与会者：
Jeff b.，秘书
jennifer b.，财务主管
nona c.，副主席
felix e.，候补财务主管Amelia l.，候补秘书
mark m.，技术主席
susan r.，主席

主席 Susan R. 在美国东部时间下午 5:02 宣布会议开始，并诵读平静祷文。

预算审查 – 财务主管 Jennifer B.

• Jennifer 报告说，2024 年的所有预算请求总额为 162,000 美元，我们无法支持。
• Jennifer 和财务委员会对技术预算提出了一些问题。
  • 有人问及会议出席费用，Mark 澄清说应该是 3,000 美元。
  • Jennifer 质疑使用特殊工作人员维护网站的 30,000 美元费用。Mark 解释说，随着网站的使用扩展和变得更加复杂，这笔费用是必要的。
  • 还有人问及需要 10 个 Zoom 帐户的问题。最初的想法是，我们可以使用 Google Meet 随时由任何委员会安排会议。但是，没有人喜欢使用 Google Meet。Mark 表示，我们不能再回到为 14 个委员会使用单个 Zoom 帐户。我们将购买一个 Professional Zoom 许可证，该许可证的最低要求是 10 个许可证。
  • Mark 表示，网站开发预算中有大量资金，因为技术委员会不确定哪些项目是必要的。Mark 同意将此金额削减一半。
• Jennifer 报告说，经过技术预算调整和其他一些变更，预算将在 108,000 美元到 109,000 美元之间。她将告知各委员会对其预算所做的更改。
• 她说，到年底，我们将有大约 100,000 美元，这表明我们没有足够的资金在今年向其他 AA 实体支付任何款项。
• 董事会讨论了进行支付的想法，并一致认为不进行支付不是问题。我们的重点必须是开展 OIAA 业务的能力。

董事会会议批准和秘书报告——Jeff B.，秘书

• Susan 报告说，我们有 3 套董事会会议记录需要批准。
• Jeff 审查了 Susan R.（我们的主席）准备的 2023 年 5 月 9^日董事会会议纪要。由于 Jeff 当天在医院，Nona 尚未成为董事会成员，Jennifer 暂时无法参加，因此 Susan 批准了这些会议纪要。
• Jeff 接下来审查了 7 月 18^日董事会会议的纪要。没有评论或更正。Nona C. 提出了一项接受 7 月 18^日会议纪要的动议，Susan R. 附议。会议纪要获得一致通过。
• Jeff 审查了 8 月 8^日董事会会议的最后一组纪要。Susan 要求 Jeff 删除“临时主席”的称谓，只称她为主席。Susan R. 提出了一项接受修改后的 8 月 8^日会议纪要的动议，Nona C. 附议。会议纪要获得一致通过。
• Jeff 表示，他准备了一个包含所有未完成的董事会会议纪要的电子表格，他和 Amelia 将使用该电子表格来跟踪所有未完成的董事会会议纪要的完成情况。Amelia 将准备一些会议纪要，Jeff 将准备其余的会议纪要。
• Jeff 报告说，7 月 11^日和 7 月 23^日董事会会议的录音存在问题，因此无法获得这两次会议的录音。Susan 表示，她有这些董事会会议的笔记，她会在有时间时发送。
• Jeff 报告说，他已将为组织获得责任保险单的事项添加到明年秘书的预算中。这可能会花费大约 500 美元，并且是对 D&O 保险的补充，D&O 保险也将续签。
• Jeff 向董事会介绍了 Amelia L.，并报告说他已要求 Amelia 担任候补秘书。Amelia 向董事会介绍了她之前在 OIAA 和团契中的服务。

财务主管报告 – 财务主管 Jennifer B.

• Jennifer 审查了 9 月份的预算差异，并表示我们有 8,700 美元的收入。她提到了我们产生的一些费用。
• Jennifer 审查了捐款报告，并表示有 75 个个人和团体为 8,700 美元捐款。Jennifer 提到的一个团体是 Sober in China，该团体捐款 786 美元，以前没有捐款。Susan 询问我们是否可以为每个团体的年度捐款准备一份报告，Jennifer 说她可以。
• 资产负债表显示，我们在银行有 99,000 美元，其中 5,000 美元指定用于国际大会，使我们有 94,000 美元的可用资金。
• Jennifer 报告说，NAATW 旅行存在一些问题。Jennifer 询问董事会是否要让 Matt 和 Melinda 支付他们要求 Jennifer 预订的酒店与他们预订的酒店之间的 50 美元差额。董事会一致认为他们应该支付差额。董事会还同意，OIAA 将仅在会议期间报销会议出席费用，除非航班要求个人在前一天晚上到达。
• Jennifer 审查了官员和委员会主席提交的预算如下，并要求批准：
  • 主席预算。 Susan 最初的董事会会议和大会预算为 19,000 美元，用于翻译。在与财务委员会合作后，Susan 将董事会会议翻译减少到 1 种语言，将大会翻译减少到 3 种语言，从而减少了近 11,000 美元，降至 8,320 美元。董事会一致批准了主席预算。
  • CPC 预算。 委员会要求 5,000 美元用于视频，并在其预算中增加了额外的 5,000 美元。财务委员会不赞成用于视频的 5,000 美元或无明确目的的 5,000 美元填充。董事会一致投票不批准提交的 CPC 预算。
  • 大会委员会。 Terry 修改了她的预算，仅购买 2,000 个翻领别针，而不是 6,000 个。Jennifer 报告说，财务委员会不赞成购买翻领别针，并征求其他董事会成员的意见。Jeff 表示，他认为翻领别针不是“醉酒垃圾”，它们是一种让与会者了解 OIAA 的方式。他还讨论了他在大会上的区域如何提供一个时刻。Nona 和 Susan 评论说，他们赞成标签别针。董事会批准了大会预算。
  • 财务委员会。 预算中有 15,000 美元用于外部审计。财务委员会认为，在审计上花费这么多钱是不值得的，因此将金额削减至 2,500 美元，用于任何与会计相关的活动。Jennifer 提到，她希望聘请一家公司来讨论使用国际盈余资金进行捐款的可能性。Jeff 提到，之前已经提出过这个问题，董事会决定不进行国际捐款。他还提到，我们安排了一项与 Pro Bono 的合作，以审查进行国际捐款的事宜，但已取消。Jennifer 表示，她希望重新开放使用盈余资金进行国际捐款的可能性。董事会一致批准了财务委员会预算。
  • 团结委员会。 委员会明年的两项主要支出是大会的 10,200 美元和翻译的 8,000 美元。他们的预算还包括团结委员会会议的 2 种语言的翻译。董事会批准了团结委员会预算。
  • 没有问题或疑虑。董事会一致批准了秘书预算。
  • IGR 论坛。 IGR 论坛预算包括每年 4 次会议的 4 种语言的翻译。董事会一致批准了 IGR 论坛预算。

主席报告 – Susan R.，主席

• Susan 向董事会提供了她的主席报告。
• 展望未来，联合董事会会议将侧重于委员会报告。将要求委员会主席按照章程中的规定提供季度报告。
• Susan 表示，她一直在与 PIC 主席 Jon 联系，以确定他们在制定章程方面的进展情况。Susan 尚未收到 Jon 的任何回复。
• Susan 表示，她已与团结委员会讨论了 WhatsApp 群组的列表，我们目前未列出这些群组。
• Susan 报告说，她一直在处理一个 24 小时群组中的掠夺性行为问题。Jennifer 表示担心 Susan 参与群组问题可能会使组织面临法律诉讼。
• 沟通部门要求为该组织提供一个 7 个字的标语。Nona 表示她有一些例子。
• Susan 报告说，9 月 5 日，指南已移交给沟通委员会，供他们标准化该文件，他们已经完成了这项工作。
• Susan 报告说，她和 Jeff 已与 Pro Bono 联系，以审查我们的法律文件和我们的开放政策。
• 讨论了当前特设委员会的状况。有人问及如何处理沟通委员会以及处理章程和指南更新。Susan 表示，她希望看到沟通委员会继续存在，Jeff 建议沟通委员会可能应该过渡到常设委员会。Jennifer 建议，章程和指南的更改很小，无需委员会即可处理。Jeff 指出，至少有 10 项章程待定更改，这将需要一个委员会，该委员会可以是一个特设委员会。Susan 建议，章程修订委员会可以是董事会的一个小组委员会。
• Susan 表示，关于特设委员会以及 WhatsApp 群组和演讲者交流等其他问题的讨论将在 10 月的董事会会议上进行。

副主席 – 副主席 Nona c.

• Nona 报告说，10/28 IGR 论坛的议程已经完成并发布在网站上。该论坛将包括一个 10 分钟的 IGR 介绍，并将重点介绍两个委员会，Steppers 和 PAC。还将有一个“问答篮”。
• Nona 提到，国际受托人和巡回受托人的职位描述已获得指南委员会的批准，并已与董事会一起审查。
• Nona 表示，她将通过电子邮件将 IGR 介绍发送给董事会。
• Nona 提到，只有 25% 的联合董事会（官员和委员会主席）提供了他们对库存问题的答复。董事会讨论了如何进行。Jeff 建议我们让组织外部的人员监督集体良知会议，并制定具体的行动和行动计划。Nona 表示，她认为我们应该完成选举和预算，然后再确定如何处理这些问题。董事会决定在 2024 年重新审视这些问题。
• Nona 报告说，她正在与各委员会合作，以创建或修改其章程。Nona 一直在与团结委员会合作制定其章程，并已与 CPC 委员会联系，但尚未收到回复。

技术主席报告 – Mark M.，技术主席

• Mark 报告说，Matt 和 Josh 在 NAATW 会议上出色地介绍了我们的目录。
• Mark 表示，Tech Steppers 已经轮换了他们的主席，Dave W. 是新当选的主席。Mark 表达了对 Dave W. 在技术委员会和其他委员会中承担过多责任的担忧。
• Jennifer 提出了团结委员会希望雇用 Tech 12 支付 10,200 美元以帮助他们计划的 2024 年大会的问题。Jennifer 询问 Mark 他是否认为这是合理的，Mark 回复说他知道他们擅长运行大规模的 Zoom 活动，但他们很昂贵。Jeff 表示，他与 Tech 12 有过很多经验，需要小心更改合同，这会导致成本上升。Jennifer 与董事会一起审查了 Tech 12 的提案，Mark 和 Jeff 都认为该提案是合理的。
• Jennifer 提出了团结委员会计划为该活动收费的问题。她认为这将是筹款，这是我们不做的。其他董事会成员也不赞成为该活动收费。但是，将要求提供 7^th 传统捐款。Nona 认为为该活动收费会损害国际参与。

会议于美国东部时间晚上 8:02 以责任声明结束。

提议总结

以下动议在本次会议上获得理事会投票通过：

1. Nona C. 提出了一项接受 7 月 18^日会议纪要的动议，Susan R. 附议。会议纪要获得一致通过。
2. Susan R. 提出了一项接受修改后的 8 月 8^日会议纪要的动议，Nona C. 附议。会议纪要获得一致通过。
3. 董事会一致批准了主席、秘书和 IGR 论坛的预算，以及团结、大会和财务委员会的委员会预算。
4. 董事会一致不批准 CPC 预算。

恭敬地提交，
Jeff Bernknopf
OIAA 秘书