Сьюзан Р. объявила заседание открытым, открыла заседание личной молитвой, а затем Молитвой о душевном покое в 14:00 по восточному времени.

Присутствовали:

Сьюзен Р., председатель

Дженнифер Б., казначей

Джефф б. Секретарь

Марк М., председатель технологического комитета

Бет А., международный попечитель

Барри М., член попечительского совета

Анита М., заместитель секретаря

Сьюзан представила обзор повестки дня: Авторское право удалено из повестки дня.

• Постоянные пункты: утверждение протокола, отчеты секретаря и казначея,
  • Старые вопросы: правила проезда с отчетом казначея, специальный отчет об инвентаризации.
  • Новые вопросы: Запрос от председателя КПК: Объединенные заседания комитета совета КПК проводятся ежеквартально в соответствии с уставом, когда председатели комитетов представляют отчеты. Будет обсуждаться во время отчета казначеев. Обсуждение видео на Ассамблее, Обсуждение финансового обзора Предстоящее: Исполнительная сессия, Напоминания о событиях, Отчеты комитетов от должностных лиц, Утверждение исполнительного протокола (если позволит время)

Протокол заседания совета директоров от 12 мая 2024 г.:

• Протокол BOT за май был представлен Джеффом в том виде, в котором он был разослан до 8 июня 2024 года. Первый набор от Аниты. Совет попечителей (BOT) рассмотрел протокол. Была внесена корректировка в некоторые диалоги о поездке в ICOAA, которая не была связана с обсуждением.
  • Предложение об утверждении протокола BOT от 12 мая 2024 г., внесенное Джеффом и поддержанное Барри М. Никто не возразил. Предложение принято.
  • Комментарии: Марк М. спросил, можно ли загрузить протокол на веб-сайт, и Джефф ответил, что сможет сделать это к концу этой недели.

Отчет секретаря – Джефф б. Секретарь:

Прогресс в устранении отставания по протоколам заседаний. Электронная таблица, отслеживающая отставание, была загружена в папку со статусом для каждого элемента. Цель состоит в том, чтобы обновить весь отстающий протокол и поместить его в папку заседаний BOT в течение следующего месяца или около того. Все утвержденные протоколы с конца 2022 года, когда Джефф стал секретарем, были загружены на диск BOT. Заседания BOT организованы по годам, и в каждом из них есть папка утвержденных протоколов для загрузки на веб-сайт.

• Статус опроса членов: Опрос членов за июнь был запущен. Опрос был разослан 2 июня членам, должностным лицам и членам комитета и будет открыт до 1 июля 2024 года. Напоминания будут разосланы до его закрытия. Было сделано девяносто записей. В 2023 году: 172 из 210 записей были действительными, что привело к кворуму в июне в сорок три человека.
• Обновления книги BOT на диске BOT:3% завершено, и Анита ориентируется в ней и в том, что находится в процессе. После завершения процесса около 95-96% завершено.
  • Завершенные пункты: внутренний финансовый обзор, список контактов BOT, миссия
  • Невыполненные пункты: Описание программы, Конфликт интересов, Список всех комитетов и устав, Информатор, Политика хранения документов, Стратегический план. Справочник секретаря.
  • Комментарии: Сьюзан добавляет к задаче секретаря документирование прогресса статуса Pro-Bono (юристы). Джефф сказал, что будет отслеживать это в своем отчете и свяжется с Питером из Pro-Bono для получения обновленного графика.
  • Обсуждение BOT Pro-Bono:
    • Барри далее пояснил, что это также был его опыт работы с Pro-Bono. Он спросил, обновили ли мы наш финансовый статус в Pro-Bono, чтобы определить, имеем ли мы право на эту услугу на основании финансового статуса. Джефф сказал, что изучит это.
    • Бет рекомендует ускорить процесс, заплатить адвокату и использовать деньги, выделенные на это в бюджете (5000 долларов США). Это занимает целый год, и это ненормально. Марк согласился с необходимостью пересмотра политики и отметил обсуждение необходимости в адвокате в течение длительного времени. Особенно в эти годы становления.
  • Предложение: Марк внес предложение нанять адвоката для OIAA. Бет поддержала предложение. Никто не возразил, и предложение принято.
    • Обсуждение до утверждения предложения: Барри отметил, что адвокат должен иметь лицензию в Нью-Джерси и иметь возможность обсуждать международные нормы в качестве некоммерческой организации.
    • После утверждения предложения: BOT обсудил дальнейшие действия по поиску адвоката. Барри ясно дал понять, что ему комфортно с работой по поиску адвоката, и принял эту задачу. Барри пояснил, что его первым делом будет связаться с Pro Bono в первую очередь. Спасибо, Барри!

Отчет казначея – Дженнифер Б., казначей

• Отклонение от бюджета за май: Взносы менее 9200 долларов США. Обзор расходов: Оплачена общая страховка ответственности на год. Было несколько случаев, когда чеки приходилось отправлять нам для внесения чеков, сканирование в то время не работает. Ежегодная регистрация в Нью-Джерси и сборы Pay Pal. Конференции: Расходы на конференцию ICOAA. Специальный технический работник 1725 долларов США за месяц по-прежнему имеет излишек в размере 4600 долларов США. Перевод для форума IGR и Unity. Ежемесячная плата от Zoom за большую комнату 50,00 долларов США. Хостинг и управление веб-сайтом. Излишек чуть менее 5000 долларов США за месяц. За год излишек чуть менее 23 000 долларов США фактических расходов.
• Бухгалтерский баланс за май: 127 000 долларов США, из которых 5500 долларов США предназначены для Международной конференции. 122 000 долларов США не предназначены.
  • Комментарии: Марк отметил, что нам нужно быть готовыми обсудить рекомендации о том, что делать с 122 000 долларов США на Ассамблее. Дженнифер отметила, что в Руководстве указано, что избыточные средства будут обсуждаться в сентябре в конце года. Дженнифер спросила Сьюзан, можем ли мы добавить в повестку дня рекомендации по избыточным средствам для членов. Имея в виду, что бюджет на следующий год необходимо будет подготовить с использованием части этих средств. Дженнифер также пояснила, что будет готова обсудить это на Ассамблее. Барри отметил, что смог сравнить межгрупповые бюджеты, которые он получил от Сьюзан. Это позволило ему понять, как выглядит типичный баланс крупной межгруппы.

OIAA — это межгруппа среднего размера, и наше финансовое положение соответствует нашему размеру. Ассамблея должна быть проинформирована об этом, чтобы они были проинформированы. Марк упомянул, что мы не только обучаем членов, но и сравниваем себя с другими международными межгруппами на Ассамблее. Дженнифер напомнила группе, что мы ежегодно осуществляем избыточные распределения, в отличие от других межгрупп, которые растут за пределы разумного резерва. Сьюзан отметила, что именно поэтому членство в ICOAA полезно для OIAA. Мы можем обратиться к другим организациям за их опытом.

• Отчет о взносах: Каждый месяц продолжайте привлекать новые группы. Наблюдается рост международных взносов из Франции и Новой Зеландии. В мае поступили значительные взносы от пятидесяти девяти групп. Индивидуальные взносы составляют чуть менее 400 долларов США. Дженнифер поделилась своим экраном, показывающим список взносов, и это вызвало дискуссию.
  • Обсуждение: Сьюзан отметила, что Генеральный совет по обслуживанию Великобритании внес свой вклад. Бет спросила, почему мы принимаем средства от Генерального совета по обслуживанию в Великобритании, когда мы самодостаточны? Никто на собрании или в BOT не смог уверенно ответить и удовлетворить вопрос Бет. BOT продолжил обсуждение и согласился с тем, что на вопрос необходимо ответить удовлетворительным образом. BOT поручил казначею изучить ответ на этот вопрос, используя Традиции и другие средства, чтобы связаться с BOT на следующем заседании.

Процедуры поездок: Дженнифер Б., Встретилась с Финансовым комитетом и представила проект Процедур поездок OIAA на заседании BOT. Ассамблея утверждает все поездки через бюджет и внебюджетные поездки независимо от суммы. Сообщите о планах поездок казначею, который изучит варианты организации поездок, а затем примет решение, используя кредитную карту OIAA. Путешественник оплачивает специальные приготовления к поездке. Суточные по завершении поездки. На удивление простой и оптимизированный процесс.

• Обсуждение: Разговор о суточных и беспокойство о том, что будущий казначей не будет обладать теми же навыками, что и нынешний казначей, чтобы организовывать поездки для путешественников. Дженнифер отметила, что Финансовый комитет включил возможность делегировать эту задачу. Путешествовать и представлять — это привилегия. Бюджетные пороги установлены как предел расходов и не предназначены для того, чтобы тратить их до предела. Суточные стандартизированы и не требуют от путешественника предоставления квитанций. BOT несет фидуциарную ответственность за благоразумие.
• Предложение: Принять процедуры поездок для BOT, внесенные Бет и поддержанные Марком. Предложение принято. Мнение меньшинства запрошено и отклонено.

Председатель КПК запросил средства на устный перевод на оставшуюся часть года для обслуживания в размере 200 долларов США для члена, который хотел бы участвовать в комитете КПК.

• Предложение принять запрос КПК, внесенное Дженнифер и поддержанное Джеффом. Никто не возразил, и предложение принято. Дженнифер заявила, что внесет корректировку в бюджет.

Специальный подкомитет по инвентаризации, Бет– Когда Бет начала представлять свой отчет, она отметила, что только 3 из 6 представили анкету. План состоит в том, чтобы использовать набор вопросов, разделенный на две отдельные сессии, которые будут проводиться фасилитаторами. Последовало обсуждение того, нужно ли утверждать план BOT. Продвигаясь вперед, планы, обсуждаемые в электронном письме, должны быть одобрены BOT для вступления в силу.

Джефф хотел внести предложение об утверждении плана и графика. Дженнифер рекомендовала внести изменение в предложение, чтобы оно стало двумя отдельными предложениями: одно для вопросов, а другое для графика.

1. Предложение об утверждении вопросов инвентаризации, внесенное Джеффом, и Дженнифер поддержала его. Марк, Бет, Джефф и Дженнифер одобрили. Сьюзан и Барри воздержались. Предложение принято.

Обсуждение: первый набор вопросов просит члена говорить за других. Вопросы направлены на расстройство, которое произошло, и противоречат истинной инвентаризации. Члены обсудили организационные вопросы и получили ответы со стороны отвечающего. Другой член почувствовал, что несет ответственность за оценку работы членов из-за своей ответственности в качестве члена BOT. Затем было поднято, что беспристрастный фасилитатор должен поднимать вопросы. Неудобно указывать пальцем на одного члена. Открытые вопросы помогут BOT в целом определить области силы и области возможностей для улучшения. Это процесс, и выражение усилий по продвижению вперед является приемлемым.

2. Предложение об утверждении графика, отправленного в Совет попечителей, внесенное Марком. Затем Бет представила график через демонстрацию экрана BOT.

График:

• Сессия 1: Завершить вопросы к 17 мая 2024 г., разослать вопросы для заполнения к 7 июня 2024 г., Отправить вопросы фасилитатору один для сессии 22 июня 2024 г. в 14:00 по восточному времени.
• Сессия 2: Предоставить ответы на вопросы, которые должны быть представлены к 7 июля 2024 г., второму фасилитатору для составления для обсуждения во время второй сессии 21 июля 2024 г.
  • Обсуждение изменения даты на 28 июля 2024 г. в 14:00 по восточному времени на 2 часа.

Дженнифер внесла предложение принять измененный график инвентаризации Совета, которое было поддержано Бет. За: Марк, Джефф, Дженнифер, Бет, Сьюзан. Барри воздержался. Предложение принято.

• Сессия 1: Завершить вопросы к 17 мая 2024 г., разослать вопросы для заполнения к 7 июня 2024 г., Отправить вопросы фасилитатору один для сессии 22 июня 2024 г. в 14:00 по восточному времени.
• Сессия 2: Предоставить ответы на вопросы, которые должны быть представлены к 7 июля 2024 г., второму фасилитатору для составления для обсуждения во время второй сессии 28 июля 2024 г. в 14:00 по восточному времени в течение 2 часов.
  • Вопросы должны быть отправлены Джеффу и Бет. Квалифицированные фасилитаторы были определены и преследуются. BOT обсудил полномочия и компетенции фасилитаторов.

Новые вопросы: Португальское видео на Ассамблее, Сьюзан, председатель: Обсуждалось видео общественной информации, созданное Португалией, с использованием актеров. Вопрос возник из-за того, что фоновая песня была от американского исполнителя. Сообщалось, что YouTube удаляет все проблемы, и если есть проблема с авторскими правами, он не будет воспроизводиться. BOT согласился воспроизвести видео, даже если оно на португальском языке, на Ассамблее. Стоит представить его членам.

Отчет международного попечителя, Бет, международный попечитель:

Председатель конференции: 275 регистраций из двадцати разных стран. Волонтеры распространяют информацию в Квебеке, Бразилии, Португалии, Испании. Бет распространила информацию в Иране. Подтверждены исполнители: испанская группа исполнит танго, а молодой музыкант из Квебека исполнит народную музыку. Бет Д, председатель технического комитета онлайн-конвенции, координирует работу групп. Они работают с Мэри, чтобы подтвердить IGR. Сьюзан отвечает за два места в пятницу, чтобы рассказать об OIAA. Дженнифер взяла на себя заполнение мест для переводчиков: В каждой комнате будут английские, испанские, ASL, французские или португальские переводчики. По состоянию на 9 июня 2024 г. AM 44 из этих слотов заполнены десятью переводчиками. В каждой комнате будет переводчик. Фарси есть только в определенном месте в расписании. Сообщается, что прогресс отличный.

Попечитель в целом, Барри: Текущие задания для него от Сьюзан будут подтверждены. Если у группы есть какие-либо, пожалуйста, переместите их к Сьюзан для Барри.

Отчет технического председателя, Марк: Приложение для членства было в центре внимания с покупкой против сборки. Бюджетная сумма была для сборки, и это может быть подписка, которая может быть меньше. Марк определил, что следующим шагом будет сессия визуализации, и если кто-то захочет присоединиться к этому собранию, пожалуйста, присоединяйтесь. Он сделал несколько комментариев о вариантах. Членство в комитете: много новых 6-8 волонтеров в Tech. В повестке дня комитета есть вопрос инвентаризации: предоставляем ли мы информацию, когда она необходима или запрошена, своевременно? Мы делаем замечательную работу и всегда можем делать лучше. Уточните, что у нас будет Ярмарка услуг в июле вместо Форума IGR, информация будет распространена в ближайшее время. Дженнифер предложила свою поддержку, если для июльского Форума IGR потребуются переводчики. Июльский Форум IGR — единственный Форум IGR, который Марк обязался провести.

Технический комитет работает над видео. Будет создана страница часто задаваемых вопросов для Конвенции, где можно разместить технические ресурсы, такие как, как поднять руку и т. д., созданные специально для конвенции.

Обсуждение финансового обзора, Сьюзан: Публикация финансового обзора на веб-сайте. Если он будет опубликован публично без информации о бюджете, это может сбить с толку членов. Сьюзан провела большую исследовательскую работу и поделилась этой информацией.

Барри внес предложение сохранить финансы только для членов, если только не будет уместно опубликовать их. Сьюзан поддержала предложение. Обсуждение: Марк попросил ясности, а затем попросил отложить предложение. Мы не будем публиковать Финансовый обзор на веб-сайте, пока не будет принято решение. Мы покажем 8-минутное видео Финансового обзора во время Ассамблеи в июне 2024 года.

Отчет председателя, Сьюзан: Провела время в PAC, и некоторые из возникающих вопросов связаны с финансами. Она провела время в Unity. Связалась с Pro-Bono, участвовала в специальных собраниях. Готова к июньской Ассамблее и ICOAA.

Собрание закончилось Декларацией об ответственности.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правление проголосовало по следующим предложениям:

• Предложение: Протокол заседания за май 2024 года утвержден.
• Предложение: Утверждено преследование адвоката OIAA.
• Предложение: Утверждены процедуры поездок OIAA.
• Предложение: Запрос председателя КПК о выделении 200 долларов США на услуги переводчика для члена комитета.
• Предложение: Утверждение вопросов инвентаризации Совета.
• Предложение: Утверждение процесса инвентаризации Совета.

С уважением,

Анита М

Альтернативный секретарь OIAA