OIAA 联合董事会会议纪要 2023 年 9 月 23^日

出席者：
Lesliee A.，沟通委员会主席
Beth A.，候补团结委员会主席Jeff B.，秘书Jennifer B.，财务主管Jan BB，PAC 主席Nona C.，副主席Carlos D.，团结委员会主席Felix E.，候补财务主管Eldin，候补 PAC 主席
Melinda F.，候补技术委员会主席Amelia L.，候补秘书
Mark M.，技术委员会主席
Susan R.，主席

主席 Susan R. 在美国东部时间下午 5:02 宣布会议开始，并诵读平静祷文。

秘书报告 – 秘书 Jeff B.

• Jeff 回顾了 8 月 18^日上次联合董事会会议的联合董事会会议纪要。
• 由于没有更正意见，Mark M. 提议接受提交的会议纪要。该动议得到 Nona C. 的附议，会议纪要获得一致通过。
• Jeff 报告说，已为 OIAA 分配了两名律师，以帮助我们审查和批准 3 份组织文件：举报人政策、利益冲突文件和文件保留政策文件。这些律师还将帮助我们审查和最终确定开放政策流程。
• Jeff 还表示，他准备了一个电子表格，其中包含因病无法参加会议期间仍需创建的董事会会议纪要积压清单。Jeff 提到，我们现在有追溯到 7 月份的会议纪要，他和 Amelia 仍然需要创建几个之前的会议纪要。

财务主管报告 – 财务主管 Jennifer B.

• Jennifer 表示，她不会审查财务报告，因为这已于上周在 OIAA 大会上完成。
• Jennifer 确实对预算流程提出了一些意见
  • Jennifer 表示，她和 Felix 会面审查了预算。她要求 Felix 验证收入预测。
  • 目前，根据当前的预算请求，似乎存在大约 40,000 美元的赤字。
  • Jennifer 表示，财务委员会会议已移至每月第2^个星期六美国东部时间下午 2 点，以便更好地适应国际参与者。
  • Jennifer 提到，2024 年的预算中没有包括外部审计的资金。但是，她向任何有兴趣进行内部审计的人发送了一封电子邮件。Jennifer 报告说，收到了 3 份回复，Eldin 起草了可用于内部审计的程序。

主席报告 – Susan R.，主席

• Susan 向董事会提供了她的主席报告。
• Susan 表示，她审查了章程中关于她的角色的规定，并描述了她在过去一个季度的活动。
• Susan 强调了各委员会需要共同努力解决共同问题。
• Susan 提到，官员董事会会议也将移至每月第2^个星期日美国东部时间下午 2 点，联合董事会会议将在每月第3^个星期六美国东部时间下午 2 点举行。虽然仍然存在联系世界另一半的问题，但这些时间对我们的欧洲与会者来说会更友好。

副主席 – 副主席 Nona c.

• Nona 报告说，她作为副主席的第一个季度主要是在遵循主席的领导
• Nona 报告了她过去一个季度的活动，包括她参加的委员会会议。

技术委员会主席报告 – 技术委员会主席 Mark M.

• Mark 报告说，本季度是过去 6 到 9 个月的高潮。他感谢他的前任们为更新我们的技术而留出资金。
• 他提到，过去 3 个月一直在对新推出的网站进行调整。
• 技术委员会参与了预算流程，当前技术委员会的预算为 55,000 美元，约占明年预算的一半。
• 如果您需要 OIAA 技术的任何帮助，请发送电子邮件至 asktech@aa-intergroup.org。
• Mark 报告说，技术委员会的两名成员代表技术委员会亲自参加了 NAATW 会议。
• Melinda 报告说，她准备了一份报告，该报告发布在网站上，其中包含来自 NAATW 的笔记。Melinda 还可以访问来自 NAATW 会议的报告和视频，她可以与任何提出要求的人分享。她感谢董事会允许她参加 NAATW 并担任候补技术委员会主席。她描述了她报告中的许多有用的 NAATW 演示文稿。
• Melinda 还报告说，她已从候补技术委员会主席的角色过渡到成为一名有偿特殊工作人员。她的新电子邮件是 web.services@aa-intergroup.org。她正在记录她作为有偿网络服务员的角色，以便为下一个承担此角色的人员简化过渡。

委员会报告

• 团结委员会主席 Carlos D. 报告说，由于对如何进行存在分歧，委员会决定退出第2^届年度国际大会。他还报告说，委员会已准备好明年的预算，其中包括由 OIAA 主办的国际大会的资金，并且委员会已将更新后的章程提交给董事会批准。
• Jennifer 建议将团结委员会计划于明年 10 月举行的会议移至 11 月，届时活动较少。
• Jan BB. 向董事会提供了她的 PAC 报告。她表示，9 月份收到了 105 份新列表请求，其中 49 份已处理完毕。她还提供了报告中的其他统计数据。
• Jan 简要介绍了被拒绝列出的 4 次会议以及这样做的原因。这些会议被拒绝主要是因为它们不是专门与 A.A. 相关的会议。
• 指南委员会候补主席 Amelia L. 报告说，指南特别委员会将于 9 月底完成其工作。她预计这项工作将在截止日期前完成，并且该文件将提交给董事会审查。她提到，董事会将需要讨论和解决几个未决问题。
• 沟通委员会主席 Lesliee 报告说，沟通委员会在每月第3^个星期日举行会议。她报告说，她已与我们的主席 Susan 和 Jennifer 合作，制定了聘请口译员和笔译员的流程。她正在考虑开发一个用于评估笔译员和口译员的反馈表。Lesliee 表示，她的委员会已经制定了一个制作视频的流程，并且该委员会正在制作他们的第一个视频，什么是 OIAA 以及 IGR 的作用？委员会还在制定一个用于提交委员会报告的表格。
• Susan 询问委员会主席们希望多久举行一次联合董事会会议。共识是委员会和董事会应每季度举行一次会议。

会议于美国东部时间下午 6:48 以责任宣言结束

提议总结

以下动议在本次会议上获得理事会投票通过：

1. Mark M. 提议接受提交的会议纪要。该动议得到 Nona C. 的附议，会议纪要获得一致通过。

恭敬地提交，
Jeff Bernknopf
OIAA 秘书