委员会指南更新 – 2023 年 8 月

出席成员：Susan R（OIAA 主席）、Nona（OIAA 副主席）、Jeff B（OIAA 秘书）、Gwen M（指南委员会主席）、Amelia L（IGR Journey Heart）、Jan BB（OIAA PAC 主席）、Carlos D（团结委员会主席）、Mary M（Steppers 主席/注册员）、Jeanine F（IGR VSS 和通讯委员会）、Beth D（团结委员会）、Beth A（团结委员会副主席）

缺席：Dave W（IGR Q&A）、Melinda F（技术委员会副主席）、Barry M（前任秘书）、Jennifer B（OIAA 财务主管）、Mark M（技术委员会主席）

会议开始：Gwen 于下午 3:03 宣布会议开始。

前一天 OIAA 董事会会议后向委员会提出的要点：
• 优先事项与即将举行的选举需求一致。

来自 OIAA 主席 Susan R 的信息：
• 选举所需的一切都应该昨天就准备好。
• 向董事会提交以下内容以供批准：
o 董事会、理事、第一部分的工作，
o 理事职责说明
o 选举流程。
• 需要在 9 月 16 日前 30 天将其纳入大会议程。

重新审议第一部分，重点关注文件中黄色高亮部分：
• 董事会轮换：50% 的董事会连续性可能难以/无法实现。确保一致性的可能方案包括：邀请主席或即将离任的官员以无投票权身份继续留任一年。措辞可能需要表述为”应当努力”或”尽可能有效地”
• 指出自十二月以来的董事会任命需要在今年进行选举。
• 现任董事会的一个选择是决定本年度首次哪些职位将是一年任期、标准两年任期或三年任期，以便开始制定计划，使某些角色在偶数年选举，其他在奇数年选举。
• 建议实施如下方案：奇数年选举 3 名理事，偶数年选举 2 名理事。
• 如果中间有任命，可以设定为一年任期。这仍然不会影响职位的连续性或在奇数年或偶数年进行选举的 3 个职位或 2 个职位。
• 结论：避免设定固定百分比。董事会可在选举开始时提出一些建议或声明。任何选举如果董事会希望成员考虑这一点，就将这一部分的微观管理和细节留给董事会，而不是写入指南中。理事资格：• 有帮助但非必需的讨论• 将有关国际理事的细节从本节移至该角色描述中• 商业背景或专业经验是有帮助的。董事会和成员也对理事可以提供的其他技能和素质感兴趣。副主席职责说明：• 是否所有委员会管理工作都将落在一位理事（如主席）身上（但未包含在职责说明中），但仍保留在副主席的职责说明中。• 董事会决定在各理事之间分配与不同委员会的联络关系。• 向董事会建议（添加到 Susan 的章程问题清单中）删除副主席职责说明中”作为常设委员会的当然成员”部分。删除该条款可使主席和副主席的职责说明保持一致。
• OIAA 的公益法律顾问 Alexandra 强调，OA 的指南委员会需要建立一些结构，创建超越个人的委员会对董事会的支持水平。
• 多人同意可以删除这一点。现在通过指导团队会议已建立了额外的沟通渠道。
• 董事会需要决定谁来监督/关注/支持各个委员会。
会议记录应反映以下在今天会议前通过电子邮件发送的内容：（这些要点有些在会议中讨论了，有些没有）

• 在第 1 点中，为什么要说：”但不包括官员。”我认为应该删除这一点，段落应该在”…受托责任”处结束。• 在第 4 点中，不需要重复保证条款的文本，因为会有超链接。• 在第 5 点中，提供章程中说明这一点的参考位置，可能带有超链接。• 在第 6 点中，我在文件中没有看到脚注 4。另外，最后一句话重复了章程内容，因此是不必要的。
• 第 7 节重复了章程中的语言，因此在指南中是不必要的
• 在第 8 点中，我们如何决定哪 50% 的理事进行轮换？此外，我们的理事有候补人选，他们可能（但不一定）会竞选该职位，希望他们已经接受了培训。另外，如果理事人数为奇数（似乎我们将有 7 名理事）会怎么样。
• 在第 8 点中，我不喜欢”可能”。董事会如何决定？我认为我们要么做要么不做。如果我们做，我认为主席应该有发言权但没有投票权。
• 在第 9 点中，我会将这部分作为所有理事的一般要求部分，将双语和多语言要求留在下一节中
• 国际理事应该称为”国际理事大会”，因为在描述中是这样称呼的。

国际理事：
• 虽然有建议添加”尽一切努力了解每个国家的情况或每个国家关于在线小组的情况”，但这并未得到普遍认可。
• 就国际理事的职责说明达成了共识。

大会理事：
• 关于术语”at-large”很棘手，特别是对于那些对体重有问题的人来说。
• 目前写的角色太模糊，像是人气竞赛，突出一个伟大的领导者而不是每天为 OIAA 努力工作的服务者
• 将谦逊纳入考虑 – 强调服务而不是责任
• 根据董事会需求，职责需要灵活性
• 一个计划，一个基本的实际运营计划。• 这些理事职责说明必须经过深思熟虑，对我们的整个运营、整个机构都至关重要。• 请要求董事会停止创建新的委员会/项目等，这些都只会增加需要处理的事务 – 需要理清并找到适当位置 – 然后推荐或建立程序的工作就会不断增加 –• 联络人角色可能不需要是董事会职位 – 董事会任命联络人如何？• 半成品计划 – 还没有准备好推出。需要返回董事会
• 分区是未来的梦想 – 现在不是时候

14:05 提出动议：指南委员会向 OIAA 董事会建议，目前将董事会扩大至两名国际理事。该动议按原文获得接受并得到附议。进行投票，动议以 7-2 票通过。反对票获得发表少数意见的机会。没有人选择改变投票，因此动议按原文通过。

会议结束。

下次全体委员会会议将于 2023 年 8 月 16 日（星期三）在 Zoom 上举行。

谨呈，

Gwen M
特设指南委员会主席