OIAA董事会会议纪要 2022 年 11 月 8 日

与会者：
Jeff b.，候补秘书
jane g.，副主席
gwen m.，主席
mark m.，技术主席
barry m.，秘书
brian r.，财务主管
Spencer w.，财务主席

主席 Gwen M. 于美国东部时间下午 5:04（太平洋时间下午 2:04）宣布会议开始。会议以平静祷文开场。

Jeff B.（候补秘书）审阅了 10/11/22 董事会会议的会议纪要。Brian R. 提出动议，批准按原样提交的 10/11/22 董事会会议纪要，Mark M. 附议。会议纪要获得一致通过。

主席报告：Gwen
Gwen 评论了我们在 OIAA 中的沟通方式，并认为我们网站上“随时随地，任何人”的信息非常重要。

旧业务

• Jeff 提出动议，确认 Paula D. 为 CPC 委员会主席。Jane 附议了该动议。董事会一致投票通过接受 Paula D. 担任 CPC 主席。
• 与会员的沟通。
  • 需要与会员沟通我们 IRS 恢复的后续步骤，Gwen 希望将其列入 12 月 3 日大会的议程。Gwen 建议 Spencer 在大会上介绍这一点。
  • Spencer 将沟通 OIAA 的公益律师将向新泽西州提交章程，以验证 OIAA 符合新泽西州非营利组织法律，并且章程将提交给 IRS，以恢复我们的 501c3 免税资格。但是，本着透明的精神，我们将沟通我们不会追溯提交我们的请求，因为我们没有记录。
• 访问董事会会议纪要。将创建一个公共文件夹，并在网站上放置一个链接，以便会员可以访问会议纪要。Mark 将创建该文件夹，Gwen 将把 6 月份以来的会议纪要上传到该文件夹中。

新议程：

• 2023 年伊比利亚-美洲在线大会的想法：Jeff 提到，来自葡萄牙的 Carlos D. 对最近的西班牙活动印象深刻，他受到启发，建议我们可以在 2023 年秋季举办一次伊比利亚-美洲活动，让多个国家参与进来。Jeff、Jane 和 Carlos 讨论了这样一个活动，该活动需要在成立一个特设委员会后进行大量规划。
  • Mark 建议，已经有很多关于 OIAA 赞助活动的建议，也许可以成立一个“会议”委员会来评估这个和其他会议机会
  • 有人提到，已经有一个大会委员会，目前不活跃，可以用于此目的。目前的指导方针规定，大会委员会帮助规划 OIAA 活动，例如每 5 年举行一次的国际大会
  • Gwen 提到，为伊比利亚-美洲地区以及其他全球地区规划这样的活动将很有用
  • Jeff 提到，他将联系 Carlos，以进一步充实这个想法

财务报告 – Brian r./Spencer w.

• 拟议的预算已经完成，并已发送给会员。Brian 准备了一份摘要来解释预算。今年的预算比去年的预算大幅增加。该预算试图控制翻译成本，并做出了一些假设。团结委员会是唯一一个有具体翻译预算要求的委员会。
• Mark M. 提出动议，董事会批准 2023 年预算并将其发布给会员，Jane G. 附议。董事会一致批准了该动议。
• 讨论了是否有必要联系我们的团体，以确定他们对如何更好地利用我们的财政资源来支持他们的需求的看法。Mark 提到，新网站旨在更具活力和协作性，而不是当前的网站，后者主要是一个存储库。下个月委员会主席董事会会议的建议协议
• Brian 建议，每个委员会主席应提交一份简短的报告，时间限制为 5 分钟。届时，他们还可以提出他们希望董事会考虑的任何问题。
• Gwen 提到，当她发出提醒时，她会将我们的想法传达给委员会主席

来自指导方针委员会的问题

• 委员会应该何时提交年度报告？
  • Gwen 表示，这不应在 12 月的选举大会上进行。她建议这些可以在几次大会上完成，因为未来计划举行 4 次大会
  • Jane 建议，她希望在年初看到这一点完成，并且可以包括协助委员会的邀请
  • Mark 表示，每个委员会都将在网站上拥有自己的页面，用于每个委员会的持续、动态报告
• 选举大会上会有朗读吗？
  • 是的，会有。朗读将包括平静祷文、OIAA宗旨声明和传统。
  • 必须快速建立法定人数，这将由与会者填写表格来完成。在进行法定人数统计时，可以进行朗读
• 如果没有达到法定人数会发生什么？
  • Jane 提到，章程规定，在没有达到法定人数的情况下，董事会可以采纳预算并任命官员
  • 如果在大会上没有达到法定人数，那么董事会将在一周后的 12 月董事会会议上任命官员，直到明年第一次大会可以举行选举
• 如果只有一个职位的候选人会发生什么？
  • 如果只有一个人竞选官员职位，那么该人仍然会经历选举过程
• 如果没有达到法定人数，预算会发生什么？
  • Brian 建议，董事会批准一项短期预算，以允许该组织运作，而不是董事会批准全年的预算。
  • Gwen 建议我们不要按比例分配预算，我们可以继续运营，直到可以通过新的预算
• 我们是否应该坚持章程中简单的资格要求？章程规定“任何曾在 OIAA 服务职位上任职的人都有资格担任互助组官员。”这将是唯一的资格要求
• 我们是否希望听取在 NAATW 翻译研讨会上发言的个人的介绍？
  • 这可以帮助 OIAA 建立一个翻译委员会
  • Gwen 建议，这个介绍不仅要面向董事会或特设指导方针委员会，而且我们要向全体会员开放这个介绍
• 我们是否应该雇用特殊的工作人员来帮助在委员会会议上做会议纪要？这个请求来自团结委员会
  • 董事会认为这不是一个可行的选择，这应该是委员会的职能

没有其他新事项。

董事会会议于美国东部时间下午 6:51 休会，并以团结宣言结束。

提议总结

以下动议在本次会议上获得理事会投票通过：

1. Brian R. 提出动议，批准按原样提交的 10/11/22 董事会会议纪要，Mark M. 附议。会议纪要获得一致通过。
2. Jeff B. 提出动议，确认 Paula D. 为 CPC 主席，Jane G. 附议。没有进行讨论，董事会一致投票通过。 3. Mark M. 提出动议，董事会批准 2023 年预算并将其发布给会员，Jane G. 附议。董事会一致批准了该动议。

恭敬地提交，
Jeff Bernknopf
OIAA 候补秘书