与会者：
Jeff B.，秘书
Jennifer B.，财务主管
Nona C.，副主席
Mark M.，技术主席
Terry N.，大会主席
Susan R.，主席

主席 Susan R. 宣布会议开始，并于美国东部时间下午 2:02 以平静祷文开始会议。

审查执行董事会会议记录 – 秘书 Jeff B.

• Jeff 提到，11 月 16 日的干事会会议纪要尚未准备好进行审核。他表示，纪要已接近完成，并将在未来几天内发送出去。

准则审查 – Jeff B.，秘书

• Jeff 表示，他已将修订后的准则发送给理事会，其中包括基于理事会回答的问题所做的更改、Susan 发现的 capitalization 问题以及大会程序中从实质性一致（2/3 多数）到章程中规定的简单多数的更改。
• Jennifer 指出，我们的章程中确实存在某些需要实质性一致的情况，这些情况未在更新后的大会程序和图表中列出。Jennifer 在她对该部分的评论中提供了这些情况的列表。Jeff 表示，他将添加一个脚注，其中包含 Jennifer 从章程中确定的这些情况。
• Jeff 表示，今天我们将审查第 5 至第 7 节。他表示，Susan 曾向他发送一封电子邮件，其中包含有关这些章节的格式问题，尤其是财务部分（第 6 节）。Jeff 将审查转交给 Susan，以便她向理事会解释她的评论。
• Susan 表示，她担心该文档在文体上不一致。她提到，不同的章节由不同的子委员会负责，结果导致风格和声音不同。她提到，相比之下，当前的准则采用单一声音。她提到的一个例子是财务部分，该部分以被动语态编写，这与其他部分不同。
• Mark 表示，我们需要让一个人（例如 Susan）更新整个文档，或者聘请一名校对员。Nona 询问 Susan 是否愿意进行必要的更改。
• Mark 担心以一种声音编写整个文档将是一次重大的重写。理事会一致认为，无论如何，内容都不应更改。Mark 建议我们在文档开头添加一个段落，描述该文档是如何由不同的子委员会创建的，并且该文档在不同的章节中将具有不同的声音。
• Susan 表示，她可以浏览该文档并修复 capitalization 和标点符号错误，但她询问是否应更改以被动语态编写的财务部分。Jennifer 表示，财务部分的法律术语比其他部分更多，而法律术语通常以被动语态完成。
• Nona 提出一项动议，要求 Susan 更改准则文档的标点符号和 capitalization。该动议得到 Jeff 的附议，并获得一致通过。
• Susan 提出了一个关于委员会部分（5.5.1）的问题，该部分目前要求包含每个委员会的目的和章程。Nona 建议我们从每个委员会中删除此内容，并且该文档应参考网站上每个委员会的列表。Susan 提出一项动议，即准则文档的委员会部分仅列出委员会名称，并参考网站上的章程和目的。该动议得到 Jeff 的附议，并获得一致通过。
• Susan 提到，在财务委员会会议上，讨论了将术语“内部审计”更改为“内部财务审查”。Jennifer 同意，并将进行此更改。
• Susan 还有一个关于第 6.3 节中“此金额”含义的问题。Jennifer 表示，可以将此文本更改为“审慎储备金加现金留存总额”，以阐明其含义。
• Mark 在第 7 节（技术部分）中进行了一些更改，他将通过电子邮件发送给 Jeff。

关于在网站上放置电话号码的提案 – 主席 Susan r.

• 技术委员会成员 Sam 研究了在网站上放置电话号码的成本。他建议我们向网站添加此功能，因为 40 岁以上的人更喜欢使用电话而不是发送电子邮件。
• Nona 表示，她反对该提案，原因有几个，包括：这将是对 OIAA 的重组，因为我们是一个在线组织；人们可能会使用电话号码进行招揽；我们需要有志愿者来支持电话线路，并且需要有人来协调这些志愿者；并且电话可能会使用英语以外的语言，这将难以支持。Jeff 也表示反对，并同意 Nona 所说的一切。他还表示，所花费的成本和时间不值得带来的好处。Jeff 提到，他参与了他的当地 Intergroup，并且获得志愿者需要做很多工作。Mark 和 Jennifer 也表示反对。
• Susan 表示，她已向 Sam 发送一封电子邮件，告诉他，如果他想继续推进这个想法，他应该撰写一份提案并将其发送给理事会，以便将其纳入未来大会的议程。

其他议程项目 – 主席 Susan r.

• Susan 提到，传播主席 Lesliee 正在举办一个标语竞赛，而 Unity 主席 Carlos D. 对将标语翻译成其他语言的能力表示担忧。
• Susan 询问其他理事会成员是否看过传播委员会的新视频《IGR 的作用》，以及我们是否准备好批准该视频。Jennifer 对开场幻灯片表示担忧，该幻灯片讨论了 IGR 和 GSR 之间的区别。理事会一致认为，该幻灯片应强调 GSR 的作用，但可以有一行说明 IGR 不是 GSR。
• Nona 担心该视频要求成员将他们的问题发送到 IGR 论坛，但电子邮件已发送给整个委员会。她要求 Mark 更改 IGR Hotlist 上的电子邮件，以使用 IGR 论坛电子邮件。
• 理事会花时间观看了该视频。理事会同意将任何评论发送给 Susan，她将把它们转发给传播委员会。
• Susan 接下来提到了她收到的参与第二届^届国际在线大会的请求，该请求由 Carlos P. 和 Adrian Q. 发送给理事会。Unity 委员会主席 Carlos D. 提到，我们将收到此请求，并认为我们应该专注于 OIAA 和 Unity 委员会明年将举办的大会。理事会认为，由于我们即将举行的活动，我们没有资源来协助本次大会，但我们可以为他们提供在其活动页面上列出其活动的机会。理事会还认为，没有必要与这些人会面。
• Susan 提到，Dave W. 已安排在明年每个季度的第二^个月的第一个星期六举办一次安全研讨会（秘书处说明：这些研讨会的日期将是 2 月 3 日、5 月 4 日、8 月 3 日和 11 月 9 日）。
• Susan 提到 Barry M. 提出的请求，即分发一份来自 General Service Board Trustees’ Literature 委员会的调查请求，内容是关于团契如何看待更改 Bill W. 的著作。Mark 表示，他与 Susan 谈过，但理解 Jeff 的观点，因此他感到矛盾。Nona 对将该调查标记为“General Service”调查表示担忧，因为世界各地还有其他的 General Service Offices。Susan 担心该调查没有发送给 OIAA，而是发送给了 Area Delegates。她认为这使我们“越界了”。Jennifer 评论说，她同意 Susan 的观点，我们不应模糊我们的 Intergroup 和 GSO 之间的界限。

秘书报告 – 秘书 Jeff B.

• Jeff 提到了他、Susan 和 Nona 讨论过的 3 次准则会议的日期，以与会员一起审查仍待批准的准则。日期将是 2 月的第二^个和第四^个星期六（2 月 10 日和 2 月 24 日）以及 3 月的第二^个星期六（3 月 9 日）。2 月和 3 月的第二^个星期六（2 月 10 日和 3 月 9 日）的会议被认为是美国/加拿大友好的时间，将于美国东部时间中午 12 点（太平洋时间上午 9 点、山区时间上午 10 点和中部时间上午 11 点）举行。国际友好时间会议将于英国/葡萄牙时间上午 10 点开始，即中欧时间上午 11 点、印度下午 3:30、中国/菲律宾下午 6 点、日本晚上 7 点和澳大利亚晚上 9 点 (AEST)。Nona 提到这些会议将需要翻译。有人建议 Jeff 发送一封电子邮件，询问会员需要哪些语言的翻译人员来参加国际会议。美国
• Susan 询问 Jeff 是否打算在年底前对会员进行调查。章程规定需要每年对会员进行一次民意调查。Jeff 表示，他将在年底前对会员进行一次调查。Mark 自愿联系 Barry，以确定他如何在 2022 年 6 月进行民意调查。
• Jeff 表示，他已开始收集 Board Book 的文档。他提到，作为第一步，他审查了 Nona 发送的文档列表，并创建了一个电子表格（他通过电子邮件发送给理事会），其中包含该文档列表。他表示，他将文档分为 3 类：常规文档、财务文档和关键公司文档。
• Jeff 表示，他在 Board 驱动器上创建了一个 Board Book 文件夹，其中包含两个子文件夹，一个用于财务文档，另一个用于关键公司文档。常规文档将保存在主文件夹中。常规文档之一是理事会联系人列表，Jeff 提到他发送了一个电子表格，供理事会成员填写他们的联系信息。

技术报告 – 技术主席 Mark M.

• Jennifer 询问特殊网站工作人员的 RFP 的状态。Mark 表示，他正在寻找 5 份提案，但至少需要 3 份。他说他预计本周会收到 2 份提案。
• Mark 宣布我们将在 12 月 20^日举行 OIAA 假日派对。

会议于美国东部时间下午 3:29 以责任宣言结束。

提议总结

以下动议在本次会议上获得理事会投票通过：

1. Nona 提出一项动议，要求 Susan 更改准则文档的标点符号和 capitalization。该动议得到 Jeff 的附议，并获得一致通过。
2. Susan 提出一项动议，即准则文档的委员会部分仅列出委员会名称，并参考网站上的章程和目的。该动议得到 Jeff 的附议，并获得一致通过。
3. Nona 提出一项动议，要求 Susan 更改准则文档的标点符号和 capitalization。该动议得到 Jeff 的附议，并获得一致通过。

恭敬地提交，
Jeff Bernknopf
OIAA 秘书