ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ АССАМБЛЕИ OIAA, СЕНТЯБРЬ 2024 ГОДА

Марк М., председатель технологического комитета OIAA, сделал несколько вступительных объявлений и представил команду Zoom Technology. Он попросил всех голосующих членов заполнить форму кворума.

Ассамблея была открыта председателем OIAA, Сьюзан Р., в 14:00 по восточному времени (11:00 по тихоокеанскому времени, 12:00 по горному времени, 13:00 по центральному времени, 19:00 по Великобритании/Португалии). Она поприветствовала участников и провела собрание в «Мы»-версии Молитвы о душевном покое. Сьюзан рассмотрела повестку дня Ассамблеи.

Сьюзан представила нашего нового попечителя по особым поручениям, Барри М., который ранее занимал должность секретаря OIAA. Барри уделил несколько минут, чтобы представиться.

Обзор протокола собрания от 15 июня – Джефф Б., секретарь

• Марк М., председатель технологического комитета, объявил, что теперь есть кворум, поэтому можно вести дела.
• Джефф рассмотрел протокол заседания от 15 июня-го заседания и запросил любые исправления.
• Джефф попросил внести предложение об утверждении протокола от 15 июня-го заседания. Триша, IGR для AA Solutions, внесла предложение об утверждении протокола в представленном виде, и Дэрил Энн, IGR для группы «Только сегодня», поддержала его. Предложение было принято единогласно 51 голосом.

Отчет казначея – Дженнифер Б., казначей

• Дженнифер упомянула, что мы не будем рассматривать финансовые отчеты, как мы обычно это делаем, но ответим на любые вопросы, которые у кого-либо возникнут по поводу финансовых отчетов.
• Дженнифер сообщила, что на заседании Финансового комитета обсуждался вопрос о том, как распределить излишки средств OIAA, и она упомянула, что комитет предлагает для управления этими излишками средств.
• Финансовый комитет предлагает отправить одинаковую сумму в GSO по всему миру.
• Она упомянула, что изучила список GSO по всему миру, и некоторым из них трудно определить, куда делать взносы. Она спросила, знаком ли кто-нибудь с их GSO и как вносятся взносы, чтобы сообщить ей.
• В качестве предостережения она упомянула, что мы можем делать пожертвования только в GSO, у которых есть учетная запись PayPal или Stripe, или которые могут предоставить SWIFT-номер.

Комментарии/вопросы по поводу предложения о равном распределении излишков средств в GSO по всему миру

• Дженнифер запросила отзывы о предложении от Финансового комитета.
• Марк М., председатель технологического комитета, заявил, что считает это отличным предложением.
• Гвен М., председатель CPC и бывший председатель OIAA, спросила, нет ли каких-либо проблем с распределением денег на международном уровне, поскольку ранее были опасения по этому поводу. Дженнифер ответила, что в ее бюджете есть 2400 долларов, и она планирует нанять бухгалтера, которого она знает, который специализируется на состоятельных людях, трастах и ​​имуществах, чтобы определить, как это осуществить, и посмотреть, есть ли какие-либо проблемы.
• Элдин, член группы молодежи 5-го измерения, спросил, является ли международный GSO единственным местом, куда будут отправлены излишки средств. Дженнифер спросила, есть ли у кого-нибудь альтернативные предложения, чтобы связаться с ней или заявить о них сейчас.
• Барри М., попечитель по особым поручениям, упомянул, что это уже предпринималось ранее, иногда успешно, а иногда и нет, и упомянул, что существует правительственное агентство, OFAC (Управление по контролю за иностранными активами), которое отслеживает взносы организациям за пределами США. Дженнифер заявила, что она знает об этом и знает, что мы не можем делать взносы в страны OFAC.
• Барбара, альтернативный IGR для группы «Только сегодня», упомянула, что, возможно, мы отправим «Большие книги» в GSO, у которого нет учетной записи PayPal, Stripe или Swift-номера, может быть уместно. Она заявила, что то, что GSO может быть не таким продвинутым, не означает, что им не нужна поддержка. Она упомянула, что отправка, например, 20 «Больших книг» в Монголию на их языке может быть выходом. Барбара вызвалась помочь в этом исследовании. Дженнифер предложила ей посетить заседание Финансового комитета для дальнейшего обсуждения этого вопроса.
• Дейв В., член Технического комитета, упомянул Международный литературный фонд, который отвечает за помощь в переводе литературы, одобренной Конференцией США/Канады, на другие языки, и что мы ранее вносили вклад в эту организацию. Дженнифер заявила, что она знает об этой организации и что мы в прошлом вносили вклад в их усилия, но Финансовый комитет придумал другую идею.

Отчет секретаря – Джефф Б., секретарь

• Джефф упомянул, что в прошлом у него не было возможности проинформировать членов организации об обязанностях секретаря.
• Он упомянул, что секретарь является одним из 5 должностных лиц OIAA и является членом Совета директоров. Он упомянул, что в разделе 4.01C наших Руководящих принципов описываются обязанности секретаря.
• Джефф заявил, что его обязанности включают надзор за выборами OIAA, а также назначение и обучение заместителя. Он упомянул, что недавно назначил Аниту М. заместителем секретаря и что в настоящее время готовится Справочник секретаря, который будет служить руководством для нее и будущих секретарей OIAA.
• Он описал другие обязанности секретаря, в том числе:
  • Подача годового отчета в штат Нью-Джерси, где мы зарегистрированы
  • Проведение ежегодного опроса членов для определения нашего кворума
  • Ведение ключевых документов для организации в так называемой «Книге Совета директоров»
• Джефф рассмотрел деятельность, которую он и его заместитель завершили в этом году.
• Джефф заявил, что для него было честью и привилегией служить организации в этой должности и быть членом Совета директоров OIAA в течение последних 2 лет.

Комментарии/вопросы к секретарю

• Натарена, IGR для AA Solutions, спросила, может ли Джефф сделать свои слайды доступными, чтобы она могла поделиться ими со своей группой. Джефф заявил, что разместит слайды в чате.

Обновленная информация о Комитете единства / Международной конвенции – Карлос Д., председатель Комитета единства

• Карлос сообщил, что вы можете зарегистрироваться на Конвенцию до начала Конвенции и даже во время Конвенции.
• Карлос заявил, что в настоящее время на Конвенцию зарегистрировано 3180 человек из 78 разных стран.
• Бет Д., технический координатор Технической группы, работает над подготовкой технических хостов к Конвенции.
• Он упомянул, что получено несколько видеороликов, которые будут рассмотрены.
• Комитет единства просит добровольцев помочь в проведении Конвенции. Бет Д. заявила, что Технический комитет все еще ищет испано- и португалоговорящих, которые будут техническими соведущими.

Отчет председателя – Сьюзан Р., председатель

• Сьюзан заявила, что 21 декабря-го состоятся выборы, на которых мы будем избирать заместителя председателя, попечителя по особым поручениям, председателя технологического комитета и секретаря. Она упомянула, что в ее октябрьском отчете председателя будут ссылки на описания этих должностей.
• Сьюзан заявила, что Международная конвенция пройдет с 25-го по 27-е октября, а 2-го ноября состоится семинар по безопасности.
• Сьюзан сказала, что Кэти, член Tech Steppers, проводит еженедельную встречу Coffee Talk, чтобы информировать членов о том, как стать Tech Stepper.
• Сьюзан рассмотрела свою деятельность в качестве председателя Совета директоров в течение года.

Отчет международного попечителя – Бет А., международный попечитель

• Бет сообщила, что частью ее миссии в качестве международного попечителя является установление контактов с членами организации на международном уровне и в США.
• Бет представила отчет, в котором описывает свою деятельность с основными моментами того, как она служила Совету директоров и членам организации.
• Бет сообщила, что она помогала Карлосу Д. в организации Международной конвенции, которую она рассматривает как кульминацию своей роли международного попечителя.
• Она предоставила некоторую статистику по регистрации на данный момент. Наибольшее количество регистраций поступило из США, Великобритании, Бразилии, Канады, Южной Африки, Австралии, Франции, Ирана, Новой Зеландии, Испании, Колумбии, Кении, Тринидада, Тобаго и Индии. Она упомянула, что наиболее распространенными языками являются английский, португальский, французский, испанский, фарси, пенджаби, ирландский, суахили, немецкий и 3 запроса на ASL.
• Бет поблагодарила Дженнифер и Финансовый комитет за помощь в привлечении переводчиков, Технический комитет за предоставление необходимой технической поддержки для Конвенции и Комитет по коммуникациям, особенно Рэнди С., за помощь с документами и видео.

Отчет попечителя по особым поручениям – Барри М., попечитель по особым поручениям

• Барри описал свою службу в OIAA в прошлом, которая включала работу в Финансовом комитете и работу в качестве секретаря OIAA.
• Он упомянул, что его попросили занять эту должность после отставки предыдущего попечителя по особым поручениям.
• Барри заявил, что он возьмет на себя обязанности председателя комитета Конвенции 2025 года для координации нашей деятельности на Международной конвенции AA 2025 года в Ванкувере.
• Барри заявил, что он участвовал в вопросах управления и юридических вопросах для OIAA.

Запрос о необюджетных средствах Комитета единства – Карлос Д., председатель Комитета единства

• Карлос заявил, что этот необюджетный запрос является результатом огромного количества регистраций. Он сказал, что Комитет оценивает, что в нескольких комнатах может быть более 1000 участников.
• Он упомянул, что комнаты Zoom обычно вмещают 1000 участников и что Zoom отказался расширить это число до 2000 участников. В качестве альтернативы он заявил, что мы могли бы транслировать презентацию из одной комнаты в другую, что позволило бы разместить более 1000 участников и избежать отказа кому-либо.
• Карлос внес предложение о выделении 1465,43 долларов США на необюджетные средства, чтобы обеспечить эту возможность переполнения, и Марк М. поддержал это предложение. Предложение было принято единогласно.

Обсуждение запроса о необюджетных средствах

• Дауд, IGR для группы «164 и далее», спросил, считает ли казначей, что это финансово обоснованно. Дженнифер заявила, что она поддерживает это и работала с комитетом над подготовкой этого запроса. Она заявила, что у нас достаточно средств для этого запроса.
• Джефф, заместитель председателя комитета Steppers, попросил разъяснений и спросил, могут ли все 3100 зарегистрированных человек находиться в одной комнате. Карлос повторил, что будет 4 комнаты, каждая из которых вмещает 1000 участников, и этот запрос позволит иметь более 1000 участников в случае переполнения.
• Дженнифер спросила, если произойдет переполнение, позволит ли комната переполнения также разместить 1000 участников и может ли быть несколько переполнений. Бет А. ответила утвердительно на оба вопроса.
• В чате был задан вопрос, должны ли мы платить за возможность переполнения, если мы ею не воспользуемся, и ответ был утвердительным.

Ассамблея завершилась Декларацией об ответственности в 15:24 по восточному времени.

Краткое изложение предложений

1. Было внесено и поддержано предложение принять протокол от 15 июня-го заседания. Предложение было принято единогласно.
2. Было внесено и поддержано предложение принять необюджетный запрос Комитета единства на сумму 1465,43 доллара США. Предложение было принято единогласно.

С уважением, представлено,
Джефф Б., секретарь OIAA.