Susan R. 于美东时间下午2:00宣布会议开始，以个人祈祷和宁静祷文开场。

与会者：

Susan r.，主席

Jennifer B.，财务

Jeff b. 秘书

Mark M.，技术主席

Beth A.，国际理事

Barry M.，理事职务

Anita m.，候补秘书

Susan概述了议程：从议程中删除版权。

• 常规事项：批准会议记录、秘书和财务报告，
  • 旧事项：随财务报告一起的差旅指南，特设清单报告。
  • 新事项：来自CPC主席的请求：根据章程，CPC联合理事会委员会会议每季度举行一次，届时委员会主席提供报告。将在财务报告期间讨论。关于大会视频的讨论，关于财务审查的讨论。即将进行：执行会议，活动提醒，官员委员会报告，执行会议记录批准（如时间允许）

2024年5月12日理事会会议记录：

• Jeff提交了5月理事会会议记录，这些记录直到2024年6月8日才发出。第一套由Anita提供。理事会（BOT）审查了会议记录。对有关ICOAA差旅的一些对话进行了调整，因为这与讨论无关。
  • Jeff提议批准2024年5月12日的理事会会议记录，Barry M.附议。无人反对。 动议通过。
  • 评论：Mark M.询问是否可以将会议记录上传到网站，Jeff表示他本周末前可以完成。

秘书报告– Jeff b.秘书：

会议记录积压工作的进展。 已将追踪积压工作的电子表格上传到文件夹中，显示每项工作的状态。目标是在下个月左右完成所有积压的会议记录更新并存入理事会会议文件夹。自2022年底Jeff担任秘书以来的所有已批准会议记录都已上传到理事会驱动器。理事会会议按年份组织，每年都有一个已批准的会议记录文件夹用于上传到网站。

• 会员调查状态：6月份的会员调查已启动。调查于6月2日发送给会员、官员和委员会成员，将持续到2024年7月1日。关闭前将发送提醒。已收到九十份回复。2023年：210份中有172份有效，导致6月份法定人数为四十三人。
• 理事会驱动器中理事会手册的更新：完成3%，正在向Anita介绍其内容和进展情况。一旦进行中的工作完成，将达到95-96%的完成度。
  • 已完成项目：内部财务审查、理事会联系人名单、使命声明
  • 待办事项：项目说明、利益冲突、所有委员会清单和章程、举报人、文件保留政策、战略计划、秘书手册。
  • 评论：Susan在秘书任务中添加了记录Pro-Bono（律师）进展状况。Jeff表示他将在报告中跟踪这一点，并联系Pro-Bono的Peter获取更新的时间表。
  • 理事会Pro-Bono讨论：
    • Barry进一步澄清这也是他与Pro-Bono的经历。他询问我们是否已根据财务状况向Pro-Bono更新了我们的财务状况，以确定我们是否仍有资格获得该服务。Jeff表示他会调查此事。
    • Beth建议加快进度，聘请律师，并使用预算中为此分配的资金（$5,000）。这已经花了整整一年时间，这不正常。Mark同意需要政策审查，并指出长期以来需要律师的讨论。特别是在这些形成期。
  • 动议：Mark提议为OIAA聘请律师。Beth附议。无人反对，动议通过。
    • 动议批准前的讨论：Barry指出律师必须在新泽西州获得执照，并能够讨论作为非营利组织的国际合规问题。
    • 动议批准后：理事会进一步讨论了如何寻找律师。Barry明确表示他愿意承担寻找律师的工作并接受了这项任务。Barry澄清他的首要任务将是先联系Pro Bono。感谢Barry！

财务主管报告 – 财务主管 Jennifer b.

• 5月预算差异：捐款低于$9,200。支出审查：支付了全年的一般责任保险。有几次需要寄送支票给我们以便存款，扫描有时不起作用。新泽西州年度注册和PayPal费用。会议：ICOAA会议支出。技术特殊工作者$1,725/月，继续有$4,600盈余。IGR论坛和Unity的翻译。Zoom大房间每月费用$50.00。网站托管和管理。当月盈余接近$5,000。全年实际支出盈余接近$23,000。
• 5月资产负债表：$127,000，其中$5,500专门用于国际会议。$122,000未指定用途。
  • 评论：Mark指出我们需要准备在大会上讨论如何使用这$122,000的建议。Jennifer指出指南确定将在9月讨论年终多余资金。Jennifer询问Susan是否可以将会员多余资金建议添加到议程中。要记住，下一年的预算将需要使用部分这些资金。Jennifer还澄清她将准备在大会上讨论这个问题。Barry指出他能够比较从Susan那里收到的联合小组预算。这让他了解了典型大型联合小组资产负债表的情况。

OIAA是一个中等规模的联合小组，我们的财务状况与我们的规模相符。需要向大会说明这一点，以便他们了解情况。Mark提到我们不仅要教育会员，还要在大会上将自己与其他国际联合小组进行对标。Jennifer提醒大家，我们每年都会处理多余的分配，这与其他超出谨慎储备金的联合小组不同。Susan指出这就是为什么成为ICOAA成员对OIAA有帮助。我们可以向其他组织寻求经验。

• 捐款报告：每月继续有新的小组加入。来自法国和新西兰的国际捐款有所增加。5月份有五十九个小组做出了重要捐款。个人捐款接近$400。Jennifer分享了她的屏幕，显示捐款清单，这引发了讨论。
  • 讨论：Susan注意到英国总服务委员会做出了捐款。Beth询问为什么我们在自给自足的情况下接受英国总服务委员会的资金？会议上或理事会中没有人能够自信地回答并满足Beth的疑问。理事会进一步讨论并同意需要对这个问题给出令人满意的答案。理事会指派财务主管使用传统和其他方式研究这个问题的答案，并在下次会议向理事会汇报。

差旅程序：Jennifer B.,与财务委员会会面并在理事会会议上提交了OIAA差旅程序草案。大会通过预算批准所有差旅，以及任何金额的未预算差旅。向财务主管传达差旅计划，财务主管将研究差旅安排选项，然后使用OIAA信用卡决定。旅行者将支付特殊差旅安排。差旅完成后发放每日津贴。非常简单和精简的流程。

• 讨论：关于每日津贴的讨论，以及对未来财务主管可能不具备当前财务主管相同的技能来为旅行者安排差旅的担忧。Jennifer指出财务委员会插入了委托任务的选项。差旅和代表是一种特权。预算阈值设定为支出限额，而不是意味着要花到限额。每日津贴是标准化的，不要求旅行者提交收据。理事会有信托责任要谨慎行事。
• 动议：Beth提议接受理事会差旅程序，Mark附议。动议通过。询问少数意见但无人提出。

CPC主席要求为一位希望参加CPC委员会的成员提供今年剩余时间的口译服务资金，金额为$200。

• Jennifer提议接受CPC请求，Jeff附议。无人反对，动议通过。Jennifer表示她将调整预算。

清单特设小组委员会，Beth–当Beth开始报告时，她指出6人中只有3人提交了问卷。计划是将一组问题分成两部分，用于两个单独的会议，由主持人主导。随后讨论了是否需要理事会批准计划。今后通过电子邮件讨论的计划需要理事会投票才能实施。

Jeff想提出动议批准计划和时间表。Jennifer建议将动议修改为两个单独的动议：一个用于问题，另一个用于时间表。

1. Jeff提议批准清单问题，Jennifer附议。Mark、Beth、Jeff和Jennifer赞成。Susan和Barry弃权。动议通过。

讨论：第一组问题要求成员代表他人发言。这些问题针对发生的不满，与真正的清单相冲突。成员讨论了组织问题，并得到了回应者的回答。另一位成员认为作为理事会成员，评估成员表现是她的责任。随后提出应该由公正的主持人提出问题。指责单个成员令人不舒服。开放式问题将帮助整个理事会识别优势领域和需要改进的领域。这是一个过程，表达前进的努力是可以接受的。

2. Mark提议批准发送给理事会的时间表。然后Beth通过屏幕共享向理事会展示了时间表。

时间表：

• 第一场会议：在2024年5月17日前确定问题，在2024年6月7日前发出需要完成的问题，将问题发送给第一位主持人，用于2024年6月22日美东时间下午2点的会议。
• 第二场会议：在2024年7月7日前提交问题答案给第二位主持人进行整理，以便在第二场会议上讨论，会议时间为7月21日。
  • 讨论将日期改为2024年7月28日美东时间下午2点，持续2小时。

Jennifer提议接受修改后的理事会清单时间表，Beth附议。赞成：Mark、Jeff、Jennifer、Beth、Susan。Barry弃权。动议通过。

• 第一场会议：在2024年5月17日前确定问题，在2024年6月7日前发出需要完成的问题，将问题发送给第一位主持人，用于2024年6月22日美东时间下午2点的会议。
• 第二场会议：在2024年7月7日前提交问题答案给第二位主持人进行整理，以便在2024年7月28日美东时间下午2点举行的第二场会议上讨论，会议持续2小时。
  • 问题应发送给Jeff和Beth。已确定合格的主持人并正在联系中。理事会讨论了主持人的资格和能力。

新事项：大会上的葡萄牙语视频，主席Susan：讨论了葡萄牙制作的公共信息视频，该视频使用演员。问题出在背景音乐来自美国艺术家。据报告，YouTube会清理所有问题，如果存在版权问题，视频将无法播放。理事会同意在大会上播放该视频，即使是葡萄牙语。值得向会员介绍。

国际理事报告，国际理事Beth：

会议主席：来自二十个不同国家的275个注册。志愿者在魁北克、巴西、葡萄牙、西班牙传播消息。Beth在伊朗传播消息。已确认表演者：西班牙组将表演探戈，来自魁北克的年轻音乐家将表演民间音乐。在线会议技术主席Beth D正在协调各组。他们正在与Mary合作确认IGR。Susan负责周五两个时段讨论OIAA。Jennifer接手填补口译员空缺：每个房间都将有英语、西班牙语、手语、法语或葡萄牙语口译员。截至2024年6月9日上午，十名口译员已填补了44个时段。每个房间都将有口译员。波斯语仅在时间表的特定时段提供。进展报告非常出色。

理事，Barry：将确认Susan目前给他的任务。如果小组有任何任务，请转给Susan再给Barry。

技术主席报告，Mark：会员申请一直是重点，在购买与自建之间做选择。预算金额是针对自建，而订阅可能更便宜。Mark指出下一步将是愿景会议，如果有人想参加请加入。他对选项做了一些评论。委员会成员：技术委员会有很多新的6-8名志愿者。委员会在议程中有一个清单问题：我们是否及时提供所需或要求的信息？我们做得很好，但总是可以做得更好。说明，7月份我们将举办服务展览会而不是IGR论坛，消息很快就会发出。Jennifer表示如果7月IGR论坛需要口译员，她可以提供支持。7月IGR论坛是Mark承诺主持的唯一IGR论坛。

技术委员会正在制作视频。将为会议创建FAQ页面，其中可以托管专门为会议创建的技术资产，如如何举手等。

财务审查讨论，Susan：在网站上发布财务审查。如果在没有预算背景的情况下公开发布，可能会让会员感到困惑。Susan做了大量研究并分享了这些信息的经验。

Barry提议将财务信息仅限会员查看，除非适合公开发布。Susan附议。讨论：Mark要求澄清然后要求推迟动议。在做出决定之前，我们不会在网站上发布财务审查。我们将在2024年6月的大会上播放8分钟的财务审查视频。

主席报告，Susan：在PAC花了时间，出现的一些问题与财务有关。她在Unity上花了时间。跟进了Pro-Bono，参加了特别会议。准备好参加6月大会和ICOAA。

会议以责任宣言结束。

提议总结

董事会在本次会议上对以下提议进行了表决：

• 动议：批准2024年5月会议记录。
• 动议：批准寻找OIAA律师。
• 动议：批准OIAA差旅程序。
• 动议：批准CPC主席请求$200用于委员会成员的口译服务。
• 动议：批准理事会清单问题。
• 动议：批准理事会清单流程。

谨呈，

Anita M

OIAA副秘书