议程 for 10 Jan 2023
2023 年 1 月 10 日 OIAA 董事会会议议程
董事会/常设委员会主席会议。
A. 制定一个总体计划的框架，董事会可以借此领导各委员会的工作，使其成为一个组织。
OIAA 的章程于 2022 年 9 月通过后，董事会开始每月召开会议，并于 2022 年 10 月与所有委员会一起，按照商定的双月时间表参与会议。委员会与董事会开会的初衷是为了纠正沟通不足的问题，正是这种沟通不足导致 OIAA 的非营利组织地位长期失效。
新章程通过任命对非营利地位负责的官员，符合新泽西州和美国国税局的法律。官员及其委员会工作集体报告所产生的透明度使整个 OIAA 组织受益。轮流安排的目的是提供 OIAA 第 12 步工作的全面透明报告。董事会和所有 OIAA 委员会的工作沟通，以更多志愿者和想法的形式，邀请所有 A.A. 成员参与。
我们是否应该改变董事会和委员会联席会议的形式？
B. 2023 年大会日期：
董事会建议 2023 年 3 月 18 日大会的项目内容是什么？
我们能否将与章程特设委员会为选举和预算大会所做的脚本和项目工作分拆出来，交给一个小组委员会，该小组委员会将专注于为该大会创建项目？
2023 年 3 月 18 日 – 季度大会
2023 年 6 月 17 日 – 季度大会
2023 年 9 月 9 日 – 季度大会
2023 年 12 月 16 日 – 选举大会（也包括预算吗？）
2023 年安全会议的日期是什么？
A.A. 的责任由每个小组承担
从线下 A.A. 到线上 A.A. 的延续是，我们的整个联谊会并未完全理解“谁负责”的意义。
将政策与准入委员会的工作与整个 OIAA 联系起来
新小组入职培训 – 我们需要充分理解并改进这一流程。
我们需要记住，新网站已经标志着变革的进程。特设委员会可以关注的是文件以及与小组的沟通流程。
持续 安全 讨论 – 告知小组并促使他们使用 OIAA 丰富的安全资源，对于线上小组的团结至关重要。我们需要审视我们如何向小组告知不断演变的经验以及可供他们使用的调解安全功能。
线下 A.A. 会议的世界在监控或沟通其安全威胁方面协调不力，因为这些威胁通常发生在小组完全可见范围之外。缺乏可见性削弱了小组对安全的责任感。线下会议中出现的威胁在线上也可能发生；然而，线上小组必须更积极地承担起监控平台功能的责任。
我们是否应该召集一个特设委员会来记录目前存在的流程？
C. 我正在寻求董事会批准，设立一个信息收集会议，由选定的 OIAA 代表、纽约/加拿大 GSO 国际事务部以及 AAWS 公司和总服务委员会的代表参加。
我们是否应该安排一次与美国/加拿大 GSO 国际事务部以及所有与国际文学基金相关的其他关键方的会议？
OIAA 拥有资金，可用于资助全球 GSO 的国际文学工作。
OIAA 中谁应该参加会议？
- 主席
- 副主席
- 秘书
- 财务主管
- 财务委员会主席
- 团结委员会主席
- 翻译（如果我们有志愿者来代表此职能。）
开始制定 OIAA 与美国/加拿大 GSO 办公室之间会议的问题：
我们希望从会议中获得哪些关键信息？
我们可以咨询哪些国际组织：
Patreon（维克多·拉赫希尔 – 一个国际动物救援组织）
TIAA？
NTAAW？
AAWS 公司？
总服务委员会？
开始制定对全球 GSO 办公室进行调查的问题：
- 您的办公室是否（列出、注册、登记、认可）线上小组？
- 您的会议如何纳入线上小组？
- 线上小组在我们的会议中由一名代表代表。
- 线上小组通过参与现有结构在我们的会议中获得代表权。
- 线上小组目前在我们的会议中未获得代表权。
- 如果您的办公室与线上小组沟通，请描述该流程。
- 您的 GSO 办公室是否设有文学委员会？
- 如果您的 GSO 办公室设有文学委员会，它与小组、地区、区域或您会议结构的其他部分有什么联系？
- 请列出您的 GSO 与之沟通的任何远程社区的名称。
D. 领导力发展计划
OIAA 前主席格温已自愿协调该计划的制定。
招募志愿者：OIAA 有很多工作要做。需要概述具体的项目以及它们需要完成的顺序。我们需要更多拥有广泛知识、技能和能力的人。我们需要专注于识别项目，以及完成我们项目所需的技能。我们首先需要一个关键人物来负责项目管理。
识别项目经理和传达招募志愿者信息的最佳流程是什么？
E. 在 OIAA 网站上发布活动和 OIAA 标志的使用
请参阅附件传单，了解 2023 年 2 月 4 日的市政厅会议，这是一个面向线上小组的资源研讨会。此活动由“立即行动委员会”开发。该委员会最初由“三项遗产研究小组”发起，后更名，因为其他 OIAA 列出和代表的小组也加入了他们的努力，旨在告知线上小组其在美国/加拿大总服务结构中的参与情况。既然线上小组在美国/加拿大结构中的有限参与已变得明显，很显然线上小组需要共同努力为线上小组开发资源。本次活动呼吁线上小组展示并分享他们所创建的资源、最佳实践和服务材料。
当要求 OIAA 将活动发布到其网站时，技术主席注意到 OIAA 标志的使用，并询问这是否是 OIAA 的活动。该活动尚未被认定为 OIAA 活动。委员会插入该标志是为了将其宣传为线上小组的活动——其中最大的资源库在 OIAA 注册。董事会是否认为可以赞助此活动？这将意味着使用 OIAA 资金支付口译员作为服务工作，并在传单上展示 OIAA 标志。否则，小组将支付服务人员费用并从传单上移除 OIAA 标志。
F. 启动大会委员会
我们已开始规划一个为期周末的西班牙语国家会议。我们也即将迎来国际 AA 大会。考虑到这两个活动，我们可以开始为该委员会招募主席和委员会成员。
G. 沟通特设委员会
既然 OIAA 的董事会和常设委员会已开始定期沟通，我们掌握的 OIAA 信息远超我们能有效率地传达给 IGRs 的。同样的问题也存在于 AA 的总服务层面。
OIAA 的秘书会妥善记录任何官员会议；但这些信息并非总是以普通 IGR 容易理解的形式呈现。如果 IGRs 无法轻易理解这些信息，他们就无法将其传达给他们的小组。这意味着我们无法吸引成员参与服务。最终，糟糕的沟通是对所有 AA 成员参与权的糟糕服务。因此，我们需要一个委员会，能够将 OIAA 董事会和委员会会议的所有信息转化为 IGRs 可以快速传达给他们小组的形式。这种信息转换将大大有助于吸引更多成员参与服务。服务拯救了那些传播信息的人的生命，也拯救了那些需要听到信息的人的生命。
一个例子是格温开始的精彩主席报告。我已请新当选的 OIAA 副主席苏珊协助将报告转换为对 IGRs 更有用的格式。例如，董事会在偶数月份与所有委员会主席会面。结果是大量的信息。这些信息需要被整理成会议记录和 IGR 需要传达给小组的信息。小组需要清楚地了解他们的贡献如何用于传播信息。我们特别希望传达可供他们参与的第 12 步工作。
为了集中我们的起点，我们可以在沟通特设委员会下开发几个职能：
澄清 OIAA 是一个国际组织
OIAA 是否是一个国际组织的问题已由几位与 OIAA 章程和指南特设委员会合作的人提出。事实是，需要学习大量的文化和语言，这需要
近几个月来，人们一直关注 OIAA 作为通过新泽西州在美国注册的非营利组织。遵守州和联邦法律是建立和维持 OIAA 非营利地位的主要障碍。
OIAA 仍处于发展阶段，目前正在努力将其章程转化为操作性声明作为其指南。一旦该工作完成，沟通流程将开始告知 IGRs 指南内容，为他们将在大会上批准指南做准备。这些指南将至少翻译成西班牙语和葡萄牙语。一旦指南获得批准，我们就可以开始艰巨的任务，努力将它们与我们所知的 OIAA 国际小组集体中存在的其他语言和文化联系起来。
然后，我们可以讨论将所有 OIAA 成员和小组与整个 A.A. 以及 OIAA 内部的工作联系起来的沟通流程。
建议给 IGRs 的指南的完整沟通流程需要被概述和安排。这项任务可以由指南特设委员会完成。
G.1. 翻译特设委员会
OIAA 的团结委员会将制定一项小组调查，以更好地了解其所服务小组的需求。我们已经知道我们需要口头和书面翻译服务。我认为需要一个委员会来协调口译员（首先是 ASL、西班牙语和葡萄牙语）的名单，以应对众多的实时会议和研讨会。此外，还需要一份能够翻译我们定期发布的书面报告的个人名单。
翻译有两个关键部分：口译和笔译
笔译：
审查 OIAA 的书面翻译实践。OIAA 可以利用通过 TIAA 和 NTAAW 交流的大量信息和流程。这些实践的集合可以进行审查和讨论以供实施。
口译：
需要建立一份可在 OIAA 活动中提供同声传译服务的工作人员名单。我们目前没有这样的资源。传达此资源可用将有助于所有组织大会、研讨会和其他活动的人。
开始这些流程的最佳方式是什么？
G.2. 志愿者协调
也许可以传达的最重要的信息是任何小组成员都可以参与 OIAA 工作的多种方式。这是一个关键的沟通职能，需要在沟通风格上加以关注，以将 OIAA 小组与常设委员会的第 12 步工作联系起来。
我们有许多沟通工具需要探索。例如，现在我们需要能够创建有吸引力且易于使用的教科书式文档的人。通过格式良好、易于使用的文档传达 OIAA 的新指南，将大大有助于告知成员如何参与 OIAA 的大会。AA 成员无法参与他们不理解的事情。
制作能够简洁地传达我们正在做什么以及为何以特定方式做这些事情的教学视频，将有助于传达 AA 的传统和理念。我并不是指确保我们继续以我们一贯的方式做事。有大量的在线工具可供我们用来制作优秀的教育和沟通文档。
制作教学视频需要多种技能。以下仅列举几项：
- 教学设计师
- 摄像师
- 脚本作者
- 平面设计师
我期待收到您关于您希望讨论的议程项目的回复。
