财务更新 – 2024 年 7 月
OIAA 财务委员会
会议记录
2024 年 7 月 14 日，星期六
上午 8:00 – 上午 HDT
上午 11:00 – 下午 PDT
下午 2:00 – 下午 EDT
出席人员：
Felix e. – 候补财务主管
Barry m. – 长期财务委员会成员
Susan r. – OIAA 主席
Gwen – 财务委员会成员 – CDC 主席
在 Susan 和 Barry 的帮助下，Felix 今天负责并整理所有材料。
Felix 自我介绍，作为候补财务主管代表 Jennifer 出席。Susan 自我介绍，作为 OIAA 主席。Barry 自我介绍，作为巡回理事。Gwen 自我介绍，作为财务委员会成员以及 CPC 主席。
由于这是 Felix 第一次主持会议，他询问 Susan 他们是否会进行序言或祈祷。Susan 和 Barry 回答说会进行平静祷文。
Felix 带领大家进行平静祷文。所有与会者都加入。
资产负债表审查
Felix 首先说有三个实体需要审查：资产负债表、预算和捐款。他在屏幕上显示资产负债表。他指出，从 2024 年 3 月到 6 月最显著的季度比较是支票账户，也就是支出账户。支出账户有 20,000 美元，因此总资产增加了 增加了 20,000 美元。他补充说，拥有这些资金使我们处于有利地位，能够投资于网站或 OIAA 相关项目的任何技术改进。但是，前提是我们都同意这样做。
Felix 询问有关资产负债表的问题。Barry 想询问 2025 年大会的 5,500.00 美元应计费用，但在预算中找不到。他们想确认这是否是 2025 年国际大会的费用。他们都在文件中查找。Felix 不确定是否已移动，但会确保找到答案。
Barry 表示，似乎每个人都注意到最显著的事情之一是逐年增加的资金。他指出，仅仅一个月，OIAA 收到的资金就比上个月多了 16,0000 美元。Felix 同意，尽管他们的收入显着增长，但他们的支出一直保持不变。他继续说，从年度比较来看，OIAA 为 75,000.00 美元，而去年 OIAA 为 28,000.00 美元。基本上，他说，我们在一年内增加了两倍。Felix 建议他们应该将一些支票转移到储蓄中，但是，这就是他们计算审慎储备的方式。他们将钱留在支票中，但就应计费用而言，明年将会有更多的支出，因为温哥华招待套房有很多新设备和东西用于大会。Susan 不希望我们忘记徽章。他们再次尝试确定国际大会的应计余额在资产负债表上的位置。他们在资产负债表上找到了 5,500.00 美元。
他们讨论了如何将应计金额转移到其支出类别，以及为什么没有对其进行逐项列出。它尚未进入其自己的类别，因为它尚未投入使用，因为他们尚未花费任何东西。Gwen 说她记得 Jennifer 在另一次会议上谈到过这一点，并表示它不会被记录为支出，而只是作为应计费用。Barry 表示，他很确定如果他们下次询问 Jennifer，这不会有问题。
Felix 指出分配给大会的 800 美元支出，Susan 回答说那是 2025 年大会的徽章费用。
没有更多反馈
预算差异审查
他们继续讨论预算差异。Felix 表明也有所增加。收入增加，并且本月超出预算超过 2,000.00 美元，年初至今超过 8,000.00 美元。个人金额有所减少，但这不是什么大问题。Barry 指出，自从他们过去将它们组合在一起以来，发生了很多变化。他们现在指定个人与他们的团体。因此，一些个人捐款已更改为团体捐款。这是修改这些捐款的结果。Felix 同意，这是识别这些捐款的完美空间，因为一些财务主管可能在实际为他们的团体捐款时进行了捐款。
Felix 查看国际大会的特定费用。他指出，技术特殊工作人员和董事会及大会口译员、Ig 论坛和团结会议的费用大大低于预算。Barry 想知道为什么它们低于其总运营费用。Felix 查看预测并要求查看会议费用。
没有其他反馈
捐款审阅
Felix 在屏幕上显示捐款。Felix 要求他们都仔细检查并确保他们自己的个人团体已正确列出，然后再转到最后几行。Barry 指出较大的个人数字范围从 527 美元到 735 美元
在团体中，宁静圈是最大的。Barry 说，全国各地的互助团体都会为这些数字感到自豪。他认为这表明了参加会议的人们的大力支持。
Susan 询问了有关 ASA 在线团体的问题。在线家庭团体是她的团体也决定使用的银行服务。她想知道他们如何将功劳归于她的团体。她在捐款中看到了它。Susan 说 Barry 以传单的形式将其发送给她，他回答说如果她愿意，他可以谈谈。Susan 继续说，她的团体加入了这项在线银行服务，您可以在其中选择 5 或 6 个不同的虚拟篮子之一进行捐款。她喜欢它，因为在月底，她的团体可以使用这项服务平等地向这些实体捐款。她想知道如果以这种方式进入系统，她的团体如何获得功劳。Felix 解释说，OIAA 通过三种方式收到资金：通过支票，团体通常在支票上写上名称，第二种是通过 Stripe，团体可以识别自己。第三，它来自 Paypal。我们会收到一封电子邮件，如果他们没有写上团体的名称并且金额大于 50 美元，他会联系他们并获取他们的团体信息。
Barry 解释说，在线家庭团体是一家第三方服务提供商，会开具支票，当他是 OIAA 的官方邮箱时，他每个月都会收到他们的支票。它会告诉支票来自哪个团体。他说他们会去卡罗来纳州的邮箱。
Barry 解释说，每笔捐款都分成自己的单独支票并发送给 OIAA，以识别它们来自的会议。Susan 询问支票上的哪个位置标识了该团体。Barry 指出它在支票的右上角。Susan 说她将与她的团体交谈，看看这是否回答了他们所有的问题。Barry 建议 Felix 找到她团体的个人支票，复制一份并发送给她。
她还想询问她的家庭团体分成两个团体的情况。她的在线团体的捐款直到 7 月才收到，但希望将其计入 6 月。她询问他们如何确保将其应用于正确的月份。Felix 回答说，他也想得到一些答案，并说这是他第一次听说有第三方服务公司提供捐款。
Felix 试图理解并大声重复说：“因此，有一个第三方从多个不同的团体收集资金，开具支票并将其发送给我们。”他表示，他从他们那里收到的唯一信息是一封说明将资金分配给谁的信。他继续说，支票看起来非常专业，并且他相信他可以找到一个电话号码来获取更多信息。他说他可以确保将资金分配给正确的实体。Susan 感谢 Felix 并询问 Barry 是否认为它来自特拉华州很有趣？然后 Barry 询问哪个家庭团体在线总部位于亚利桑那州普雷斯科特？他认为那是他们的总部所在地。Barry 表示，他可以看到为什么其他团体使用这项服务会带来好处，因为它消除了使用程序汇款或注册帐户的需求。他说这不是免费的，但它消除了某些人发送捐款的任何问题。Susan 补充说，您还可以使用它们设置定期付款。Barry 和 Susan 感谢 Felix 提供的信息。
Felix 从音频问题中恢复过来，并表示捐款最简单的方式是首先通过 Stripe，然后是 Paypal，最后是支票，这是最耗时的。他们讨论了有多少零售机构和实体已停止接受支票，因为一切都朝着数字时代发展。他补充说，尽管他们尚未处理过，但人们仍然可以退回支票。
没有更多反馈
问题和反馈
Felix 询问是否还有其他问题，并要求提出休会动议。Barry 说他还有一个关于为国际大会获得额外资金的问题。他想讨论如何获得徽章和国际大会所需额外物品的押金。他说有些事情需要根据明年大会的预算支付。
Susan 提出徽章已获批准，Jennifer 准备付款。Susan 共享屏幕并表明已为徽章预留了 800 美元，其余付款在 2025 年预算中。Gwen 补充说，房间套房的押金和这些费用现在应该可用，这样就不必第二次经历相同的过程。她建议他们每年都应该分配会员已批准的资金。
Barry 说，通过使用 2015 年亚特兰大的信息，他们对设置大型屏幕和少量笔记本电脑以及最重要的是拥有专用无线连接以不依赖酒店互联网的需求有一个很好的了解。
Susan 想知道这是否足以支付技术费用，因为他们上次估计成本已经 10 年了。她补充说，他们可能需要增加预算。Barry 说他不知道，但他认为他会租用设备而不是购买，因此他将寻找这些资源并获得设备报价。他希望技术人员能帮助我们提供这些数字。他补充说，技术领域的 5 年就像 2 代人。
Susan 想向财务委员会介绍 Randy 作为一个很好的来源。他想成为财务委员会的一员，并且他对设置有想法。Barry 宣布 Randy 将负责此事！“简单，完成。”
Gwen 想在休会前补充一点。她想通知大家本月底即将举行的服务博览会。她注意到财务委员会和 CP 已被分配到同一个分组讨论室，因此她想邀请财务委员会成员参加 CPC 的下一次委员会会议，该会议在每个月的第四个星期一举行，即东部时间下午 6:30 或加利福尼亚时间下午 3:30。她将在大会之前进行一次演练，以最终确定一切。她很高兴与财务委员会合作，并希望使其变得有趣并“在沙箱中精美地玩耍”。
Felix 一直在做笔记，以便与 Jennifer 交谈。Felix 询问 Gwen 关于服务博览会，以及他们是否应该联系 Gwen 或她的候补人员来讨论想法。Gwen 说她对最终产品没有那么投入，因为她不会在那里，但她会促进对话。她说她想欢迎人们来到分组讨论室，并希望有一种足够的吸引力来激励他们回来并在委员会中做出贡献。
每个人都感谢 Felix 领导会议，并说他做得很好。
Felix 询问是否有休会动议。Gwen 同意。
没有反馈。
Felix 以责任声明结束
