Обновление для финансов — май 2024 г.
Финансовый комитет OIAA
Протокол заседания
Суббота, 11 мая 2024 г.
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Присутствовали:
Дженнифер Б. — казначей OIAA
Феликс Э. – заместитель казначея
Джефф Б. — секретарь OIAA
Барри М. – давний член финансового комитета
Сьюзен Р. – председатель OIAA
Джоанн Б. — IGR для группы Serenity в Тампе
Ники В. — секретарь финансового комитета
Дженнифер ведет Молитву о душевном покое. Все присутствующие присоединяются.
Дженнифер представляется казначеем. Феликс представляется заместителем казначея. Джефф Б. удостоен чести быть секретарем OIAA. Барри — немец и давний член Финансового комитета, Сьюзен представляется председателем OIAA. Джоанн Б. представляется IGR для группы Serenity в Тампе. Никки — секретарь Финансового комитета. .
Дженнифер начинает с повестки дня, и она принимается. Дженнифер говорит, что протоколы все еще обрабатываются, как указала Никки во время представлений. Протоколы будут перенесены на следующее заседание для рассмотрения. Дженнифер спрашивает, хочет ли кто-нибудь что-нибудь добавить в повестку дня.
Обзор финансовых отчетов
Дженнифер начинает с бюджета и выводит его на экран. Она говорит группе, что в отношении взносов апрель был самым прибыльным месяцем за всю историю. Общая сумма взносов составляет 9 700 долларов. Что касается расходов, то страховые расходы — это страхование директоров и должностных лиц. В почтовых отправлениях было несколько сотен долларов взносов наличными. Один был отправлен непосредственно в дом Дженнифер, и она внесла его через Paypal и указала, что есть еще один, который не может быть внесен, поэтому Феликс отправил этот конкретный в свой дом, в который он его внес. Комиссии Paypal и Stripe являются частью доходов. Профессиональные сборы — это наше бухгалтерское программное обеспечение. Расходы на технического специалиста составили 675,00 долларов США. Перевод для Форума IGR и Unity значительно ниже бюджета из-за использования программы Up Work. Видео и конференции относятся к 2 учетным записям Zoom, которые у них теперь есть, а также значительно ниже годового бюджета. Хостинг и управление веб-сайтом — это в основном расходы, связанные с Google, плюс очень небольшие дополнительные приложения, необходимые для Zoom. Дженнифер говорит, что с финансами все очень хорошо. Она спрашивает, есть ли какие-либо вопросы о отклонении от бюджета. Нет
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Дженнифер продолжает, что она надеется побудить Марка продолжить финансирование любых специальных проектов, которые у него есть. Она переходит к балансовому отчету.
Обзор балансового отчета
Она зачитывает, что в банке находится 122 000 долларов наличными, из которых 5 500 долларов предназначены для Международной конвенции AA 2025 года. Будет доступен номер люкс, который оставит OIAA чуть менее 117 000 долларов. В течение года будет больше расходов, но на данный момент они финансово устойчивы. Дженнифер хотела бы призвать всех членов Финансового комитета подумать о других местах для пожертвований и распределения излишков средств в конце года. У нее есть две идеи для фондов. Первое место, куда она пожертвует излишки средств, — это GSO в Нью-Йорке и Международный литературный фонд. Она заявляет, что в прошлом они жертвовали средства TIAA. Она связалась с ними, но пока не получила ответа. Она просит Барри, у которого есть связь с ними, связаться и призвать их прислать информацию, чтобы они могли принять обоснованное решение о том, куда отправлять средства. Барри хотел бы порекомендовать NAATW, но Дженнифер отвечает, что она изучила их, и они являются частным фондом. Она говорит, что они связаны с мероприятиями, и во время их мероприятий они взимают плату. Таким образом, мероприятия должны быть в состоянии поддержать их. По ее мнению, они являются частным фондом и совершенно отличаются от общественной благотворительной организации. Барри говорит, что уже давно идет разговор о том, разрешено ли OIAA законно жертвовать деньги GSO, потому что они принимают взносы только от алкоголиков индивидуально. Дженнифер спрашивает Джеффа, секретаря OIAA, любую информацию. Джефф отвечает, что это утверждение не соответствует действительности. Он продолжает, что любая область, район, мероприятие или любая межгруппа может внести свой вклад в GSO. Это не ограничивается только отдельными лицами. Барри отвечает, что они не являются частью структуры обслуживания, поэтому OIAA формально не связана с GSO. Он также заявляет, что большинство межгрупп изо всех сил пытаются иметь достаточно денег, но они будут вносить свой вклад в GSO. Беар спрашивает группу, являются ли они фактически частью межгруппы, насколько это касается GSO. Дженнифер отвечает, что да, они есть, поскольку у них есть OIAA на своем веб-сайте. Джефф добавляет, что, поскольку OIAA также участвует в ICOAA, они признаны GSO. Кроме того, он и Сьюзен собираются поехать на конференцию в августе, где GSO участвует со всеми другими межгруппами. Джефф заявляет, что они абсолютно законная межгруппа.
Дженнифер разговаривает с Джеффом об информации о полете и отеле для предстоящей конференции. Она спрашивает Джеффа, нужна ли ему помощь в планировании поездки, поскольку она занимается этим для Сьюзен. Джефф отвечает, что ему не помешала бы помощь с его полетом. Он уже купил номер в отеле, но ему не помешала бы помощь с полетом.
Поскольку авиабилеты из Ньюарка кажутся очень дорогими в его поиске.
У Джеффа есть еще два вопроса, которые он хотел бы обсудить. Во-первых, продолжаем ли мы накапливать средства для международной конвенции 2025 года. Дженнифер отвечает, что они больше не накапливают средства, и она думает, что 5 500,00 долларов США — это отличная подушка безопасности для расходов на Международную конвенцию. Дженнифер соглашается, что они заложили в бюджет немного больше, чем раньше в 2023 году. Джефф добавляет, что организациями, которым они пожертвовали, были GSO и взнос в Grapevine. Джефф хотел бы призвать их сделать это снова. Он считает, что они остро нуждаются в этих средствах. Дженнифер говорит, что они ранее приобрели подписки, которые они хранят и распространяют среди заключенных и тех, кто не может себе их позволить. Она просит Джеффа связаться с ними через свои связи и узнать, сколько подписок они могут приобрести. Дженнифер просит любые другие отзывы или вопросы. Нет.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Обзор таблицы взносов
Дженнифер переходит к взносам. Она говорит, что по мере роста OIAA растет и сумма на группу, как и взносы. Были некоторые крупные взносы. В апреле взносы внесли 62 группы. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо вопросы? Джефф спрашивает об отдельных лицах в отчете о взносах. Поскольку теперь это суммировано в одной строке, он был удивлен, увидев, что это так высоко. Он хотел бы знать, похоже ли это на предыдущие месяцы. Дженнифер отвечает, что это ВВЕРХ. Она заявляет, что был один человек, который внес 100,00 долларов США. Она связалась с донором, чтобы убедиться, что это не ошибка, и они ответили, что это действительно так. Итак, иногда это случается. Она объясняет, что иногда отдельные лица вносят взносы раз в месяц, в то время как другие делают это ежегодно. Сьюзен хотела бы знать, сколько групп или процентов вносят взносы из-за границы. Дженнифер отвечает, что, хотя Paypal показывает эту информацию, Stripe этого не делает, и они не предоставляют вам эту информацию. У нас даже нет отчета на данный момент. Она говорит, что по внешним странам будет сложнее получить данные.
Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо новые вопросы для обсуждения. Она напоминает Джеффу, что она отправила ему регистрацию в Нью-Джерси неделю назад и ему нужно подписать и вернуть ее ей. Она говорит, что это последнее, что ей нужно для регистратора, даже если это не должно быть до 30 июня.
Вопросы и комментарии с заседания финансового комитета
У Джеффа есть еще один вопрос о бюджете. Он всегда составляет электронную таблицу, когда отправляется в поездки, и кажется, что он превышает выделенные 1 500,00 долларов США для этого расчета для своей предстоящей поездки. У него есть два страховых полиса, которые будут ниже бюджета. Он хочет знать, смотрит ли она на совокупность этого бюджета, а не на отдельные статьи. Дженнифер отвечает, что нет. Джефф продолжает, что если он собирается перерасходовать средства на статью, что он должен делать? Дженнифер отвечает, что он должен поднять этот вопрос с Советом, поскольку она считает, что она заложила в бюджет в этих рамках. Однако Совет может одобрить все, что меньше 500 долларов, и это, вероятно, будет в этих рамках. Она заверяет его, что она может немного поколдовать, ища его рейсы, и что она также делает ставку суточных. Она говорит, что дело не в том, что они тратят, а в ставке суточных, которую они получают. Джефф спрашивает, может ли она объяснить немного подробнее. Дженнифер отвечает, что для еды, развлечений и транспорта в каждом городе разные суточные. Это сумма, которую они получают независимо от того, что они тратят. Джефф хочет убедиться, что он понимает, что это включает. Он говорит вслух, что эти суточные покрывают еду, любой транспорт для поездки на мероприятие и обратно, а также то, что это также будет включать поездку из аэропорта в отель и домой. Дженнифер отвечает, что это включает эти перевозки. Дженнифер объясняет, что суточные дают организации фиксированную сумму относительно того, сколько получит отдельный человек. Джефф хотел бы обсудить это подробнее, когда у него будет больше информации о своем бюджете.
У Сьюзен есть вопрос о предстоящем бюджете. Дженнифер говорит, что будет новая формула того, как обращаться с переводчиками. Бюджет должен оставаться статичным и регулируемым. Услуги перевода были перерасходованы. Она говорит, что они также могут проголосовать за бюджет, чтобы либо увеличить, либо уменьшить его. В дальнейшем, после встречи с Советом, будет более подтвержденная формула бюджета на 2025 год. Сьюзен соглашается и ценит обновление бюджета. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо другие вопросы или опасения? Сьюзен также хотела бы поднять вопрос о том, что в июне они представят Внутренний финансовый обзор, и спрашивает, будет ли там Эрика, поскольку она была ненадежной в прошлом. Дженнифер отвечает, что она считала Эрику более чем надежной. Сьюзен не согласна и говорит, что она не появилась. Дженнифер отвечает, что Лесли могла бы это сделать, но она видела больше активности от Эрики в процессе. Сьюзен отвечает, что она еще не представила его, но Дженнифер заявляет, что она думала, что он уже был представлен, но Сьюзен не может вспомнить никакой презентации и говорит, что пропустила заседание Совета. Джефф поддерживает наблюдение Сьюзен и предлагает просмотреть записи прошлых заседаний. Дженнифер соглашается иметь план Б на случай, если Эрика не появится, и предлагает Сьюзен связаться с комитетом для организации презентации. Она не может представить его, иначе она бы это сделала.
Беар хочет прокомментировать еще одну вещь о бюджетировании. Он хочет сказать, что они промахнулись с тем, какими будут расходы на перевод, но что они были довольно консервативны в отношении бюджета и доходов. Он думает, что нам следует взглянуть на то, что Дженнифер думает использовать для этого. Дженнифер возвращается к бюджету, чтобы посмотреть на «тенденцию». Она продолжает, что тенденция растет, и они заложили в бюджет немного больше, чем сделали. Бюджет немного больше, чем то, что он сделал в 2023 году.
Дженнифер заявляет, что они на 4 000 долларов выше того, что они заложили в бюджет с начала года. Дженнифер считает, что бюджет на самом деле довольно хорош. Беар соглашается и говорит, что есть 4 месяца. Это 4 месяца и разница в тысячу долларов в месяц. Беар продолжает, что они ищут, где это будет в конце этого года, что создаст излишек между резервами и потребностями, чтобы это было довольно хорошо понято. Дженнифер говорит, что в какой-то момент мы достигнем зрелости. Раньше они составляли бюджет, просто подключая доходы к сумме расходов, что Дженнифер сочла проблематичным. Она говорит, что у них есть новые методы распределения излишков средств. Она верит в распределение излишков средств другим применимым организациям, потому что тогда невозможно составить бюджет.
Она повторяет, что, используя, например, последний месяц по сравнению с предыдущим месяцем, мы на 29,75 больше, чем наш бюджет. Итак, в этом месяце 2 200,00 долларов США к этому росту доходов на 4000 долларов. Наша самая большая область — это наш технический работник и перевод. Мы заложили в бюджет 2 500,00 долларов в месяц. Новый технический работник обходится не так дорого, как старый. Итак. Когда вы создаете бюджет, все, от чего вы можете отталкиваться, — это возможности. Еще одна статья бюджета — это наши организационные сборы. У нас есть 500 долларов в месяц на возможные юридические расходы. Мы, вероятно, не собираемся использовать это, но есть вероятность, что мы можем.
Одна вещь, которую Дженнифер действительно хотела бы увидеть, это чтобы Марк потратил немного денег на технические улучшения скорее, чем позже, потому что в следующем месяце мы получим еще 2 500,00 долларов США. У него в общей сложности заложено в бюджет 10 000,00 долларов США. Дженнифер спрашивает, есть ли что-нибудь еще, чем она может помочь. Джефф спрашивает, что Дженнифер нужно было, чтобы получить информацию о рейсе, которая ему нужна. Они обсуждают условия ставок суточных с проездом. Джефф спрашивает Феликса, есть ли у него минутка поговорить после встречи. Феликс соглашается.
Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо вопросы или отзывы.
Нет вопросов или отзывов
Дженнифер завершает Заявлением об ответственности
