出席者：

Beth A.，国际理事

Lesliee A.，通讯主席

Jeff b.，秘书

Jennifer B.，财务

副主席 Nona C.

Mark M.，技术主席

Papa Don，IGR，埃德蒙顿市中心

Naterena P-C，IGR，AA Serenity，候补秘书候选人

Susan r.，主席

Renee R.，候补IGR，AAHomeGroup.org

主席Susan R.在美东时间下午2:02宣布开会，并以宁静祷文开始会议。Susan欢迎来宾并提醒他们仅作为听众。

审查执行董事会会议记录 – 秘书 Jeff B.

• Jeff审查了1月14日理事会会议记录。他报告说已收到Susan和Jennifer的修正并已作出相应更改。Jennifer指出一处拼写错误。Mark M.提出接受修正后的会议记录的动议，由Nona C.附议。1月14日的会议记录获得一致通过。

候补秘书候选人 – 秘书Jeff B.

• Jeff提到他之前的候补秘书Amelia L.因个人原因不得不辞职。随后他发出寻找新的候补秘书的请求，Naterena P-C.表示有意愿。
• Jeff向董事会介绍了她，Naterena向董事会说明了她的资质。Naterena表示她自2013年起在其主组服务，担任主持人和迎宾。她后来转到一个在线小组，目前担任IGR。她提到了她在教育领域的专业工作和教育背景。她还告诉我们她是一位妻子，有4个成年女儿和3个孙子。她目前正在与她的引导者重新学习步骤。

收到公司支票的问题 – 财务Jennifer B.

• Jennifer报告说我们收到了一个公司账户代表某个小组开出的支票。她担心支票来自外部实体而不是小组本身。她还提到这个人已经从同一个公司账户设置了定期捐款，目前她已暂停接受这个公司账户的捐款，等待董事会决定如何处理。
• Nona在ICOAA特别工作人员会议上提出了这个问题。与会者对此反应不一，大多数与会者表示他们会接受这些支票。
• Jennifer表示我们可以继续暂停该账户并退还资金，或者可以保留捐款但不再接受额外捐款，或者保留捐款并继续接受未来的捐款。
• Mark表示他是该小组的成员，认识这个人，并认为我们应该继续接受这些捐款。
• Mark M.提出接受这个公司账户代表小组的捐款并继续接受未来捐款的动议。Jeff B.附议。经过讨论后，董事会以3比2的投票通过了该动议。少数意见已表达，但由于没有重新考虑投票的动议，该动议获得通过。

国际大会的技术问题 – 国际理事Beth A.

• Beth提出了关于10月国际大会注册在技术层面可行性的问题。她提到注册程序将让我们知道谁会参加并获取有用信息，如他们的电子邮件地址。她表示要求提前注册将缓解一些人对安全性的担忧。
• Mark询问负责活动技术部分的Tech 12是否将注册作为其服务的一部分。Beth报告说他们没有，将依赖我们。Mark表示他和Beth可以私下讨论这个问题，然后与Tech 12沟通。
• Beth还提到为活动开发一个应用程序会很好。Mark回应说我们没有开发应用程序的技术资源。他表示TIAA组织在他们的会议中使用应用程序，他会与他们确认是否可以使用他们的应用程序。
• Jennifer表示她认为注册是Tech 12提供服务的一部分。
• Beth提出了两个已报名参加国际大会的女性小组的问题，关于这些会议是否可以保持仅限女性参加，不允许男性参加。其中一个是印度会议，他们不希望男性参加。
  • Jennifer提到她不赞成在国际大会中设置有限制的会议。
  • Jeff表示举办国际大会会有我们需要解决和学习的复杂问题。他还表示，既然我们在OIAA允许男性和女性会议，我们也应该在大会中允许这样做。
  • Nona对这些特殊会议可能带来额外的安全问题表示担忧。
  • Beth回应说大会将有两个层面的安全措施，一个是大会层面，一个是每个小组层面。

在在线区域会议上发言 – 秘书Jeff B.

• Jeff提到他被邀请在第33区会议上介绍OIAA，这是俄勒冈58区的在线区域。Jeff询问董事会对他做这个演讲是否有任何问题。
• 董事会对Jeff做这个演讲没有提出任何异议。

审查PIC章程 – 副主席Nona C.

• Nona向董事会审查了PIC章程，包括使命和目的，以及委员会成员的角色，以及做出的几处修改。
• Mark M.提出接受所提交的PIC章程的动议，Jennifer B.附议。动议一致通过。

审查通讯章程 – 通讯主席Lesliee A.

• Lesliee向董事会审查了通讯章程，包括使命和目的，以及委员会成员的角色，包括副主席，以及应董事会要求做出的几处修改。
• Nona C.提出接受通讯章程并增加副主席修正案的动议，Jennifer B.附议。动议一致通过。

技术报告 – 技术主席 Mark M.

• Mark报告说我们有一位网络服务专业人员，他正在商讨条款，应该在一周半内开始工作。一位新成员Trish也自愿加入网络服务团队。
• Mark表示Melinda在新网站启用前仍在为我们提供服务。
• Mark报告说下一个技术项目将是查看注册员功能并确定如何开发小组目录。

主席报告 – 主席 Susan r.

• Susan报告说她参加了ICOAA会议，了解到有一个通讯小组委员会每季度与GSO会面。在本季度的会议上，讨论了关于创始人著作的问题的电子邮件分发问题，这些邮件被会员和一些区际组分发，但本应只发给区域代表。
• Susan转达了Lesliee的请求，要求在日历上发布带有Zoom信息的活动，并尽快请求口译员。

副主席报告 – 副主席 Nona C.

• Nona表示她一直在探索使用DeepL，但费用很高。她解释说DeepL是一个将文档翻译成其他语言的软件。今年的预算中没有这项支出，也不适合作为未编入预算的请求。她表示费用将是每月280美元。
• Jeff询问是否考虑过免费软件ChatGPT，答案是否定的。他表示我们的候补财务Felix E.已经使用这个软件将文档翻译成西班牙语。
• Nona提到她一直在参加ICOAA会议，这很有帮助。
• Nona提到董事会需要制定使命声明，她将发送目前已完成工作的相关信息。
• Nona表示她正在协调举报者声明与开放门户政策和礼仪声明，希望在国际大会前完成这项工作。
• Nona报告说除了两个（教改和CPC）外，所有章程都已完成，CPC即将完成。
• 我们的章程将有一项修改，将更改关于辞职需要书面形式但不是必需的声明。

秘书报告 – 秘书 Jeff B.

• Jeff表示制定使命声明很重要，但我们也需要做一些战略规划，可以在4月通过章程后开始。
• Jeff提到他也一直在跟踪几项我们应该考虑在章程中做出的修改，我们应该考虑从4月开始审查。Jeff表示他愿意担任章程修订特别委员会主席。
• Jeff提到他还没有任命Naterena为候补秘书，但他对与她的讨论感到鼓舞，她受邀并出席了会议。
• Jeff更新了去年因病未完成的董事会会议记录的情况。他提到他已经快要赶上进度，我们将在执行会议中讨论另一组往期会议记录，即6月20日的董事会会议记录。他提到Amelia一直在处理7月11日和7月23日的会议记录，现在他需要完成这些工作。
• 他表示董事会手册没有进行额外的工作。
• Jeff报告说我们准备购买额外的责任保险以及更新我们的D&O保险，保费将从549美元增加到576美元。他表示需要信用卡来进行这些购买，Jennifer说她会把使用信用卡的信息发给他。

财务主管报告 – 财务主管 Jennifer b.

• Jennifer报告说1月的报告已发布在网站上。
• Jennifer报告说我们的捐款比预算超出约1,000美元。
• 她提到Stripe已经开始运行，我们收到了第一笔付款。
• 她报告说我们已经支付了Tech 12的定金。
• Jennifer审查了捐款报告，并提到个人捐款没有在单独的一行报告。她报告说我们通过Stripe收到了来自新西兰一个首次捐款小组的800美元捐款。
• Jennifer与董事会一起审查了资产负债报告。她提到报告已经更新，将Mercury储蓄账户重命名为谨慎储备。
• Jennifer提到Erica已经发出了一份财务审查，没有发现财务异常，但她还没有时间查看审查报告。

国际理事报告 – 国际理事 Beth A.

• Beth A.报告说国际大会规划的第一阶段，即小组注册，应该在3月1^日前完成。
• 她报告说注册表格已经发出，她和团结委员会主席Carlos D.一直在联系各个小组。
• Beth提到她一直在与Tech 12协调，下一次会议在3月2^日。
• Beth提到她需要使用额外的Zoom许可证，这样他们可以在其他OIAA会议同时安排会议。Jennifer报告说已经购买了第二个许可证，但需要与技术团队协调会议。
• Beth表示她有兴趣在Zoom中使用AI Companion来记录会议笔记，因为他们没有秘书记录会议记录。
• Beth表示报名参加国际大会的小组对参与感到兴奋，并感谢我们倾听他们的意见。

口译员 – 通讯主席Lesliee A.

• Lesliee讨论了ASL口译员要求最少2小时的问题，董事会不愿支持这一要求。她提到她正在学习如何使用Upwork。Upwork的一个问题是口译员不能在会议前进行沟通。
• Lesliee报告说审查GSO指南很有帮助。
• 她报告说指南审查会议上的ASL口译员在相互沟通方面存在问题。她还报告说以前与我们合作的ASL口译员认为来自Upwork的ASL口译员表现不佳。她还担心口译费用会上涨。
• Nona表示我们需要仔细考虑需要哪些语言的口译，我们应该询问会员他们的需求。
• Jennifer同意Nona的观点，并询问我们是否被要求为指南审查提供ASL口译。她表示我们应该至少提前两周请求口译。Jennifer提到口译的标准是雇用两名口译员。
• Beth提到我们将需要为国际大会提供ASL，因为已经有一个聋人小组报名了。
• Susan表示在她向会员发出的任何活动通知中，她都会要求会员告知她们的口译需求。她表示任何计划举办活动的人都应该至少在活动前两周请求口译。

董事会在美东时间下午4:24进入执行会议后结束会议。

提议总结

董事会在本次会议上对以下提议进行了表决：

1. Mark M.提出接受修正后的会议记录的动议，由Nona C.附议。1月14日的会议记录获得一致通过。
2. Mark M.提出接受这个公司账户代表小组的捐款并继续接受未来捐款的动议。Jeff B.附议。经过讨论后，董事会以3比2的投票通过了该动议。少数意见已表达，但由于没有重新考虑投票的动议，该动议获得通过。
3. Mark M.提出接受所提交的PIC章程的动议，Jennifer B.附议。动议一致通过。
4. Nona C.提出接受通讯章程并增加副主席修正案的动议，Jennifer B.附议。动议一致通过。

谦卑地提交，

Jeff Bernknopf

OIAA 秘书