财务更新 – 2023 年 10 月
OIAA 财务委员会
会议记录
2023 年 10 月 14 日，星期六
上午 8:00 – 上午 9:24 HDT
上午11:00 – 下午12:24（太平洋时间）
下午2:00 – 5:24（东部时间）
出席人员：
Jennifer – 担任财务主管
Terry n. OIAA 大会主席
Jeff – OIAA 秘书
费利克斯 – 候补财务主管
Beth – 候补 Unity 主席
Mark – 技术主席
Barry – 财务顾问委员会成员
Eldin – PAC 候补主席
Jennifer 带领平静祷告。所有出席者一同参与。
议程大纲回顾：
Jennifer 分享议程并征求补充意见。Jennifer 询问对议程是否有任何疑问或疑虑。
Felix 举手并宣布接受议程的动议。
Terry 附议。
征求任何反对意见
无
议程批准
前期会议纪要回顾：
Jennifer 询问大家是否愿意接受或审查会议纪要
Mark 抱怨会议纪要太长。Jennifer 解释说，那是一次 3 小时的会议，其中包含大量关于预算的信息。
Terry 动议接受
Felix 附议接受
Jennifer 征求反对意见
无
上次会议记录获批
财务报告回顾。
Jennifer 首先表示，9 月份的收入略低于 $4,600.00，其中包含与总额相关的 Paypal 手续费。
会计费用 为 $37.00，用于会计软件。
会议费用，用于参加 ICOAA 的两位与会者。Jennifer 解释说，该金额是 2025 年国际大会的应计费用。Jennifer 向 Terry 解释说，她的费用尚未列入明年的预算，她将向她展示资产负债表，以了解可用资金。
翻译服务。 由于无法使用常用的 ASL 人员，因此有 $495 的 ASL 口译员费用。
其他技术 是所有 Google 服务，例如：Google Suites、Google Cloud 等。
网站托管和管理是为特殊技术人员提供的。Jennifer 解释说，技术委员会已收到最后一笔 $5,000.00 的付款，并且他们还在 9 月份收到了为期两周服务的首笔付款。
Jennifer 最后表示，他们的净亏损略低于 $5,600.00。
Felix 希望更清楚地确定成本。例如：翻译成本是最高的成本之一，他希望更清楚地列出这些交易的明细，并对它们所属的组进行分类。Jennifer 还表示，她将其记录为“大会”。Jennifer 同意并表示，明年的预算将提供该信息。
征求关于预算差异的反馈/问题：
没有问题或反馈
捐款表回顾
Jennifer 开始说，Sober in China 再次捐款。Jennifer 说她已将 Jan BB 的信息发送给他们，并正在尝试将 Sober in China 添加到目录中。
Mark 询问总额为 $4568，这是否是“下降”月份。Jennifer 回复说，这个金额是 9 月份的，这是淡季月份。Mark 提出他的家庭组尚未付款，Jennifer 同意她一直在收到个人为他的家庭组付款，而不是来自他的家庭组的付款。
Beth 询问国际团体是否进行一次性大额捐款，或者想知道国际资金是如何进入的。Jennifer 回答说，国际团体与其他团体一样，这取决于情况。Jennifer 回答说，有时他们按月捐款，有时按季度捐款，有时按年捐款。
Beth 询问是否有任何金额会触发国际汇款的警报。她询问通过 Paypal 收款是否有金额限制。
Jennifer 回答说，没有。
Jennifer 说，前任财务主管 Steve 发送了 $1066.00。
Barry 说，这些交易来自 OIAA 成立时保留在个人帐户中的旧 Paypal 帐户。从 Paypal 收款存在困难，Steve 成功地解决了这个问题。
征求关于捐款的反馈/问题。
没有问题或反馈
资产负债表回顾
Jennifer 表示，现金为 $93.5k。Jennifer 告诉 Terry，她有 $5,000 的应计费用，用于 2025 年国际翻译费用。她还说，到 2024 年，应该有 $5,500，并且应该足够启动。如果还有其他费用，他们可以在 2025 年解决。
Terry 询问这是否是全部，Jennifer 回复说，别针不在此应计费用中。
Jennifer 最后说，总权益是可用现金的金额。
征求关于资产负债表的问题/反馈。
没有问题或反馈
议程审阅
Terry 希望首先询问他们是否可以将其从“负债”中重新分类，以便他们可以更轻松地识别它。
Jennifer 解释说，该系统称其为应计费用，并且这是目前此类别中唯一的事项，因此应该很容易识别。
Jennifer 询问大家是否已审查在会议之前发出的议程。
她首先说，他们在上次会议上广泛讨论了预算，因此他们只是在回顾讨论的汇编。
Jennifer 表示，已进行了许多更改。首先是将技术委员会的预算从 $20,000 降低到 $10,000。大会主席的翻译预算暂停用于一些关于指南和委员会主席/董事会会议的研讨会。预算从 $8000 降至 $4000。与上次提交给财务部门的预算相比，变化约为 $1000。
最重要的是，它几乎是 -$29,000。实际值将进入这两个类别。
Jennifer 向 Felix 指出数字显示实体的位置以及它们将去往的位置。Felix 同意，他们继续进行。Jennifer 询问是否有任何疑问或疑虑。
Barry 要求再次审查收入。他指出了预测。
Jen 解释说，从历史上看，每个季度的收入都较低，因此 3、6、9、12 月的收入历来较低，例如 9 月。
Barry 询问这些数字是否基于最佳猜测，Jennifer 回答说，它是基于历史的。
Felix 还重申，他们只是根据逐月增长应用季节性调整。Barry 询问预算总额是否像 $83,000。Jennifer 同意，似乎每个人都了解这些预测。Jennifer 询问是否有人对预算有任何疑问。
Jennifer 征求关于预算的更多讨论或问题。
征求发送给会员的反对意见。
无反对意见
批准预算汇编
Mark 突然离开，他是成绩单的主持人。Eldin 在注意到 Mark 离开时接管了录音。Eldin 拯救了局面！
财务章程回顾
下一个议程项目是财务章程。Jennifer 表示，她曾试图颁布财务主管可以担任财务主席，但很多人不喜欢这个想法。她继续说，董事会没有财务委员会的代理主席。因此，她希望确定他们在财务委员会中的角色。目前，财务主管正在履行所有财务主席的职责。
Terry 询问是否太多了。Jennifer 说不，但建议审计仍然有益，并希望确定财务委员会成员的角色。她建议从头开始。
Jennifer 询问他们是否想更换财务主管，或者增加财务主席，或者我们是否应该将职责留给财务主管。
Terry 担心的是，主席不会像 Jennifer 那样做那么多，并且希望任何人都与 Jennifer 合作。Jennifer 表示，她很乐意让其他人来帮忙。
Felix 表示，如果他被任命为财务主管，他将不得不委托 Jennifer 自己完成的大部分任务。
他还认为，内部审计将为他们如何进行财务管理提供更多见解。这样，他们就可以定义在财务委员会中委派的实际职责。
Barry 认为，如果财务主席和财务主管是两个独立的实体，将会出现其他复杂情况。他说，之前的 Spencer 准备了议程，但他无权访问银行帐户。然后，财务主管 Brian 不得不雇用某人来做委员会的总体管理工作。他补充说，最好的方法是让财务主管也担任主席。
Barry 询问谁有权访问 Xero 和资金。Jennifer 回答说，是她、Felix、Susan 和 Jeff。此外，整个董事会都可以看到 Paypal 帐户。Barry 说，他认为这比以前的访问权限要多得多。
Terry 想声明，如果 OIAA 大会认为应该有一位主席，他们应该按照建议行事。
Jennnifer 和 Barry 回复说，没有进行投票。
Jennifer 还想说，在章程中，如果有人愿意担任该职位，则可以公开提出该机会。
Beth A. 想赞扬他们提出审计选项。
Eldin 想确定此动议要澄清的内容。Jennifer 回答说，这是他们是否想坚持最初的章程，或者是否需要在章程中添加财务主席。但是，看起来他们似乎对现有的章程感到满意。
Jennifer 询问是否有人反对章程。
无。
批准接受章程
最后一个要讨论的项目是 Eldin 为内部审计程序制定的提纲。财务主管开始审查该程序。“目标是确保 OIAA 成员负责任地利用捐款，支持酗酒者的持续康复，并保持财务透明度。
Jennifer 继续阅读：“范围。审计将包括财务交易、记录、遵守非营利性财务法规和网络安全措施、审计程序、交易验证。
说明：此程序涉及验证财务交易的准确性和合法性。示例：选择上个季度通过 PayPal 进行的 50 笔捐款样本。将这些交易与支持文件进行交叉引用，以确保它们与声明的目的和金额一致。
合规性审计。说明：除了前面提到的合规性审计之外，OIAA 还应进行定期审查，以维持其免税地位并遵守非营利性法规。具体示例：OIAA 应定期审查和更新其在美国国税局的非营利性地位，确保其继续满足 510c3 免税地位的要求。此外，该组织应记录其章程、董事会结构或使命声明的任何变更，并将这些变更报告给相应的监管机构。
财务报表分析。说明：分析财务报表的准确性和完整性。示例：检查损益表和资产负债表。将实际数字与预算金额进行比较。调查重大差异及其原因，例如特定捐款来源的增加或资产和负债的变化。
网络安全评估。说明：评估网络安全措施以保护财务数据。
示例：进行漏洞扫描和渗透测试，以识别 OIAA 在线系统中的弱点。提出加强网络安全的建议。
运营流程审查。说明：检查财务流程的效率。
Barry 提出了 Paypal，以及他们应该检查 Paypal 的状态，因为他们从未与 Paypal 达成非营利协议。他们应该调查以确保它已到位。
Jennifer 表示她尚未对此进行调查，她现在将进行调查，并感谢他提供的信息。
Terry 想补充说，在文档中使用了“捐款”和“捐赠”这两个词，他们应该使用其中一个。
Felix 想解释说，它们在两个不同的领域中含义相同。
Jennifer 补充说，它是免税的，并且每年都可以注销。她继续阅读流程文档，“运营流程审查。说明：检查财务流程的效率，示例匹配，绘制捐款收集流程图。识别手动步骤并提出自动化解决方案以简化流程。
预算和分析。说明：将实际财务绩效与预算进行比较。示例：分析门户财务报告以识别预算差异，例如超支或资金利用不足，根据调查结果建议调整预算。
风险评估。说明：识别和评估财务风险。示例：评估由于依赖 PayPal 而导致的在线支付欺诈风险。评估此风险的可能性和潜在影响。制定缓解风险的策略，例如改进欺诈检测。
审批的数字轨迹。说明：在整个审计过程中。记录和维护数字轨迹至关重要。所有与费用申请相关的批准、拒绝和评论。以及其他财务交易。示例：自动费用审批系统生成一个全面的数字日志，记录谁批准或拒绝了每个费用申请。以及在审批过程中提供的任何评论或注释。该轨迹充当审计日志，提供每个财务决策的透明度和可追溯性。文档，所有审计程序都将记录在案并提供支持。证据和发现。审计结果和建议将汇编。
在一份详细的审计报告中，供财务委员会董事会和大会审查。后续财务委员会将监督建议的实施并跟踪进展。
以确保采取纠正措施。持续改进审计结果将作为基础。我们正在 OIAA 中进行持续的流程改进和风险管理。
Felix 想评论说，他正在上他的财务风险管理课程，这看起来就像他现在正在学习的内容。他称赞 Eldin 的这份报告写得很好。
Jeff 想知道委员会是否将利用该文档进行审计。他建议成立一个小组委员会，并询问 Jennifer 她对审计的计划是什么。
Jennifer 回答说，她已经为小组委员会设置了 3 个人。她提到了 Eldin、来自传播部门的 Leslie（具有财务背景）和 Erica（前任秘书，也具有财务背景）。Jennifer 询问 Eldin 是否可以开始与 Leslie 和 Erica 沟通，以便在 1 月份开始进行 2023 年的审计。
Jeff 说，能够自我监督将大大有助于确保会员的信心。他赞扬了该参考。
Jennifer 想最后说，一旦流程开始，除了回答问题之外，她不能也不会以任何方式提供帮助。她只能提供访问权限。她重申她不能指导或引导。
Felix 想知道审计委员会是否必须由实际董事会提名，这样才能保留更多的独立性。
Jeff 建议他们可能会将其留给财务委员会进行，只要没有明显的利益冲突即可。
Jennifer，但是这个委员会将独立于财务委员会。实际上，它只会向董事会报告。
Terry 提出动议结束会议。
Jennifer 征求任何反对意见。
Jennifer 以责任祈祷结束
–财务委员会会议结束–
晚上 9:24 HDT // 下午 12:24 PDT // 下午 3:24 EDT–
