财务更新 – 2024 年 11 月
OIAA 财务委员会
会议记录
2024 年 11 月 9 日，星期六
上午 9:00 HDT
上午 11:00 PDT
下午 2:00 EDT
出席者：
詹妮弗 – OIAA 司库（首先介绍，主持会议）
坎姆 – 来自宾夕法尼亚州利蒂茨的“生命条款”IGR
兰迪·C. – 通讯委员会候补委员，摄像师
芭芭拉 – 来自马萨诸塞州马布尔黑德的 OIAA 小组代表
巴里 – OIAA 独立理事，财务委员会成员，前官员
凯文 – 财务组成员（爱达荷州）
苏珊 – OIAA 主席
马克 – 技术主席
尼基·W. – 财务委员会秘书
贝丝·A. – 国际理事
詹妮弗首先介绍自己是 OIAA 司库。坎姆介绍自己是来自宾夕法尼亚州利蒂茨的“生命条款”IGR。兰迪是 OIAA 的 IGR，通讯委员会成员，今天在这里帮助莱斯利。芭芭拉来自马萨诸塞州马布尔黑德，是 OIAA 小组代表。她刚接触这项工作，所以还有些不熟悉。她在上次大会上自愿提供帮助，并且乐于助人，但她补充说自己仍需要一些指导。詹妮弗向她保证可以提供帮助。巴里介绍自己是 OIAA 的独立理事，财务委员会的长期成员，以及前官员。凯文介绍自己是财务组成员，来自爱达荷州博伊西。苏珊介绍自己是 OIAA 主席。马克介绍自己，尼基介绍自己是这里的秘书。
议程审阅
詹妮弗分享屏幕并回顾议程。她询问大家对议程是否有任何问题、疑虑或补充。她询问是否有人提议批准议程。芭芭拉提议批准议程。詹妮弗征求附议。凯文附议。詹妮弗询问是否有人反对。无人反对。
议程获批
财务委员会九月和十月会议记录审阅
詹妮弗表示她已发出之前的会议记录，并且收到了十月份的会议记录，所以一切都已更新，这很好。詹妮弗询问大家对会议记录是否有任何问题、疑虑、补充或修订，或者如果有人尚未阅读，她现在可以发布，大家可以一起审阅。她认为大家现在都可以阅读。马克提议接受。凯文附议接受八月份会议记录。詹妮弗感谢他们并宣布八月份会议记录已获批准。她接着说，同样的流程将适用于九月份会议记录。她解释说，她昨天刚从尼基那里收到，所以审阅时间较短。芭芭拉提议接受九月份会议记录。马克附议。凯文开玩笑说他不想成为第三个附议者。詹妮弗询问是否有人反对接受九月份会议记录。无人反对。詹妮弗确认九月份会议记录已获批准。
八月和九月会议记录获批
十月会议记录审阅
詹妮弗在屏幕上调出十月份会议记录供大家审阅。她说她相信大家的阅读能力，所以不会大声朗读。由于她几分钟前才收到这些记录，她建议大家一起审阅。马克问詹妮弗，费利克斯是否因为上个月太累而今天请假。詹妮弗回答说，费利克斯上个月得到了支持，他已给她发邮件说今天无法参加会议。
詹妮弗注意到苏珊举手，苏珊指出她未被列入十月份会议记录的出席名单中。她说她那次会议迟到了。詹妮弗回复说，费利克斯可能没有在会议室进行介绍，并将其添加到会议记录中。她征求一项动议以接受会议记录。苏珊提议接受，并附带她出席的修正案。詹妮弗承认修正案已经提出并纠正，尽管苏珊同意，但仍希望提出修正案。詹妮弗同意，兰迪附议。詹妮弗询问是否有任何反对意见。没有。会议记录附带修正案获得通过。
十月会议记录获批
财务报告审阅
詹妮弗回到议程，再次分享屏幕，并调出十月份的预算差异。她指出，该信息已发布在网站上，捐款总额略低于 10,300 美元。她还注意到，与大会相关的个人捐款总额略高于 400 美元。她认为他们需要与 Unity 更好地合作，因为大会是免费提供的，欢迎个人捐款以帮助支付相关费用。
坎姆问詹妮弗为什么不收取费用，并建议每人收取 5 美元或 10 美元的最低费用，以帮助抵消大会成本。她认为这将有助于为其他组织发展计划开辟资金来源。詹妮弗解释说，筹款会影响纳税申报，并且需要将资金与支出挂钩。她向小组保证，他们有足够的资金免费提供大会。然而，她承认如果资金不足，她可能会有不同的看法。但最终，这是大会的决定。马克敦促 Unity 委员会考虑明年收费，特别是因为大会有 7,000 到 8,000 人注册，出席人数众多。他建议收取 10 美元或 20 美元的费用，并建议不要过早发布注册信息。他认为提前一两个月提供注册会更合适。他感谢小组的倾听。
詹妮弗请苏珊继续。苏珊同意遵循传统的重要性，并认识到组织此次活动的兴奋之情。她指出 OIAA 仍有资金，但她认为他们应该通过捐款实现自给自足，这符合第七项传统。她补充说，她从未参加过不收取任何费用的会议。虽然她理解这可能给司库和 Unity 委员会带来大量工作，但她认为这是实现自给自足的目标，既通过成本也通过 12 步志愿者们的努力。她认为所有参与委员会（如通讯委员会）的基础设施都很重要。詹妮弗提到，AA 小组的文献确实允许免费活动。她解释说，大会作为基础设施的一部分，可能会有所不同，并提供了关于小组免费活动的具体指导。芭芭拉表示她理解遵循传统和第七项传统的重要性，她不同意收取费用，认为这是一种收费，而非捐款。她解释说她参加了大会，不记得有任何特别措施要求捐款。虽然她认为这是一个需要讨论的问题，但她强调许多地方区域活动允许免费参加并要求自愿捐款，这可以在注册过程中提出。
马克评论说，当费利克斯发布报告时，他没有查看捐款，并开始怀疑这些资金是否被存入另一个未报告的账户。詹妮弗回应说，资金并未存入另一个账户，虽然她理解他的惊讶，但她认为这比最初认为的问题要小。詹妮弗正要回应，但让马克说完。他总结说，在大会期间，聊天中的每次会议都包含一段关于 OIAA 第七项传统捐款的简短说明，并附有捐款页面的链接。他建议这可以更好地整合到大会中。
詹妮弗分享了她的见解，解释说她知道谁捐款了，她也对 OIAA 成员缺乏参与感到惊讶。她强调，如果她倡导某事，但那些本应支持的人却没有捐款，这会传递一个信息。苏珊补充说，有些人贡献了数小时的时间。詹妮弗承认所有形式的支持都很重要，但坚持认为这是一种个人选择。坎姆回忆起之前在大会上讨论预算时，首次活动需要非凡的支持。她认为会议的国际影响力有助于其获得曝光，使没有 AA 存在的欠发达地区受益。她提到了重要的国际参与，并得出结论，会议的影响是成功的。她主张捐款，认为收取象征性费用有价值。詹妮弗建议推进 12 月 21 日的预算提案，其中包括就大会是否收费进行单独投票。她认为将其作为预算流程的一部分提交大会批准至关重要。苏珊补充了一点，即需要为大会预算设立一项审慎储备金，并提到在她所在的地区，大会预算与大会的普通基金是分开的。她认为这样做会很有效，这样就不必由他们承担。在她所在的地区，她看到有一个独立的大会预算，以及该大会预算的审慎储备金。她解释说，可以有一个审慎储备金或任何必要的资金，用于聘请技术人员，因为这笔资金会保留到下一年，而其他费用则需要弥补。她接着说，在她所在的地区，有一个独立的大会预算，不必向大会报告，也不一定需要大会批准，因为它将作为审慎储备金保留在那里。她接着说，例如，Tech 12 的 8000.00 美元，这是他们设定的审慎储备金，而其他费用则必须……詹妮弗插话称，Unity 预算已经通过财务委员会和董事会。她说下一步是提交大会批准。苏珊不同意，但詹妮弗向她保证这是遵循的流程，并邀请第二天就此事进行进一步讨论。苏珊说她只是在提建议。詹妮弗回复说，她建议大会就大会是否收费进行投票。
马克补充说，他经常倡导大会的意见，但询问大会对这一特定决定的看法应留给财务委员会和 Unity 委员会，而不是由大会直接投票。虽然他认为询问大会的感受可能很有价值，但马克认为，不得不详细审查每个决策点以及他们如何达成这些决策会过于繁琐。他希望大会有足够的信息进行投票。詹妮弗强烈反对，坚称这是一个影响大会精神的关键决定，因此将其提交大会投票表决是极其恰当的。
贝丝加入讨论 Unity 预算的一些细节，特别是伊朗和印度等一些成员可能因限制而面临支付困难。她承认这些问题的影响，并表示支持继续努力寻找可行的解决方案。在在线大会上，贝丝指出，某些货币价值较低的国家对较小的费用影响更大，对一些人来说，10 美元是一笔可观的金额。虽然最初曾就收费问题进行过辩论，但詹妮弗承认，除了收费之外，还有更复杂的因素和情况。
坎姆提出了一个问题，关于是否有可能为有需要的人设立部分奖学金。她建议 Unity 委员会可以考虑免除某些费用。詹妮弗提到这属于财务事项，询问坎姆是否愿意自愿调查。坎姆回应说她愿意调查并汇报，尽管她承认她还没有完整的细节。詹妮弗坚持认为需要有人牵头并实施。
詹妮弗继续介绍财务报告，谈及 PayPal 和 Stripe 费用。她还提到了预计 2025 年会计软件费用即将上涨的问题。她解释说，与大会相关的实际支出总计 16,882 美元，预算盈余 941 美元。这得益于 Tech 12 提供的 400 美元折扣，并通过取消部分口译员设置时间的费用额外节省了 400 美元。詹妮弗指出，将最终支出控制在 20,000 美元预算的 100 美元以内，需要一位经验丰富的预算员。
进一步的细节包括特殊工作人员（网站维护和平面设计）和翻译服务的支出。她报告称，OIAA 的预算亏损低于预期，为 9,800 美元，而最初预计亏损为 23,000 美元，这意味着年初至今的亏损比最初计划减少了约 30,000 美元。总体而言，他们盈利约 57,000 美元。詹妮弗询问是否有人有疑问，巴里询问了法律费用。她回应说，董事会的法律顾问费是几个月前的 2,500 美元，此后没有进一步的费用。
接下来，詹妮弗开始讨论资产负债表。她指出，尽管由于大会开支，他们的现金储备略有下降，但账户中仍有 132,750 美元。她向巴里保证，关于累计的 ASL 费用，解释说 1,600 美元的费用将在 11 月份确认。她询问对资产负债表是否有任何疑虑。詹妮弗还提供了捐款数据，指出 10 月份有 86 个团体共捐款 10,282 美元。她分享了更多见解，显示其中 35,000 美元来自今年的新捐款人，年初至今捐款总额达 93,865 美元。重复捐款人捐款 58,629 美元。巴里确认大约三分之一的捐款来自新捐款人，詹妮弗对此表示同意。
盈余资金
詹妮弗接着讨论盈余资金问题。芭芭拉自愿探索这些资金的捐赠去向，并提供了最新情况。她讲述了自九月以来发送给 GSO 联系人的邮件，回复终于陆续收到。然而，她承认自己对这项任务感到力不从心，需要额外支持才能继续联系全球的 GSO。詹妮弗提供了指导和安慰，鼓励芭芭拉专注于主要的 GSO，而不是较小的团体。
芭芭拉分享了她的屏幕，展示了一份 GSO 名单，并寻求他人的帮助来处理这项工作。詹妮弗同意提供协助，解释说电子邮件是联系的最佳方式，并且网站可以提供直接捐款说明。芭芭拉对获得支持表示感谢，计划与尼基一起处理这份名单，并期待小组的持续合作。詹妮弗提供了最后一条建议，建议芭芭拉在撰写邮件时，应提及 OIAA 正在考虑向全球 GSO 捐款。芭芭拉同意詹妮弗的措辞，并感谢她的指导，承诺推进这项任务。詹妮弗感谢芭芭拉自愿承担这项工作，并指出芭芭拉的帮助深受欢迎，芭芭拉则对有机会服务和学习表示感谢。
在后续讨论中，芭芭拉提到在大会期间曾提出向国际 GSO 捐赠文献的话题。她解释说，詹妮弗已经澄清了这一问题的复杂性，她希望将其记录在会议纪要中。詹妮弗同意，并解释说纽约有其他语言的文献，但只运往美国和加拿大。芭芭拉同意这个问题很复杂。贝丝分享说，这是一个复杂的问题，涉及谁拥有分发文献的许可证，以及哪些 GSO 拥有其权利。詹妮弗建议不要参与文献讨论，同意向全球 GSO 捐款是一个更易于管理的重点。芭芭拉提到她已将任务重点缩小到寻找最实用和最有效的解决方案。詹妮弗支持这一点，赞扬了专注于确定捐款去向而不是处理文献的决定。芭芭拉随后询问他们是否准备好从这个话题转向下一个。詹妮弗同意，并提到她强烈反对文献分发方面，原因有很多。她只是不明白为什么以前做得那么好，而现在他们却在指示其他 GSO 该怎么做。尤其是在没有指定货币捐款用途的情况下。詹妮弗询问对此话题是否有其他想法。贝丝想分享说，在法国，当他们出售文献时，钱会回到他们的系统。因此，出售文献对于他们的运营是必要的。她认为，在其他国家免费赠送文献会削弱他们出售自己文献的能力，并获得足够的资金来支持他们自己的运营，这至关重要。
詹妮弗还想提出去年纳税申报的问题。在国际上，关于向国际组织捐款是否被允许，一直存在大量讨论。詹妮弗表示她对此进行了彻底研究。根据她的发现，这主要需要在纳税申报表上打勾并进行披露。她解释说，在第 3 节第 29 行，他们向其他 AA 实体捐款 21,209.00 美元。然而，所有这些捐款都流向了美国组织。她澄清说，GSO 符合国际 GSO 的资格，因此，像美国 GSO 一样，其他国家有不同的法规、法律和慈善机构指定。美国国税局通常要求，如果一个组织看起来和行为都像一个慈善机构，那么只要在纳税申报表上披露捐款，他们就可以捐款。
她补充说，尽管她已经 24 年没有从事公共会计工作，但她联系了一位前同事，该同事现在是专门从事税务的合伙人。这位同事审查了指南，并得出结论，向国际 GSO 捐款所需的只是适当的披露。然而，OFAC（外国资产控制办公室）的限制适用，因此捐款只能通过 Stripe、PayPal 或 SWIFT 账户发送，以确保符合这些规定。
巴里提到上周与法律顾问就此事进行了交谈。法律顾问确认 OIAA 必须进行尽职调查，以确保接收组织作为慈善机构或类似实体（类似于美国的 501(c)(3)）运营。詹妮弗表示同意。巴里指出，必须进行适当的尽职调查，特别是对于大额分配。詹妮弗强调，根据美国国税局的规定，只要接收方作为慈善机构运营，并且他们拥有 Stripe 账户、PayPal 账户或 SWIFT 账户，捐款就是允许的。她表示相信他们已就此问题进行了尽职调查。
詹妮弗感谢芭芭拉的协助，并转到财务委员会的议程项目。
财务委员会章程修正案
詹妮弗表示她审阅了其他章程，发现 Unity 的指导方针此前已获批准并采纳。在此基础上，她提出了一项修正案，规定成员必须连续参加至少三次财务委员会会议才能获得投票成员资格。如果成员缺席大量会议，他们将需要重新开始并连续参加三次会议才能重新获得投票权。她征求对拟议修正案的反馈或修订意见。
芭芭拉说，作为一名无投票权的成员，她一直在帮助推进工作，但认为措辞应该更清晰，以避免歧义。她建议明确指出，如果缺席三次或三次以上连续会议，将需要重新开始连续三次会议才能重新获得投票资格。詹妮弗同意，指出更清晰的语言可以防止漏洞。在完善措辞后，他们确定了以下内容：“如果有人缺席三次或三次以上连续会议，成为投票成员的原始要求（即连续参加三次会议）将重新开始。”
苏珊分享了她对包容性的重要性的看法，同时强调保持结构以确保工作高效完成，尤其是在预算讨论期间。她强调了记录保存对于执行出勤要求的重要性，詹妮弗确认他们已经有出勤记录。苏珊支持该修正案，并澄清它并非源于道格的普遍标准，而是指导方针。经过讨论，小组一致通过了采纳该修正案的动议。
财务委员会章程修正案获批
ASL 口译员讨论
兰迪希望重新讨论上次会议中关于 ASL 口译员及其相关费用的议题。兰迪承认他对 ASL 知之甚少，所以今天早上他做了一些在线研究。他分享了一个 PowerPoint 演示文稿，解释说英语和 ASL 是截然不同的语言，这构成了沟通障碍。他认为，聘请一位了解 AA 计划的 ASL 口译员将使 OIAA 的所有成员受益，包括那些只懂英语的成员和那些只懂 ASL 且可能无法阅读书面英语的成员。
他进一步阐述说，熟悉 AA 计划的口译员很可能理解其具体需求、细微差别和文化。这种熟悉度将确保所有成员之间更清晰、更有效的沟通。
兰迪深入探讨了英语和 ASL 之间的差异。他承认自己之前的知识有限，但分享了他所学到的：语言模式：英语主要是听觉和口语，依赖于口语词汇，而 ASL 则是视觉和手势语，使用手形、动作、面部表情和肢体语言。语法和句法：英语句子遵循主谓宾结构（例如，“我吃了一个苹果”），而 ASL 通常使用主题-评论结构（例如，“苹果我吃”）。词汇：英语由字母组成的单词构成，而 ASL 使用可能代表概念、短语甚至整个句子的手语。情感表达：英语使用语调、音高和音量来表达情感语境，而 ASL 则采用面部表情、身体动作和手语强度来达到同样的效果。代词：英语使用“他”、“她”或“他们”等词，但 ASL 利用“指向”，称为指示，这取决于语境。时间指示词：英语用特定的动词形式表示时间，而 ASL 则使用语境线索或在句子开头建立的时间框架。
兰迪强调，AA 会议的特殊性和文化背景使得熟悉其细微差别的口译员非常有价值。他解释说，制作高质量口译的视频很重要，因为这些资源将被反复使用。詹妮弗问兰迪，他是否认为一名认证的 ASL 口译员会知道如何有效地为 AA 会议进行口译。兰迪说，他认为他们不会像熟悉 AA 12 步计划的人那样口译得好。詹妮弗重新措辞她的问题：“如果有人受到所有参加大会的聋人高度赞扬，并且每小时收费 40 美元，他们是否足以胜任这个角色？”兰迪同意这样的口译员是可以接受的，并强调口译员对 AA 文化的熟悉至关重要。
詹妮弗透露她认识一位符合描述的人，她因工作表现出色而一直备受赞扬，每小时收费 40 美元。兰迪对这个解决方案感到满意，并对确保 AA 成员获得高质量口译服务表示感谢。他还请求提供口译员的信息以用于其他项目，但詹妮弗解释说，口译员的聘用将通过既定流程进行，并且由她本人管理。
詹妮弗澄清说，他们可以在 2025 年预算最终确定后，在规划时重新讨论此事。兰迪向她保证预算中已经考虑了这一点，詹妮弗也肯定了她支持制定口译员聘用协议。兰迪感谢詹妮弗，认可她的领导力，并对提出的解决方案表示满意。
芭芭拉感谢兰迪和詹妮弗，同时詹妮弗询问小组是否有其他想法、疑虑或讨论点。没有进一步的问题或评论。
詹妮弗以《责任声明》结束会议
