Обновление для финансов — август 2024 г.
Финансовый комитет OIAA
Протокол заседания
Суббота, 10 августа 2024 г.
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Присутствовали:
Дженнифер Б. — казначей OIAA
Феликс — заместитель казначея
Барри – попечитель по особым поручениям / председатель международных конвенций
Шэрон — член комитета CPC
Гвен — председатель комитета CPC
Ники В. — секретарь финансового комитета
Аманда — казначей глобальной группы
После молитвы о душевном покое Дженнифер надеется, что те, кто представил бюджеты, посетят собрание. Она быстро просматривает список вопросов повестки дня: список присутствующих, утверждение повестки дня, утверждение протокола, обзор финансовых отчетов, а затем обзор бюджетов на 2025 год. Она указывает Гвен, что ее добавили в список, если позволит время.
Дженнифер представляется казначеем OIAA. KD говорит, что они заинтересованы в том, чтобы стать членом, и готовы помочь любым способом. Феликс представляется заместителем казначея. Барри — подмастерье, давний член финансового комитета, бывший секретарь, а теперь попечитель по особым поручениям и председатель комитета международных конвенций. Шэрон представляется членом комитета CPC и просто здесь, чтобы послушать. Гвен представляется председателем комитета CPC и вспоминает, как работала с Беаром, когда он был секретарем, а она — председателем. Ники представляется секретарем финансового комитета. Аманда представляется казначеем одной из глобальных групп и здесь, чтобы учиться.
Обзор финансовых отчетов
Дженнифер достает финансовые отчеты и выводит их на общий экран. Она начинает с того, что июль был самым прибыльным финансовым месяцем на сегодняшний день и что взносы составили 11 700,00 долларов США. Она перечисляет расходы: — Организационные сборы в размере 2500 долларов США, поскольку они наняли юридическую фирму для завершения документов, необходимых для OIAA. А именно, документы о защите осведомителей и документы о конфликте интересов и т. д. Она объясняет, что такие документы должны быть в OIAA.
Комиссии Paypal и Stripe напрямую связаны с доходами. Она добавляет, что они взимают только процент от пожертвований. В рамках профессионального развития и обучения два члена правления приняли участие в технологическом семинаре. За посещение взималась плата. Профессиональные сборы — это плата за бухгалтерские системы. Расходы на конференцию — это расходы на посещение членом технического комитета очного курса National Technology’s в сентябре. Она объясняет, что технический специалист поддерживает веб-сайт и фоновую работу. Они также наняли еще одного специалиста по графике, который делает листовки и некоторые другие вещи. Она переходит к форуму IGR, где объясняет, что на форуме IGR было 3 языка. Она показывает бюджетные цифры и то, как они экономят деньги, поскольку суммы значительно ниже благодаря использованию Upworks. На собраниях Unity было несколько различных собраний с использованием португальского и испанского языков, поэтому есть расходы. Видеоконференцсвязь — это Zoom, а веб-хостинг и управление — это Google Cloud и другие платформы, которые используются для поддержки веб-сайта. Дженнифер спрашивает, есть ли у кого-нибудь вопросы о отклонении от бюджета, и заявляет, что месяц был удачным. Она говорит, что чистая прибыль составила чуть более 5 600,00 долларов США, которые обязательно будут использованы в октябре во время онлайн-конвенции.
Дженнифер переходит к балансовому отчету и говорит, что он довольно прост. Общая сумма денежных средств составляет 137 000 долларов США. 5 500,00 долларов США предназначены для Международной конвенции 2025 года в Ванкувере. Она говорит, что у OIAA будет люкс, чтобы представить больше людей и добавить больше глобальных членов. Она заявляет, что нераспределенный остаток денежных средств составляет 131 600,00 долларов США. Она спрашивает, есть ли какие-либо вопросы или комментарии по балансовому отчету. Сьюзен хочет перепроверить, было ли это 5 500,00 долларов США для Ванкувера. Дженнифер отвечает, что в 2024 году вообще не было начислено 5 50000 долларов США. Все это было начислено ранее.
В отчете о взносах Дженнифер говорит, что месяц был очень насыщенным! Взносы внесли 76 различных групп. Она добавляет, что это самое большое количество групп на сегодняшний день. Барри хочет поделиться тем, что ему бросилось в глаза, поскольку было пожертвовано более 1000 долларов. Он спрашивает, знает ли кто-нибудь о Stepping Stones Sobriety Inc. и зарегистрированы ли они в OIAA. Он задается вопросом, является ли это настоящей группой или фондом. Барри говорит, что знает, что это корпорация во Флориде (поскольку он провел исследование), и, возможно, это дом трезвости. Дженнифер отвечает, что не знает, как обращаться с домами трезвости, но она изучит этот вопрос. Дженнифер просит Сьюзен внести этот вопрос в повестку дня завтрашнего заседания правления. Дженнифер проведет расследование, и, по крайней мере, они смогут что-то донести до правления.
Барри заканчивает словами: «Нужна целая деревня!» Все согласны.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Обзор запросов на бюджет
Переходя к бюджетам, Сьюзен первая. Она объясняет Дженнифер, что изменила свой бюджет из-за их разговора. Она начинает с того, что ICOAA — это семинар, в котором участвуют как минимум два члена. ICOAA — это межгрупповой центральный офис, который является рабочей группой сетевой организации. У них есть очный семинар раз в год, и OIAA взаимодействует с ними. Она говорит, что на данный момент было 2500,00 долларов США в виде юридических расходов, поскольку они наняли адвоката в прошлом месяце. Они работали с Pro Bono, но после 12 месяцев отсутствия ответа правление решило нанять адвоката для необходимых юридических документов. Было 500 долларов США на развитие правления, где 3 члена посетили семинары Pro Bono. Два члена собираются на семинар NAATW, но использовали заложенную в бюджет сумму на развитие правления. Сьюзен начинает с того, что у нее есть дополнение для увеличения бюджета для форума IGR и форума Ассамблеи. Дженнифер говорит, что им придется больше поговорить на заседании правления. Сьюзен продолжает, что она собирается предложить более высокий бюджет для ASL-переводчиков. По рекомендации членов будет запрошено дополнительно 1000,00 долларов США. Дженнифер спрашивает об услугах устного перевода. Сьюзен предлагает по 1 для каждого — заседания правления и по 1 для каждого — заседания руководящего комитета. Она говорит, что было выделено немного денег, которые они не использовали. Она хотела бы иметь возможность использовать их, если это необходимо. Она продолжает, что Ассамблея будет проходить на 4 разных языках. В случае, если они будут длиннее, они могут предоставить двух переводчиков на каждый язык. Сейчас нет вице-председателя, поэтому Сьюзен включила в свой бюджет для форума IGR 4 языка.
У Барри есть вопрос о законах Нью-Джерси, касающихся людей с нарушениями слуха и их доступа во время мероприятия. Устный перевод должен быть доступен для людей с нарушениями слуха. Он не знает, как это соотносится с языками и корреляциями ASL. Однако в их законах говорится, что во время публичного мероприятия они должны предоставить доступ для людей с нарушениями слуха. Его вопросы будут к юридической команде. Дженнифер отвечает, что в рамках текущего бюджета ASL считается одним из охваченных языков.
На данный момент Сьюзен хотела бы просто иметь предложенную сумму, однако, если они наймут сертифицированных ASL-переводчиков, это увеличит бюджет на 14 168,00 долларов США. Она объясняет, что для общих услуг устного перевода один язык по 65 долларов в час составляет 7 168,00 долларов США, что составляет общий бюджет председателя в размере 14 268,00 долларов США. Дженнифер говорит, что провела много исследований по этому вопросу, и разговор еще не состоялся, поэтому они могут просто вернуть одну строку через бюджетный процесс. Дженнифер просит внести предложение о принятии запроса на бюджет председателя. Гвен предлагает принять, а Барри поддерживает. 6 за и 0 против.
УТВЕРЖДЕНИЕ БЮДЖЕТА ПРЕДСЕДАТЕЛЯ OIAA
Бюджет финансового комитета
Дженнифер начинает с показа заложенной в бюджет суммы в размере 200,00 долларов США в месяц и говорит, что им, возможно, потребуются дополнительные услуги для целей учета и записи, которые в настоящее время не обслуживаются. Она говорит, что это скорее непредвиденные расходы на случай, если это будет необходимо, тогда это уже заложено в бюджет. Членские взносы и подписки предназначены для почты, которая в настоящее время отправляется в место в Северной Каролине. 99% пожертвований, сделанных чеками, которые отправляются, сканируются, а затем вносятся удаленно. Она внесла 700 долларов США в качестве годовой профессиональной платы. Программное обеспечение для бухгалтерского учета стоит 50,00 долларов США, и 100,00 долларов США выделено на программное обеспечение для налогов, которое используется для формы 990. В прошлом году это было бесплатно, но в этом году сумма превышает 100 000 долларов США, поэтому это будет стоить в этом году. Комиссии Paypal и Stripe основаны на 2,3% наших прогнозируемых взносов. OIAA также была признана некоммерческой организацией, поэтому эти расходы в процентном отношении ниже, чем в предыдущие годы.
Дженнифер занимается всем планированием для переводчиков для собраний. Она считает, что существует методология найма переводчиков. Это большая работа по планированию и координации переводчиков, и Дженнифер говорит, что ей придется удовлетворять эти потребности, наняв специального работника. Она говорила об этом с нашим международным попечителем и представителем Unity, когда попечитель сказал, что она готова найти волонтера на эту должность. Дженнифер рада, что это будет обязательство, а не наем. Она говорит, что продолжит делать это до конца 2024 года. Она делится тем, что когда она собиралась нанять специального работника, она собиралась запросить 4 000,00 долларов США. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо вопросы о финансовом бюджете.
Сьюзен обеспокоена тем, что их последнего бухгалтера пришлось уволить Дженнифер. Дженнифер ответила, что она была несвоевременной и неточной. Она добавляет, что Феликс не очень хорошо знаком с налоговой сферой. Она думает, что это будет их самая большая забота и потребность в специальном работнике, если, скажем, ее собьет автобус. Дженнифер просит внести предложение о принятии финансового бюджета. Феликс предлагает принять финансовый бюджет. Гвен поддерживает предложение. 6 за и 0 против.
УТВЕРЖДЕНИЕ ФИНАНСОВОГО БЮДЖЕТА.
Бюджет технического комитета
Марк начинает с показа им информации о видеоконференцсвязи в качестве примера, а затем показывает общее количество на странице бюджета. Он объясняет, что у них есть 4 учетные записи Zoom, которые оплачены до конца года. Это было оплачено по 50 долларов в месяц. Он также хотел бы заложить в бюджет возможность проведения очень большого собрания более чем на 500 человек, на всякий случай. Им также нужны таймеры. Гвен вспоминает оладьи, которые они делали из оставшегося печеного картофеля. Марк добавляет, что в этом году они не закладывали в бюджет оладьи. 1 832,00 доллара США на общую сумму конференцсвязи. Для веб-сайта, хостинга и управления есть два больших компонента, а затем куча дополнений. Компоненты — это Google Cloud, где все размещалось до июля 2024 года, и Siteground, где у них гораздо лучшая поддержка и простота управления. Он также описывает, что эти цифры отражают затраты в будущем с этого месяца. Им потребовалось некоторое время, чтобы все получить. Он заявляет, что каталог собраний по сути находится на платформе Google. Веб-сайт находится на Siteground. Он добавляет, что все эти плагины — это то, что они добавили на веб-сайт, и что это лицензионные части программного обеспечения, которые добавляют различные части функциональности. Общая строка веб-хостинга и управления составляет 200 долларов. Он добавляет, что в бюджете осталось немного денег, чтобы зарегистрировать 6 или 7 человек на конференцию NAATW для виртуального участия. Он надеялся «разделить это и просто запланировать это!» Поскольку он не уверен, сколько будет стоить регистрация в следующем году, он думает, что 3 000,00 долларов США будет хорошо заложить в бюджет на это. Он переходит к обслуживанию базы данных, которое является разовой платой, которая также использовалась в прошлом году для создания веб-сайта. Он направляет их к своему технологическому отчету на своем веб-сайте, который они публикуют каждый месяц. Он показывает аналитику Google, и, используя это, они заплатили кому-то за создание бизнес-плана. Он также добавляет, что каждый год его следует пересматривать.
Далее он говорит о профессиональных сборах, поскольку, по его словам, он значительно снизил цены. Наличие нового ресурса в Кэрри дало хорошее представление о текущей ставке. У него также есть контракт с художником, который занимается цифровым графическим искусством, поэтому, поскольку это контракт, это ресурс, доступный для всех. Она будет делать листовки, логотипы и плакаты и все, что вы хотите. Она берет 30 долларов в час, и они дают ей лимит в 20 часов в месяц. Он переходит к другим технологиям и разному, это просто разное, просто на всякий случай. Если им что-то понадобится, как и в технологическом проекте, это будет там, если им понадобится что-то подобное. Нет ничего, что было определено как проект, но если новые изменения будут довольно хорошими, то будут. Они никогда не знают, что произойдет, или если им понадобится что-то еще для этой группы. Если они не используют деньги, они «возвращаются». Последний пункт — специальный проект. В специальных проектах заложено 10 000,00 долларов США, над которыми они работают. Они действительно серьезно приступили к работе в прошлом месяце, и в ближайшие несколько месяцев они представят много нового. Число представляет собой верхний предел того, что, по его мнению, им нужно, исходя из количества членов. Это база данных членства. Прямо сейчас они разделены на 3 категории каталогов, включая контакты Международной конвенции. Все они войдут в эту систему, и он оценивает, что в эту систему уйдет 7 000 или 11 000 долларов. Он думает, что 15 000,00 долларов США представляют это. Но это пример услуг, над которыми они работают. Наконец, он добавил услуги перевода для 4 семинаров по безопасности и говорит, что Дженнифер подсчитала, что на каждом из них будет пара переводчиков. Он заканчивает словами, что бюджет на 2024 год ниже, чем этот, хотя и близок к нему. Он говорит, что рад ответить на любые вопросы о технологическом бюджете. Все благодарят Марка за то, что он так много думал о представлении бюджета. Барри отмечает, что это цифровое предприятие, и они должны заботиться о своем главном активе: базе данных и технологиях. Он добавляет, что они должны защищать и поддерживать это в соответствии со стандартами сообщества, и бюджет отражает это. Он надеется, что они смогут выполнить по крайней мере 80% из представленного, особенно с той потрясающей работой, которую они проделали, и с такими талантливыми людьми. Он благодарит Марка. Гвен также ценит детали, вложенные в запрос на бюджет, и надеется, что они смогут взглянуть на плагины, чтобы увидеть работу, которую они проделали, чтобы получить эти цифры. Она благодарит его за информативную работу. Дженнифер просит внести предложение о принятии. Гвен предлагает принять технологический бюджет, и Барри поддерживает это. 5 за и 0 против.
УТВЕРЖДЕНИЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО БЮДЖЕТА
Общий запрос на бюджет
Дженнифер не помнит, как она и Феликс придумали доход за прошлый год. Она считает, что со всем, что есть в бюджете, в прошлом году она предложила 120 000,00 долларов США, а расходы закончились на уровне 111 000,00 долларов США. Было 86 прогнозируемых доходов, и на данный момент, с начала года, OIAA опережает бюджет на 25%. Она говорит комитету, что она и Феликс собрались на днях и рассмотрели методологию предложения по доходам, и вот что они придумали: она представляет весь год на 2025 год . Она объясняет, что в прогнозе на 2024 год будет увеличение на 24% по сравнению с декабрем 2023 года. Она хочет указать на наше текущее сравнение с бюджетом с начала года. Она говорит, что может гарантировать несколько вещей, которые появятся. Она считает, что октябрьская онлайн-конвенция взорвет доходы. После этого мероприятия будет больше членов, и они также делают добровольные взносы, а не плату. Это действительно увеличит наши взносы.
Марк хотел бы добавить, что он согласен с заявлениями Дженнифер и считает, что все это правда, однако его интуиция и его сердце не чувствуют себя комфортно с таким большим прогнозом увеличения уровня взносов. Дженнифер понимает его позицию и отвечает, что может быть загадочным увеличить на 25%, учитывая, что прогноз прошлого года составлял 25%, и это может показаться немного агрессивным, но на основе анализа 24 месяцев роста процент фактически был значительно больше. Она говорит, что они фактически вернулись к рассмотрению каждого месяца за годы, поскольку это показывает рост больше всего. Она хотела бы добавить Феликса к обсуждению.
Феликс начинает с того, что они потратили много времени на обсуждение каждого из этих месяцев и что они рассмотрели закономерности сезонности, где они наблюдали значительные подъемы, и рассмотрели отклонение триместра и включили его в годовой прогноз. Дженнифер попросила Феликса представить анализ, который в итоге составил базу в 160 000 долларов. Дженнифер было немного некомфортно с этой цифрой. С привычной точки зрения Дженнифер составила бюджет в 113 000,00 долларов. Она считает, что эта встреча – идеальное место для обсуждения и оценки этого.
Барри начинает с того, что, по его опыту с 2017, 2018 и 2019 годов, денег не было. Он сказал, что все, что им нужно было сделать, это попросить больше финансовых ресурсов, и выяснилось, что у них больше, чем они могли использовать, поскольку не было инфраструктуры. Они не знали, как задумать и реализовать важные проекты. И теперь, когда все это есть, он был бы больше склонен согласиться с Феликсом, чем с прогнозами Марка и Дженнифер. Он всегда считал, что о сердце некоммерческой организации можно судить по ее бюджету. Что, по его мнению, включает в себя стремление к большему, насколько это возможно, в пределах их возможностей. Он хотел бы получить отзывы от сообщества, но он считает, что OIAA понадобятся эти ресурсы для распространения информации. Он добавляет, что его легко убедить согласиться с бюджетом в 120 000,00 долларов. Фактически, он настолько склонен к этому, что даже увеличил бы его до 125 000,00 долларов. Ему нравится идея использования строгого анализа, и, безусловно, регрессионный анализ лежит на нас. В заключение он хотел бы сказать, что этот бюджет выглядит для него хорошо и показывает сообществу, что они могут быть регулярными и крупными вкладчиками время от времени. Барри говорит, что он уверен, и у них все в порядке.
Гвен хотела бы спросить о благоразумном резерве. Она знает, что они основаны на фактических расходах, но спрашивает, не могла бы Дженнифер это объяснить. Дженнифер поднимает бухгалтерский баланс и объясняет, что в соответствии с руководящими принципами отложено 6 месяцев благоразумного резерва. Она говорит, что в основном она просто берет общую сумму расходов для бюджета на следующий год. Также в рамках руководящих принципов они могут удерживать до 6 месяцев денежных средств. Она говорит, что в конце года после голосования по бюджету оба показателя будут абсолютно одинаковыми. Таким образом, на начало года будет 6 месяцев благоразумного резерва и 6 месяцев удержания денежных средств. Она объясняет, что все, что сверх этого, будет распределено в соответствии с результатами голосования на Ассамблее. Гвен благодарит Дженнифер.
Дженнифер заявляет, что хотела бы получить результаты голосования к концу этой встречи.
Барри понял, что они возьмут то, что потратили в этом году, или шестимесячную сумму. Дженнифер поправительно отвечает, что они возьмут бюджет на 2025 год, и это пойдет в благоразумный резерв. Она объясняет, что благоразумный резерв просто сохранит это число на весь год. Все остальное пойдет на операционные расходы, а затем в следующем году в декабре они повторят все это снова.
Дженнифер просит внести предложение о принятии бюджета. Гвент вносит предложение. Дженнифер поддерживает. 5 за, 0 против.
УТВЕРЖДЕНИЕ БЮДЖЕТА
Дженнифер завершает собрание заявлением об ответственности.
