Обновление для финансов — декабрь 2023 г.
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма OIAA № 7
Дата отправки: 1 марта 2024 г.
Уважаемые члены OIAA,
Прежде всего, мы хотим поблагодарить вас за то, что позволили нам оказать услугу в проведении этого финансового обзора. Это был
бухгалтером. Проведенный нами обзор соответствовал Руководству Реноси по проведению внутреннего финансового обзора.
ведется. Финансовые документы, размещенные на веб-сайте, открыты для просмотра всеми членами в любое время.
Политика OIAA соответствует общепринятым рекомендациям для некоммерческих организаций. Политика финансового контроля
и практика соответствуют рекомендациям Рейноси. Короче говоря, мы рады, что счета, политика и
процессы в порядке.
Наконец, мы приглашаем вас посетить заседания финансового комитета OIAA и рассмотреть возможность добровольного участия в финансовой
группе по обзору.
С уважением,
Конни С.
Эрика К.
Карен Мак.
Лесли Э.
Стефани М.
1
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма OIAA № 7
Этот отчет в основном соответствует рекомендациям Руководства Реноси по проведению внутреннего финансового обзора
.
**Обратите внимание, что в приложениях в конце этого отчета подробно описаны два обновления:
Предлагаемые документы для обзора: Элементы, выделенные зеленым цветом, были рассмотрены Лесли и Эрикой в
декабре 2023 года во время создания этого шаблона. Была выбрана подборка элементов, выделенных розовым цветом
, для обзора финансовой части обзора (см. Приложение II)
● Самые последние финансовые политики OIAA и любые изменения в течение года
● Отчеты казначея финансового комитета OIAA, т. е. протоколы заседаний, за предыдущий год.
Они находятся на веб-странице финансового комитета OIAA.
● Финансовые отчеты финансового комитета OIAA за предыдущий год.
Они находятся на веб-странице финансового комитета OIAA.
● Банковские и другие финансовые выписки за предыдущий год.
● Выверки банковских и других счетов
● Счета-фактуры, квитанции и другие документы
● Документы IRS, включая самую последнюю форму 990, письмо IRS, подтверждающее освобождение от налогов
статус
Обзор финансовых документов и процессов.
● Проверьте имена лиц, уполномоченных на (a) утверждать транзакции и (b) подписывать чеки, в сравнении с:
отчетах, с остатком, указанным в отчетах казначея, представленных
организации. ✅ Поскольку в группе по обзору было всего 5 человек, Стефани и Карен выбрали
в общей сложности 4 банковские выписки для проверки. (См. Приложение II)
расхождение между вашей выверкой и выверкой, предоставленной лицом, которое
выполнило первоначальную выверку, изучите расхождение, чтобы найти ошибку или объяснение
расхождения. ✅ Стефани (подробности в Приложении II)
● Убедитесь, что страховые полисы организации актуальны. ✅ Карен
Просмотрите случайную выборку из 5 статей доходов и квитанций.
● Определите, соответствуют ли депозиты, указанные в финансовых отчетах, предоставленных организации,
депозитам, указанным в банковских выписках. ✅ Карен
2
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма OIAA № 7
Просмотрите случайную выборку из 5 выплат.
● Проверьте, чтобы убедиться, что произведенные платежи были надлежащим образом санкционированы – строкой в утвержденном
бюджете, утвержденной поправкой к бюджету или соответствующим голосованием, разрешающим расход.
Проверьте заказы на покупку, чтобы убедиться, что они были надлежащим образом утверждены и соответствуют фактической
выплате или счету-фактуре. Просмотрите записи, чтобы убедиться, что для каждой выплаты есть счет-фактура, квитанция или другая
соответствующая письменная документация и что суммы совпадают. ✅ Лесли
Просмотрите системы финансового контроля. ✅ Эрика и Лесли (подробности в Приложении I)
● Проверьте, чтобы оценить, надлежащим ли образом разделены финансовые обязанности. Хотя небольшим организациям может быть
трудно разделить финансовые обязанности, определенные разделения необходимы
для надлежащего финансового контроля. Эти разделения защищают как организацию, так и
лиц, занимающихся финансами. В частности:
ПРИМЕЧАНИЕ: Лица, имеющие право подписи, НИКОГДА не должны утверждать
транзакции/выплаты, которые они подписывают. Все расходы должны быть утверждены в
годовом бюджете, как первоначально утвержденном или измененном, или решением совета директоров или
членства, в зависимости от обстоятельств. Все выплаты должны быть подтверждены счетом-фактурой,
квитанцией или другой соответствующей письменной документацией.
ПРИМЕЧАНИЕ: Лицо (лица), имеющее право подписи, может выверять банковские выписки.
Однако по крайней мере один дополнительный сотрудник или директор должен просматривать ежемесячные банковские
выписки, или банковские выписки могут быть включены в отчет казначея для
совета директоров/членства.
ПРИМЕЧАНИЕ: Финансы должны ежегодно проверяться комиссией по обзору, состоящей из двух
или более лиц, которые обычно не занимаются финансами организации, например,
являясь подписантом счетов.
3
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма OIAA № 7
Просмотрите системы отчетности, чтобы убедиться, что предоставлена достаточная информация для
организации и ее должностных лиц/директоров для принятия разумных решений.
● Являются ли отчеты казначея своевременными и полными? ✅ Эрика
● Соблюдаются ли финансовые политики, включая разделение финансового контроля? ✅ Эрика и Лесли
● Собираются ли все записи (счета-фактуры, квитанции, кассовые записи, чеки и записи о выплатах, банковские
записи, отчеты казначея), чтобы их можно было просмотреть по мере необходимости, и утилизируются ли они только в соответствии с
руководством организации по хранению записей? ✅ Эрика и Лесли
Структура итогового отчета
● Шаги, предпринятые в финансовом обзоре ✅ (Как указано в приложении II)
● Текущий остаток средств и баланс ✅
● Комментарии, если таковые имеются, по любым обнаруженным проблемам или расхождениям и рекомендации
аудиторского комитета по устранению этих проблем или расхождений. ✅ Группа по обзору
4
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма OIAA № 7
5
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма OIAA № 7
Приложение I: Обновление для финансового комитета от 28 декабря 2023 г.
Отчет группы по аудиту/обзору финансового комитета о проделанной работе.
Элдин не смог продолжить работу над этим проектом.
Никто из нас (Лесли и Эрика) не чувствовал себя комфортно с процессом бухгалтерского аудита, потому что мы не являемся судебными
бухгалтерами. Вместо этого мы выбрали Руководство Реноси по проведению внутреннего финансового обзора
в качестве руководства. На основе этого мы разработали шаблон финансового обзора для OIAA.
и других элементов. Ее ответы выделены курсивом под каждым вопросом в разделах ниже.
—-
Вопросы и ответы:
1. Система отчетности:
Существует ли письменный рабочий процесс для используемой системы финансовой отчетности?
Да. Документы рабочего процесса находятся в папке Google Drive финансового комитета.
2. Политики:
Существуют ли какие-либо письменные финансовые политики OIAA, кроме неутвержденного устава?
Устав был утвержден советом директоров, его просто нужно передать в собрание.
Какие из следующих документов хранятся в Google Drive OIAA и кто имеет к ним доступ?
● Отчеты казначея в форме протоколов заседаний.
Они доступны на веб-сайте для всех членов OIAA
● Банковские выписки
Казначей, заместитель казначея, председатель и секретарь через Mercury, банковскую программу и Xero, бухгалтерскую программу.
● Финансовые отчеты
Они доступны на веб-сайте для всех членов OIAA
● Инвестиционные счета (если таковые имеются)
Н/Д
● Выписки PayPal
6
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма OIAA № 7
Совет директоров
● Выверки счетов
Заместитель казначея выверяет, казначей проверяет
● Счета-фактуры
Лицо, запросившее услугу, пересылает казначею. Казначей прикрепляет счет-фактуру для утверждения
Traveling Mail. Заместитель казначея вносит электронные депозиты, а казначей следит за тем, чтобы все чеки были
внесены. Это бесконтактная система.
● Ограничения, такие как фонды, рекомендованные донорами
Н/Д
● 990s
Веб-сайт IRS, финансовый диск и текущий находятся на веб-сайте OIAA
● Письмо IRS об освобождении от налогов
Веб-сайт IRS и финансовый диск
● Форма EIN
У OIAA нет
3. Выплаты:
Существует ли отдельный документ о выплатах?
Документ о процессе работы с поставщиками OIAA находится на финансовом диске
4. Финансовый контроль:
Утверждают ли лица, имеющие право подписи, когда-либо транзакции/выплаты?
Нет. Казначей вводит выплату, а председатель или секретарь утверждает ее.
Были ли утверждены все расходы в годовом бюджете?
Да.
Просматривает ли в настоящее время дополнительный сотрудник или другой председатель комитета OIAA ежемесячные банковские выписки?
Заместитель казначея выверяет, казначей проверяет.
5. Другие финансовые документы и процессы:
Есть ли у нас счет мелкой наличности?
Нет
7
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма OIAA № 7
Имеет ли OIAA страховку какого-либо рода?
Да, страхование директоров и должностных лиц
Какие лица уполномочены
(a) утверждать транзакции и
Секретарь и председатель
(b) подписывать чеки
Все платежи производятся в электронном виде. Казначей инициирует платеж.
——-
Мы рекомендуем ежегодный обзор, который следует представлять до 15 марта каждого года.
Отчет с уважением представлен 28 декабря 2023 г.
С уважением, Лесли и Эрика
8
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма OIAA № 7
Приложение II: Обновление для финансового комитета от 10 февраля 2024 г.
Во время первых совещаний по разработке процесса группа решила, что ежегодный обзор должен быть завершен и
представлен за две недели до мартовского заседания правления OIAA каждого года.
A. Организаторы сессий
1. Набирал и уведомлял волонтеров, управлял доступом к Xero и Mercury. – Лесли
после этого. – Эрика
Ниже приведен список задач волонтеров и комментарии отдельных членов команды
B. Найдите и просмотрите документы (Конни)
1. Самые последние финансовые политики
Устав финансового комитета
Шаблон финансового обзора финансового комитета
2. Финансовые документы, размещенные на веб-сайте
3. Самая последняя форма IRS 990
4. Письмо IRS, подтверждающее статус освобождения от налогов
5. Письмо штата о некоммерческой организации, подтверждающее надлежащее состояние
Примечания от Конни Л.: Просмотрены документы для № 1, 2, 4, 5, и они выглядят хорошо. Финансовые отчеты, размещенные на
веб-сайте для просмотра. № 3 IRS 990 2023 не просмотрен, поскольку еще не завершен.
C. Индивидуальные задачи обзора
Члены команды будут просматривать случайно выбранные документы для обзора следующим образом:
1. Просмотрите одну случайную ежемесячную выписку о движении денежных средств (доходах)
Задача выполнена Эрикой К
2. Выберите один месяц и выполните выверку банковских счетов с использованием оригинальных записей.
Задача выполнена Стефани М. (сразу ниже)
9
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма OIAA № 7
2023 OIAA bank
аудит выписки
Баланс отклонений банковского бюджета
Начальный остаток 35807,42 39164,81 39164,81
Депозиты 7671,50 1091,42
Расходы -3129,16 -4529,26
Чеки не очищены -93,53 4529,26
Сбережения 60000,44 60000,44 60000,44
PayPal 1091,42
100256.67 100256.67 100256.67
3. Сравните 1 выписку PayPal с соответствующими притоками/оттоками
Задача выполнена Лесли в отношении выписки PayPal за декабрь 2023 г.
4. Просмотрите 3 случайных счета-фактуры и связанные с ними платежи.
Задача выполнена Лесли в отношении 4 квартала 2023 г.
5. Заказы на покупку: Тема удалена, поскольку OIAA не получает заказы на покупку.
6. Изучите 5 случайно выбранных депозитов, указанных в финансовых отчетах, предоставленных организации,
соответствуют депозитам, указанным в банковских выписках. (Карен)
7. Проверьте 5 случайно выбранных платежей, чтобы убедиться, что произведенные платежи были надлежащим образом санкционированы – строкой
в утвержденном бюджете на 2023 год, утвержденной поправкой к бюджету или соответствующим голосованием,
разрешающим расход. (Карен)
Примечание от Эрики: У нас возникли проблемы с загрузкой утвержденного бюджета с доступом только для просмотра. Мы запросили
10
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма OIAA № 7
Заметки от Карен, добавлены 12 февраля 2024 г.:
Для задач 6 и 7 были случайным образом выбраны три банковские выписки (апрель, август, ноябрь) и проверены
по ежемесячным отчетам о групповых взносах, отклонениях от бюджета, балансовом отчете и, при необходимости, по финансовым
протоколам заседаний. Депозиты и платежи для проверки были выбраны случайным образом.
Также попытались отследить взнос Уильяма П. в размере 10,00 долларов США (указан в отчете о групповых взносах), но его нет в банковской
выписке. Взнос AA «Любовь и терпимость» в размере 142,92 доллара США подтвержден между отчетом о групповых взносах и
банковской выпиской.
Возможно, проверка отчетов PayPal прояснит проблему расхождений?
Три других депозита были подтверждены в августе (1) и апреле (2). Подробности доступны по запросу.
Для задач 6 и 7 были случайным образом выбраны три банковские выписки (апрель, август, ноябрь) и проверены
по ежемесячным отчетам о групповых взносах, отклонениях от бюджета, балансовом отчете и, при необходимости, по финансовым
протоколам заседаний. Депозиты и платежи для проверки были выбраны случайным образом.
Задача 7 — апрельская банковская выписка — выбраны два платежа: первый в Международный литературный фонд AA (отсутствует в
утвержденном бюджете на 2023 год), подтвержден протоколами майского заседания (на апрельском заседании протоколы не велись), в которых указано,
что он был утвержден на предыдущей Ассамблее для оплаты в размере 4700 долларов США. Фактический платеж составил 4713 долларов США
10.04.23.
Второй платеж Джеффу Бернкнопфу в размере 549 долларов США 03.04.23. Эта сумма была близка к 550 долларам США, указанным
в бюджете на 2023 год для ежемесячной страховой премии D&O. Разговаривала с Лесли о том, связывался ли Джефф Б.
со страховой компанией, она сказала да. Оставляю проверку на усмотрение должностных лиц финансового комитета.
Сандра — испанский переводчик. Услуги перевода утверждены бюджетом на 2023 год.
Второй платеж La Rosa Translation 22.08. Услуги перевода утверждены на 2023 год.
11
Финансовый обзор и отчет за 2023 год
Форма № 7 OIAA
D. Обзор финансовых процессов OIAA в команде:
1. Эта задача была выполнена Лесли и Эрикой в декабре 2023 года в процессе создания
шаблона финансового обзора. Обновление с указанием этих действий находится здесь, в этом отчете. В следующем году это
должна быть выполнена командой финансового обзора OIAA 2024 года в 2025 году.
Примечание от Эрики: Совету следует рассмотреть возможность переименования папки аудита в финансовый обзор, удаления или архивирования
существующих документов и загрузки отчета о финансовом обзоре за каждый год.
Отчет о финансовом обзоре OIAA за 2023 год, представленный в рамках служения,
Эрика к
10 февраля 2024 г.
