Протокол объединенного заседания правления OIAA, 23^-го сентября 2023 года

Присутствовали:
Лесли Э., председатель комитета по связям с общественностью
Бет Э., заместитель председателя комитета по единству
Джефф Б., секретарь
Дженнифер Б., казначей
Ян ББ, председатель комитета PAC
Нона С., заместитель председателя
Карлос Д., председатель комитета по единству
Феликс Э., заместитель казначея
Элдин, заместитель председателя комитета PAC
Мелинда Ф., заместитель председателя комитета по технологиям
Амелия Л., заместитель секретаря
Марк М., председатель комитета по технологиям
Сьюзан Р., председатель

Сьюзан Р., председатель, открыла заседание в 17:02 по восточному времени молитвой о душевном покое.

Отчет секретаря – Джефф Б., секретарь

• Джефф рассмотрел протокол объединенного заседания правления с последнего объединенного заседания правления 18^го августа 2023 года.
• Поскольку исправлений не было, Марк М. внес предложение принять протокол в представленном виде. Предложение было поддержано Ноной С., и протокол был единогласно утвержден.
• Джефф сообщил, что два юриста были назначены в OIAA, чтобы помочь нам рассмотреть и утвердить 3 организационных документа: политику защиты осведомителей, документ о конфликте интересов и документ о политике хранения документов. Эти юристы также помогут нам рассмотреть и завершить процесс «Открытых дверей».
• Джефф также заявил, что подготовил электронную таблицу с невыполненными протоколами заседаний правления, которые еще необходимо создать с тех пор, как он был недоступен из-за болезни. Джефф упомянул, что у нас теперь есть протоколы, начиная с июля, и несколько старых протоколов, которые ему и Амелии еще предстоит создать.

Отчет казначея – Дженнифер Б., казначей

• Дженнифер заявила, что не будет рассматривать финансовые отчеты, поскольку это было сделано на прошлой неделе на Ассамблее OIAA.
• У Дженнифер было несколько комментариев о бюджетном процессе
  • Дженнифер заявила, что она и Феликс встретились для рассмотрения бюджета. Она попросила Феликса проверить прогнозы доходов.
  • В настоящее время, по-видимому, существует дефицит в размере около 40 000 долларов США, исходя из текущих бюджетных запросов.
  • Дженнифер заявила, что заседания финансового комитета были перенесены на 2^ю субботу месяца в 14:00 по восточному времени, чтобы лучше обслуживать международных участников.
  • Дженнифер упомянула, что в бюджете на 2024 год не предусмотрены средства на внешний аудит. Однако она разослала электронное письмо всем, кто заинтересован в проведении внутреннего аудита. Дженнифер сообщила, что было 3 ответа и что Элдин разработал процедуры, которые можно использовать для внутреннего аудита.

Отчет председателя – Сьюзан Р., председатель

• Сьюзан представила правлению свой отчет председателя.
• Сьюзан заявила, что она рассмотрела Устав о своей роли и описала свою деятельность в течение последнего квартала.
• Сьюзан подчеркнула необходимость совместной работы комитетов над общими вопросами.
• Сьюзан упомянула, что заседания правления должностных лиц также будут перенесены на 2^е воскресенье в 14:00 по восточному времени, а объединенные заседания правления будут проводиться по 3^м субботам в 14:00 по восточному времени. Хотя проблема охвата другой половины мира все еще существует, это время будет более удобным для наших европейских участников.

Заместитель председателя – Нона К., заместитель председателя

• Нона сообщила, что ее первый квартал в качестве заместителя председателя в основном заключался в следовании указаниям председателя
• Нона сообщила о своей деятельности за последний квартал, включая заседания комитетов, которые она посетила.

Отчет председателя комитета по технологиям – Марк М., председатель комитета по технологиям

• Марк сообщил, что этот квартал стал кульминацией последних 6–9 месяцев. Он поблагодарил своих предшественников за то, что они отложили деньги на обновление наших технологий.
• Он упомянул, что последние 3 месяца были связаны с внесением изменений в недавно запущенный веб-сайт.
• Комитет по технологиям участвовал в бюджетном процессе, и текущий бюджет комитета по технологиям составляет 55 000 долларов США, что составляет примерно половину бюджета следующего года.
• Если вам нужна помощь с технологиями OIAA, отправьте электронное письмо по адресу asktech@aa-intergroup.org.
• Марк сообщил, что два члена технического комитета лично посетили конференцию NAATW от имени технического комитета.
• Мелинда сообщила, что подготовила отчет, который был размещен на веб-сайте с заметками с NAATW. У Мелинды также есть доступ к отчетам и видео с конференции NAATW, которыми она может поделиться со всеми, кто попросит. Она поблагодарила правление за то, что позволило ей посетить NAATW и служить в качестве заместителя председателя технического комитета. Она описала ряд полезных презентаций NAATW, которые были в ее отчете.
• Мелинда также сообщила, что она перешла с должности заместителя председателя комитета по технологиям на должность оплачиваемого специального работника. Ее новый адрес электронной почты: web.services@aa-intergroup.org. Она находится в процессе документирования своей роли оплачиваемого веб-служащего, чтобы облегчить переход для следующего человека, принимающего на себя эту роль.

Отчеты комитетов

• Карлос Д., председатель комитета по единству, сообщил, что комитет принял решение выйти из 2^го ежегодного международного съезда из-за разногласий по поводу того, как действовать. Он также сообщил, что комитет подготовил свой бюджет на следующий год, который включает средства на международный съезд, который будет организован OIAA, и что комитет представил свой обновленный устав правлению для утверждения.
• Дженнифер предложила перенести съезд, запланированный комитетом по единству на следующий октябрь, на ноябрь, когда происходит меньше событий.
• Ян Б.Б. представила свой отчет PAC правлению. Она заявила, что в сентябре было 105 запросов на новые списки и что 49 были обработаны до завершения. Она также предоставила дополнительные статистические данные из своего отчета.
• Ян кратко рассказала о 4 собраниях, которым было отказано в списках, и о причинах этого. Собрания были в основном отклонены, поскольку они не были собраниями, связанными исключительно с A.A.
• Амелия Л., заместитель председателя комитета по руководящим принципам, сообщила, что специальный комитет по руководящим принципам завершит свою работу к концу сентября. Она ожидает, что работа будет завершена к этому сроку и что документ будет представлен правлению для рассмотрения. Она упомянула, что будет несколько открытых вопросов, которые правлению необходимо будет обсудить и решить.
• Лесли, председатель комитета по коммуникациям, сообщила, что комитет по коммуникациям собирается в 3^е воскресенье месяца. Она сообщила, что работала с нашим председателем, Сьюзан, и Дженнифер над разработкой процесса заключения контрактов с устными и письменными переводчиками. Она думает о разработке формы обратной связи для оценки устных и письменных переводчиков. Лесли заявила, что ее комитет разработал процесс создания видеороликов и что комитет находится в процессе работы над своим первым видеороликом: «Что такое OIAA и роль IGR?». Комитет также находится в процессе разработки формы для представления отчетов комитетов.
• Сьюзан спросила председателей комитетов о том, как часто они хотели бы встречаться в качестве объединенного правления. Общее мнение заключалось в том, что комитеты и правление должны встречаться ежеквартально.

Заседание завершилось Декларацией об ответственности в 18:48 по восточному времени.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правлением были проголосованы и утверждены следующие предложения:

1. Марк М. внес предложение принять протокол в представленном виде. Предложение было поддержано Ноной С., и протокол был единогласно утвержден.

С уважением,
Джефф Бернкнопф
Секретарь OIAA