Обновление для финансов — июнь 2024 г.
Финансовый комитет OIAA
Протокол заседания
Суббота, 8 июня 2024 г.
8:00 — HST
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Присутствовали:
Дженнифер Б. — казначей OIAA
Джоанна Б. — IGR для группы Serenity в Тампе
Гвен М. — председатель CPC
Сьюзен Р. — председатель OIAA (шестой месяц)
После молитвы о душевном покое Дженнифер просит участников представиться. Дженнифер представляется казначеем OIAA. Джоанна представляется IGR для группы Serenity в Тампе. Гвен представляется председателем CPC. Сьюзен представляется председателем OIAA, подчеркивая «Шестой месяц». Дженнифер начинает с повестки дня и спрашивает, хочет ли кто-нибудь что-нибудь добавить. Она говорит, что хотела бы представить финансовый отчет на ежегодной ассамблее, используя тот же формат, что и финансовый комитет, и добавляет, что она также разработала процедуру командировок.
Гвен хотела бы попросить несколько минут позже для уточнения того, понадобится ли CPC переводчик, и хотела бы получить совет о том, как оставаться в рамках бюджета, поскольку она не уверена в общих процедурах. Она говорит, что работает с человеком, который говорит только на португальском языке, и она хотела бы помочь ему присоединиться к их сообществу. Дженнифер добавляет ее в повестку дня.
Сьюзен говорит, что они проводят финансовый обзор на следующей неделе и не уверена, появится ли Эрика. Она спрашивает, к кому обращаться по вопросам финансового обзора. Дженнифер отвечает, что следует обращаться к Лесли или в Комитет по финансовому обзору. Хотя Дженнифер будет отделена от финансового обзора, она говорит, что будет доступна для любых финансовых запросов. Сьюзен обеспокоена использованием чьей-либо личной электронной почты и говорит, что хочет опубликовать ее в чате на собрании. Гвен спрашивает, есть ли способ создать адрес электронной почты финансового комитета, по которому общественность могла бы обращаться, чтобы запросы не отправлялись на внешний личный адрес электронной почты. Сьюзен говорит, что в настоящее время он отправляется на адрес электронной почты Дженнифер в OIAA. Дженнифер заключает, что Лесли должна быть контактным лицом.
Обзор протокола предыдущего заседания
Дженнифер спрашивает, все ли смогли ознакомиться с протоколом апрельского заседания, и выводит его на экран. Она сообщает группе, что внесла пару грамматических исправлений. Она зачитывает протокол вслух и говорит, что рада, что в прошлый раз были посетители. Она также рада, что они смогли получить ответы на свои вопросы. Просматривая протокол, Дженнифер повторяет, что им все равно придется выяснить, куда девать излишки средств в конце года. Кроме того, Финансовый комитет обсудит свою рекомендацию, которую представит Ассамблее. Сьюзен предлагает принять протокол.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Обзор финансовых отчетов
Дженнифер заявляет, что хотела бы пригласить всех, у кого есть какие-либо вопросы или интерес, присоединиться к заседаниям Финансового комитета каждую вторую субботу каждого месяца.
Обзор отклонения бюджета
Дженнифер поднимает вопрос о отклонении от бюджета. Доход составил чуть менее 9 200 долларов, что примерно на 1 700 долларов выше бюджета. С начала года у нас 5 700 долларов, что выше бюджета. Она объясняет, что они составили бюджет консервативным по доходам, поэтому они были агрессивны по расходам, чтобы не было сюрпризов.
Она продолжает, что OIAA выплатила страховку общей ответственности за май месяц. Были некоторые расходы, связанные с почтовыми отправлениями, и организационные сборы за регистрацию благотворительной организации в Нью-Джерси. Также были комиссии Paypal и Stripe, которые напрямую связаны с доходом. Она говорит, что OIAA отправила трех членов правления на вебинар, который был предложен pro bono. Профессиональные сборы — это плата за бухгалтерскую систему. Расходы на конференцию — это расходы на предстоящую ICOAA в августе, в которой примут участие секретарь и председатель OIAA. Она объясняет, что, хотя это и заложено в бюджете, эти расходы появятся в августе. Она продолжает, что специальные расходы на технического работника постоянно были ниже бюджета на 4 600,00 долларов США с начала года, а также были небольшие расходы на устный/письменный перевод. Ежемесячные расходы на Zoom, хостинг веб-сайта и расходы на устный/письменный перевод классифицируются как расходы, связанные с Google, и в итоге составили чуть менее 5 000,00 долларов США. В заключение она говорит, что с начала года они «на 23 000 долларов в плюсе» по сравнению с бюджетом. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо другие вопросы по отчету о прибылях и убытках.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Обзор балансового отчета
Дженнифер показывает баланс на экране. Она заявляет, что в банке находится 127 000,00 долларов США наличными. 5 500,00 долларов США зарезервировано на Конвенцию 2025 года, которая состоится в Канаде. Итак, имея это в виду, имеется 122 000,00 долларов США наличными. Она спрашивает, есть ли какие-либо вопросы или комментарии по поводу баланса.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Обзор взносов
Дженнифер говорит, что есть много новых групп со значительными взносами. Она заявляет, что Early Group пожертвовала почти 900,00 долларов США. Виртуальная группа Just for Today также является крупным вкладчиком за май. Она также добавляет, что существует значительная разница между индивидуальными и групповыми взносами. Сьюзен хотела бы знать, есть ли способ увидеть международные взносы. Дженнифер отвечает, что Paypal это делает, а Stripe — нет. Она также говорит, что Новая Зеландия стала значительным вкладчиком наряду с Францией. Джоанна просит Дженнифер повторить, сколько групп внесли свой вклад в прошлом месяце. Дженнифер отвечает, что 59 групп внесли чуть менее 9 200,00 долларов США.
Переходя к повестке дня, она хотела бы поделиться тем, что будет представлять в следующую субботу на Ассамблее для Финансового комитета. Дженнифер показывает слайд-шоу, чтобы представить список задач, выполненных Финансовым комитетом. Финансовый комитет OIAA оказал помощь в финансовом разделе Руководства, зарегистрировался в Благотворительном реестре Нью-Джерси, создал Документированный процесс для поставщиков, который, по ее словам, будет полезен, когда у нее будет Незапланированный запрос на средства. У нее есть 2 страницы с компиляцией процессов для поставщиков бюджета, ежемесячных отклонений, ежемесячного бюджета и ежемесячных взносов, которые необходимо представить. Она продолжает, что Финансовый комитет также добавил новый вариант электронной оплаты, Stripe, администрировал Upwork Interpretation и инициировал Независимый финансовый обзор на Ассамблее в прошлом году. Она также повторяет, что налоговая декларация актуальна, и Финансовый комитет также изменил свое обычное запланированное время, чтобы включить международных участников. Дженнифер хотела бы, чтобы все присоединялись к нам каждую вторую субботу каждого месяца. Она просит высказать любые комментарии, дополнения и говорит, что презентация будет сделана на Ассамблее.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Гвен благодарит Дженнифер за все, что она сделала, и говорит, что она проделала так много потрясающей работы и очень рада. Дженнифер благодарит ее и спрашивает, все ли довольны презентацией. Сьюзен отвечает: «Отличная работа».
Обзор процедуры командировок
Дженнифер хотела бы рассмотреть новую процедуру командировок, которую она внедрила и задокументировала. Она наблюдала за этим процессом с тех пор, как стала казначеем. Если кто-то собирается отправиться в командировку за счет OIAA, то он должен будет использовать эту процедуру. Путешественник должен обратиться в Ассамблею, и поездка должна быть одобрена Ассамблеей как «Незапланированные расходы». Затем казначей предоставит варианты перелетов и забронирует билеты с помощью дебетовой карты OIAA. Если есть какие-либо особые требования, путешественник должен будет оплатить эти изменения. Она спрашивает, есть ли какие-либо мысли. Гвен спрашивает, можно ли заставить человека предоставить отчет о расходах в течение 30 дней. Дженнифер отвечает, что это суточные. Гвен в восторге от того, что это не будет фактором. Она также предлагает вставить «или другое лицо, назначенное казначеем» в пункт 3. Дженнифер меняет это, но подчеркивает, что казначей должен смотреть на цифры расходов и должен быть контактным лицом. Есть вопросы?
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Обзор других вопросов
Дженнифер просит рассмотреть последний пункт повестки дня, который касается устного перевода CPC Гвен.
Гвен говорит им, что у нее есть человек, который хотел бы прийти в ее группу, но она говорит только на португальском языке. Она хотела бы пригласить ее на заседание комитета, но тогда ей понадобится переводчик. Как ей запросить услуги перевода и следует ли ей подавать запрос за 2 недели?
Дженнифер отвечает, что она будет тем, кто выполнит эту задачу, поскольку она получает все запросы на устный перевод. Она также говорит, что знает, что может быстро получить переводчика, потому что она делает все это для предстоящей Конвенции. Гвен хотела бы попросить, чтобы это было меньше 500 долларов, чтобы не нарушить бюджет. Дженнифер отвечает, что она заложила это в бюджет, используя «смешанную ставку» в размере 37 долларов в час для Upworks, и это выше, чем фактическая стоимость. Она объясняет, что обычно это колеблется от 20 долларов в час. Она говорит, что использование Upworks устраняет так много проблем, связанных с бухгалтерским учетом, 1099 и оформлением документов.
Поскольку она занимается потребностями Конвенций в устном переводе, она хотела бы поделиться с ними тем, что она делает для письменного перевода Конвенции. Она говорит, что так много работала над этим, торопясь связать этих переводчиков с нужным мероприятием, что она была одержима общей организационной стороной программы устного перевода. Она нанимает, связывает и организует всех переводчиков для этого проекта.
Она говорит Гвен, что ее совет будет заключаться в том, чтобы пройти через Процесс для поставщиков. В этом процессе есть «Форма запроса на незапланированные расходы». Здесь она может подать запрос. Гвен говорит, что, если человек сможет прийти на встречу, она свяжется с Дженнифер, чтобы запустить запрос на устный перевод. Дженнифер говорит ей, что, если она хочет удержать это в пределах 500 долларов и просит об этом на оставшуюся часть года, они должны знать об этом в ближайшее время, чтобы они могли это спланировать. Гвен говорит, что она займется этим запросом сегодня, и спрашивает, где она может его найти. Дженнифер отвечает, что он прикреплен к Форме процесса для поставщиков. Она и Сьюзен начинают искать его, чтобы направить ее к нему. Гвен спрашивает, можно ли найти форму запроса на незапланированные расходы на веб-сайте. Дженнифер заявляет, что она не хотела бы, чтобы эта форма запроса была на веб-сайте, поскольку она довольно конфиденциальна.
Дженнифер хочет поделиться тем, что она и Бет занимаются запросами на устный перевод для Конвенции. Она показывает им макеты Конвенции и говорит, что есть четыре разных комнаты и по 2 переводчика на язык. 25-го числа, в четырех комнатах и по смешанной ставке 37 долларов в час, плюс 15 минут на переход между ними, у нее 56 часов устного перевода, два человека на комнату. 28 часов устного перевода и 56 часов всего для работников. 26-го числа все то же самое, четыре комнаты и два переводчика, 32 часа устного перевода и 64 часа всего для работников. 27-го числа, в 3-й день, будет 33 часа устного перевода, всего 66 часов для работников. Итак, у нее 186 человеко-часов, которые нужно заполнить, и она заявляет, что у нее заполнена только треть. Приходится заполнять все языковые запросы от французского до испанского, от французского до португальского и так далее. Она добавляет, что это, безусловно, самая большая проблема, с которой она когда-либо сталкивалась в OIAA на сегодняшний день. Общий бюджет составляет 8 450,00 долларов США. Дженнифер оценивает перерасход бюджета всего в 152,00 доллара США. Итак, учитывая это, она вполне уверена, что уложится в бюджет. Гвен поражена и говорит, что ценит всю ту потрясающую работу, которую Дженнифер проделала с тех пор, как стала казначеем, и хвалит Финансовый комитет за все, что он сделал.
Дженнифер говорит, что она так счастлива, что взяла на себя запросы на перевод, потому что она не могла себе представить, в каком беспорядке были бы запросы, если бы она этого не сделала. Гвен говорит, что не может поверить, что на этих заседаниях Финансового комитета нет больше участников! Сьюзен говорит, что ей будут сниться электронные таблицы. Дженнифер соглашается и говорит, что устный перевод — это самое трудное, что она когда-либо делала для OIAA. Гвен говорит, что понимает, так как она делала это для меньшей организации. Дженнифер говорит, что OIAA — это потрясающе, и как она любит ауру OIAA. Дженнифер говорит, что они могли бы пообщаться после этого, но ей следует закрыть встречу.
Дженнифер завершает заявлением об ответственности
