OIAA 董事会会议纪要 2023 年 3 月 14 日

与会者：
Jeff B.，秘书
Jane G.，主席
Mark M.，技术主席
Susan R.，副主席
Jennifer，财务主管

Jane G. 主席于美国东部时间下午 5:03（太平洋时间下午 2:03）宣布会议开始。会议以平静祷文开始。

批准董事会会议纪要 – Jeff b.，秘书

• 需要批准的第一份董事会会议纪要是 2023 年 1 月 10 日的董事会会议纪要。会议纪要没有更正。
• Mark M. 提出动议，批准 2023 年 1 月 10 日的董事会会议纪要，Susan R. 附议。会议纪要获得一致通过。
• 需要批准的第二份董事会会议纪要是 2023 年 2 月 14 日的董事会会议纪要。之前已发送了几处更正，并分发了修订版会议纪要。
• Mark 询问我们是否在上次董事会会议上投票决定纳入两个新的特设委员会，即 Grapevine 委员会和 Get Into Action 委员会。Jeff 回应说，在 2 月的董事会会议上增加了两个特设委员会，即 Grapevine 委员会和 Communications 特设委员会。Get Into Action 委员会在 1 月的董事会会议上进行了讨论，但没有提出将 Get Into Action 作为特设委员会纳入的动议。
• Susan R. 有一处更正，之前已进行过更正。没有其他更正。
• Susan R. 提出动议，批准 2023 年 2 月 14 日的董事会会议纪要，Jane G. 附议。会议纪要获得一致通过。

批准 Get Into Action 委员会作为 OIAA 的一个特设委员会

• Jane 发起了一项关于投票将 Get Into Action 委员会纳入 OIAA 作为一个特设委员会的讨论。
• Susan R. 表示，她对 Get Into Action 委员会的使命宣言表示担忧，该宣言指出，该委员会的成立是为了促进各团体参与一般服务。
• Jane 回复说，Get Into Action 委员会开始收集有关在线团体的信息，并且该委员会现在正在研究在线团体面临的问题。
• Jeff 表示，使命宣言需要修改，并且在最近的市政厅会议上，在线团体介绍了有关在线团体的问题。
• Mark 还评论说，他理解使命已经改变，但这并未反映在当前的使命宣言中。
• Susan R. 提出动议，推迟对 Get Into Action 委员会成为 OIAA 一部分的投票，直到修改使命宣言。Jennifer 附议。董事会一致投票通过了该动议，但有一人弃权。

讨论我们与一般服务的关系

• Jane 提出了一个问题，即我们是否应该讨论一般服务，或者我们是否需要避免讨论与一般服务相关的任何事情。
• Jane 提出这个问题是与 Unity 委员会的一名成员要求提供资金参加在哥伦比亚举行的 Congresso 有关。
• Jeff 提到，Unity 委员会的使命是与世界各地的一般
  服务办公室联系，并解释了该委员会如何与世界各地的各个 GSO 建立联系。
• Susan 对 Unity 委员会花费这笔钱表示担忧，因为这似乎不是 Unity 委员会的使命，并且应该已纳入其预算。
• Jeff 进一步解释了这笔钱如何进一步实现 Unity 委员会与哥伦比亚的 GSO 和 Intergroup 建立联系的使命
• Jane 表示，批准这笔 Unity 委员会的费用将由财务委员会完成，并且不需要董事会提出动议。

OIAA 是否需要为我们的新徽标注册商标？– Mark M.，技术主席

• Mark 提出了我们是否需要为我们的徽标注册商标的问题。他说，为我们的徽标注册商标并不昂贵，但我们需要讨论这样做的风险。他担心的是，其他人可能会窃取我们的徽标并自行注册商标。
• Jeff 表示，如果您拥有商标，那么您需要捍卫对商标的非法使用。如果您不捍卫您的商标，您就会失去它。他提到了 AA 在试图捍卫圆形和三角形徽标时遇到的问题，以及这如何使 AA 花费了近 50 万美元。Jeff 表示，他不认为强制执行这项工作是值得的。
• Jeff 表示，他将与 GSO 的知识产权负责人联系，并汇报与她的对话。

我们是否仍然需要会员登录页面？– Mark M.，技术主席

• 在网站的重新设计中，OIAA 会员登录页面上的大部分信息都将在网站的其他区域提供。
• 问题是：是否有任何敏感信息应该存储在仅限会员的部分中？
• Jane 询问是否会将为新泽西州提交的包含官员信息的表格包含在该页面上。Jennifer 表示，这些将是公司文件，不会在会员部分提供。
• Jeff 表示，这些类型的文件将放置在由秘书拥有的安全区域中。
• 提出了将董事会会议纪要存储在仅限会员的区域中的问题。Jeff 提到，我们正在网站上直接提供董事会会议纪要，而不是在会员区域中。
• Mark 提到，目前没有计划在新网站上设置仅限会员的区域。董事会同意这种方法。

副主席报告 – Susan R.，副主席

• Susan R. 报告说，她已按照 Jane G. 的要求接任了 Guideline 特设委员会的主席。
• 由于其他服务承诺，该委员会被给予了两周的休息时间。
• Susan R. 报告说，已经成立了几个小组委员会来处理指南的不同部分。Susan 一直在小组委员会工作，研究来自世界各地的议事程序，以纳入指南的第 3 节。
• Susan R. 询问委员会是否希望她担任委员会主席，委员会投票选举她为委员会主席。Jane 提出的问题是，OIAA 的主席是否有能力任命特设委员会的主席。[秘书说明：经批准的章程第 5.06 条规定：“所有委员会应提名一名委员会主席候选人，并将他们的提名提交给董事会，由董事会根据本章程进行投票。”来自 OIAA 当前指南的特设委员会部分：“Intergroup 主席或任何常设委员会可以创建特设委员会。每个特设委员会选举自己的主席。
• 这似乎表明主席没有能力任命特设委员会的主席。但是，这是一个可以在我们召集章程修订委员会时进行审查的问题。]

所需的公司文件 – Jeff b.，秘书

• Jeff 提到，作为非营利性 501c3 组织，我们需要制定 3 份文件。这项工作始于 Barry，然后移交给了我。
• 这三份文件是：
  • 一份举报人文件
  • 一份利益冲突文件
  • 一份记录保留政策文件
• Jeff 表示，举报人文件存在一些未解决的问题。要报告问题，举报人应向主席报告。问题是谁会将问题移交给谁进行调查。经过一番讨论，决定由副主席进行调查。调查完成后，将向董事会提交报告。
• Jeff 表示，他认为每位官员和委员会主席都必须填写一份举报人文件。同一批人也必须填写一份利益冲突文件。
• 该组织只需要一份文件保留政策。有一个文件类型列表以及每种文件类型的保留期限。Jeff 要求董事会成员在下个月的董事会会议之前审查文件保留政策，以便可以对该文件进行投票和批准。

关于财务主席和财务主席动议的问题 – Jane G.，主席

• Jane 询问 Spencer 是否仍在担任财务委员会主席。Jennifer 表示，她认为 Spencer 仍然是现任财务主席。
• Mark 表示，他认为 Spencer 已经辞职，但 Jane 没有收到他的任何辞职信。因此，Spencer 仍然是财务主席，并且根据批准的章程，Spencer 是董事会成员。然而，他一直没有作为董事会成员出席会议。
• Jane 表示，Amelia 提出了一项动议，要求将财务主席从董事会官员中移除。Brian 和 Spencer 也有一个与财务主席相关的动议，该动议也要求将财务主席从董事会官员中移除，但同时也要求财务主管也应担任财务委员会主席。
• Jeff 提到，Amelia 提交给 Jane 的动议存在一些问题。Jeff 同意审查 Amelia 的动议并记录这些问题。Mark 建议，这些问题应由一个召集起来修订章程并与我们的律师合作的委员会来解决。Jeff 表示，他将在回复 Amelia 的信中包含此建议。

提议总结

以下动议在本次会议上获得理事会投票通过：

1. Mark M. 提出动议，批准 2023 年 1 月 10 日的董事会会议纪要，Susan R 附议。会议纪要获得一致通过。
2. Susan R. 提出动议，批准 2023 年 2 月 14 日的董事会会议纪要，Jane G. 附议。会议纪要获得一致通过。
3. Susan R. 提出动议，推迟对 Get Into Action 委员会成为 OIAA 一部分的投票，直到修改使命宣言。Jennifer 附议。董事会一致投票通过了该动议，但有一人弃权。

恭敬地提交，
Jeff Bernknopf
OIAA 秘书