февраля и марта (10 февраля и 9 марта) считаются удобным временем для США/Канады и будут проводиться в 12:00 по восточному времени (9:00 по тихоокеанскому времени, 10:00 по горному времени и 11:00 по центральному времени). Международное время, удобное для встреч, начнется в 10:00 по времени Великобритании/Португалии, что составляет 11:00 в Центральной Европе, 15:30 в Индии, 18:00 в Китае/Филиппинах, 19:00 в Японии и 21:00 в Австралии (AEST). Нона упомянула, что для этих сессий потребуются переводчики. Было высказано предположение, что Джефф разошлет электронное письмо с вопросом о том, какие языковые переводчики потребуются членам для международной сессии. США
• Сьюзан спросила, намерен ли Джефф провести опрос среди членов до конца года. В Уставе указано, что необходимо ежегодно опрашивать членов. Джефф заявил, что он проведет опрос среди членов до конца года. Марк вызвался связаться с Барри, чтобы узнать, как он проводил опрос в июне 2022 года.
• Джефф заявил, что начал работу по сбору документов для Книги Совета. Он упомянул, что в качестве первого шага он просмотрел список документов, отправленных Ноной, и создал электронную таблицу, которую он отправил по электронной почте Совету, с этим списком документов. Он заявил, что разделил документы на 3 категории: общие, финансовые и ключевые корпоративные документы.
• Джефф заявил, что создал папку «Книга Совета» на диске Совета с двумя подпапками: одна для финансовых документов, а другая для ключевых корпоративных документов. Общие документы будут храниться в основной папке. Одним из общих документов является список контактов Совета, и Джефф упомянул, что он разослал электронную таблицу для заполнения членами Совета с их контактной информацией.

Отчет о технологиях – Марк М., председатель комитета по технологиям

• Дженнифер спросила о статусе запроса предложений для специального работника веб-сайта. Марк заявил, что он ищет 5 предложений, но минимум 3. Он сказал, что ожидает получить 2 предложения на этой неделе.
• Марк объявил, что мы будем проводить праздничную вечеринку OIAA 20 декабря^-го.

Собрание завершилось Декларацией об ответственности в 15:29 по восточному времени.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правлением были проголосованы и утверждены следующие предложения:

1. Нона внесла предложение о том, чтобы Сьюзан изменила пунктуацию и капитализацию документа «Руководства». Предложение было поддержано Джеффом, и предложение было принято единогласно.
2. Сьюзан внесла предложение о том, чтобы в разделе «Комитет» документа «Руководства» просто перечислялись названия комитетов и была ссылка на веб-сайт для устава и цели. Предложение было поддержано Джеффом, и предложение было принято единогласно.
3. Нона внесла предложение о том, чтобы Сьюзан изменила пунктуацию и капитализацию документа «Руководства». Предложение было поддержано Джеффом, и предложение было принято единогласно.

С уважением,
Джефф Бернкнопф
Секретарь OIAA