与会者：
Jeff B.，秘书
Jennifer B.，司库
Edith，档案管理员志愿者
Nona C.，副主席
Felix E.，候补司库
Mark M.，技术主席
Susan R.，主席

主持人 Susan R. 宣布会议开始。会议以平静祷文开场。Susan 介绍了新任命的副主持人 Nona C.，并受到了董事会的欢迎。

主席报告 – Susan R.，主席

• Susan 报告说，她一直在参加各个委员会的会议，包括团结委员会、章程委员会、财务委员会、沟通委员会、技术委员会和 Grapevine 委员会。
• 会上讨论了会员提出的问题。董事会负责回复这些电子邮件，并将抄送给其他董事会成员。
• Susan 询问了 Jane 日历上的特殊工作人员会议。Jeff 评论说，这是 ICOAA 互助组每周五美国东部时间下午 1 点举行的会议，他和 Lesliee 都参加了。

Edith 自愿接替 Roy 担任我们的档案管理员，她加入了会议，并受到了董事会的欢迎。Edith 表示她有兴趣担任我们的档案管理员。她告知董事会，她拥有新闻学学位，每周五参加 AA 历史会议，并且曾在博物馆工作。Edith 有兴趣参与其中，尤其是在线 AA，因为她在疫情期间保持清醒。六个月前，她当选为 GSR。Susan 建议 Edith 与我们之前的档案管理员 Roy 联系，并解释了她的职责，其中包括与董事会和委员会主席一起参加联合董事会会议。

公开之门流程审查 – 副主持人 Nona C.

• Nona 描述了她在制定流程时审查的一些研究。
• 她回顾了新泽西州非营利组织董事义务和责任法，该法规定董事必须履行 3 项法律责任，其中最常见的是谨慎义务、忠诚义务和服从义务。该流程已提交给章程委员会，并纳入了委员会提出的修改意见。
• Nona 讨论了举报人政策文件和利益冲突文件，官员们已经签署了这些文件。
• Jennifer 评论说，她研究了 1997 年的《志愿者保护法》，该法适用于董事会成员，因为我们是非付费志愿者。
• 然后，Nona 与董事会逐节回顾了该流程。她说没有人喜欢道德委员会的想法。
• Nona 提到了一些表达的担忧：
  • 最初的流程有一个 7 名成员组成的小组来决定申诉是否有价值，并且存在许多问题，包括他们是否会接受做出这些决定的培训。
  • 如果该小组决定申诉不值得追究，则存在关于责任的担忧
• 章程委员会质疑或建议了以下内容：
  • D&O 保险是否涵盖参与该流程的每个人？
  • 委员会主席是否受保密协议的约束？
  • 有人建议在实施之前由律师审查该流程
  • IGR 不应参与，并且该流程应保持在董事会层面
• 提出了以下评论：
  • Mark 询问，如果章程委员会不喜欢 7 名成员，他们是否对应该参与的人数有任何建议？
  • Jennifer 评论说，我们将参与人员扩大到包括 IGR 的原因是，在大会上，由于没有 IGR 参与我们主席 Jane 的罢免而引起了强烈反对。她还提到，担心的是，责任等同于金钱。
  • Susan 同意 Jennifer 的观点，即 7 名成员组成的小组是一个法庭，这是由于会员和委员会主席的强烈反对而提出的建议。她认为这不是正确的做法，我们应该保持流程更加通用，并且这是董事会的责任。
  • 有人建议更新该流程并将其放置在某个地方，但不会对其进行投票，或者仅在必要时才提供，如果无法通过非正式方式解决问题。
• Mark 提出一项动议，批准公开之门政策流程，并由 Nona 按照讨论进行更改。Jennifer 附议了该动议。该动议一致通过。
• Susan 提到，她已致电 Pro Bono Associates 的 Alexandra Kilduff，后者将被要求审查我们的最终政策。

翻译服务更新 – 技术委员会主席 Mark M.

• Mark 进行了更新，因为他一直在尝试联系一家名为 Kudo 的公司，以获取其 AI 工具的实时演示。尽管他有资格与销售代表交谈，但到目前为止，他还没有成功。
• 无论如何，有迹象表明他们的工具定价会非常高。Jennifer 表示，她也看到了这种类型的软件的高价格。
• Susan 将向财务主管发送一份未预算的请求，要求为 2^nd 西班牙国际活动提供 5,070 美元的翻译费用，以便在 7 月 29^th 获得批准。Jennifer 提出一项动议，接受 5.070 美元的未预算翻译请求，Mark 附议了该动议。该动议一致通过。

为 2^nd 国际西班牙会议提供的技术支持 – 技术委员会主席 Mark m.

• Susan 询问技术委员会是否能够支持 2^nd 国际西班牙会议
• Mark 表示，他的委员会没有技术资源来支持为期 3 天的活动，并且该活动的计划委员会必须提供这些资源。
• Jennifer 表示，团结委员会实际上拥有此活动，并且需要与大会合作负责计划工作。
• Susan 提到，OIAA 被要求的是使用我们的 Zoom 帐户和翻译人员的资金。

章程审查 – 主席 Susan r.

• 由于会议即将结束，Susan 询问董事会他们想如何审查已收到的委员会章程。
• 到目前为止，有 7 个章程需要审查。
• Jennifer 提到，她认为沟通章程需要重做，当 Susan 和 Nona 周五与他们会面时，将会向委员会提及这一点。
• Nona 提出一项动议，批准财务委员会、Steppers 委员会、PAC 委员会和技术委员会的章程。Jennifer 附议了该动议。该动议一致通过。

会议以责任宣言结束。

提议总结

以下动议在本次会议上获得理事会投票通过：

1. Mark 提出一项动议，批准公开之门流程，并由 Nona 按照讨论进行更改。Jennifer 附议了该动议。该动议一致通过。
2. Jennifer 提出一项动议，接受 5.070 美元的未预算翻译请求，Mark 附议了该动议。该动议一致通过。
3. Nona 提出一项动议，批准财务委员会、Steppers 委员会、PAC 委员会和技术委员会的章程。Jennifer 附议了该动议。该动议一致通过

恭敬地提交，
Jeff Bernknopf
OIAA 秘书