财务更新 – 2024 年 5 月
OIAA 财务委员会
会议记录
2024 年 5 月 11 日，星期六
上午 8:00 – HDT 上午
上午 11:00 – PDT 下午
下午 2:00 – EDT 下午
出席人员：
詹妮弗·B – OIAA 财务主管
Felix e. – 候补财务主管
Jeff B. – OIAA 秘书
Barry m. – 长期财务委员会成员
Susan r. – OIAA 主席
JoAnn B – 坦帕宁静小组 IGR
Nicky w. – 财务委员会秘书
Jennifer 带领平静祷告。所有出席者一同参与。
Jennifer 介绍自己是财务主管。Felix 介绍自己是副财务主管。Jeff B. 很荣幸担任 OIAA 秘书。Barry 是德国人，也是财务委员会的长期成员，Susan 介绍自己是 OIAA 主席。JoAnn B 介绍自己是坦帕宁静小组的 IGR。Nicky 是财务委员会的秘书。 .
Jennifer 开始介绍议程并获得通过。Jennifer 表示，根据 Nicky 在介绍时所说，会议记录仍在处理中。会议记录将推迟到下次会议审查。Jennifer 询问是否有人想在议程中添加任何内容。
审查财务报告
Jennifer 首先展示预算。她告诉大家，就捐款而言，4 月是迄今为止金额最高的月份。捐款总额为 $9,700。关于支出，保险费用是董事和管理人员保险。在邮寄方面，有几百美元的现金捐款。一笔直接寄到 Jennifer 家，她通过 Paypal 存入，另一笔无法存入，所以 Felix 让捐款人将其寄到他家后存入。Paypal 和 Stripe 费用是收入的一部分。 专业费用是我们的会计软件。技术特殊工作人员费用为 $675.00。由于使用 up work 程序，IGR 论坛和统一会议的口译费用远低于预算。视频和会议费用指的是他们现在拥有的 2 个 Zoom 账户，也远低于年度预算。网站托管和管理主要是 Google 相关费用，外加 Zoom 所需的一些小型应用程序。Jennifer 说财务状况很好。她询问是否对预算差异有任何问题。 无
无问题或反馈
Jennifer 继续说，她希望鼓励 Mark 继续资助他的任何特殊项目。她转向资产负债表。
资产负债表审查
她说明银行现金为 $122,000，其中 $5,500 是为 2025 年 AA 国际大会预留的。将会有一个接待室，这样 OIAA 就还剩下将近 $117,000。今年晚些时候会有更多支出，但目前财务状况很稳健。Jennifer 希望鼓励财务委员会的任何成员考虑在年底将多余资金捐赠和分配到其他地方。她有两个资金使用的想法。她建议将多余资金的第一个去向是纽约的 GSO 和国际文献基金。她说明过去他们曾向 TIAA 捐款。她已经联系过他们但还没有收到回复。她请与他们有联系的 Barry 联系并鼓励他们提供信息，这样他们就可以做出明智的资金分配决定。Barry 想推荐 NAATW，但 Jennifer 回应说她已经调查过，他们是私人基金会。她说他们是与活动相关的，在活动期间收取费用。所以这些活动应该能够支持他们。她认为他们是私人基金会，与公共慈善机构完全不同。Barry 说，关于 OIAA 是否合法允许向 GSO 捐款一直存在争议，因为他们只接受个人酒精依赖者的捐款。Jennifer 向 OIAA 秘书 Jeff 询问相关信息。Jeff 回应说这种说法不正确。他继续说明任何地区、区域、活动或任何联合会都可以向 GSO 捐款。不仅限于个人。Barry 回复说他们不是服务结构的一部分，所以 OIAA 与 GSO 没有正式联系。他还说大多数联合会都在为资金不足而苦恼，但他们仍会向 GSO 捐款。Bear 询问小组，就 GSO 而言他们是否确实是联合会的一部分。Jennifer 回答说是的，因为他们的网站上有 OIAA。Jeff 补充说，由于 OIAA 也参与 ICOAA，他们得到 GSO 的认可。此外，他和 Susan 将在 8 月参加一个 GSO 与其他联合会一起参与的会议。Jeff 表示他们绝对是一个合法的联合会。
Jennifer 与 Jeff 讨论即将举行的会议的航班和酒店信息。她问 Jeff 是否需要帮助安排行程，因为她一直在帮 Susan 安排。Jeff 回答说他在航班方面需要一些帮助。他已经订好了酒店房间，但需要航班帮助。
因为他搜索时发现纽瓦克的机票价格似乎很贵。
Jeff 还有两个问题想讨论。第一，我们是否仍在为 2025 年国际大会积累资金。Jennifer 回答说他们不再积累资金，她认为 $5,500.00 是国际大会支出的很好的缓冲。Jennifer 同意他们在 2023 年的预算比以前多了一点。Jeff 补充说他们捐赠的对象是 GSO 和 Grapevine。Jeff 希望敦促他们再次这样做。他认为他们非常需要这些资金。Jennifer 说他们之前购买了订阅，分发给囚犯和负担不起的人。她请 Jeff 通过他的关系联系他们，看看可以购买多少份订阅。Jennifer 询问是否有其他反馈或问题。没有。
无问题或反馈
捐款表审查
Jennifer 转向捐款。她说随着 OIAA 的发展，每个小组的金额和捐款都在增长。有一些大额捐款。4 月份有 62 个小组捐款。Jennifer 问是否有任何问题？Jeff 询问关于个人捐款报告。由于现在汇总在一行中，他对金额如此之高感到惊讶。他想知道这是否与前几个月相似。Jennifer 回答说这是增加了。她说有一个人捐了 $100.00。她跟进确认这不是一个错误，捐款人回复说是有效的。所以，这种情况偶尔会发生。她解释说有时个人会每月捐款一次，而其他人会一次性捐年度款项。Susan 想知道有多少海外小组或百分比在捐款。Jennifer 回答说虽然 Paypal 显示这些信息，但 Stripe 不显示，他们也不提供这些信息。我们现在甚至没有报告。她说获取外国的数据会更困难。
Jennifer 询问是否有任何新事项需要讨论。她提醒 Jeff 她一周前给他发了新泽西的注册表，需要他签字并回复。她说这是登记员需要的最后一件事，尽管截止日期是 6 月 30 日。
财务委员会会议的问题和评论
Jeff 对预算还有另一个问题。他在出差时总是制作电子表格，似乎他即将到来的旅行将超过分配的 $1,500.00。他有两份保险单将低于预算。他想知道她是否看总预算而不是单个项目。Jennifer 回答说她不看。Jeff 继续问如果他要超支一个项目该怎么办？Jennifer 回答说他应该向董事会提出，因为她认为她已经在范围内做了预算。但是董事会可以批准任何 $500 以下的费用，这可能在这个范围内。她向他保证，她可以在寻找航班时做一些调整，她也使用每日津贴率。她说重要的不是他们花多少，而是他们收到的每日津贴率。Jeff 请她进一步解释。Jennifer 回答说对于食物、娱乐和交通，每个城市都有不同的每日津贴。这是他们收到的固定金额，不管实际花费多少。Jeff 想确保他理解这包括什么。他说出声地确认这个每日津贴包括食物、往返活动的任何交通，以及往返机场和酒店的交通。Jennifer 回答说确实包括这些交通。Jennifer 解释说每日津贴给组织一个固定金额，表示个人将收到多少。Jeff 想在他有更多预算信息时进一步讨论。
Susan 对即将到来的预算有一个问题。Jennifer 说将有一个新的公式来处理口译员。预算应该保持静态和可调整。口译服务预算过高。她说他们也可以对预算进行投票以增加或减少。在与董事会会面后，2025 年将有一个更确定的预算公式。Susan 同意并感谢预算更新。Jennifer 问是否还有其他问题或疑虑？Susan 还想提出，6 月他们将提交内部财务审查，问 Erica 是否会出席，因为她过去不太可靠。Jennifer 回答说她认为 Erica 很可靠。Susan 不同意并说她没有出现。Jennifer 回答说 Leslie 可以做，但她在过程中看到 Erica 有更多活动。Susan 回复说她没有做过演示，而 Jennifer 说她认为已经演示过了，但 Susan 说她记不得任何演示，并说她错过了董事会会议。Jeff 支持 Susan 的观察，并建议查看过去的会议记录。Jennifer 同意制定 B 计划以防 Erica 不出现，并建议 Susan 联系委员会安排演示。她不能演示，否则她会做。
Bear 想对预算再评论一件事。他想说他们在翻译费用预估上有偏差，但他们在预算和收入上一直很保守。他认为我们应该看看 Jennifer 打算如何使用它。Jennifer 回到预算查看”趋势”。她继续说趋势是上升的，他们确实预算比之前多了一点。预算比 2023 年多一点。
Jennifer 说明他们的年初至今比预算多了 $4,000。Jennifer 认为预算实际上相当好。Bear 同意并说还有 4 个月。那是 4 个月，每月差异一千美元。Bear 继续说他们在看今年年底的情况，这将在储备金之间产生盈余，需要很好地理解。Jennifer 说在某个时候我们会达到成熟期。他们过去预算的方式是只是将收入插入到支出金额中，Jennifer 认为这有问题。她说他们有新的方法来分配多余资金。她相信将多余资金分配给适用的其他组织，因为这样就不可能预算。
她重申，以上个月为例，与前一个月相比，我们比预算高出 29.75%。所以，这个月在这 $4000 收入增长中贡献了 $2,200.00。我们最大的领域是技术工作者和翻译。我们每月预算 $2,500.00。新技术工作者的成本不如旧的高。所以，当你制定预算时，你只能根据可能性来做。另一个预算项目是我们的组织费用。我们每月有 $500 用于可能的法律支出。我们可能不会用到，但有这种可能性。
Jennifer 真正想看到的一件事是 Mark 尽早在技术改进上花些钱，因为下个月我们会再获得 $2,500.00。他总共有 $10,000.00 的预算。Jennifer 问是否还有什么她可以帮忙的。Jeff 询问 Jennifer 需要什么航班信息。他们讨论每日津贴率的旅行规定。Jeff 问 Felix 会后是否有时间谈话。Felix 同意。
Jennifer 询问是否有任何问题或反馈。
没有问题或反馈
Jennifer 以责任声明结束
