财务更新 – 2023年12月
OIAA 财务委员会
会议记录
2023年12月9日，星期六
上午9:00 – 10:24（夏威夷时间）
上午11:00 – 下午12:24（太平洋时间）
下午2:00 – 5:24（东部时间）
出席人员：
Jennifer – 代理财务主管
Felix – 副财务主管
Barry – 财务委员会资深成员
Susan – OIAA 主席
Erica k. – 财务小组委员会成员
Nona – 现任副主席
Nicky – 代理财务秘书
Terry – 大会主席
Jennifer 带领平静祷告。所有出席者一同参与。
议程审查
Jennifer 在屏幕上显示议程，询问是否有人要补充。Susan 首先提到 Mary 自掏腰包支付了 Deep L 的订阅费用。这对我们未来也会有帮助，所以我们应该考虑这一点。Erica 表示赞同，并说她每天都在使用它。Nona 补充说她也在使用。Barry 也使用它，并认为它现在是标准的语言工具。Jennifer 说她已将其添加到议程中。
议程获批 / 增加 DEEP L 讨论
审查上月会议记录
Jennifer 询问是否每个人都审阅了她刚发送的会议记录。Susan 说她已经审阅过了。
Terry 加入会议并介绍自己是大会主席。
Jennifer 请 Nicky 在讨论过程中编辑文档。Jennifer 大声朗读会议记录，并请大家随时补充。
他们阅读了上次会议记录。以下是进一步讨论的会议记录和上次会议的内容：
重新审视上次会议的内容 补充和重申事项
超过 $250.00 的捐款及信函制作
Jennifer 补充说，她决定重新核实有多人捐款超过 $250.00 的信息。她表示这些交易没有被正确归类到他们的群组。由于之前分类错误，实际上并没有任何个人捐款超过 $250.00。她觉得有些不对劲，所以额外核实了一下，发现来自个人的捐款实际上不到 10%，而不是之前认为的 40%。
取消 Slack 订阅
Susan 要求澄清是谁决定取消订阅，因为措辞不清楚。Jennifer 回应说她向技术部门询问过，最终是由技术委员会决定取消的。Susan 帮助修改句子措辞以添加这些信息。
OIAA 群组支票遗失
此前，有一个 AA 群组询问付款情况，Jennifer 在 2023 年 11 月 11 日的会议上表示尚未收到支票。但在今天 2023 年 12 月 9 日的会议上，我们已经收到了。Susan 补充说她记得这个问题，是 Janine 在离开 IGR 代表职位前需要澄清的问题。Jennifer 回应说她已发出信函，请其他群组检查他们的捐款并确保 OIAA 收到。Jennifer 说这就是她创建捐款表的原因，这很有帮助。
寄往旧地址的支票
Barry 在上次会议中提到有支票寄往旧地址需要转寄。Jennifer 询问 Barry 是否已经寄出。Barry 回答已经寄出了。
内部审计小组委员会
Jennifer 说 Leslie 告诉她将在一月份有报告提交，因此这将列入 2024 年 1 月的议程。关于 Eldin，Jennifer 通知所有与会者他已退出审计小组委员会，Leslie 和 Erica 可以自行选择添加其他人来协助委员会。
PayPal 捐赠基金/非营利状态
Jennifer 已与 PayPal 沟通，在 24 到 48 小时内他们应该会获得非营利组织的优惠费率，且不需要与捐赠基金关联。尽管过程艰难，但现在终于实现了。
在全面审查了上次会议记录后，Jennifer 询问是否有人反对接受会议记录。无人表示反对。
上次会议记录获批
财务报告审核
Jennifer 展示预算差异。Jennifer 从 11 月收入开始，略低于 $8,500.00。PayPal 费用与收入相关，为 $199.32。她表示希望不久后费用能降至原来的 ⅔。专业费用是会计系统费用 $42.00。我们定期计提的 2025 年国际大会费用为 $145.83。翻译/手语服务费用 $187.40 是 10 月的余额和 Unity 的 Upwork 费用。其他技术费用包括所有 Google 支出 $484.71。视频会议费用每月 $50.00，用于更大的会议室，网站托管/管理费是支付给 Melinda 的技术支持费用。最后，我们有 0.05 美分的利息收入。净收入为 $3,946.86。Jennifer 询问是否有人对预算差异有任何问题。
Barry 请求回顾并想知道我们为大会预算了多少。Jennifer 澄清说 $7500.00 不是用于国际大会而是用于大会支出。Barry 询问是否有为大会支出计提任何费用。Jennifer 解释说大会支出是针对已完成的大会。他们预算了 $7,500，但实际支出只有 $6,460。Barry 理解这些数字的来源。Felix 想知道为什么网站托管费用相差 $750，他认为这个金额很大。Jennifer 解释说她每两周收到一张 $1140 的发票。11 月有三张发票。2023 年超出预算约 $10,800 的 $10,000 是专门为技术部门预留的。她解释说这更像是资产负债表项目，而不是预算项目，更多是为技术部门预留的资金。Felix 通过说明这更多是时间问题而不是影响现金流来澄清。Jennifer 同意。Jennifer 询问是否还有其他问题需要解答。
无问题或反馈
资产负债表审查
Jennifer 读出资产负债表，银行存款略高于 $100,000。其中 $5,300 预留给 2025 年国际大会，所以未预留资金略低于 $95,000.00。
Susan 想回到预算差异，并提到明天议程上可能会看到的某个电子邮件链。Susan 说她收到一个人的邮件，想看预算与实际对比报告，所以 Susan 给她发了报告链接。Susan 想解释说她亲自见到了这位女士，她告诉 Susan 今年的支出与去年完全不同，今年的支出会显著增加。Jennifer 询问是否有人反对资产负债表。Erica 说她没有反对，而是请求比较预算中的几个项目。
无问题或反馈
捐款表审查
Jennifer 在屏幕上显示捐款清单。Jennifer 说她已鼓励各个群组检查这份清单，确保数字与记录的一致。Jennifer 浏览清单，特别指出一个名为 Virtual Sober Start 的群组。她说这就是本月向 OIAA 发送 8 张支票时遇到问题的群组。Jennifer 说有 84 个捐款群组和个人。
Jennifer 决定调出 PayPal 报告向财务委员会展示。Jennifer 分享她的屏幕。她解释 PayPal 如何为他们生成这些报告。她调出 11 月的销售洞察，显示金额增长了 108%，交易数量增加了 49%，捐款金额比去年增加了 39%。图表显示 11 月的情况，黄线是去年，蓝线是今年。Jennifer 说提供的信息显示 OIAA 在持续增长。95% 的捐款来自美国，5% 来自其他国家。报告显示了贡献国家。Jennifer 认为这很好地展示了谁在捐款的信息。报告显示新客户比去年增加了 55%。所以，这 76 个人中有 24 个是从未捐款过的。她说这表明他们在持续增长，继续吸引新群组加入 OIAA。Jennifer 询问是否有人对此有任何问题或反馈。她积极地说这份报告显示 OIAA 处于积极增长状态。
无反馈或问题
Jennifer 想谈谈她之前在审查上次会议记录时提到的事情。她提到 PayPal 处理费用将在 24 到 48 小时内改为非营利组织费用。一旦交易完成，她就能判断费用是否已经降低。如果扣除方面有任何问题，她会联系 PayPal。目前费率是 2.89%，变更后将降至 1.99%。每笔交易的 0.49 美元是两种费用结构的标准收费。Jennifer 询问对此话题是否有任何问题。无人回应。
无问题或反馈
Deep L 审查
Jennifer 请 Susan 谈谈 Deep L，因为她对此一无所知。Susan 首先说这是一个翻译程序。据她所知，唯一的其他选择是 Google 翻译。Unity 的 Beth 和 Carlos 都使用这个程序并引起了她的注意。她还知道 Mary 正在为注册办公室支付专业订阅费用。她认为大约每月 $10。Susan 提到她有一份 22 页的文档需要翻译，但他们应该认真考虑为 OIAA 订阅 Deep L。Nona 说 Deep L 有特定的许可证，是专业商业许可证，否则按个人用户收费。她向 Jennifer 和 Susan 发送了一个链接。Nona 个人使用 Deep L。她说免费版本只允许 500 个字符。Nona 继续说我们会用到它，因为我们在 IGR 论坛收到很多不同语言的回复。她建议使用多个用户。她认为我们应该使用这个程序并注册为企业，这样就可以有多个用户。她说有一个表格需要填写用户数量信息。她认为这比 Google 翻译好得多，翻译损失更少。她最后说她认为我们必须选择商业许可证，因为个人用户的最高级别每月要 $56。Barry 想补充说这是用于专业用途。他说这是用于商业交流，所以与双语翻译器不同。他强烈建议我们考虑它并订购 2-3 年。Barry 认为如果我们有资金，我们应该使用最好的沟通工具。Nona、Susan 和 Jennifer 讨论了账户细节。他们还讨论了不必在不知道信息内容的情况下将文档发送给通讯部门。有了多个用户，收到回复/需要文档的人就不会不知道文档包含什么信息，尽管文档是发给他们的。Nona 认为我们应该订阅商业账户，这样可以设置需要的用户数量。这可能会减少翻译人员的额外费用，因为他们按页收费。他们同意使用这个程序可以消除一层时间延迟。这也可能保护匿名戒酒会系统中的一些机密性。
Erica 想提出一些她的担忧。关于审计的名称，Erica 请求将语言从”内部财务审计”改为”内部财务审查”。她认为这暗示他们是专业审计师，而实际上并不是。然而，在财务审查下，规则与审计相同，她还想准备一份所有需要审查项目的清单，并在开始前提交给董事会批准。Jennifer 同意，并开始说当提到内部审计时，现在应称为内部财务审查。Erica 说她和 Leslie 计划在一月会议前见面，这样他们就能有某种计划。Jennifer 回应说她会将财务审查小组委员会列入一月会议议程。但是，如果他们觉得需要更多时间，请提前一周告诉她，她会将其排除并另行安排时间。
Jennifer 询问是否还有其他事务需要处理？无人回应。
Jennifer 提出结束会议的动议。Terry 提出动议。Susan 附议。Jennifer 询问是否有人反对？无人回答。
无问题或反馈
Jennifer 以责任声明结束。
