Обновление для финансов — октябрь 2023 г.

Финансовый комитет OIAA

Протокол заседания

Суббота, 14 октября 2023 г.

8:00 – 9:24 HDT

11:00 – 12:24 PDT

14:00 – 17:24 EDT

 

Присутствовали:

Дженнифер – действующий казначей

Терри Н. – председатель съезда OIAA

Джефф – секретарь OIAA

Феликс — заместитель казначея

Бет – заместитель председателя Unity

Марк – технический председатель

Барри – член финансового совета

Элдин – заместитель председателя PAC

 

Дженнифер ведет Молитву о душевном покое. Все присутствующие присоединяются.

 

Обзор плана повестки дня:

Дженнифер делится повесткой дня и просит внести дополнения. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо вопросы или опасения по поводу повестки дня.

Феликс поднимает руку и заявляет о предложении принять повестку дня.

Терри поддерживает.

Призыв к любой оппозиции

Нет

УТВЕРЖДЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

 

Обзор протокола предыдущих месяцев:

Дженнифер спрашивает, все ли хотели бы принять или просмотреть протокол

Марк жалуется, что они слишком длинные. Дженнифер объясняет, что это было 3-часовое совещание с большим количеством информации по бюджету.

Терри предлагает принять

Феликс поддерживает принятие

Дженнифер спрашивает об оппозиции

Нет

УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОТОКОЛА ПРЕДЫДУЩИХ ЗАСЕДАНИЙ

 

Обзор финансовых отчетов.

Дженнифер начинает с того, что доходы за сентябрь составили чуть менее 4 600,00 долларов США с учетом комиссий Paypal.

Плата за бухгалтерский учет составляет 37,00 долларов США за бухгалтерское программное обеспечение.

Конференция expenses для two участников ICOAA. Дженнифер объясняет, что эта сумма является начислением на Международный съезд 2025 года. Дженнифер объясняет Терри, что ее расходы не были заложены в бюджет на следующий год, и что она покажет ей баланс, чтобы увидеть, что доступно.

Услуги перевода. Из-за невозможности использовать обычных специалистов по ASL, есть расходы в размере 495 долларов США на переводчиков ASL.

Другие технологии – это все сервисы Google, такие как: Google Suites, Google Cloud и т. д.

Хостинг и управление веб-сайтом предназначены для специальных технических работников. Дженнифер объясняет, что технический комитет получил свой окончательный платеж в размере 5 000,00 долларов США, а также получил свой первый платеж за двухнедельное обслуживание в сентябре.

Дженнифер завершает, говоря, что у них чистый убыток чуть менее 5 600,00 долларов США.

 

Феликс хотел бы более четко определить затраты. Например: затраты на перевод, которые являются одними из самых высоких, он хотел бы детализировать эти транзакции немного яснее и классифицировать, для какой группы они предназначены. Дженнифер также заявляет, что записывает это как «Ассамблея». Дженнифер соглашается и заявляет, что бюджет на следующий год предоставит эту информацию.

Призыв к отзывам/вопросам по отклонению бюджета:

Нет вопросов или отзывов

 

Обзор листа взносов

Дженнифер начинает с того, что Sober in China внесла еще один вклад. Дженнифер говорит, что отправила Яну BB их информацию и пытается внести Sober in China в каталог.

Марк спрашивает об общей сумме в 4568 долларов США и о том, был ли это «месяц падения». Дженнифер отвечает, что эта сумма была за сентябрь, и это был медленный месяц. Марк упоминает, что его домашняя группа не платила, и Дженнифер соглашается, что она получала платежи от отдельных лиц ДЛЯ его домашней группы, а не ОТ его домашней группы.

Бет спрашивает, вносят ли международные группы один большой вклад или хочет знать, как поступают международные деньги. Дженнифер отвечает, что международные группы похожи на любые другие группы, и это зависит от обстоятельств. Дженнифер отвечает, что иногда они делают это ежемесячно, иногда ежеквартально, иногда ежегодно.

Бет спрашивает, есть ли сумма, которая может вызвать какие-либо тревоги при отправке денег на международном уровне. Она спрашивает, есть ли лимит на поступление через Paypal.

Дженнифер отвечает, что нет.

 

Дженнифер говорит, что Стив, старый казначей, отправил 1066,00 долларов США.

Барри говорит, что эти транзакции были со старых счетов Paypal, которые хранились на личных счетах, когда был основан OIAA. Были трудности с получением платежей от Paypal, и Стив успешно над этим работал.

Призыв к отзывам/вопросам по взносам.

Нет вопросов или отзывов

 

Обзор баланса

Дженнифер заявляет, что денежные средства составляют 93,5 тыс. долларов США. Дженнифер говорит Терри, что у нее начислено 5 000 долларов США на международные расходы на перевод в 2025 году. Она также говорит, что к 2024 году должно быть 5 500 долларов США, и этого должно быть более чем достаточно, чтобы начать работу. Если возникнут какие-либо другие расходы, они могут рассмотреть их в 2025 году.

Терри спрашивает, это все, и Дженнифер отвечает, что булавки не входят в это начисление.

Дженнифер заканчивает тем, что говорит, что общий капитал – это сумма доступных денежных средств.

Призыв к вопросам/отзывам о балансе.

Нет вопросов или отзывов

 

Обзор повестки дня

Терри хотела бы начать с вопроса, можно ли переклассифицировать его из «Обязательств», чтобы его было легче идентифицировать.

Дженнифер объясняет, что система называет это начисленными расходами, и что это единственное, что сейчас находится в этой категории, поэтому его должно быть легко идентифицировать.

Дженнифер спрашивает, все ли просмотрели повестку дня, как она была разослана до собрания.

Она начинает с того, что говорит, что они подробно обсуждали бюджет на последнем собрании, поэтому они просто рассматривают компиляцию обсуждения.

 

Дженнифер заявляет, что было внесено много изменений. Начиная со снижения бюджета технических комитетов с 20 000 до 10 000 долларов США. Бюджет председателя съезда на перевод приостановлен для некоторых семинаров по руководствам и собраниям председателя комитета/совета. Бюджет упал с 8000 до 4000 долларов США. Изменение составляет около 1000 долларов США по сравнению с тем, что было представлено в финансовый отдел в прошлый раз.

Суть в том, что это почти -29 000 долларов США. Фактические данные будут включены в эти две категории.

Дженнифер указывает Феликсу, где цифры показывают организации и куда они пойдут. Феликс соглашается, и они продолжают. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо вопросы или опасения.

Барри просит еще раз просмотреть выручку. Он указывает на прогнозы.

 

Джен объясняет, что каждый квартал исторически имеет более низкие доходы, поэтому 3, 6, 9, 12 исторически имеют более низкие доходы, такие как сентябрь.

Барри спрашивает, основаны ли эти цифры на лучшем предположении, и Дженнифер отвечает, что они основаны на истории.

 

Феликс также повторяет, что они просто применяют сезонную корректировку на основе ежемесячного роста. Барри спрашивает, составляет ли общий бюджет около 83 000 долларов США. Дженнифер соглашается, и, похоже, все понимают прогнозы. Дженнифер спрашивает, есть ли у кого-нибудь вопросы по бюджету.

Дженнифер просит больше обсуждений или вопросов по бюджету.

Призыв к возражениям для отправки членам.

Нет оппозиции

Утверждение компиляции бюджета

 

Марк внезапно уходит, и он был ведущим стенограмм. Элдин берет на себя запись, как только замечает, что Марк уходит. Элдин спасает положение!

 

Обзор финансового устава

Следующим пунктом повестки дня является финансовый устав. Дженнифер заявляет, что она пыталась принять, чтобы казначей мог быть председателем финансового отдела, но многим людям эта идея не понравилась. Она продолжает, что нет действующего председателя финансового комитета при совете. Итак, она хотела бы установить, каковы их роли в финансовом комитете. В настоящее время казначей выполняет все обязанности председателя финансового отдела.

 

Терри спрашивает, не слишком ли это много. Дженнифер говорит, что нет, но рекомендует, чтобы аудит по-прежнему был полезным, и хотела бы установить роли членов финансового комитета. Она предлагает начать с нуля.

Дженнифер спрашивает, хотели бы они сменить казначея, добавить председателя финансового отдела или оставить обязанности за казначеем.

Терри беспокоит то, что председатель не будет делать столько, сколько Дженнифер, и хотела бы, чтобы кто-нибудь встретился с Дженнифер для работы. Дженнифер заявляет, что она была бы рада, если бы кто-нибудь пришел и помог.

 

Феликс заявляет, что если бы его назначили казначеем, ему пришлось бы делегировать большую часть задач, которые

Дженнифер делает сама. Он также считает, что внутренний аудит даст больше информации о том, как они ведут свои финансы. Таким образом, они могут определить фактические обязанности и ответственность, делегированные в рамках финансового комитета.

 

Барри считает, что возникнут другие осложнения, если председатель финансового отдела и казначей будут двумя отдельными организациями. Он говорит, что Спенсер, предыдущий, подготовил повестки дня, но у него не было доступа к банковскому счету. Затем Брайану, казначею, пришлось нанять кого-то для выполнения общего администрирования для комитета. Он добавляет, что лучший способ – это чтобы казначей также был председателем.

Барри спрашивает, кто получает доступ к Xero и деньгам. Дженнифер отвечает, что это она, Феликс, Сьюзан и Джефф. Кроме того, весь совет может видеть учетную запись Paypal. Барри говорит, что, по его мнению, это гораздо больше доступа, чем было раньше.

Терри хочет заявить, что если Ассамблея OIAA считает, что должен быть председатель, они должны следовать тому, что предлагается.

Дженнифер и Барри отвечают, что голосования не было.

Дженнифер также хочет сказать, что в уставе остается открытой возможность поднятия вопроса, если появятся желающие на эту должность.

Бет А. хотела бы похвалить их за то, что они подняли вопрос о возможности аудита.

Элдин хотел бы уточнить, что разъясняет это предложение. Дженнифер отвечает, что хотят ли они придерживаться первоначального устава или добавить необходимость в председателе финансового отдела в устав. Однако, похоже, они довольны тем, что есть.

 

Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо возражения против Устава.

Нет.
Утверждение принятия устава

 

Последним пунктом для обсуждения является план, который Элдин составил для процедуры внутреннего аудита. Казначей начинает рассматривать процедуру. «Цель состоит в том, чтобы обеспечить ответственное использование пожертвований членами OIAA, поддерживать продолжающееся выздоровление алкоголиков и поддерживать финансовую прозрачность.

 

Дженнифер продолжает читать: «Область применения. Аудит будет охватывать финансовые транзакции, записи, соблюдение некоммерческих финансовых правил. И меры кибербезопасности, процедуры аудита, проверка транзакций.

Объяснение: Эта процедура включает в себя проверку точности и законности финансовых транзакций. Пример: выберите образец из 50 пожертвований, сделанных через PayPal за последний квартал. Перекрестно сопоставьте эти транзакции с подтверждающей документацией, чтобы убедиться, что они соответствуют заявленным целям и суммам.

 

Аудит соответствия. Объяснение: В дополнение к ранее упомянутому аудиту соответствия, OIAA должна проводить периодические проверки для поддержания своего статуса освобождения от налогов и соблюдения некоммерческих правил. Конкретный пример: OIAA должна регулярно проверять и обновлять свой некоммерческий статус в IRS, гарантируя, что она по-прежнему соответствует требованиям для статуса освобождения от налогов 510c3. Кроме того, организация должна вести учет любых изменений в своих уставах, структуре совета директоров или заявлении о миссии и сообщать об этих изменениях в соответствующие регулирующие органы.

Анализ финансовой отчетности. Объяснение: Проанализируйте финансовую отчетность на предмет точности и полноты. Пример: Изучите отчеты о прибылях и убытках и балансовые отчеты. Сравнение фактических цифр с запланированными суммами. Изучите значительные отклонения и их причины, такие как увеличение конкретных источников пожертвований или изменения в активах и обязательствах.

Оценка кибербезопасности. Объяснение: Оцените меры кибербезопасности для защиты финансовых данных.

Пример: Проведите сканирование уязвимостей и тестирование на проникновение, чтобы выявить слабые места в онлайн-системах OIAA. Сделайте рекомендации по повышению кибербезопасности.

Обзор операционных процессов. Объяснение: Изучите финансовые процессы на предмет эффективности.

 

Барри поднимает вопрос о Paypal и о том, как они должны изучить статус Paypal, поскольку они так и не получили соглашение о некоммерческой организации с Paypal. Им следует убедиться, что оно действует.

Дженнифер заявляет, что она не изучала это, и теперь она это сделает, и благодарит его за информацию.

 

Терри хотела бы добавить, что слова «взносы» и «пожертвования» используются в документации, и им следует использовать одно или другое.

Феликс хочет объяснить, что они означают одно и то же в двух разных областях.

Дженнифер добавляет, что это освобождено от налогов и может быть списано каждый год. Она продолжает читать процессный документ: «Обзор операционных процессов. Объяснение: изучите финансовые процессы на предмет эффективности, пример соответствия, составьте схему процесса сбора пожертвований. Определите ручные шаги и предложите решения по автоматизации для оптимизации процесса.

Бюджет и анализ. Объяснение: сравните фактические финансовые показатели с бюджетом. Пример: проанализируйте финансовые отчеты портала, чтобы выявить отклонения от бюджета, такие как перерасход или недоиспользование средств, и порекомендуйте корректировки бюджета на основе результатов.

Оценка рисков. Объяснение: Определите и оцените финансовые риски. Пример: оцените риск онлайн-мошенничества с платежами из-за зависимости от PayPal. Оцените вероятность и потенциальное воздействие этого риска. Разработайте стратегии для смягчения этого риска, такие как улучшенное обнаружение мошенничества.

Цифровой след утверждений. Объяснение: на протяжении всего процесса аудита. Важно документировать и поддерживать цифровой след. Всех утверждений, отклонений и комментариев, связанных с запросами на расходы. И другие финансовые транзакции. Пример: автоматизированная система утверждения расходов генерирует полный цифровой журнал, в котором регистрируется, кто утвердил или отклонил каждый запрос на расходы. Наряду с любыми комментариями или заметками, предоставленными в процессе утверждения. Этот след служит журналом аудита, обеспечивающим прозрачность и отслеживаемость каждого финансового решения. Документация, все процедуры аудита будут задокументированы с поддержкой. Доказательства и выводы. Отчетность, результаты аудита и рекомендации будут собраны.

В подробном отчете об аудите для рассмотрения Финансовым комитетом, Советом директоров и Ассамблеей. Последующие действия: финансовый комитет будет следить за реализацией рекомендаций и отслеживать прогресс.

Чтобы обеспечить принятие корректирующих мер. Результаты аудита непрерывного улучшения послужат основой. Мы постоянно совершенствуем процессы и управление рисками в OIAA.

 

Феликс хочет прокомментировать, что он посещает свой курс по управлению финансовыми рисками, и это выглядит точно так же, как то, что он изучает прямо сейчас. Он хвалит Элдина за этот хорошо написанный отчет.

 

Джефф хотел бы знать, будет ли комитет продвигаться вперед с аудитом, используя этот документ. Он советует создать подкомитет и спрашивает Дженнифер, каков ее план для аудита.

 

Дженнифер отвечает, что у нее уже есть 3 человека, назначенных в подкомитет. Она называет Элдина, Лесли из отдела коммуникаций, у которой есть финансовое образование, и Эрику, которая была предыдущим секретарем и также имеет финансовое образование. Дженнифер просит Элдина начать общение с Лесли и Эрикой, чтобы начать в январе аудит за 2023 год.

 

Джефф говорит, что возможность самоконтроля поможет укрепить доверие со стороны членов. Он приветствует ссылку.

 

Дженнифер хочет закончить, сказав, что как только процесс будет запущен, она не сможет и не будет помогать каким-либо образом, кроме как отвечать на вопросы. Она может только предоставить доступ. Она повторяет, что не может руководить или направлять.

 

Феликс хотел бы знать, должен ли комитет по аудиту быть назначен фактическим советом директоров, что обеспечит большую независимость.

 

Джефф советует, чтобы они, вероятно, оставили это на усмотрение финансового комитета, если не было явного конфликта интересов.

 

Дженнифер, но этот комитет будет заседать вне финансового комитета. Он будет отчитываться только перед советом директоров.

 

Терри вносит предложение о закрытии собрания.

Дженнифер спрашивает о каких-либо возражениях.

 

Дженнифер завершает молитвой об ответственности

 

–Заседание финансового комитета заканчивается–

21:24 HDT // 12:24 PDT // 15:24 EDT–