财务更新 – 2024 年 2 月
OIAA 财务委员会
会议记录
2024 年 2 月 10 日，星期六
上午 9:00 – 上午 HDT
上午 11:00 – PDT 下午
下午 2:00 – EDT 下午
出席人员：
詹妮弗 – OIAA 财务主管
Felix – OIAA 候补财务主管
Barry – 财务委员会资深成员/前秘书
Erica k. – 财务小组委员会成员
尼基 – 财务委员会秘书
Jennifer 带领平静祷告。所有出席者一同参与。
议程审核
Jennifer 开始屏幕共享并展示议程。她指出，对她来说议程上最重要的是财务审查更新。她询问是否需要向议程添加任何其他内容。她接受了 Barry 提出的接受议程的动议，即“按原样”接受。Felix 附议。 Jennifer 询问是否有任何反对意见。 无反对意见。
议程批准
审阅前几个月的会议记录
Jennifer 说，在会议之前，她与 Nicky 讨论了一些需要更改的语法和数字错误。然后，她询问是否每个人都能够审查会议记录。由于没有得到回答，Jennifer 请大家花几分钟时间阅读会议记录。Jennifer 在屏幕上滚动。之前讨论的错误是，前往国家技术研讨会的工作人员每人 450 美元，但更正后是 10 个人（全部）。Jennifer 询问该小组是否发现任何其他更改。没有人回复，因此她要求提出接受动议。Felix 提出动议，Erica 附议。Jennifer 询问 Nicky 是否可以进行更改并将其发回给她，以便她可以更新网站。
批准上个月的会议记录
财务报表审阅
Jennifer 从 1 月份的预算差异开始。她说，这些差异也已发布到网站上。收入略低于 8500 美元，比预算高出 1000 多美元。她认为预算会有点保守，这很好，因为预算存在赤字。她说，Paypal 和 Stripe 与收入相关联，并且已被证明是成功的。专业费用为 70.00 美元。我们的技术特别工作人员略低于 1500 美元。特别工作人员类别已在 2023 年应计，以便将其纳入年底的正确期间。Jennifer 说，在全年，我们可以按收付实现制进行，但在年底，我们应该对所有内容进行应计。此外，所有 IGR 论坛发票尚未提交，因此我们将在 2 月份看到更多费用。对于我们的 Zoom 帐户，在视频会议下，现在将有两个 Zoom 帐户。之前，曾讨论过拥有一个专业帐户，这将花费 2,500.00 美元。似乎最好只使用 2 个 Zoom 帐户，因为它的价格明显较低。网站托管管理与 Google 费用有关，还包括向之前讨论过的翻译程序 Deep L 付款。许多人讨论过这个程序，OIAA 甚至正在探索为 OIAA 获取多个帐户。董事会将讨论这笔费用，如果价格超过每年 500 美元，他们将提交给大会。Jennifer 询问有关预算差异的任何问题。Felix 想知道为什么组织费用低于预期。Jennifer 回答说，有 500 美元指定用于法律费用和目的，Barry 补充说，他们必须在新泽西州支付组织费用，Felix 表示这取决于是否会发生。Jenifer 回复说，目前没有任何迹象，主席已要求为此编制预算。Barry 说，一两年后我们应该删除它，并且它不应该永远存在。Felix 询问他们是否应该为此进行应计和/或为此可能性留出资金。Jennifer 不同意，因为她认为近期没有威胁的可能性。Barry 同意并询问声明中的五分钱来自哪里，Jennifer 回答说那是利息！他们开玩笑说我们正在赚钱！Felix 想询问大会/董事会的翻译应计费用。他认为我们应该为此留出资金。Jennifer 回答说，不需要应计，因为它已经作为一项明确的费用包含在预算中。Felix 想澄清下一个项目，并表示也许他没有清楚地阅读它。Jennifer 说，大会董事会已预算 1040.00 美元，最初将提供指南研讨会。她说，2 月份安排了两次，3 月份安排了一次。她还认为翻译预算很高，但他们可能会预算更多。 Barry 同意，在收入方面始终最好非常保守地编制预算，而在支出方面则非常积极。
Jennifer 提出了捐款声明。Felix 想说，在查看财务报表时，有时他会看到第 1、2 和 3 组，但它们没有名称。Jennifer 建议她联系他们并询问他们小组的名称。她给他们举了一个收到支票的例子，她联系了他们，结果实际上是一个错误。她最终退款了。她说，如果有可能联系这些小组，那就去做。Jennifer 想指出，她已更改此报告以反映他们在上次会议中讨论的更改。她将个人姓名更改为仅显示个人捐款的一个项目。Felix 询问我们是否可以按数值对它们进行排序。Jennifer 说她可以，但她按字母顺序排列。Felix 说，他很好奇一些小组来自哪里，有时在实际捐款中没有说明。Jennifer 说，Paypal 有一份关于此的报告。她还想补充说，她不喜欢看到从最高到最低列出的声明。Barry 同意，这与捐款金额无关。他说，当他看到一些委员会（OIAA 之外）首先列出大额捐款，然后减少那些较小的捐款时，这是一种评级。Jennifer 同意她不会这样列出。Felix 明白，当小组查看此报告时，这是一种可以轻松找到其名称的好方法。Jennifer 同意。
Jennifer 提出了审慎储备，并表明它反映了 6 个月。她说，她将之前的 60,0000 美元转移到支票账户中。她回顾了 Tech 12 几周都没有兑现他们的支票。当他们最终兑现时，Jenifer 不得不在 2 月份将其从应付账款中删除。她继续说，5500 美元用于 2025 年国际大会的应计费用。Felix 想问一下，是否可以轻松地将趋势分析添加到这些报告中。例如，它可以显示他们在过去 6 个月中的表现等。Jennifer 认为这反映在预算差异中，因为它显示了年初至今。Jennifer 说她不会在她的盘子里再放一项任务，但她告诉 Felix 如果他愿意，可以随意绘制进展图。Felix 回复说他会调查一下。Barry 问 Felix 是否知道如何在 Excel 中找到它，并且你可以看到可用的图表。Jennifer 解释说，Excel 的报告区域可以提供帮助。Felix 说他会学习。
Erica 开始更新财务委员会的财务审查。她问 Jennifer 是否有要分享的文件。Jennifer 在屏幕上分享。Erica 首先告诉大家，财务审查几乎已完成，除了 2 个项目。她说，Karen 有一份文件很难处理，她一直在家里处理。一旦这份文件完成，Karen 将其提交给她，然后她可以完成最终报告并交给主席。Jennifer 说她应该直接提交给董事会，因为她不想以任何方式影响它。Erica 询问是否有人到目前为止有任何问题。没有人回复，所以她继续。她指的是该文件，并说黄色标记是未完成的内容，她正在等待 Karen 审查并给出她的评估。Jennifer 询问她是否拥有她需要的一切。Erica 回复说她有，现在可以从 Mercury 帐户中删除它们。Erica 说，每个人都可以查看该文件，因为它是一个已发送的附件。Barry 说，最终审查应该提交给董事会，因为董事会正在充当财务委员会的概述。Erica 回复说 Susan 有审查报告。Barry 感谢 Erica 所做的工作。Erica 说，这真的很有趣，也是一个学习过程。她问她是否应该向董事会提供有关审查的问题。Barry 回复说她绝对应该，并让他们知道她已准备好。他还建议将其放在议程上。Jennifer 补充说，她应该将其发送给整个董事会。Barry 同意并说她应该同时做这两件事：发送给整个董事会并将其放在议程上进行讨论。Jennifer 说明天是他们的月度董事会会议，并询问她是否准备好回答问题。Erica 回复说，她认为下个月将是一个好时机。她可以将其提交给董事会，他们可以查看并提出任何问题。她认为没有必要着急，因为一切都“完全井井有条”。Jennifer 很高兴 Erica 放下了这一点信息，因为她很好奇调查结果。Erica 回复说，他们寻找了几个星期，并且整天都有“5 只眼睛盯着它”，他们绝对没有发现任何问题。Jennifer 说她很高兴在书中有一个独立的意见。她感谢并相信会员会对结果感到满意。她感谢 Erica 挺身而出完成这项任务。Erica 说，明年会容易得多，因为他们现在知道如何做，并且可以教别人如何做。Jennifer 说她很高兴他们创建了一个用于推广内部财务审查的流程。Barry 想警告 Erica 注意一些人可能会发表一些脾气暴躁的评论。Erica 说她已准备好。Jennifer 询问应该多久进行一次此报告？ Erica 说建议每 3 年一次，但她和 Leslie 认为至少每年一次。她认为至少每年两次是最好的。Jennifer 回复说她也在考虑相同的金额，并祝贺他们做得很好。她说，没有什么比在 2 月份完成财务审查更好，这样他们就可以继续进行这一年。Jennifer 询问财务审查团队是否还有其他问题或意见。没有。
没有问题或意见
财务报表已完成
Jennifer 再次调出议程，并想提供 Stripe 更新。她重申我们确实拥有该平台并且它已激活。她说，就美元价值而言，他们收到的捐款比 PayPal 多。她注意到我们没有获得非营利组织费率，因此她联系了他们，他们说他们将在一周内更新它，因此更改应该即将到来。Felix 想问一下我们从哪个平台收取的费用更多？Stripe 还是 Paypal？Jennifer 回答说，Paypal 每笔交易收取 0.49 美分加上 1.98%。Stripe 每笔交易收取 0.30 美分加上 2.2%。Jennifer 询问是否还有其他关于 Stripe 的问题。Jennifer 问 Felix 他的对账情况如何。Felix 回复说这很容易，没有任何差异。Felix 说，一开始有一个奇怪的变动。Jennifer 回复说那是与之相关的费用，她必须同步它。她还必须在系统中输入一些手动条目才能使其以她想要的方式和期间工作。她还补充说，他们收到了一笔定期付款，并且她已暂停了它。她解释说，它来自一位成员，该成员指定它是针对某个小组的，但是，它的名称来自一家公司。她试图联系该人，但没有得到任何回应。她不知道它是一家由 AA 成员拥有的公司，还是一家公司。我们收到了来自 Strategy Matters 的 4 笔 25.00 美元的付款，并附有说明，说明它来自某个小组。她解释说，我们可以退还 100 美元并在未来暂停付款，或者保留我们收到的 100 美元，并说由 AA 成员拥有的公司可以捐款。Barry 想补充说，有一项关于我们可以和不能接受什么的政策。由于这是一个治理问题，因此可以提交给董事会，并允许委员会做出决定。Jennifer 想知道财务委员会成员的意见是什么。Erica 说她无法贡献回应，因为她太累了。Felix 回答说，他认为在这种情况下我们不应该接受任何资金。他认为我们应该先与董事会讨论。Jennifer 回答说她也这样认为，并且她已暂停付款，因为她无法联系到任何人来回答付款和/或小组的问题。她还说，Susan 去了它要来的地方，他们不熟悉这个人的名字。她说这很奇怪。Jennifer 说这将在明天的董事会议程上。她询问是否还有其他人想讨论的其他业务。Jennifer 呼吁提出休会动议。Felix 提出休会动议。
Jennifer 以责任声明结束
