财务更新 – 2023年12月
2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
提交日期：2024 年 3 月 1 日
亲爱的 OIAA 会员，
首先，我们要感谢您允许我们为您提供这次财务审查服务。这对我们所有人来说都是一次
良好。网站上登载的财务文件随时可供所有会员查看。
和实践都遵循 Reynosi 的建议。简而言之，我们很高兴看到账目、政策和
流程都井然有序。
最后，我们邀请您参加 OIAA 财务委员会会议，并考虑加入财务
审查团队。
服务中，
Connie S.
Erica K.
Karen Mc.
Lesliee A.
Stephanie M.
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2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
本报告严格遵循 Renosi 内部财务审查指南
建议。
**请注意本报告末尾附录中有两项更新：
建议审查的文件：绿色标记的项目是 Lesliee 和 Erica 在
2023 年 12 月创建此模板时审查的。 粉色标记的项目中选择了部分
进行财务部分的审查（见附录二）
● 最新的 OIAA 财务政策及年度内的任何变更
● 上一年度 OIAA 财务委员会财务主管报告，即会议记录。
这些位于 OIAA 财务委员会网页上。
● 上一年度 OIAA 财务委员会财务报告。
这些位于 OIAA 财务委员会网页上。
● 上一年度的银行和其他财务报表。
● 银行和其他账户对账单
● 发票、收据和其他文件
● IRS 信函文件，包括最新的 990 表格、IRS 免税资格
认可信
审查财务文件和流程。
● 检查获授权人员的姓名以 (a) 批准交易和 (b) 签署支票，对照：
组织会议记录中授权进行这些活动的人员；以及银行记录
中显示的授权签字人。✅ Erica 和 Lesliee
上列示的余额是否与提交给组织的
财务主管报告中列示的余额相同。✅ 由于只有 5 名审查团队成员，Stephanie 和 Karen 选择了
共 4 份银行对账单进行检查。（见附录二）
● 选择一个月份，使用原始记录进行银行对账。如果您发现
● 检查组织的保险政策是否及时更新。✅Karen
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2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
随机审查 5 项支出。
● 测试以确保付款得到适当授权 – 通过已批准预算中的项目、
预算的已批准修正案，或授权支出的适当投票。
测试采购订单以确保其得到适当批准并与实际
支出或发票相符。审查记录以确保每项支出都有发票、收据或其他
适当的书面文件，且金额相符。✅ Lesliee
难以分离财务职责，但某些分离对于适当的财务控制来说是必要的。
这些分离既保护组织，也保护
处理财务的个人。具体来说：
注意：具有签字权的个人绝不能批准
其签署的交易/支出。所有支出都应在年度预算中得到批准，
无论是原始批准还是修正案，或通过理事会或
会员的适当投票批准。所有支出都应有发票、
收据或其他适当的书面文件作为证明。
注意：具有签字权的个人可以进行银行对账。
但是，至少应有一名额外的官员或董事审查月度银行
对账单，或者银行对账单可以包含在财务主管向
理事会/会员提交的报告中。
注意：财务应由审查委员会每年审查，该委员会由两名
或更多不经常处理组织财务的个人组成，例如不是
账户的签字人。
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2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
审查报告系统以确保为组织及其官员/董事提供充分的信息
以做出合理决策。
● 财务主管的报告是否及时完整？✅ Erica
● 是否遵循财务政策，包括财务控制的分离？✅ Erica 和 Lesliee
● 是否收集所有记录（发票、收据、现金记录、支票和支出记录、银行
记录、财务主管报告），以便在需要时进行审查，并且仅按照
组织的记录保留指南进行处理？✅ Erica 和 Lesliee
最终报告结构
● 财务审查采取的步骤 ✅（如附录二所列）
● 当前资金余额和资产负债表 ✅
● 对发现的任何问题或差异的评论（如有），以及审计委员会
纠正这些问题或差异的建议。✅审查团队
不再下载并保存在 OIAA 财务 Google 云端硬盘文件夹中。
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2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
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2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
附录一：2023 年 12 月 28 日财务委员会更新
财务委员会审计/审查团队迄今工作报告。
Eldin 无法继续参与此项目。
我们（Lesliee 和 Erica）都对会计审计过程感到不适，因为我们不是法务
会计师。相反，我们选择了 Renosi 的内部财务审查指南作为
指导。据此，我们为 OIAA 制定了财务审查模板。
—-
问题和回答：
1. 报告系统：
是否有书面的财务报告系统工作流程？
是的。 工作流程文件存放在财务委员会 Google 云端硬盘文件夹中。
2. 政策：
除了未批准的章程外，是否有任何 OIAA 书面财务政策？
章程已经理事会批准，只需提交大会。
以下哪些文件存储在 OIAA Google 云端硬盘中，谁有权访问？
● 财务主管报告，以会议记录形式。
在网站上供所有 OIAA 成员查看
● 银行对账单
财务主管、副财务主管、主席和秘书可通过 Mercury 银行程序和 Xero 会计程序访问。
● 财务报表
在网站上供所有 OIAA 成员查看
● 投资账户（如有）
不适用
● PayPal 对账单
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2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
理事会
● 账户对账
副财务主管进行对账，财务主管审查
● 发票
请求服务的人将发票转发给财务主管。财务主管附上发票以获得
主席或秘书的支出批准
● 收据
PayPal 自动传输数据至 Xero 会计系统。实体支票在
Traveling Mail 接收并扫描。副财务主管进行电子存款，财务主管监督确保所有支票都已
存入。 这是一个无接触系统。
● 限制，如捐赠者建议基金
不适用
● 990 表格
IRS 网站、财务云端硬盘，当前表格在 OIAA 网站上
● IRS 免税信
IRS 网站和财务云端硬盘
● EIN 表格
OIAA 没有
3. 支出：
是否有单独的支出文件？
OIAA 供应商流程文件在财务云端硬盘中
4. 财务控制：
具有签字权的个人是否曾批准交易/支出？
否。 财务主管输入支出，主席或秘书批准。
所有支出是否都在年度预算中获得批准？
是的。
是否有额外的官员或其他 OIAA 委员会主席目前审查月度银行对账单？
副财务主管进行对账，财务主管审查。
5. 其他财务文件和流程：
我们是否有零用现金账户？
否
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2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
OIAA 是否购买任何类型的保险？
是的，董事和管理人员保险
哪些人有权
(a) 批准交易和
秘书和主席
(b) 签署支票
所有付款都以电子方式进行。财务主管发起付款。
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我们建议在每年 3 月 15 日之前提交年度审查。
报告于 2023 年 12 月 28 日恭敬提交
服务中，Lesliee 和 Erica
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2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
附录二：2024 年 2 月 10 日财务委员会更新
在早期流程设计会议中，团队决定年度审查应在每年
OIAA 理事会 3 月会议前两周完成并报告。
A. 会议组织者
1. 招募和通知志愿者，管理 Xero 和 Mercury 的访问权限。- Lesliee
。 – Erica
以下是志愿者任务和个人团队成员的评论列表
B. 定位和审查文件（Connie）
1. 最新财务政策
财务委员会章程
财务委员会财务审查模板
2. 网站上的财务文件
3. 最新 IRS 990 表格
4. IRS 免税资格认可信
5. 州非营利组织良好信誉证明
Connie L 的注释：审查了第 1、2、4、5 项文件，看起来都很好。在网站上
找到了可供查看的财务报表。 #3 2023 年 IRS 990 表格尚未完成，因此未审查。
C. 个人审查任务
团队成员将审查随机选择的文件，如下：
1. 审查一份随机月度现金流（收入）报表
任务由 Erica K 完成
2. 选择一个月份，使用原始记录进行银行对账。
任务由 Stephanie M 完成（见下文）
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2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
2023 OIAA 银行
对账单审计
银行预算差异资产负债表
期初余额 35807.42 39164.81 39164.81
存款 7671.50 1091.42
支出 -3129.16 -4529.26
未清支票 -93.53 4529.26
储蓄 60000.44 60000.44 60000.44
PayPal 1091.42
100256.67 100256.67 100256.67
3. 比对 1 份 PayPal 对账单与相关收支
任务由 Lesliee 完成，涉及 2023 年 12 月 PayPal 对账单
4. 审查 3 份随机发票及相关付款。
任务由 Lesliee 完成，涉及 2023 年第四季度
5. 采购订单：因 OIAA 不接收采购订单，该主题已删除。
6. 调查 5 笔随机选择的存款，核实财务报告中列示的存款是否与
银行对账单上的存款相符。（Karen）
7. 测试 5 笔随机选择的付款，确保付款得到适当授权 – 通过
2023 年已批准预算中的项目、预算的已批准修正案，或适当的投票
授权支出。（Karen）
Erica 注：我们在仅查看权限下无法下载已批准的预算。我们请求提供
PDF 副本供 Karen 使用。最终报告包括这些项目（C6 和 C7）将在
2024 年 3 月理事会会议前准备就绪。
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2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
Karen 于 2024 年 2 月 12 日添加的注释：
对于任务 6 和 7，随机抽取了三份银行对账单（4 月、8 月、11 月）并与
小组捐款、预算差异、资产负债表月度报告进行对比，必要时参考财务
会议记录。随机选择了存款和付款进行审查。
任务 6 – 11 月小组捐款和预算差异报告显示总收入/收入为 $8,476.07。此外，
在”其他收入”下显示额外 0.05（储蓄账户）。银行对账单显示总存款为
$7,671.50。无法验证为什么存款少于报告的捐款。
另外，试图追踪 William P 的 $10.00 捐款（列在小组捐款报告中），但在银行
对账单上未找到。AA Love and Tolerance 的 $142.92 捐款在小组捐款报告和
对于任务 6 和 7，随机抽取了三份银行对账单（4 月、8 月、11 月）并与
小组捐款、预算差异、资产负债表月度报告进行对比，必要时参考财务
会议记录。 随机选择了存款和付款进行审查。
任务 7 – 4 月银行对账单 – 选择了两笔付款：第一笔付给 AA International Literature Fund（未在
2023 年批准预算中），通过 5 月会议记录（4 月会议未记录）验证
在之前的大会上授权支付 $4700。实际付款于
4/10/23 支付 $4713。
第二笔付款于 4/3/23 支付给 Jeff Bernknopf，金额为 $549。这个金额接近 2023 年预算中列出的
每月 $550 的董事和管理人员保险费。与 Lesliee 确认 Jeff B 是否与
保险有关，她说是。留待财务委员会官员验证。
8 月银行对账单 – 选择了两笔付款：第一笔于 8/3/23 支付给 Sandra Lascarro，金额为 $130。据 Lesliee 说，
11 月银行对账单 – 于 11/14/23 支付给 Melinda Fries，金额为 $1140。据 Lesliee 说，Melinda 当时
提供网站托管服务。网站/托管管理已在 2023 年预算中获得授权。
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2023 年度财务审查和报告
OIAA 表格 #7
D. 作为团队审查 OIAA 财务流程：
1. 该任务已由 Lesliee 和 Erica 在 2023 年 12 月创建财务
审查模板的过程中完成。本报告中注明了这些行动的更新。明年这将
需要由 2024 年 OIAA 财务审查团队在 2025 年完成。
Erica 注：理事会应考虑将审计文件夹重命名为财务审查，删除或归档
现有文件，并上传每年的财务审查报告。
2023 年 OIAA 财务审查报告服务提交，
Erica k
2024 年 2 月 10 日
