Протокол заседания

Суббота, 14 декабря 2024 г.
8:00 AM HDT |

10:00 AM PDT |

1:00 PM EDT

Участники:

Дженнифер — казначей OIAA

Сьюзан — председатель OIAA

Кевин — член финансового комитета OIAA

Марк — председатель технического комитета OIAA

Феликс — заместитель казначея OIAA

Бет — международный попечитель OIAA

Барри — попечитель по особым поручениям, председатель международной конференции в Ванкувере 2025 года

Ники — секретарь финансового комитета

 

Дженнифер произносит Молитву о душевном покое и просит всех представиться. Она представляется как казначей OIAA. Сьюзен является председателем OIAA. Кевин представляется как член финансового комитета. Марк является членом и председателем технического комитета OIAA. Феликс — заместитель казначея OIAA. Бет представляется как международный попечитель OIAA. Отставной, любезный джентльмен Барри является попечителем по особым поручениям, а также председателем Международного комитета Ванкуверской конференции. Дженнифер спрашивает, хотел бы кто-нибудь что-нибудь добавить в повестку дня. Дженнифер приветствует Ники на встрече и спрашивает, закончила ли она протокол. Ники ответила, что ей все еще нужны некоторые окончательные правки, но она только что отправила электронное письмо с обновлениями. Дженнифер решает отложить рассмотрение протокола до более позднего времени или до следующего заседания.

 

Обзор повестки дня

Дженнифер рассматривает повестку дня. Она поднимает вопрос о финансовой отчетности за ноябрь и делится экраном. Взносы составили чуть более 12 500 долларов. Она говорит, что это месяц с самыми высокими взносами в истории OIAA. Она объяснила это увеличение конференцией.

Дженнифер с любопытством хотела проанализировать новых вкладчиков за 2024 год. Итак, чтобы проанализировать новых вкладчиков, она решила посмотреть, кто вносил вклад за последние четыре года, она провела четырехлетний финансовый обзор и определила, что (из 93 000) 47% являются новыми вкладчиками, что отражает устойчивый текущий рост. Это означает, что OIAA по-прежнему привлекает новые группы. Она планирует представить эти результаты на предстоящей Ассамблее.

 

Марк хотел бы знать, как она провела этот анализ. Он также хотел бы определить группы, которые ранее вносили вклад в 2020 году и с тех пор исчезли из списка. Ему интересно, как провести этот анализ в обратном порядке. Дженнифер объясняет, что с помощью старого доброго анализа она взяла все группы, сравнила их, а затем отсортировала. Марк спрашивает, есть ли у нее список взносов по группам, начиная с 2020 года. Дженнифер отвечает, что есть. Затем Марк говорит, что есть способ понять эти данные и что это очень полезная информация. Он благодарит ее за ее усилия. Дженнифер отвечает, что, поскольку Марк лучше разбирается в интеллектуальном анализе данных, она также отметила, используя данные, что многие групповые взносы были ошибочно отнесены к индивидуальным взносам.

 

Обзор финансовой отчетности

Переходя к финансовой отчетности. Она объясняет, что рассылка — это «путешествующая почта». Она говорит, что они превысили количество, выделенное из их подписок, но все же дешевле остаться с планом за 150 долларов, чем перейти на план за 250 долларов. Организационные сборы — это счет юриста, который получила OIAA. Она говорит, что они заказали документы, которые были необходимы для организации, даже несмотря на то, что они их еще не получили. Она объясняет, что юристы проделали некоторую работу, которую не следовало делать, поэтому им следует ожидать еще больше гонораров адвокатов в 2025 году. Комиссии PayPal и Stripe связаны с доходами. Профессиональные сборы — это плата за систему бухгалтерского учета. Специалист по технологиям помогает поддерживать веб-сайт. Технология перевода предназначалась для услуг перевода, оказанных для семинара по безопасности и для встреч Unity. Она объясняет, что другие технологии могут быть разными вещами, которые выходят за рамки обычной деятельности технологий. Например, ежемесячное обслуживание. Марк спрашивает, были ли 10 000 долларов, заложенные в бюджет на специальный технический проект, включены в другие технологии. Дженнифер подтверждает, что это так, и что 7500 долларов остаются, а еще 2500 долларов запланированы для выделения, что означает, что технический отдел значительно недофинансирован. Она шутит, что Марк может не стесняться тратить в течение следующих двух недель.

 

Дженнифер продолжает рассказывать о видеоконференциях, имея в виду учетную запись Zoom. Хостинг веб-сайта — это их учетные записи в Google и Site Ground. Планировщики Insight и тому подобные технические расходы. Все это составляет сумму в 5400,00 долларов. Она спрашивает, есть ли у кого-нибудь вопросы по отклонению от бюджета. Марку интересно, каков процент затрат к доходам и прибыли, поскольку они увидели большой рост взносов. Марк также спрашивает, являются ли операционные расходы постоянными из месяца в месяц или конференция вызвала необычный всплеск доходов. Дженнифер подтвердила, что основные расходы остаются стабильными, с периодическими расходами, такими как гонорары адвокатов. Она признала, что конференция, вероятно, способствовала увеличению доходов.

 

Кевин отметил, что в апреле взносы составили 10 700 долларов, а в июле был пик в 11 700 долларов. Сьюзен шутит, что это, должно быть, из-за Месяца благодарности. Дженнифер приветствует более глубокий анализ Марка на предмет последовательности расходов.

 

Продолжая рассматривать бухгалтерский баланс, Дженнифер заявляет, что в банке находится 136 000 долларов, а деньги фонда Ванкуверской конференции составляют 4 500,00 долларов. Таким образом, общая сумма нецелевых денег составляет чуть менее 132 000,00 долларов. Она спрашивает, есть ли какие-либо вопросы по бухгалтерскому балансу. Кевин спрашивает, предоставляет ли PayPal или Stripe уведомления о входящих взносах. Дженнифер объясняет, что взносы сначала появляются в системе бухгалтерского учета, прежде чем быть внесенными, что создает небольшую задержку по времени. Других вопросов нет

 

Обзор взносов

Переходя к взносам. Дженнифер отмечает, что 76 вкладчиков пожертвовали 12 500 долларов в ноябре, при этом отдельные лица внесли 350 долларов, что указывает на то, что большая часть пожертвований поступила от групп. Это самый высокий показатель в ежемесячной истории OIAA! Барри просит прокрутить список назад. И спрашивает, может ли Дженнифер переупорядочить список. Дженнифер соглашается пересортировать его. Барри хочет выделить довольно заметное пожертвование от Russian AA (859 долларов). Другие ведущие вкладчики включали Serenity Circle Worldwide и The Zoo Crew (по 700 долларов каждый) и What’s Good About Today (также 700 долларов). Дженнифер подтверждает, что Russian AA является новым вкладчиком.

 

Обсуждение на Ассамблее

Дженнифер рассматривает темы для предстоящей Ассамблеи, включая бюджет и варианты взносов излишних средств. Она объясняет свой подход к прозрачности при представлении финансовой информации. Дженнифер представляет Барбару, говоря, что она помогает выявлять GSO по всему миру. Барбара и Ребекка создали электронную таблицу с названиями офисов общего обслуживания. Синим цветом отмечены те, которые были отправлены. Она получила около 15–20 ответов. Были ответы «мы свяжемся с вами» и некоторые электронные письма, которые не работали, но она получила много неизвестных GSO и добавила некоторые в список. Она проверила веб-сайты на наличие вариантов оплаты через PayPal или SWIFT. Она напоминает себе отправить один в Монголию. Она говорит, что они с Ребеккой проведут второй проход и что она очень помогает. Она спрашивает Бет, отправила ли она ее к нам. Бет отвечает, что да, и что Ребекка очень помогла во время конференции. Барбара спрашивает группу, знают ли они, сколько GSO есть в мире. Дженнифер отвечает, что их 66. Барбара отвечает, что знает, что список, который она получила, неточен, поскольку в списке около 120 имен. Она также добавляет, что Мексика сказала, что не хочет пожертвования, и не назвала причину. Дженнифер отвечает, что Швейцария написала ей, чтобы сообщить о запросе, и хотела убедиться, что он является законным. Барбара хотела бы, чтобы был лучший список офисов GSO. Она говорит, что, поскольку они теперь являются всемирной организацией, у них должно быть место, куда люди могут обратиться, чтобы связаться со своим местным офисом.

 

Бет хотела бы уточнить, что список GSO от Комитета единства должен был быть конфиденциальным. Сьюзен говорит, что Лесли создала список, и в нем есть контактная информация GSO, но в нем также есть конфиденциальная информация Intergroup.

Дженнифер не считает, что есть какое-либо превышение полномочий, поскольку все это носит информационный характер. Барбара согласна. Феликс представляется Барбаре. Он говорит ей, что он связался и составил список GSO и все еще поддерживает связь со многими из них. Барбара отвечает, что пыталась связаться с ним, чтобы получить список, но Феликс говорит, что не помнит, чтобы видел электронное письмо об этом. Барбара говорит, что в настоящее время отправляет электронное письмо, чтобы напомнить ему о списке. Барбара дает свой номер Феликсу. Бет спрашивает группу, есть ли список на веб-сайте AA. Сьюзен отвечает, что обычно информация находится в руководстве по всемирному обслуживанию. Она добавляет, что список изначально появился, когда она лично спросила. Она говорит, что GSO взяли прямо с веб-сайта, который она отправила Барбаре, и заявляет, что он обновлен.

 

Избыточные средства и обсуждение на Ассамблее

Дженнифер заявляет, что некоторые члены задались вопросом, почему OIAA не реинвестирует избыточные средства внутри организации, а распределяет их внешне. Она рассмотрела публичную финансовую отчетность 30 межгрупп и обнаружила, что они поддерживают аналогичные банковские резервы по отношению к своим бюджетам и редко жертвуют средства за пределами своих организаций.

 

Марк предлагает превратить обсуждение в двухэтапное голосование. Во-первых, проголосовать за то, следует ли распределять эти избыточные средства. И если голосование будет «Да», то, во-вторых, проголосовать за метод распределения. Дженнифер соглашается, что такой подход упростит принятие решений. Она также признает, что, несмотря на обширную работу Барбары, Ассамблея в конечном итоге может решить не распределять средства. Барбара отвечает, что она смогла встретиться с Ребеккой и поражена возможностями этой программы, особенно во всем мире. Ее тронуло то, как люди предлагают большую помощь тем, кто все еще страдает. Она ценит возможность служить.

 

Марк предлагает, чтобы, если Ассамблея скажет «да» распределению средств, Дженнифер могла бы предложить, чтобы Финансовый комитет хотел распределить средства по всему миру. Дженнифер соглашается. Марк продолжает, что они могли бы сказать, что есть список из 60 или 70, но они могут говорить только о 10–20 подтвержденных.

 

Барбара говорит, что некоторые из групп ответили ей, сказав, что им нужна помощь с их инфраструктурой, и спрашивают, могут ли они использовать часть своих избыточных средств, чтобы помочь. Она предлагает, чтобы, возможно, в качестве разовой сделки они могли бы отправить им некоторую помощь.

 

Бет предлагает, чтобы, если они будут распределять средства по всему миру, учитывая текущие обстоятельства, Дженнифер должна будет более внимательно следить за переводом. Она объясняет, что иногда платежи из Соединенных Штатов могут быть отклонены в зависимости от отправляемой суммы. Если тысяча долларов будет внесена в иностранный банк, могут возникнуть дополнительные осложнения. Иногда банки блокируют перевод, потому что они раньше не видели имя отправителя. Лично ей приходится звонить своему банкиру, чтобы убедиться, что все проходит, поэтому это может занять дополнительное время. Она считает, что кто-то должен следить за переводом.

 

Дженнифер признает это, но заявляет, что она должна иметь возможность отслеживать эту информацию через банковские выписки и может видеть, когда средства покидают счет и если это успешно. Бет уточняет, что проблема не на их стороне, а скорее на стороне получателя, поскольку иногда средства блокируются. В таких случаях лучше всего просто позвонить в банк, чтобы решить проблему.

Барбара добавляет, что первым шагом должно быть подтверждение получением средств. Бет согласна.

Марк возвращает разговор к процессу распределения. Он спрашивает Дженнифер, следует ли им подождать немного дольше, чтобы получить более точное число перед распределением, возможно, установив конкретную дату. Таким образом, они могут сообщить Ассамблее, например, что есть 10 групп и они делят 1000 долларов на 10. Дженнифер заявляет, что равное распределение будет основано на списке. Она признает, что новые процессы могут быть сложными, и ценит вопросы и вклад. Поскольку она будет представлять бюджет Ассамблее, она планирует сначала рассмотреть избыточные средства, а затем перейти к бюджету. Она предлагает выделить дополнительные средства определенным областям, таким как технологии, которые были ограничены своим бюджетом, но ответственно относились к своим запросам. Если бы были выделены дополнительные средства, она уверена, что они были бы использованы эффективно.

 

Марк заявляет, что хотел бы нанять стороннюю фирму для решения некоторых серьезных проблем. Дженнифер согласна. Она продолжает просматривать повестку дня Ассамблеи строка за строкой и спрашивает, есть ли у кого-нибудь какие-либо вопросы, мысли, опасения или исправления. Она ожидает длительную Ассамблею. Сьюзен советует Дженнифер убедиться, что ее переводчики доступны в течение длительного периода. Дженнифер заверяет ее, что переводчики, которых она нанимает, остаются до конца встречи.

Марк спрашивает, что будет первым: повестка дня или выборы. Сьюзен отвечает, что выборы состоятся первыми. Дженнифер подтверждает это, заявляя, что за выборами последуют избыточные средства, а затем бюджет. Она спрашивает, есть ли какие-либо другие деловые вопросы, требующие внимания.

 

Барри доводит до сведения Финансового комитета соглашение с поставщиком услуг и оборудования для киберсайта Ванкувера. Они получили три предложения. Первоначально, в августе, они получили предложение на 3 213,00 долларов. 14 ноября поставщик оборудования Hyatt предоставил им предложение на 6 040,10 долларов, что выходило за рамки бюджета. После некоторых переговоров с Encore они получили много услуг и оборудования бесплатно, что привело к окончательному предложению в размере 2 852,51 долларов. Encore потребовалось некоторое время, чтобы признать, что взимает дополнительные сборы за использование сторонних поставщиков, что добавило бы 500–600 канадских долларов. Барри также напоминает Дженнифер, что обменные курсы валют колеблются, поэтому они не уверены, какой будет стоимость в июле. Однако будет возврат налога на общее обслуживание в размере примерно 190,20 долларов, который будет вычтен из бюджета.

 

Он подчеркивает, что OIAA получит этот возврат, и ему нужно подтверждение. Сьюзен отмечает, что им нужно подписать контракт сейчас, чтобы заключить сделку. Барри сообщает им, что они фактически должны были подписать его до конца года, поэтому он его подписал. Сьюзен подтверждает, что она тоже его подписала. Барри объясняет, что правила управления требуют второй авторизации, поэтому он попросил Сьюзен подписать его тоже. Дженнифер просит уточнить, что OIAA будет выставлен счет в 2025 году. Сьюзен и Барри подтверждают это. Дженнифер одобряет и признает, что они заключили отличную сделку. Она повторяет, что стоимость оборудования составляет 2 800 долларов, и они получат 190 долларов обратно после обработки форм. Барри подтверждает, что возврат будет отправлен на тот же банковский счет, поэтому Дженнифер займется возмещением. Дженнифер упоминает, что Феликс занимается вводом данных и уже учел скидку, поэтому проблем нет.

 

Дженнифер спрашивает, есть ли кому-нибудь что добавить, и отмечает, что встреча длилась 45 минут.

 

Дженнифер выражает свою признательность всем и говорит, что она впечатлена их работой.

 

Дженнифер завершает встречу Заявлением об ответственности.