Протокол заседания правления OIAA от 14 марта 2023 г.

Присутствовали:
Джефф Б., секретарь
Джейн Г., председатель
Марк М., председатель технологического комитета
Сьюзан Р., заместитель председателя
Дженнифер, казначей

Джейн Г., председатель, объявила заседание открытым в 17:03 по восточному времени (14:03 по тихоокеанскому времени). Заседание началось с молитвы о душевном покое.

Утверждение протокола заседания правления – Джефф Б., секретарь

• Первым на утверждение был представлен протокол заседания правления от 10 января 2023 года. Поправок к протоколу не было.
• Марк М. внес предложение об утверждении протокола заседания правления от 10 января 2023 года, Сьюзан Р. поддержала это предложение. Протокол был утвержден единогласно.
• Вторым на утверждение был представлен протокол заседания правления от 14 февраля 2023 года. Ранее было прислано несколько поправок, и был распространен пересмотренный вариант протокола.
• Марк спросил, голосовали ли мы за включение двух новых специальных комитетов, комитета Grapevine и комитета Get Into Action, на последнем заседании правления. Джефф ответил, что два специальных комитета, комитет Grapevine и специальный комитет по коммуникациям, были добавлены на февральском заседании правления. Комитет Get Into Action обсуждался на январском заседании правления, но не было внесено предложения о включении Get Into Action в качестве специального комитета.
• У Сьюзан Р. была одна поправка, которая была внесена ранее. Других поправок не было.
• Сьюзан Р. внесла предложение об утверждении протокола заседания правления от 14 февраля 2023 года, Джейн Г. поддержала это предложение. Протокол был утвержден единогласно.

Утверждение комитета Get Into Action в качестве специального комитета OIAA

• Джейн инициировала дискуссию о голосовании по вопросу о включении комитета Get Into Action в OIAA в качестве специального комитета.
• Сьюзан Р. заявила, что у нее есть опасения по поводу заявления о миссии комитета Get Into Action, в котором говорится, что он был сформирован для продвижения групп, занимающихся общим служением.
• Джейн ответила, что комитет Get Into Action начал собирать информацию об онлайн-группах и что комитет сейчас рассматривает проблемы, с которыми сталкиваются онлайн-группы.
• Джефф заявил, что заявление о миссии необходимо пересмотреть и что на последнем собрании Town Hall были представлены презентации от онлайн-групп о проблемах и вопросах, касающихся онлайн-групп.
• Марк также отметил, что, насколько он понимает, миссия изменилась, но это не отражено в текущем заявлении о миссии.
• Сьюзан Р. внесла предложение отложить голосование по вопросу о вхождении комитета Get Into Action в состав OIAA до тех пор, пока не будет пересмотрено заявление о миссии. Дженнифер поддержала это предложение. Правление единогласно проголосовало за утверждение предложения при одном воздержавшемся.

Обсуждение наших отношений с общим служением

• Джейн задала вопрос о том, следует ли нам вообще обсуждать общее служение или нам нужно держаться подальше от обсуждения всего, что связано с общим служением.
• Джейн подняла этот вопрос в связи с запросом члена комитета Unity о выделении средств для посещения Congresso в Колумбии.
• Джефф упомянул, что миссия комитета Unity заключается в том, чтобы связаться с офисами общего
  служения по всему миру, и объяснил, как комитет поддерживает связь с различными GSO по всему миру.
• Сьюзан выразила обеспокоенность по поводу того, что комитет Unity тратит эти деньги, потому что это, похоже, не входит в миссию комитета Unity и это должно было быть частью их бюджета.
• Джефф далее объяснил, как эти деньги будут способствовать миссии комитета Unity по установлению связей с GSO и Intergroups в Колумбии
• Джейн заявила, что утверждение этих расходов комитета Unity будет произведено Финансовым комитетом и что решение правления не требуется.

Нужно ли OIAA регистрировать нашу новую эмблему? – Марк М., председатель технологического комитета

• Марк поднял вопрос о том, нужно ли нам регистрировать нашу эмблему. Он заявил, что регистрация нашей эмблемы не будет дорогостоящей, но нам нужно обсудить, каковы риски для этого. Его беспокоило то, что кто-то другой может украсть нашу эмблему и зарегистрировать ее на себя.
• Джефф заявил, что если у вас есть товарный знак, то вам нужно защищать незаконное использование товарного знака. Если вы не защищаете свой товарный знак, вы его теряете. Он поднял вопрос о том, как AA пыталась защитить эмблему «Круг и треугольник» и сколько это стоило AA почти 500 000 долларов. Джефф заявил, что он не думает, что усилия по обеспечению соблюдения этого будут стоить того.
• Джефф заявил, что свяжется со специалистом по интеллектуальной собственности в GSO и сообщит о разговоре с ней.

Нужна ли нам все еще страница входа для членов? – Марк М., председатель технологического комитета

• В переработанном веб-сайте большая часть информации на странице входа для членов OIAA становится доступной в других разделах веб-сайта.
• Вопрос в следующем: есть ли какая-либо конфиденциальная информация, которая должна быть размещена в разделе только для членов?
• Джейн спросила, будет ли форма, поданная в штат Нью-Джерси с информацией об должностных лицах, включена на эту страницу. Дженнифер заявила, что это будут корпоративные документы и они не будут доступны в разделе для членов.
• Джефф заявил, что эти типы документов будут размещены в безопасном месте, принадлежащем секретарю.
• Был поднят вопрос о хранении протоколов заседаний правления в разделе только для членов. Джефф упомянул, что мы делаем протоколы заседаний правления доступными непосредственно на веб-сайте, а не в разделе для членов.
• Марк упомянул, что в настоящее время нет планов по созданию раздела только для членов на новом веб-сайте. Правление согласилось с этим подходом.

Отчет заместителя председателя – Сьюзан Р., заместитель председателя

• Сьюзан Р. сообщила, что она взяла на себя обязанности председателя Специального комитета по руководящим принципам по просьбе Джейн Г.
• В связи с другими служебными обязательствами комитету было предоставлено две недели отпуска.
• Сьюзан Р. сообщила, что было создано несколько подкомитетов для работы над различными разделами руководящих принципов. Сьюзан работала в подкомитете по изучению парламентских процедур со всего мира для включения в раздел 3 руководящих принципов.
• Сьюзан Р. спросила комитет, хотят ли они, чтобы она была председателем комитета, и комитет проголосовал за ее избрание председателем комитета. Вопрос от Джейн заключался в том, имеет ли председатель OIAA возможность назначать председателя специального комитета. [Примечание секретаря: В разделе 5.06 утвержденного Устава говорится: «Все комитеты выдвигают кандидата на должность председателя комитета и представляют свои кандидатуры в Правление для голосования Правлением в соответствии с настоящим Уставом». Из раздела «Специальные комитеты» текущих Руководящих принципов OIAA: «Председатель Intergroup или любой Постоянный комитет может создавать Специальные комитеты. Каждый Специальный комитет избирает своего собственного председателя.
• Это, по-видимому, указывает на то, что председатель не имеет возможности назначать председателя специального комитета. Однако этот вопрос можно будет рассмотреть, когда мы созовем комитет по пересмотру Устава.]

Необходимые корпоративные документы – Джефф Б., секретарь

• Джефф упомянул, что есть 3 документа, которые нам нужно ввести в действие в качестве некоммерческой организации 501c3. Эта работа была начата с Барри и передана мне.
• Три документа:
  • Документ о разоблачении
  • Документ о конфликте интересов
  • Документ о политике хранения записей
• Джефф заявил, что есть несколько открытых вопросов по документу о разоблачении. Чтобы сообщить о проблеме, разоблачитель должен будет сообщить об этом председателю. Вопрос в том, кому председатель передаст этот вопрос для расследования. После некоторого обсуждения было решено, что расследование будет проводить заместитель председателя. После завершения расследования отчет будет представлен Правлению.
• Джефф заявил, что, по его мнению, документ о разоблачении должен быть заполнен каждым должностным лицом и председателем комитета. Документ о конфликте интересов также должен быть заполнен той же группой людей.
• Для организации требуется только одна Политика хранения документов. Существует список типов документов и срок хранения для каждого типа документов. Джефф попросил членов Правления ознакомиться с Политикой хранения документов до заседания Правления в следующем месяце, чтобы этот документ можно было вынести на голосование и утвердить.

Вопросы о председателе финансового комитета и предложениях финансового комитета – Джейн Г., председатель

• У Джейн возникли вопросы о том, продолжает ли Спенсер исполнять обязанности председателя финансового комитета. Дженнифер заявила, что, по ее мнению, Спенсер все еще является действующим председателем финансового комитета.
• Марк заявил, что, по его мнению, Спенсер ушел в отставку, но Джейн не получала от него никакой отставки. В результате Спенсер все еще является председателем финансового комитета и, согласно утвержденному Уставу, Спенсер является членом Правления. Тем не менее, он не посещал заседания в качестве члена Правления.
• Джейн заявила, что есть предложение от Амелии об исключении председателя финансового комитета из числа должностных лиц Правления. У Брайана и Спенсера также было предложение, касающееся председателя финансового комитета, в котором также просили исключить председателя финансового комитета из числа должностных лиц Правления, но также просили, чтобы казначей также был председателем финансового комитета.
• Джефф упомянул, что есть некоторые проблемы с предложениями, которые Амелия представила Джейн. Джефф согласился рассмотреть предложение Амелии и задокументировать проблемы. Марк предложил, чтобы эти вопросы были рассмотрены комитетом, созванным для пересмотра Устава, работающим с нашим адвокатом. Джефф заявил, что он включит это предложение в свой ответ Амелии.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правлением были проголосованы и утверждены следующие предложения:

1. Марк М. внес предложение об утверждении протокола заседания правления от 10 января 2023 года, Сьюзан Р. поддержала это предложение. Протокол был утвержден единогласно.
2. Сьюзан Р. внесла предложение об утверждении протокола заседания правления от 14 февраля 2023 года, Джейн Г. поддержала это предложение. Протокол был утвержден единогласно.
3. Сьюзан Р. внесла предложение отложить голосование по вопросу о вхождении комитета Get Into Action в состав OIAA до тех пор, пока не будет пересмотрено заявление о миссии. Дженнифер поддержала это предложение. Правление единогласно проголосовало за утверждение предложения при одном воздержавшемся.

С уважением,
Джефф Бернкнопф
Секретарь OIAA