Присутствовали:
Джефф Б., секретарь
Дженнифер Б., казначей
Нона К., заместитель председателя
Феликс Э., зам. казначея
Амелия Л., зам. секретаря
Марк М., председатель технологического комитета
Сьюзан Р., председатель

Сьюзан Р., председатель, открыла заседание в 17:02 по восточному времени молитвой о душевном покое.

Обзор бюджета – Дженнифер Б., казначей

• Дженнифер сообщила, что, когда все бюджетные запросы на 2024 год были суммированы, сумма составила 162 000 долларов США, что мы не можем поддержать.
• У Дженнифер и финансового комитета было несколько вопросов по поводу бюджета на технологии.
  • Был вопрос о расходах на посещение конференции, которые, как пояснил Марк, должны составлять 3000 долларов.
  • Дженнифер поставила под сомнение расходы в размере 30 000 долларов на обслуживание веб-сайта с использованием специальных работников. Марк объяснил, что эти затраты необходимы, поскольку использование веб-сайта расширяется и становится более сложным.
  • Был еще один вопрос о необходимости 10 учетных записей Zoom. Первоначально предполагалось, что мы сможем использовать Google Meet для планирования встреч в любое время любым комитетом. Однако никому не понравилось использовать Google Meet. Марк заявил, что мы не можем вернуться к использованию одной учетной записи Zoom для 14 комитетов. Мы приобретем профессиональную лицензию Zoom, которая имеет мин. требование 10 лицензий.
  • Марк заявил, что в бюджете заложена большая сумма на разработку веб-сайта, поскольку технический комитет не уверен в том, какие проекты будут необходимы. Марк согласился сократить эту сумму вдвое.
• Дженнифер сообщила, что с учетом корректировки бюджета на технологии и нескольких других изменений бюджет составит от 108 000 до 109 000 долларов. Она сообщит комитетам, какие изменения вносятся в их бюджеты.
• Она заявила, что в конце года у нас будет около 100 000 долларов, что указывает на то, что у нас не будет достаточно денег, чтобы произвести какие-либо выплаты другим организациям AA в этом году.
• Правление обсудило идею осуществления выплат и согласилось с тем, что неосуществление выплат не является проблемой. Наше внимание должно быть сосредоточено на возможности ведения дел OIAA.

Утверждения заседаний правления и отчет секретаря – Джефф Б., секретарь

• Сьюзан сообщила, что у нас есть 3 комплекта протоколов заседаний правления для утверждения.
• Джефф рассмотрел протокол заседания правления от 9 мая^th 2023 года, который был подготовлен Сьюзан Р., нашим председателем. Поскольку Джефф в этот день находился в больнице, Нона еще не стала членом правления, а Дженнифер была временно недоступна, Сьюзан предоставила одобрение этих протоколов.
• Затем Джефф рассмотрел протокол заседания правления от 18 июля^th. Замечаний или исправлений не было. Нона К. внесла предложение принять протокол от 18 июля^th в представленном виде, которое было поддержано Сьюзан Р. Протокол был утвержден единогласно.
• Джефф рассмотрел заключительный комплект протоколов заседания правления от 8 августа^th. Сьюзан попросила Джеффа удалить обозначение «Временный председатель» и просто называть ее председателем. Сьюзан Р. внесла предложение принять протокол от 8 августа^th в измененном виде, которое было поддержано Ноной К. Протокол был утвержден единогласно.
• Джефф заявил, что он подготовил электронную таблицу со всеми невыполненными протоколами заседаний правления, которую он и Амелия будут использовать для отслеживания завершения всех невыполненных протоколов заседаний правления. Амелия подготовит часть протоколов, а Джефф подготовит оставшуюся часть протоколов.
• Джефф сообщил, что возникли проблемы с записями заседаний правления от 11 июля^th и 23 июля^rd, поэтому записи для этих двух заседаний недоступны. Сьюзан заявила, что у нее есть заметки с этих заседаний правления, которые она отправит, когда у нее будет время.
• Джефф сообщил, что он добавил получение полиса страхования ответственности для организации в бюджет секретаря на следующий год. Это, вероятно, будет стоить около 500 долларов и является дополнением к страхованию D&O, которое также будет продлено.
• Джефф представил Амелию Л. правлению и сообщил, что он попросил Амелию исполнять обязанности заместителя секретаря. Амелия ранее рассказала правлению о своей предыдущей службе в OIAA и Братству.

Отчет казначея – Дженнифер Б., казначей

• Дженнифер рассмотрела отклонение от бюджета за сентябрь и заявила, что у нас было 8 700 долларов дохода. Она упомянула некоторые расходы, которые мы понесли.
• Дженнифер рассмотрела отчет о взносах и заявила, что 75 отдельных лиц и групп внесли вклад в размере 8 700 долларов. Одна группа, которую упомянула Дженнифер, называлась Sober in China, которая внесла 786 долларов и ранее не вносила взносы. Сьюзан спросила, можем ли мы подготовить отчет о взносах каждой группы за год, и Дженнифер ответила, что может.
• Бухгалтерский баланс показывает, что у нас есть 99 000 долларов в банке, из которых 5 000 долларов предназначены для Международной конвенции, в результате чего у нас остается 94 000 долларов доступных средств.
• Дженнифер сообщила, что возникли некоторые проблемы с поездкой NAATW. Дженнифер спросила правление, должны ли Мэтт и Мелинда заплатить разницу в 50 долларов в отелях, которые они попросили Дженнифер забронировать, и в отеле, который они забронировали. Правление пришло к единому мнению, что они должны заплатить разницу. Правление также согласилось с тем, что OIAA будет возмещать расходы на посещение конференций только на время проведения конференции, если только авиабилеты не потребуют от человека приехать накануне вечером.
• Дженнифер рассмотрела бюджеты, представленные должностными лицами и председателями комитетов, следующим образом, и попросила утвердить:
  • Бюджет председателя. Первоначальный бюджет Сьюзан на заседания правления и ассамблеи составлял 19 000 долларов на перевод. В сотрудничестве с финансовым комитетом Сьюзан сократила переводы заседаний правления до 1 языка, а ассамблей – до 3 языков, что привело к сокращению почти на 11 000 долларов до 8 320 долларов. Правление единогласно утвердило бюджет председателя.
  • Бюджет CPC. Комитет запросил 5 000 долларов на видео и добавил еще 5 000 долларов в свой бюджет. Финансовый комитет не поддержал 5 000 долларов на видео или добавление 5 000 долларов без указанной цели. Правление единогласно проголосовало за то, чтобы не утверждать бюджет CPC в представленном виде.
  • Комитет конвенции. Терри изменила свой бюджет, чтобы приобрести только 2 000 значков на лацканы вместо 6 000. Дженнифер сообщила, что финансовый комитет не поддерживает покупку значков на лацканы, и попросила высказать свое мнение других членов правления. Джефф заявил, что, по его мнению, значки на лацканы не являются «пьяным хламом» и что это способ сообщить участникам об OIAA. Он также рассказал о том, как его область на съездах предоставила момент. Нона и Сьюзан отметили, что они поддерживают значки на лацканы. Правление утвердило бюджет конвенции.
  • Финансовый комитет. В бюджете было заложено 15 000 долларов на внешний аудит. Финансовый комитет посчитал, что это большая сумма для проведения аудита, и сократил сумму до 2 500 долларов на любые виды деятельности, связанные с бухгалтерским учетом. Дженнифер упомянула, что хотела бы привлечь фирму для обсуждения возможности внесения взносов с использованием избыточных средств на международном уровне. Джефф упомянул, что этот вопрос поднимался и ранее, и правление решило не делать международные взносы. Он также упомянул, что у нас было запланировано взаимодействие с Pro Bono для изучения возможности внесения международных взносов, которое было отменено. Дженнифер заявила, что хотела бы вновь открыть возможность внесения международных взносов с использованием избыточных средств. Правление единогласно утвердило бюджет финансового комитета.
  • Комитет единства. У комитета есть два основных расхода на следующий год: 10 200 долларов на конвенцию и 8 000 долларов на переводы. В их бюджет также были включены переводы на 2 языка на заседаниях комитета единства. Правление утвердило бюджет комитета единства.
  • Вопросов и опасений не было. Правление единогласно утвердило бюджет секретаря.
  • Форум IGR. Бюджет форума IGR включал переводы на 4 языка для 4 заседаний в год. Правление единогласно утвердило бюджет форума IGR.

Отчет председателя – Сьюзан Р., председатель

• Сьюзан представила правлению свой отчет председателя.
• В дальнейшем объединенные заседания правления будут сосредоточены на отчетах комитетов. Председателям комитетов будет предложено предоставлять ежеквартальные отчеты, как указано в уставе.
• Сьюзан заявила, что она связывалась с Джоном, председателем PIC, чтобы определить, где они находятся в разработке своего устава. Сьюзан не получила никакого ответа от Джона.
• Сьюзан заявила, что она провела обсуждение с комитетом единства о перечислении групп WhatsApp, которые мы в настоящее время не перечисляем.
• Сьюзан сообщила, что она занимается проблемой хищнического поведения в 24-часовой группе. Дженнифер выразила обеспокоенность тем, что участие Сьюзан в проблеме группы может открыть организацию для судебных исков.
• Отдел коммуникаций запросил 7-словный слоган для организации. Нона заявила, что у нее есть несколько примеров этого.
• Сьюзан сообщила, что 5 сентября Руководящие принципы были переданы комитету по коммуникациям для стандартизации документа, что они и сделали.
• Сьюзан сообщила, что она и Джефф обратились к Pro Bono для проверки наших юридических документов и нашего процесса открытых дверей.
• Состоялось обсуждение статуса текущих специальных комитетов. Был вопрос о том, что делать с комитетом по коммуникациям и обработкой обновлений устава и руководящих принципов. Сьюзан заявила, что хотела бы, чтобы комитет по коммуникациям продолжал свою работу, а Джефф предположил, что комитет по коммуникациям, вероятно, следует преобразовать в постоянный комитет. Дженнифер предположила, что изменения в уставе и руководящих принципах незначительны и могут быть обработаны без комитета. Джефф указал, что есть по крайней мере 10 ожидающих изменений в уставе, которые потребуют комитета, который может быть специальным комитетом. Сьюзан предложила, чтобы комитет по пересмотру устава мог быть подкомитетом правления.
• Сьюзан заявила, что обсуждение специальных комитетов и других вопросов, таких как группы Whatsapp и обмен спикерами, будет обсуждаться на октябрьском заседании правления.

Заместитель председателя – Нона К., заместитель председателя

• Нона сообщила, что повестка дня форума IGR 10/28 была завершена и размещена на веб-сайте. Форум будет включать 10-минутную ориентацию IGR, и будут освещены два комитета: Steppers и PAC. Также будет корзина «Спроси-это».
• Нона упомянула, что должностные инструкции для международного попечителя и попечителя по особым поручениям были утверждены комитетом по руководящим принципам и рассмотрены ими с правлением.
• Нона заявила, что отправит ориентацию IGR по электронной почте правлению.
• Нона упомянула, что только 25% объединенного правления (должностные лица и председатели комитетов) предоставили свои ответы на вопросы инвентаризации. Правление обсудило, как действовать дальше. Джефф предложил, чтобы кто-то посторонний для организации курировал собрание группового сознания и чтобы были разработаны конкретные действия и план действий. Нона заявила, что, по ее мнению, мы должны пройти через выборы и бюджет, а затем определить, как двигаться вперед с этими вопросами. Правление решило вернуться к этим вопросам в 2024 году.
• Нона сообщила, что она работает с комитетами над созданием или пересмотром их уставов. Нона работала с комитетом единства над их уставом и связалась с комитетом CPC, но пока не получила ответа.

Отчет председателя технологического комитета – Марк М., председатель технологического комитета

• Марк сообщил, что Мэтт и Джош проделали отличную работу, представив наш каталог на конференции NAATW.
• Марк заявил, что Tech Steppers сменили своего председателя, и Дэйв В. является вновь избранным председателем. Марк выразил обеспокоенность тем, что у Дэйва В. слишком много обязанностей в Tech и других комитетах.
• Дженнифер подняла вопрос о том, что комитет единства хотел бы нанять Tech 12 за 10 200 долларов, чтобы помочь с их запланированной конвенцией 2024 года. Дженнифер спросила Марка, считает ли он это разумным, и Марк ответил, что он понимает, что они хорошо справляются с проведением масштабных мероприятий Zoom, но они дороги. Джефф заявил, что у него большой опыт работы с Tech 12 и что нужно быть осторожным с изменением контракта, что приводит к увеличению стоимости. Дженнифер рассмотрела предложение от Tech 12 с правлением, и Марк, и Джефф сочли, что предложение разумно.
• Дженнифер подняла вопрос о том, что комитет единства планирует взимать плату за мероприятие. Она считает, что это будет сбор средств, чего мы не делаем. Другие члены правления также не поддержали взимание платы за мероприятие. Однако просьба о взносах в соответствии с 7th традицией будет сделана. Нона посчитала, что взимание платы за мероприятие повредит международному участию.

Заседание завершилось Декларацией об ответственности в 20:02 по восточному времени.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правлением были проголосованы и утверждены следующие предложения:

1. Нона К. внесла предложение принять протокол от 18 июля^th в представленном виде, которое было поддержано Сьюзан Р. Протокол был утвержден единогласно.
2. Сьюзан Р. внесла предложение принять протокол от 8 августа^th в измененном виде, которое было поддержано Ноной К. Протокол был утвержден единогласно.
3. Правление единогласно утвердило бюджеты председателя, секретаря и форума IGR, а также бюджеты комитетов единства, конвенции и финансов.
4. Правление единогласно не утвердило бюджет CPC.

С уважением,
Джефф Бернкнопф
Секретарь OIAA