Обновление для финансов — июль 2024 г.
Финансовый комитет OIAA
Протокол заседания
Суббота, 14 июля 2024 г.
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Присутствовали:
Феликс Э. – заместитель казначея
Барри М. – давний член финансового комитета
Сьюзен Р. – председатель OIAA
Гвен – член финансового комитета – председатель CDC
Феликс сегодня берет на себя руководство и собирает все материалы с помощью Сьюзен и Барри.
Феликс представляется как заместитель казначея, заменяющий Дженнифер. Сьюзен представляется как председатель OIAA. Барри представляется как попечитель в целом. Гвен представляется как член финансового комитета, а также председатель CPC.
Поскольку Феликс впервые ведет собрание, он спрашивает Сьюзен, читают ли они преамбулу или молитвы. Сьюзен и Барри отвечают утвердительно на молитву о душевном покое.
Феликс читает молитву о душевном покое. Все присутствующие присоединяются.
Обзор баланса
Феликс начинает с того, что нужно рассмотреть три объекта. Баланс, бюджет и взносы. Он выводит на экран баланс. Он заявляет, что наиболее заметным сравнением кварталов с марта по июнь 2024 года является сравнение с расчетным счетом, который является счетом расходов. На счете расходов 20 000 долларов, поэтому общие активы увеличились на 20 000 долларов. Он добавляет, что это дает нам благоприятную возможность инвестировать в любые технологические улучшения веб-сайта или связанные с OIAA проекты. Но только если мы все согласимся это сделать.
Феликс спрашивает, есть ли какие-либо вопросы относительно баланса. Барри хотел бы спросить о начислениях в размере 5500,00 долларов США на Конвенцию 2025 года и не смог найти их в бюджете. Они хотели бы убедиться, что это для Международной конвенции 2025 года. Они все просматривают документы в поисках этого. Феликс не уверен, был ли он перемещен, но обязательно найдет ответ.
Барри заявляет, что одна из самых заметных вещей, которая, кажется, бросается в глаза всем, — это увеличение денег из года в год. Он отмечает, что всего за месяц OIAA получила на 16 0000 долларов больше, чем в прошлом месяце. Феликс соглашается с тем, что, хотя их доходы значительно выросли, их расходы остались неизменно прежними. Он продолжает, что, если посмотреть на сравнения за год, OIAA составляет 75 000,00 долларов США, а в прошлом году OIAA составляла 28 000,00 долларов США. По сути, по его словам, мы утроились за год. Феликс предлагает перевести часть средств с расчетного счета на сберегательный, однако именно так они рассчитывают благоразумный резерв. Они хранят деньги на расчетном счете, но с точки зрения начисленных расходов в следующем году будет больше расходов из-за большого количества нового оборудования и вещей для комнаты отдыха в Ванкувере для конвенции. Сьюзен не хочет, чтобы мы забывали о значках. Они снова пытаются точно определить, где находится начисленный остаток Международной конвенции в балансе. Они находят его в балансе на сумму 5500,00 долларов США.
Они говорят о том, как перевести начисленную сумму в свою категорию расходов и почему она не была детализирована. Она не попала в свою собственную категорию, поскольку еще не была введена в действие, так как они еще ничего не потратили. Гвен говорит, что помнит, как Дженнифер говорила об этом на другом собрании, и заявляет, что это не будет зарегистрировано как расход, а только как начисление. Барри заявляет, что он почти уверен, что не будет проблемой, если они спросят об этом Дженнифер в следующий раз.
Феликс указывает на выделенные расходы в размере 800 долларов США на Конвенцию, а Сьюзен отвечает, что это на значки для Конвенции 2025 года.
Больше нет отзывов
Обзор отклонения бюджета
Они переходят к отклонению бюджета. Феликс показывает, что есть также увеличение. Доходы увеличились и превышают бюджет за месяц более чем на 2 000,00 долларов США и более чем на 8 000,00 долларов США с начала года. Сумма для физических лиц уменьшилась, но это не является большой проблемой. Барри отмечает, что многое изменилось с тех пор, как они объединяли их вместе. Теперь они указывают физическое лицо против их группы. Таким образом, некоторые из этих взносов физических лиц изменились на взносы группы. Это результат пересмотра этих пожертвований. Феликс соглашается с тем, что это идеальное место для определения этих взносов, поскольку некоторые из казначеев, возможно, делали пожертвования, когда они на самом деле были для их групп.
Феликс рассматривает конкретные расходы Международной конвенции. Он указывает, что расходы на технических специалистов и переводчиков для Совета и Ассамблеи, Иг-форума и собраний Единства значительно ниже бюджета. Барри хотел бы знать, почему они ниже их общих операционных расходов. Феликс изучает прогнозы и просит посмотреть расходы на конференцию.
Больше нет других отзывов
Обзор взносов
Феликс выводит на экран взносы. Феликс просит их всех любезно просмотреть и убедиться, что их собственные группы указаны правильно, прежде чем переходить к последним строкам. Барри указывает на более крупные числа физических лиц, которые варьируются от 527 до 735 долларов США.
В группах Serenity Circle является самой большой. Барри говорит, что межгруппы по всей стране будут так гордиться этими цифрами. Он считает, что это показывает потрясающую поддержку со стороны людей, посещающих собрания.
Сьюзен задает свой вопрос о группе ASA Online. Online Home Group — это банковская услуга, которую также решила использовать ее группа. Она хотела бы знать, как они отдают должное ее группе. Она видит это во взносах. Сьюзен говорит, что Барри прислал ей это в качестве листовки, и он отвечает, что может поговорить об этом, если она захочет. Сьюзен продолжает, что ее группа присоединилась к этой службе онлайн-банкинга, где вы можете выбрать одну из 5 или 6 различных виртуальных корзин для внесения взносов. Ей это нравится, так как в конце месяца ее группа может использовать эту службу для внесения равных взносов в эти организации. Она хотела бы знать, как ее группа получает кредит, если он поступает в систему таким образом. Феликс объясняет, что OIAA получает деньги тремя способами: посредством чеков, в которых группа обычно пишет название на чеке, во-вторых, от Stripe, где группе разрешено идентифицировать себя. И в-третьих, это приходит от Paypal. Мы получаем электронное письмо, и если они не указали название группы, а сумма превышает 50 долларов, он свяжется с ними и получит информацию об их группе.
Барри объясняет, что Online Home Group — это сторонний поставщик услуг, который выписывает чек, и когда он был официальным почтовым ящиком для OIAA, он каждый месяц получал от них чеки. В нем указывалось, от какой группы он был. Он говорит, что они идут в почтовый ящик в Каролине.
Барри объясняет, что каждое пожертвование распределяется в свой собственный индивидуальный чек и отправляется в OIAA с указанием собрания, с которого они пришли. Сьюзен спрашивает, где на чеке указана группа. Барри указывает, что это в правом верхнем углу чека. Сьюзен говорит, что собирается поговорить со своей группой и посмотреть, ответит ли это на все их вопросы. Барри предлагает Феликсу найти отдельные чеки для ее группы, скопировать один и отправить ей.
Она также хотела бы спросить о позиции своей домашней группы в разделении на две группы. Взнос ее онлайн-группы поступил только в июле, но она хотела бы, чтобы он был учтен в июне. Она спрашивает, как они могут убедиться, что он применен к правильному месяцу. Феликс отвечает, что он также хотел бы получить некоторые ответы, и говорит, что это первый раз, когда он слышит о сторонней сервисной компании, предоставляющей пожертвования.
Феликс пытается понять и повторяет вслух: «Итак, есть третья сторона, которая собирает средства от нескольких разных групп, выписывает чек и отправляет его нам». Он заявляет, что единственная информация, которую он получает от них, — это письмо с указанием того, кому выделить средства. Он продолжает, что чек выглядит довольно профессионально, и что он считает, что есть номер телефона, по которому он может обратиться за дополнительной информацией. Он говорит, что может убедиться, что деньги выделены для правильных организаций. Сьюзен благодарит Феликса и спрашивает Барри, считает ли он интересным, что это из Делавэра? Затем Барри спрашивает, какая домашняя группа онлайн базируется в Прескотте, штат Аризона? Он считает, что именно там они базируются. Барри заявляет, что он видит, почему было бы выгодно другим группам использовать эту услугу, поскольку она устраняет необходимость использования программ для отправки денег или регистрации учетных записей. Он говорит, что это не бесплатно, но это устраняет любые проблемы с отправкой пожертвований для некоторых. Сьюзен добавляет, что вы также можете настроить с ними регулярные платежи. Барри и Сьюзен благодарят Феликса за информацию.
Феликс возвращается после проблемы со звуком и заявляет, что самый простой способ внести взнос — это сначала через Stripe, затем Paypal, а затем, наконец, чеки, которые занимают больше всего времени. Они обсуждают, сколько частей розничных предприятий и организаций перестали принимать чеки, поскольку все движется к цифровой эпохе. Он добавляет, что, хотя им еще не приходилось с этим сталкиваться, люди все еще могут отзывать чеки.
Больше нет отзывов
Вопросы и отзывы
Феликс спрашивает, есть ли еще какие-либо вопросы, и просит внести предложение о закрытии. Барри говорит, что у него есть еще один вопрос о получении дополнительного финансирования для Международной конвенции. Он хотел бы обсудить, как получить депозит на значки и дополнительные вещи, необходимые для Международной конвенции. Он говорит, что есть некоторые вещи, которые необходимо оплатить за счет бюджета конвенции следующего года. Вскоре он отправит еще один запрос бюджета для этого.
Сьюзен поднимает вопрос о том, как были утверждены значки и что Дженнифер готовилась заплатить за них. Сьюзен делится экраном и показывает, что 800 долларов были отложены на значки, а остальные платежи были в бюджете 2025 года. Гвен добавляет, что депозиты на номер люкс и подобные расходы должны быть доступны сейчас, чтобы не проходить через тот же процесс во второй раз. Она предлагает, чтобы каждый год они выделяли средства, которые уже были одобрены членами.
Барри говорит, что, используя информацию об Атланте 2015 года, они имеют хорошее представление о том, что необходимо для установки большого экрана и небольшого парка ноутбуков, и, самое главное, о наличии выделенного беспроводного соединения, чтобы не полагаться на Интернет отеля.
Сьюзен хотела бы знать, будет ли этого достаточно для технических расходов, поскольку прошло 10 лет с тех пор, как они в последний раз оценивали затраты. Она добавляет, что им может понадобиться дополнение к бюджету. Барри говорит, что он не знает, но он думает, что будет арендовать оборудование вместо покупки, поэтому он будет искать эти ресурсы и расценки на оборудование. Он надеется, что технические специалисты помогут нам с этими цифрами. Он добавляет, что 5 лет в технологиях — это как 2 поколения.
Сьюзен хочет представить Рэнди финансовому комитету как хороший источник. Он хотел бы быть частью финансового комитета, и у него есть идеи по настройке. Барри заявляет, что Рэнди будет отвечать за это! «Легко, сделано».
Гвен хотела бы добавить еще кое-что перед закрытием заседания. Она хотела бы проинформировать всех о предстоящей сервисной выставке, которая состоится в конце месяца. Она заметила, что финансовому комитету и CP была назначена одна и та же комната для обсуждения, поэтому она хотела бы пригласить членов финансового комитета на следующее заседание комитета CPC в 4-й понедельник месяца, которое состоится в 18:30 по восточному времени или в 15:30 по калифорнийскому времени. Она проведет сухую репетицию перед Ассамблеей, чтобы все завершить. Она рада работать с финансовым комитетом и хотела бы, чтобы это было весело и чтобы «красиво поиграть в песочнице».
Феликс делал заметки, чтобы поговорить с Дженнифер. Феликс спрашивает Гвен о сервисной выставке и о том, следует ли им обращаться к Гвен или ее заместителю, чтобы обсудить идеи. Гвен говорит, что она не так заинтересована в конечном продукте, поскольку ее там не будет, но она будет способствовать разговору. Она говорит, что хотела бы приветствовать людей в комнате для обсуждения и хочет, чтобы была достаточно большая привлекательность, чтобы вдохновить их вернуться и внести свой вклад в комитеты.
Все благодарят Феликса за руководство собранием и говорят, что он проделал отличную работу.
Феликс спрашивает, есть ли предложение о закрытии.
Нет отзывов.
Феликс завершает заявлением об ответственности
