Присутствовали:

Джефф Б., секретарь
Эми Б., председатель комитета по единству
Ян ББ., председатель комитета PAC
Паула Д., председатель комитета CPC
Мелинда Ф., зам. председателя комитета по технологиям
Джейн Г., председатель
Джон Х., председатель комитета PIC
Марк М., председатель комитета по технологиям
Сьюзан Р., заместитель председателя
Брайан Р., казначей

Джейн Г., председатель, объявила заседание открытым в 17:03 по восточному времени (14:03 по тихоокеанскому времени). Заседание открылось молитвой о душевном покое. Джейн представила Мелинду Ф. в качестве нового заместителя председателя комитета по технологиям. Джейн попросила всех, кто ищет заместителя для своего комитета или должности, сообщить ей об этом.

Отчеты комитетов

Комитет по единству — Эми Б., председатель

• Эми сообщила, что в последнее время в комитете наблюдается новая активность со стороны людей, посетивших Форум IGR, и что комитет сохранит свой еженедельный формат.
• Эми сообщила, что у нее есть список из 66 GSO по всему миру и список межгрупп, с которыми ее комитет будет связываться.
• Предоставила письменный отчет председателю
• Эми ищет руководства по обслуживанию из других стран, поэтому, пожалуйста, отправьте их ей, если они у вас есть
• Комитет будет использовать Google Workspace и перенесет наши текущие документы на дисках Google в это рабочее пространство

Сотрудничество с комитетом профессионального сообщества — Паула Д., председатель

• Паула сообщила, что подключилась к североамериканской рабочей группе PI/CPC, которая станет хорошим ресурсом для 12^-го шага работы
• Паула работала с Тимом К. из района Сан-Франциско, который подчеркнул, что мы должны включить
• Она получила несколько запросов на брошюры и книги, которые потребовали от нее найти необходимые ресурсы для этих запросов, включая обращение в GSO
• Паула начала работать с женщиной, которая владеет реабилитационным центром в Сан-Сити, штат Аризона, и хочет провести собрание AA. Однако ее юридическая команда не разрешает онлайн-собрания, поскольку утверждает, что это нарушает требования HIPPA.
• Работая с Тимом К., появилась новая программа, которая предоставляет видеоконтент, и Паула хотела бы, чтобы Тим продемонстрировал нам эту программу.
• После ее презентации на Форуме IGR 5 человек вызвались работать в комитете, в том числе 2 человека из Великобритании.
• Паула создала видео, которое она хотела бы нам показать, в котором объясняется разница между открытыми и закрытыми собраниями. Возникли некоторые технические трудности с показом видео.
• Джефф спросил, обращались ли Паула и Джон к онлайн-округам в США/Канаде. Он упомянул, что A72 в Западном Вашингтоне и A48 NE NY имеют онлайн-округа и выполняют работу комитетов в своих комитетах PI/CPC

Комитет по общественной информации — Джон Х., председатель

• Джон поблагодарил Мэри за презентацию PI на недавнем Форуме IGR. Он сообщил, что из числа участников Форума в комитет вошли 3 новых добровольца, в результате чего общее число членов комитета достигло 12.
• К сожалению, единственный двуязычный член из Мексики выбыл из комитета.
• 95% полученных запросов поступают на английском языке, основная часть не на английском языке — на испанском и несколько на французском. Впервые было получено несколько запросов на арабском языке.
• В день поступает около 6 запросов, но в январе в среднем 7 в день.
• Джон сообщил, что Марк и технический комитет помогают с переходом на группы Google

Финансовый комитет — Спенсер Х., председатель

Нет отчета.

Комитет по технологиям — Марк М., председатель/Мелинда Ф., зам.

• Технический комитет растет «не по дням, а по часам». С 3 или 4 членов в прошлом году в настоящее время в комитете состоит 23 члена.
• В результате технический комитет будет разделен на несколько категорий:
  1. Службы поддержки членов — для поддержки каталога собраний
  2. Службы безопасности — для обеспечения поддержки безопасности собраний
  3. Группа поддержки мероприятий — для обеспечения поддержки форумов IGR, ассамблей и семинаров
  4. Группа коммуникационного дизайна для предоставления дизайнерских услуг и поддержки флаеров
  5. Поддержка архивариуса
• Также будет оказываться поддержка облачным сервисам для миграции Google Workspace и поддержка Google Workspace, электронной почты и контактов Google
• Также оказывается поддержка веб-сайту OIAA, который является нашим основным порталом в мир. В марте будет запущен новый веб-сайт.
• Тенденция групп, просящих удалить их из нашего каталога, меняется на противоположную, и продолжают перечисляться дополнительные собрания.
• Марк заявил, что комитет рассматривает возможность привлечения эксперта для помощи в некоторых из наиболее технических аспектов использования Google Workspace
• Джефф спросил, насколько мы уверены, что из 6500 собраний эти группы все еще активны. Марк считает, что большинство групп все еще активны, но что с помощью Google Contacts мы сможем идентифицировать основного и вторичного контактного лица для каждой группы. Также должен быть процесс обработки групп, которые не отвечают.
• Джефф также спросил, смогут ли комитеты определять макет и информацию на страницах своих комитетов. Марк ответил, что его комитет будет работать с другими комитетами, чтобы определить их страницы, и что, вероятно, будет доступен общий шаблон.
• Джейн упомянула, что обращение к группам будет важным, поскольку мы пытаемся выяснить, насколько велико участие наших международных групп.
• Джон упомянул, что он по-прежнему нервничает географически. Его беспокоит то, что его группа, которая размещена в нескольких странах и имеет участников со всего мира, является действительно международной, и он не хочет, чтобы группа даже была привязана к Северной Америке. Он обеспокоен тем, что наш взгляд в основном основан на Северной Америке и недостаточно глобален.

Комитет по шагам — Мэри М., председатель

Нет отчета.

Комитет по политике и приему — Ян ББ., председатель

• Ян сообщила, что у нее есть новый член комитета, которого она начнет обучать.
• В январе было 45 списков собраний
• Ян сообщила, что семинар по безопасности был очень хорошо воспринят и дал членам больше информации о том, как обеспечить безопасность своих собраний.
• Все еще ищем новых членов, но никаких специальных навыков не требуется

Утверждение протокола заседания совета – Джефф Б., секретарь

В январе утверждение протокола заседания совета директоров за декабрь от 13.12.2022 было отложено до сегодняшнего заседания совета директоров, чтобы дать членам совета директоров возможность должным образом ознакомиться с ними. Никаких комментариев или исправлений не было предложено. Сьюзан Р. внесла предложение, а Брайан Р. поддержал его, чтобы принять протокол заседания совета директоров за декабрь. Протокол был утвержден единогласно.

Протокол заседания совета директоров за январь (10.01.23) был разослан, но у большинства членов совета директоров не было возможности ознакомиться с ним. Сьюзан Р. внесла предложение отложить утверждение протокола заседания совета директоров за январь (10.01.23) до следующего месяца. Предложение было поддержано Джейн Г. и принято единогласно.

Отчет казначея — Брайан Р., казначей

• Брайан обсудил несколько вопросов, которые влияют на административные аспекты наших финансов, в том числе:
  • Организации нужен физический почтовый адрес, который не меняется, когда вступает в должность новый секретарь
  • С банковским счетом, который в настоящее время находится в Чикаго, было трудно работать
  • Из-за опасений, что наш следующий казначей может не иметь глубокого бухгалтерского образования, бюджет этого года был утвержден с учетом найма профессионального бухгалтера.
• Был внедрен Traveling mailbox, где почтовая служба получает почту, сканирует ее и отправляет нам в электронном виде. Фактическая физическая почта может быть отправлена нам по запросу. Этот адрес также используется для отправки нам чеков, а изображения, которые сканируются, используются для внесения средств непосредственно на наш банковский счет.
• Брайан заявил, что мы будем использовать новый банк, Mercury, который на самом деле не является банком, а компанией FinTech, поддерживаемой банком США. Это очень упрощает смену подписантов при смене должностных лиц. Также был введен процесс утверждения платежей, а для входа в Mercury требуется 2FA (двухфакторная аутентификация) через приложение. Mercury также позволяет использовать виртуальные кредитные карты для одноразового использования, привязанные к конкретному поставщику, такому как Zoom или Google Workspace. Это стало переломным моментом для организации.
• Был нанят бухгалтер, Лори. Лори управляет небольшой компанией, принадлежащей одному владельцу, Run Your Wealth, и знакома с некоммерческими организациями. Она будет заниматься нашим бухгалтерским учетом, составлять необходимые финансовые отчеты и заниматься нашими налогами.
• Джон упомянул, что в комитете PIC, когда его спрашивают о внесении вклада в OIAA, комитет направляет человека на наш веб-сайт, но они сообщают людям, что нам сейчас не нужны деньги. Брайан заявил, что это будет обсуждаться на следующем заседании финансового комитета, и необходимо будет сделать какое-то сообщение для членов.

Отчет председателя — Джейн Г.

• Джейн сообщила, что специальный комитет по руководящим принципам продвигается вперед и сделал один проход по руководящим принципам. Комитет будет пересматривать Устав, чтобы убедиться, что руководящие принципы соответствуют Уставу.
• Комитет по руководящим принципам разрабатывает шаблон для комитетов, чтобы каждый комитет мог разработать свой собственный устав (руководящие принципы комитета).
• Джейн составила список призывов к добровольцам, который размещен на веб-сайте
• Джейн заявила, что проект повестки дня и сценария для мартовской Ассамблеи был предоставлен и что она работает с комитетом над завершением сценария. Мартовская Ассамблея будет Информационной Ассамблеей, где мы осветим изменения на веб-сайте и другие технологические изменения.
• Существует несколько политик Совета директоров, которые необходимо ввести в действие, в том числе:
  • Политика защиты осведомителей
  • Политика конфликта интересов
  • Политика хранения/уничтожения записей

Шаблоны для этих документов, которые могут потребовать настройки, будут сделаны
доступными в ближайшее время.

• Член комитета по единству запросил средства для поездки на Конгрессы в Колумбии, где она живет. Джейн переслала этот запрос в финансовый комитет для утверждения.
• Джефф упомянул, что он подготовил бюджет для посещения ICOAA, который будет запросом на 3500 долларов США или 1750 долларов США на человека.

Создание комитета по коммуникациям — Джейн Г.

• Джейн предложила создать комитет по коммуникациям в качестве специального комитета, который будет выполнять несколько целей. Этот комитет будет отвечать за сценарий для Ассамблеи, сообщение о том, что Ассамблея проводится, создание опроса для Ассамблеи и привлечение услуг перевода. Этот комитет также создаст новое видео об ориентации группы
• Брайан спросил, есть ли кто-нибудь, кто заинтересован в том, чтобы возглавить этот комитет. Джейн упомянула, что она встречалась с кем-то, кто был заинтересован.
• Джефф спросил, почему этот комитет будет создан в качестве специального комитета, а не постоянного комитета. Джейн ответила, что еще предстоит обнаружить много информации, которую необходимо будет изучить, прежде чем можно будет определить функцию и сферу деятельности комитета.
• Джефф Б. внес предложение о создании специального комитета по коммуникациям, которое было поддержано Сьюзан Р. Никаких дальнейших обсуждений по этому предложению не было, и присутствующие члены совета директоров единогласно проголосовали за утверждение этого предложения.
• Джейн заявила, что она возьмет на себя руководство комитетом по коммуникациям и передаст председательство в специальном комитете по руководящим принципам нашему заместителю председателя, Сьюзан Р., которая согласилась возглавить комитет в дальнейшем.

Предложение сделать рабочую группу Grapevine, La Viña и Magazine специальным комитетом OIAA — Джефф Б., секретарь

• Джефф описал миссию рабочей группы Grapevine, La Vina и Magazine, которая была создана для помощи онлайн-группам в получении представителей журналов и для предоставления ресурсов для этих представителей, включая короткие видео с переводом на ASL. Он отметил, что миссия этой рабочей группы аналогична миссии комитетов PIC и CPC и что миссия хорошо согласуется с миссией OIAA. Ресурсы OIAA были бы очень полезны для рабочей группы.
• Сьюзан Р. внесла предложение, а Брайан Р. поддержал его о создании специального комитета Grapevine, La Vina и Magazine. Никаких дополнительных обсуждений не было, и Совет директоров единогласно проголосовал за утверждение предложения.
• Марк попросил, чтобы создание любых новых специальных комитетов было сделано до заседания Совета директоров, чтобы можно было уделить достаточно времени рассмотрению нового комитета.

Утверждение председателя комитета по конвенции

• В связи с приближающимся Международным комитетом по конвенции в 2025 году Совет директоров почувствовал, что пришло время возобновить работу комитета по конвенции, который будет координировать деятельность комнаты гостеприимства для OIAA на Международной конвенции в Ванкувере в 2025 году.
• Джефф разговаривал с Терри Н., канадцем из Торонто, который является членом группы Global Eyeopener, о том, чтобы возглавить этот комитет. Терри имеет опыт работы с Международными конвенциями и имеет опыт работы с комнатами гостеприимства на этих конвенциях.
• Ян упомянула, что она посещала Международные конвенции в прошлом, и заявила, что на планирование мероприятия уходит два года. Ян предложила свой опыт участия в прошлых Международных конвенциях, чтобы быть частью комитета.
• Марк внес предложение утвердить Терри Н. в качестве председателя комитета по конвенции. Предложение было поддержано Брайаном Р., и Совет директоров единогласно проголосовал за утверждение предложения.

Резюме об обслуживании — Сьюзан Р., заместитель председателя

• Поскольку Сьюзан была назначена заместителем председателя, у нее не было возможности предоставить свое резюме об обслуживании, которое она сделает сейчас
• Дата трезвости Сьюзан — 7 декабря 1987 года, и ее домашняя группа находится в Нью-Арке, штат Делавэр. Она заявила, что у нее есть спонсор по выздоровлению и спонсор по обслуживанию, и она спонсирует других. Сьюзан занимала ряд различных должностей в Генеральной службе, включая делегата области, панель 66, из A12 Делавэр, работая в комитете по исправительным учреждениям.

Заседание Совета директоров было закрыто в 18:45 по восточному времени (15:45 по тихоокеанскому времени) и завершилось Декларацией единства.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правлением были проголосованы и утверждены следующие предложения:

1. Сьюзан Р. внесла предложение, а Брайан Р. поддержал его, чтобы принять протокол заседания совета директоров за декабрь. Протокол был утвержден единогласно.
2. Сьюзан Р. внесла предложение отложить утверждение протокола заседания совета директоров за январь (10.01.23) до следующего месяца. Предложение было поддержано Джейн Г. и принято единогласно.
3. Джефф Б. внес предложение о создании специального комитета по коммуникациям, которое было поддержано Сьюзан Р. Никаких дальнейших обсуждений по этому предложению не было, и присутствующие члены совета директоров единогласно проголосовали за утверждение этого предложения.
4. Сьюзан Р. внесла предложение, а Брайан Р. поддержал его о создании специального комитета Grapevine, La Vina и Magazine. Никаких дополнительных обсуждений не было, и Совет директоров единогласно проголосовал за утверждение предложения.
5. Марк внес предложение утвердить Терри Н. в качестве председателя комитета по конвенции. Предложение было поддержано Брайаном Р., и Совет директоров единогласно проголосовал за утверждение предложения.

С уважением,
Джефф Бернкнопф
Секретарь OIAA