与会者：

Susan r.，主席

空缺，副主席

Jennifer B.，财务

Jeff b. 秘书

Mark M.，技术主席

Beth A.，国际理事

Barry M.，普通理事职位申请人

Anita m.，候选副秘书

主席 Susan R. 宣布会议开始，要求与会者做自我介绍以便记录，随后在美东时间下午 2:05 以片刻静默和宁静祷文开始会议。

议程概述：会议记录、秘书和财务报告、无旧事项、新事项

会议纪要批准：

• 2024 年 4 月 14 日会议记录：Jeff 说明他未出席会议但已审阅会议记录。
  • 评论：Jennifer 询问会议记录是否已上传至网站。Jeff 将确保更新这些记录并将以往的会议记录上传至网站。
  • 动议：Susan 请求就会议记录进行表决。Beth 提出批准动议；Mark 附议。无进一步讨论。
• 2024 年 3 月 10 日会议记录：Jeff 指出这些记录之前已经过审阅，并且对会议记录的组织结构有所顾虑。Jeff 对会议记录进行了组织调整并概述了这些调整。
  • 评论：Susan 要求会议记录反映 Jan 关于双重诊断的报告已被记录在案，该报告存放在 Google Drive 中。
  • 动议：Susan 请求表决接受。Mark 提出接受动议，Beth 附议。无反对意见。

秘书报告– Jeff b.秘书：

• 秘书不是每月都发送报告。
• 已找到一位副秘书候选人并出席会议。Anita 已完成入职培训并参加今天的会议。
• 会议记录积压工作的进展。 追踪积压工作的电子表格已上传至文件夹。部分已预先批准，其他将稍后处理。希望在 7 月下次董事会（BOD）联合会议前完成清理工作。本次会议前未完成执行委员会 3 月会议记录。他将在 6 月执行委员会会议前准备就绪。Susan 要求 Jeff 将其任期内所有会议记录放入董事会 Google 云端硬盘（BOD drive）的秘书文件夹中，并在获批后发布到网站上。
  • 评论：Jennifer 询问 2023 年 7 月和 8 月会议记录的状态，Jeff 表示正在根据 Susan 的记录准备 7 月的会议记录，8 月的已获批准并存放在 BOD 云端硬盘中。Susan 表示她和董事会需要获取已批准的会议记录。秘书负责每年将已批准的会议记录放入名为”已批准会议记录”的董事会文件夹中。董事会和大会的已批准会议记录将分别放入相应文件夹。这两套会议记录是最常被索要的文件。

• 会员调查状态：从 12 月底开始持续到 1 月。2023 年会员调查收到 172 份回复，为 6 月大会确定了 43 人的法定人数。1 月，董事会批准今后每年 6 月进行年度调查。计划正在开展中。
  • 评论：Mark 请 Jeff 安排时间讨论调查发布事宜。

• 董事会手册：之前的志愿者无法继续协助。需要更新文件并持续维护。Jeff 和副秘书将推进这个项目。可能由副秘书负责后续维护。
• 保险续保：通过 US LI 续保董事和高管保险，有效期从 4 月 1 日至 2025 年 4 月 1 日，保费略高于去年，为 576 美元（去年为 540 美元），两份保单都将添加到董事会手册中。自 2024 年 5 月 8 日起，通过 Hiscox 投保新的一般责任保险，非专业保险，保费 346 美元。正在专门为这些文件创建单独的保险文件夹。
  • 评论：Jennifer 有兴趣审阅这两份保单。Jeff 将这些保险文件上传到董事会文件夹后会发邮件通知董事会。

财务主管报告 – 财务主管 Jennifer b.

• 4 月收入报表：4 月是成立以来收入最高的月份。收入略超过 9,700 美元。支出：570 美元并已说明。净收入略超过 7,000 美元。
• 预算差异：与预算相比，年初至今盈余 19,000 美元。提到特殊项目尚未支出。
  • 评论：Mark 已安排会议开始特殊项目工作。关于收入，他认为很好。据他所知，我们从未在研讨会或活动中实践第 7^条传统。Susan 询问特殊项目是什么。特殊项目与会员目录有关。
• 资产负债表：现金略超过 122,000 美元，其中 5,500 美元指定用于 OIAA 国际大会。
• 捐款：随着小组增长，小组捐款持续增加。4 月份有 62 个小组捐款。
  • 评论：Susan 询问 4 月数字较大是否因为是季度月份？Jennifer 指出 3、6、9 和 12 月最差，其他月份趋势较高。这是她制定年度预算的方式。

差旅讨论和参加 ICOAA：秘书 Jeff b./主席 Susan：

背景：Susan 要求将此项目与财务报告一起列入议程。Jeff 正在安排其已获批准的 1,500 美元预算参加拉斯维加斯的 ICOAA 会议。他寻求关于预算差旅如何运作的指导。他认为仅因地点原因费用会更高。他说明 Susan 在预算中有 1,700 美元用于参会。他请求增加 200 美元（未预算）的差旅费用。

讨论：Jennifer 指出 Susan 2024 年的预算不是 1,700 美元而是 1,500 美元。Jennifer 询问了 Jeff 差旅的具体情况，并分享了她的差旅经验。Jennifer 的问题引发了更多讨论，即所选差旅是否更多是个人偏好而非谨慎使用已批准的 1,500 美元资金。Jennifer 指出，指南规定董事会可以对 500 美元以下的项目进行表决。在这种情况下，Jennifer 要求将问题提交大会。Jeff 表示指南指示他在此请求表决。

• Jeff 提出动议，请董事会批准增加其 ICOAA 会议差旅预算 200 美元。 Mark 提出动议。无人附议。相反，展开了深入讨论。议题从”差旅讨论和参加 ICOAA 会议”改为”未预算 200 美元差旅增加请求”。

未预算 200 美元差旅增加请求讨论：Jennifer 要求查看 Jeff 准备的工作表，以便更好地理解其增加请求。Beth 还询问参会如何使 OIAA 受益，特别是国际小组。Mark 就 OIAA 参会提出程序问题，明确大会已批准预算和参会。Beth 澄清已批准的预算和批准参会对 OIAA 来说是两个独立的事项。

• Jeff 提出动议，批准增加秘书未预算的 200 美元差旅费，并得到
  • 多数投票通过动议（3-2）。 访客不能投票。
    • 少数意见记录：Beth 希望今后董事会讨论前能获得更多信息。
  • Jennifer 提出动议将此事提交大会，因为这不是一致表决。Beth 附议。
    • 讨论：Susan 表示大会没有时间。Mark 指出，如果他是大会成员，看到一个董事会有权批准的 200 美元请求提交大会，他会对董事会本身产生疑问。Jennifer 表示她有受托责任，Mark 表示他们都有。
    • 动议表决：Susan 请求就将 200 美元未预算请求提交大会进行表决，5 人中 3 人反对。Susan 表示这花费了比预期更多的时间，反映了董事会的不团结。Beth 表示这就是需要进行盘点的原因。Jennifer 表示她应该在向大会的报告中提出这个问题。
    • 动议被否决：董事会多数否决。

新议程：

1. 服务职位/候选人：

• 副秘书 Anita M.，1991 年 1 月 15 日，纽约上州：目前是新奥尔良 Eye-Openers Online 小组的秘书。她还担任过接待员、咖啡师、地区秘书（短期）、小组财务、地区研讨会口译员、副 GSR，现任秘书。职业上曾担任 CEO 职务，目前是一家全国性公司的 COO。在多个董事会任职，特别是在一个非营利康复机构，她曾在那里作为新人待了约 10 年，15 年后重返该机构。为多个非营利组织制定章程，担任过治理主席、副主席、秘书和财务。在与她的引导者商议后，有意识地决定将在线会议作为她康复的主要方式，并将在这个环境中开展服务工作。
• 董事会普通理事候选人：Barry 向小组展示了他的服务履历，Susan 进行了屏幕共享。他丰富履历的亮点包括：小组会议清醒服务主席、秘书、财务和第 28 区 GSR。档案管理员，担任 DCM 直到找到新人选，参加地区会议并在财务委员会、州会议运营委员会、北伊利诺伊州服务手册工作。2016 年开始通过 Zoom 参加 OIAA 会议。90 年代末曾通过 Yahoo 群组成为在线成员。将其 Zoom 小组在 OIAA 注册，并了解了当时 OIAA 的问题。被要求利用其非营利组织经验提供服务，帮助解决问题。曾担任 OIAA 秘书，见证了更大的 OIAA 走出困境的进展。
  • Susan 表示董事会现在不会讨论这两位候选人。Barry 感谢小组并离开会议。
  • Jeff 询问是否可以向 Anita 提供副秘书职位。Jennifer 澄清副职不需要批准。Jeff 只是想公开并给董事会机会。Mark 欢迎 Anita，Jennifer 表示他们都彼此关爱。
• 副主席公告将在 7 月发布，并为 9 月业务会议安排任命。

2. 6 月大会议程，Susan：提供概述并征求意见。有一项需要表决，其余为报告。Jennifer 要求将未预算支出添加到议程中。Mark 指出这将作为 Jennifer 报告的一部分。Susan 表示可以在 Jennifer 向大会提交的会议记录和报告中更新。

Jennifer 还询问了差旅政策，是否需要董事会或财务委员会批准。Susan 希望 Jennifer 先在财务委员会内起草差旅政策，小组希望在下次董事会会议上讨论。

3. 盘点特设小组委员会，Susan–委员会将确定时间表、问题、是否需要中立无偏见的引导者，以及盘点结果报告。Mark 提名 Beth 担任主席。Beth 接受。Jeff 附议。一致投票选举 Beth 为委员会主席。
4. OIAA 主席报告，Susan：主席报告在董事会云端硬盘中；她在 PAC 投入了大量时间。Jan 独自工作并出色地回应了投诉。Susan 观察了团结日委员会。指控和大会。
5. 技术主席报告，Mark：开始会员目录特殊项目。为财务在 OIAA 页面顶部添加捐款按钮。建议举办 OIAA 服务日以招募 OIAA 委员会成员。Susan 建议在 2024 年 7 月举办服务展览会。技术步骤安全研讨会定于 8 月举行。
6. 会议主席报告，Beth：6 月 1^日注册。需要口译员，并确定类型。正在寻找音乐家、活动主持人、喜剧演员。我们有三个不同的房间。这些房间可以播放来自三个不同国家的音乐。关于活动的营销和沟通。信息通过社交媒体传播，如 WhatsApp 和封闭的 Facebook 会议。将制作并发送宣传单。我们只能希望人们对信息保密。

提议总结

董事会在本次会议上对以下提议进行了表决：

• 2024 年 4 月会议记录已批准，2024 年 3 月会议记录已接受。
• 批准增加秘书 1500 美元差旅预算 200 美元的动议。
• 提交未批准预算增加动议至大会的动议以 3-2 多数票被否决。根据大会批准的指南，这在董事会批准范围内。
• 提名 Beth 为盘点小组委员会主席。

2024 年 6 月议程项目

• 差旅政策
• OIAA 研讨会的第 7^条传统

谨呈，

Anita M

OIAA候补秘书