OIAA 董事会会议记录 2022 年 10 月 11 日

出席者：
Jan BB.，PAC 主席
Jeff B.，副秘书
Paula D.，CPC 主席
DC Dave，团结主席
Gary，Steppers 副主席
Jane G.，副主席
Jon H.，PI 主席
Mary M.，Steppers 主席
Barry M.，秘书
Mark M.，技术主席
Brian R.，财务主管
Spencer W.，财务主席

副主席 Jane G. 于东部时间下午 5:02（太平洋时间下午 2:02）宣布会议开始。会议以宁静祷告开始。

董事会审查了 2022 年 9 月 13 日董事会会议的会议记录。Mark M. 提议通过所提交的 2022 年 9 月 13 日董事会会议记录，Jeff B. 附议。会议记录获得一致通过。

主席报告：Jane
代替缺席的 Gwen Mc. 的 Jane G. 提供了主席报告。Jane 向董事会简要介绍了特设章程委员会的工作进展。

旧事项：

• 招聘 – 无新进展可报告

秘书报告 – Barry M. / Jeff B.

• Barry 表示今天的董事会会议记录将由 Jeff B. 负责。Barry 就已批准的章程的下一步工作提供了最新情况。Barry 表示下一步将向美国国税局提交 1023 表格以恢复我们的 501c3 身份，他已收到公益律师协会关于如何进行的文件。该文件提供了两个选项：
  • 追溯填写过去 11-12 年的 1023 文件，这将免除我们的任何税务责任
  • 从提交日期开始填写 1023 文件，这可能会使我们承担过去年份的税务责任
• Barry 表示董事会需要做出决定，但第一个选项由于缺乏记录将非常困难。Barry 提到虽然 1023 可以随时提交，但 10 月底最佳
• Brian R. 从财务主管的角度表示，我们已为任何追溯性罚款预留了资金，且组织在过去两年有充足的资金。他还提到我们所有过去的纳税申报都已提交。
• Mark M. 提议从提交日期开始填写 1023 表格。Barry M. 附议。没有讨论，董事会一致投票通过。

委员会报告

• Steppers 委员会报告已提交给大会
  • Steppers 继续积极回应每个请求，平均每个请求回应 4 次
  • 考虑在网站上添加一个按钮招募志愿者，特别是双语和三语志愿者
• PAC – Jan BB
  • 有 10 人负责回应 PI/CPC 询问，每天约 7 个询问，主要是英语
  • Paula D. 最近加入董事会，对 CPC 感兴趣
  • Jon 向董事会提议将 PI/CPC 委员会分为两个委员会，PI 和 CPC。Jon 将继续担任 PI 主席，Paula 将担任 CPC 委员会主席
  • 乔恩报告说，他们约三分之一的咨询来自需要寻找可验证出席的会议的成员。他请求在网站上添加一个筛选功能，以帮助查找提供出席证明的会议。马克·M. 表示，网站最近已添加了一个名为“出席证明”的筛选器，该筛选器仅显示提供出席证明的会议。
  • 曾在 Steppers 委员会工作的 Paula 报告说她渴望开始与专业人士合作
  • Jane G. 审查了当前的指导方针，PI 和 CPC 被列为独立的委员会，因此不需要采取任何行动来分离它们。
• 团结 – DC Dave
  • Dave 向会议宣读了他的报告。
  • Dave 报告说，11 月 10 日，团结委员会将使用第三遗产程序选举一名候选人供董事会批准，并由非委员会成员监督
  • 团结委员会准备了 2023 年预算，约 4,000 美元用于会议口译和评论翻译，主要是翻译成西班牙语。o 联络外展项目继续添加新的联络员和管辖区。在跟踪表上的 137 个管辖区（GSO 和地区服务处）中，32 个有联络员
  • Dave 报告说委员会在 9 月 24 日的 IGR 论坛上提供了报告 o Dave 报告说他想在 PI/CPC 网站页面上放置描述地区服务处和总服务之间区别的文件。Jane G. 自愿帮助编写描述这些差异的文件，因为她曾参与过类似工作。
• 技术报告 – Mark M.
  • Mark 向董事会提供了报告（见附件）
  • Mark 报告说两个月前，委员会发出了征求建议书（RFP），寻找能提供基于网络和云的解决方案来升级我们技术的组织。收到了三份提案，经评估后，两份提案被淘汰。一家公司 Mindfront 与委员会会面并提供了预计成本（见附件）。该提案将帮助我们注册 Google Workspace for Non-profits，为所有内部通信、邮件列表和可能的 Google Meets 提供邮件平台。该项目尚未授予 Mindfront
  • 下一步将与 Mindfront 的 Mark Gilespie 会面，审查我们的网站并对我们的会议和会员目录进行完整重建。o 会议目录服务团队新增了 124 个条目，其中一些条目列出了多个会议；44 个条目被删除。80 至 90% 删除条目的会议将 zoom 轰炸者列为原因。250 个会议更新了其列表。
  • Mark 表示，随着指导方针委员会完成选举大会的工作，团队将开发选举大会页面
  • Mark 提到我们已收到 9 个标志设计。Mark 询问董事会希望如何进行这些标志条目的投票。
  • Brian 表示他担心我们要确定在技术主席轮换时可以支持的解决方案，并且新的技术主席不会寻求重做已证明的解决方案。Brian 还询问了我们使用的流程以及是否采用分阶段方法。Mark 回应说我们的解决方案是建立在 Google Workspace 和 WordPress 的标准技术之上。Mark 预计我们将能够在初始解决方案的基础上继续发展，不需要另一个 RFP。
• 财务 – Spencer
  • Spencer 在能向董事会提供报告之前就不得不离开

财务主管报告：Brian R.

• Brian 报告说他一直专注于 2023 年预算过程，初步预算草案已经准备就绪。
• 关于超过我们谨慎储备金的多余资金的分配，考虑到团结委员会和其他几个委员会的建议，已经进行了大量讨论。
• 仍然需要一名副财务主管
• Barry、Brian 和 Spencer 将专注于恢复我们 501c3 身份的申请

新事项

• Grapevine、La Viña 和杂志工作组：Jeff
  • Jeff 报告说他意识到线下小组的 Grapevine 代表（GvR）与线下小组的 GvR 执行非常相似的功能。他在他的主组 Back Porch International 提出动议，创建 GvR 职位，该小组经投票后设立了该职位。
  • 在与其他几个人交谈时，大家一致认为可以鼓励在线小组为 GvR、RLV（La Viña 代表）或其他国家的杂志（如英国的 SHARE）创建职位。
  • 为推进这项工作，将于 10 月 22 日星期六东部时间下午（太平洋时间上午 10 点，英国/葡萄牙时间下午）举行组织会议，以确定在线杂志代表的角色应该是什么，并确定他们需要的资源。
  • 已准备好传单，Jeff 请求董事会允许将此传单分发给 OIAA 会员。传单还将被翻译成西班牙语和葡萄牙语。
  • Mark M. 询问在线小组购买订阅并让多个小组成员使用同一订阅是否存在问题。Jeff 表示这很常见，线下会议也会与其成员共享小组订阅。Mark 要求与 Grapevine 确认这一政策，Jeff 同意与他们联系。
  • Jane G. 询问向董事会提出的请求是什么，是否正在请求创建新的 Grapevine 和杂志特设委员会。Jeff 回应说，目前只是请求允许向 OIAA 会员发送工作组传单，也许以后根据兴趣水平可以创建特设委员会。
  • 董事会对传单的分发没有异议。
• 指导方针特设委员会：Jane G.
  • Jane 报告说指导方针特设委员会讨论了错开官员选举时间，以确保连续性，避免所有职位同时轮换
  • 在 Gwen 的说明中，她表示特设委员会正在请求董事会就任期长度和在新章程下首次选举中选举哪些官员职位提供指导，以避免所有职位同时轮换。
  • Mark M. 指出新章程规定所有官员都需要选举，他不希望我们不合规。他进一步建议本次选举任期为 1 年，明年我们可以以错开的方式再次举行选举。
  • Brian 表示根据章程我们需要举行官员选举，任期为 2 年。人们可以在 1 年后退出，这将强制进行新的选举，从而实现官员的错开。
  • 有人澄清说章程要求每年举行选举，但没有具体规定需要选举哪些职位。
  • Brian 表示我们可能想要错开的职位是主席和副主席以及财务主管和财务主席。
  • Brian 提议我们今年选举所有官员职位，Mark 附议。董事会成员一致通过这项动议。
  • 下一个问题是今后哪个月最适合举行选举，以留出过渡时间。今年 12 月举行选举并不理想。
  • Jeff 建议今后在 10 月举行选举，因为 9 月人们通常从夏季过渡回来时事情很多，到 10 月通常会平静下来，而且有足够的过渡时间。
  • Jeff 提议今后在 10 月举行官员选举，Brian 附议。董事会成员一致通过这项动议。
• 历史学家/档案管理员角色 – Jane G.
  • Jane 提出了来自指导方针特设委员会的问题，是否将历史学家职位更名为档案管理员。
  • 目前没有人担任历史学家的职务，Jan 表示她过去曾担任过这个职务。
  • Mark 询问这个职位的部分职责是否包括维护 Zoom 录像。有人表示这可能是其职责的一部分，但角色和职责将由指导方针委员会定义。
  • Brian 提议将历史学家职位更名为档案管理员。Barry 附议。董事会成员一致投票通过这项动议。
• 语言/翻译特设委员会：Jane G.
  • 推迟到下次会议

没有其他新事项。

董事会会议于东部时间下午 6:39 结束，以团结宣言结束。

提议总结

以下动议在本次会议上获得理事会投票通过：

1. Mark M. 提议通过所提交的 2022 年 9 月 13 日董事会会议记录，Jeff B. 附议。会议记录获得一致通过。 2. Mark M. 提议从提交日期开始填写 1023 表格。Barry M. 附议。没有讨论，董事会一致投票通过。
2. Brian 提议我们今年选举所有官员职位，Mark 附议。董事会成员一致通过这项动议。4. Jeff 提议今后在 10 月举行官员选举，Brian 附议。董事会成员一致通过这项动议。5. Brian 提议将历史学家职位更名为档案管理员。Barry 附议。董事会成员一致投票通过这项动议。