Присутствовали:

Сьюзен Р., председатель

Вакансия, заместитель председателя

Дженнифер Б., казначей

Джефф б. Секретарь

Марк М., председатель технологического комитета

Бет А., международный попечитель

Барри М., кандидат на должность члена совета директоров без определенной роли

Анита М., кандидат на должность заместителя секретаря

Сьюзан Р., председатель, объявила заседание открытым, попросила представиться для протокола, а затем открыла заседание минутой молчания и Молитвой о душевном покое в 14:05 по восточному времени.

Обзор повестки дня: протоколы, отчеты секретаря и казначея, нет старых вопросов, новые вопросы

Утверждение протокола заседания:

• Протоколы от 14 апреля 2024 г.: Джефф отметил, что его не было на заседании, и просмотрел их.
  • Комментарии: Дженнифер спросила, были ли протоколы загружены на веб-сайт. Джефф проследит за тем, чтобы они были обновлены, поскольку старые протоколы загружаются на веб-сайт.
  • Предложение: Сьюзан попросила внести предложение об утверждении протоколов. Бет внесла предложение об утверждении протоколов; Марк поддержал. Дальнейшее обсуждение не проводилось.
• Протоколы от 10 марта 2024 г.: Джефф отметил, что они были рассмотрены ранее, и были высказаны опасения относительно организации протоколов. Джефф внес организационные изменения в протоколы и изложил эти корректировки.
  • Комментарии: Сьюзан попросила, чтобы в протоколах было отражено, что отчет Яна о двойном диагнозе был зачитан в протокол, и отчет находится в Google Диске.
  • Предложение: Сьюзан попросила внести предложение о принятии. Марк внес предложение о принятии протоколов, а Бет поддержала предложение о принятии. Возражений против принятия не было.

Отчет секретаря – Джефф б. Секретарь:

• Секретарь не отправляет отчет каждый месяц.
• Найден кандидат на должность заместителя секретаря, который присутствует на заседании. Анита прошла ориентацию и сегодня присутствует на этом заседании.
• Прогресс в устранении отставания по протоколам заседаний. Электронная таблица, отслеживающая невыполненные работы, была загружена в папку. Некоторые предварительно утверждены, а другие будут рассмотрены позже. Надеемся, что все будет приведено в порядок до следующего объединенного заседания Совета директоров (BOD) в июле. Заседание исполнительного комитета в марте не было завершено до этого заседания. Он подготовит их к июньскому заседанию исполнительного комитета. Сьюзан попросила Джеффа предоставить все его протоколы за время его пребывания в должности в Google Диске Совета директоров (диск Совета директоров) в папке секретаря, а также разместить их на веб-сайте после утверждения.
  • Комментарии: Дженнифер спросила о статусе протоколов за июль и август 2023 года, Джефф определил, что июльские протоколы готовятся на основе протоколов Сьюзан, а августовские были утверждены, а также находятся на диске Совета директоров. Сьюзан заявляет, что ей и Совету директоров необходим доступ к утвержденным протоколам. Секретарь несет ответственность за размещение утвержденных протоколов на ежегодной основе в папке Совета под названием: Утвержденные протоколы. Оба утвержденных протокола Совета директоров и Ассамблеи будут помещены в соответствующие папки. Оба набора протоколов являются наиболее востребованными документами.

• Статус опроса членов: Начался в конце декабря и продолжался в январе. В опросе членов 2023 года было 172 ответа, что обеспечивает текущий кворум в 43 человека для июньской Ассамблеи. В январе Совет директоров утвердил проведение ежегодного опроса в июне в будущем. Планирование ведется.
  • Комментарии: Марк попросил Джеффа назначить время для встречи по вопросу проведения опроса.

• Книга Совета: Предыдущий волонтер не сможет помочь. Необходимо обновить документы, а затем поддерживать их в будущем. Прогресс в этом проекте будет осуществляться Джеффом и заместителем секретаря. Возможно, в будущем его будет поддерживать заместитель секретаря.
• Продление страховок: Продлены страховки директоров и должностных лиц от US LI с 1 апреля по 1 апреля 2025 года, оплачено немного больше, чем в прошлом году, 576 долларов США (540 долларов США в прошлом году), и обе страховки будут добавлены в Книгу Совета. С 8 мая 2024 года новая страховка общей гражданской ответственности через Hiscox, а не профессиональная страховка, премия 346 долларов США. Создание отдельной папки страховок специально для этих документов.
  • Комментарии: Дженнифер была бы заинтересована в рассмотрении политики по обоим. Как только Джефф загрузит эти страховки в папку Совета, он отправит электронное письмо совету.

Отчет казначея – Дженнифер Б., казначей

• Отчет о доходах за апрель: Апрель – месяц с самым высоким доходом с момента основания. Доход составляет чуть более 9 700 долларов США за предыдущий год. Расходы: 570 долларов США и описаны. Чистый доход чуть более 7 000 долларов США.
• Отклонение от бюджета: По сравнению с бюджетом мы в плюсе на 19 000 долларов США с начала года. Упомянуты специальные проекты, на которые еще не потрачены средства.
  • Комментарии: У Марка запланированы встречи, чтобы начать работу над специальными проектами. Что касается доходов, он считает, что это здорово. Насколько ему известно, мы никогда не практиковали 7^-ю традицию на семинарах или мероприятиях. Сьюзан спросила, что это за специальные проекты. Специальный проект связан со справочником членов.
• Бухгалтерский баланс: Денежные средства чуть более 122 000 долларов США, из которых 5 500 долларов США предназначены для Международной конвенции OIAA.
• Взносы: Продолжают поступать более высокие групповые взносы по мере роста групп. 62 группы внесли взносы за апрель.
  • Комментарии: Сьюзан спросила, является ли квартальный месяц причиной того, что апрель такой большой? Дженнифер отметила, что 3, 6, 9 и 12 – самые плохие, а остальные месяцы имеют тенденцию к росту. Именно так она составляет бюджет на год.

Обсуждение поездки и посещение ICOAA: Джефф Б., секретарь/Сьюзан, председатель:

Предыстория: Сьюзан попросила включить этот пункт в повестку дня вместе с отчетом казначея о финансах. Джефф готовился к организации своей утвержденной запланированной поездки на сумму 1 500 долларов США на конференцию ICOAA в Лас-Вегасе, штат Невада. Он обратился за советом о том, как работает запланированная поездка. Он считает, что это будет стоить дороже только из-за местоположения. Он заявил, что Сьюзан выделила в бюджете 1 700 долларов США на ее посещение. Он просит увеличить его поездку на конференцию на дополнительные 200 долларов США (не запланировано).

Обсуждение: Дженнифер отметила, что бюджет Сьюзан на 2024 год составляет не 1 700 долларов США, а 1 500 долларов США. Дженнифер поинтересовалась конкретными деталями поездки Джеффа, а затем отметила свой опыт, связанный с поездками. Вопросы Дженнифер привели к дальнейшему обсуждению того, была ли выбранная поездка скорее предпочтением, чем разумным решением, поскольку средства были утверждены в размере 1500 долларов США. Дженнифер отметила, что в Руководстве указано, что Совет может голосовать по вопросам, не превышающим 500 долларов США. В этом случае Дженнифер попросила вынести этот вопрос на рассмотрение Ассамблеи. Джефф заявил, что Руководство дает ему указания просить о голосовании здесь.

• Джефф внес предложение Совету утвердить увеличение на 200 долларов США его статьи расходов на поездку на конференцию ICOAA. Марк внес предложение. Предложение не было поддержано. Вместо этого последовало оживленное обсуждение. Формулировка темы изменилась с «Обсуждение поездки и посещение конференции ICOAA» на «Запрос на увеличение расходов на поездку на 200 долларов США, не предусмотренных бюджетом».

Обсуждение запроса на увеличение расходов на поездку на 200 долларов США, не предусмотренных бюджетом: Дженнифер попросила предоставить подготовленную Джеффом таблицу, которая побудила его попросить об увеличении для лучшего понимания. Бет дополнительно спросила, какую пользу приносит посещение OIAA и особенно международным группам. Марк призвал к порядку в отношении посещения OIAA конференции, уточнив, что Ассамблея утвердила как бюджет, так и посещение. Бет уточнила, что утвержденный бюджет не меняет посещение OIAA, это два отдельных пункта.

• Джефф внес предложение об утверждении увеличения расходов на поездку секретаря на 200 долларов США, не предусмотренных бюджетом, и поддержано
  • Голосование большинства принимает предложение (3-2). Посетители не могут голосовать.
    • Мнение меньшинства отмечено: Бет ищет больше информации перед обсуждениями в Совете в будущем.
  • Предложение от Дженнифер вынести этот вопрос на рассмотрение Ассамблеи, поскольку это не единогласное голосование. Бет поддерживает предложение.
    • Обсуждение: Сьюзан заявила, что на Ассамблее не будет времени. Марк отметил, что если бы он был членом Ассамблеи и увидел запрос на 200 долларов США, поступивший в Ассамблею, когда Совет директоров имеет право утверждать, он бы задумался о самом Совете директоров. Дженнифер заявила, что у нее есть фидуциарная ответственность, а Марк заявил, что она есть у всех.
    • Голосование по предложению: Сьюзан спросила тех, кто выступает за вынесение запроса на 200 долларов США, не предусмотренных бюджетом, на рассмотрение Ассамблеи, 3 проголосовали против из 5. Сьюзан заявила, что это заняло больше времени, чем ожидалось, и отразило разобщенность Совета. Бет заявила, что это причина проведения инвентаризации. Дженнифер заявила, что она должна представить этот вопрос Ассамблее в своем отчете.
    • Предложение отклонено: большинством голосов Совета директоров.

Новые вопросы:

1. Должности/кандидаты на служение:

• Заместитель секретаря Анита М. 15.01.1991, штат Нью-Йорк: в настоящее время является секретарем онлайн-группы Eye-Openers в Новом Орлеане. Она также выступала в качестве встречающего, готовила кофе, была секретарем в округе в течение минуты, казначеем группы, переводчиком области для нескольких семинаров, альтернативным GSR, секретарем сейчас. В профессиональном плане работала на должностях генерального директора, в настоящее время является главным операционным директором национальной компании. Входила в несколько советов директоров и, в частности, в некоммерческое реабилитационное агентство, где она была новичком около 10 лет, 15 лет назад. Разработала уставы для нескольких некоммерческих организаций, занимала должность председателя по вопросам управления, вице-президента, секретаря и казначея. Приняла сознательное решение со своим спонсором участвовать в онлайн-собраниях в качестве основы своего выздоровления и, в свою очередь, будет нести свое служение в этой среде.
• Кандидат в члены Совета по особым поручениям: Барри представил группе свое резюме служения, и Сьюзан поделилась им на экране. Основные моменты его обширного резюме включают должность председателя служения трезвости на собрании группы, секретаря, казначея и GSR округа 28. Архивист, DCM, пока они не смогли найти нового, посещал собрания области, где работал в Финансовом комитете, Оперативном комитете государственной конференции, Государственном руководстве по служению для Северного Иллинойса. В 2016 году он начал посещать собрания через Zoom в OIAA. Он был онлайн-членом через группы Yahoo в конце 90-х годов. Зарегистрировал свою группу Zoom в OIAA и ознакомился с проблемами OIAA в то время. Попросил быть полезным, используя свой опыт работы с некоммерческими организациями, чтобы помочь решить проблемы. Был секретарем OIAA и наблюдал за прогрессом в решении проблем, которые преследовали более крупную OIAA.
  • Сьюзан заявила, что Совет не будет обсуждать двух кандидатов сейчас. Барри поблагодарил группу и покинул собрание.
  • Джефф спросил, можно ли предложить Аните должность заместителя секретаря. Дженнифер уточнила, что альтернативный кандидат не нуждается в утверждении. Джефф просто хотел быть открытым и предоставить совету возможность. Марк поприветствовал Аниту, а Дженнифер заявила, что они все любят друг друга.
• Объявление о заместителе председателя будет сделано в июле, а назначение будет сделано на сентябрьском деловом собрании.

2. Повестка дня июньской Ассамблеи, Сьюзан: Предоставила обзор и попросила внести предложения. Есть один пункт для голосования, а остальное – отчет. Дженнифер попросила добавить незапланированные расходы в повестку дня. Марк отметил, что это будет частью отчета Дженнифер. Сьюзан заявила, что это можно обновить в протоколах Дженнифер для Ассамблеи и в ее отчете.

Дженнифер также спросила о Политике поездок и о том, потребуется ли одобрение Совета или одобрение Финансового комитета. Сьюзан хотела бы, чтобы Дженнифер разработала Политику поездок внутри Финансового комитета, и группа хотела бы обсудить ее на следующем заседании Совета.

3. Специальный подкомитет по инвентаризации, Сьюзан– Комитет определит сроки, вопросы, нужен ли посредник, который является нейтральным и не имеет повестки дня, и отчет о результатах инвентаризации. Марк выдвинул Бет на должность председателя. Бет согласилась. Джефф поддержал предложение. Он присоединится к Бет. Единогласное голосование за то, чтобы Бет была председателем комитета.
4. Отчет председателя OIAA, Сьюзан: Отчет председателя находится на диске Совета; она провела много времени в PAC. Ян работает одна и проделала большую работу по реагированию на жалобы. Сьюзан наблюдала за Комитетом Дня единства. Обвинение и Конвенция.
5. Отчет технического председателя, Марк: начало работы над специальными проектами Справочника членов. Добавлена кнопка взносов в верхней части страницы OIAA для казначея. Рекомендация Дня служения OIAA для набора в Комитет OIAA. Сьюзан рекомендовала Ярмарку служения на июль 2024 года. Семинар по безопасности Tech Steppers запланирован на август.
6. Отчет председателя конференции, Бет: 1 июня^-го регистрация. Потребуются переводчики, и тип будет определен. Ищут музыкантов, ведущего мероприятия, комиков. У нас есть три разных комнаты. В них может звучать музыка из трех разных стран. Маркетинг и коммуникации о мероприятии. Социальные сети – это то место, где информация распространяется, например, What’s APP и закрытые собрания Facebook. Будут разработаны и разосланы листовки. Мы можем только надеяться, что люди будут относиться к информации конфиденциально.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правление проголосовало по следующим предложениям:

• Протоколы заседаний за апрель 2024 года утверждены, а за март 2024 года приняты.
• Предложение об увеличении статьи расходов на поездку секретаря с 1500 долларов США на 200 долларов США утверждено.
• Предложение о вынесении на рассмотрение Ассамблеи предложения об увеличении бюджета, не утвержденного, было отклонено большинством голосов 3-2. В соответствии с Руководством, утвержденным Ассамблеей, Совет имеет право утверждать его.
• Председатель подкомитета по инвентаризации Бет выдвинута.

Пункты повестки дня на июнь 2024 года

• Политика поездок
• 7^-я традиция на семинарах OIAA

С уважением,

Анита М.

Альтернативный секретарь OIAA