财务更新 – 2024 年 6 月
OIAA 财务委员会
会议记录
2024 年 6 月 8 日，星期六
上午 8:00 – 上午 HST
上午 11:00 – PDT 下午
下午 2:00 – EDT 下午
出席人员：
詹妮弗·B – OIAA 财务主管
Joanne B – 坦帕 Serenity Group 的 IGR
Gwen M – CPC 主席
Susan r. – OIAA 主席（第六个月）
在宁静祷文之后，Jennifer 请参与者自我介绍。Jennifer 自我介绍为 OIAA 财务主管。Joanne 自我介绍为坦帕 Serenity Group 的 IGR。Gwen 自我介绍为 CPC 主席。Susan 自我介绍为 OIAA 主席，并强调“第六个月”。Jennifer 从议程开始，并询问是否有人想添加内容。她说她想使用财务委员会使用的相同格式向年度大会提交财务审查，并补充说她还制定了差旅程序。
Gwen 希望稍后请求几分钟，以澄清 CPC 是否需要翻译，并希望就如何控制预算提出一些建议，因为她不确定一般程序。她说她一直在与一位只会说葡萄牙语的人合作，她想帮助她加入他们的团体。Jennifer 将她添加到议程中。
Susan 说他们下周将进行财务审查，但不确定 Erica 是否会出现。她询问应联系谁进行财务审查咨询。Jennifer 回答说应联系 Leslie 或财务审查委员会。虽然 Jennifer 将与财务审查分开，但她说她可以处理任何财务请求。Susan 担心使用任何人的个人电子邮件，并说她想在会议的聊天中发布。Gwen 询问是否可以创建一个财务委员会电子邮件，供公众联系，这样咨询就不会发送到外部个人电子邮件地址。Susan 说目前它会发送到 Jennifer 的 OIAA 电子邮件地址。Jennifer 最终确定 Leslie 应该是联系人。
审查上次会议纪要
Jennifer 询问是否每个人都能够查看四月份的会议纪要，并将它们显示在屏幕上。她告知小组她做了一些语法更正。她大声地阅读了会议纪要，并说她很高兴上次有访客。她也很高兴他们能够得到问题的解答。在查看会议纪要时，Jennifer 重申他们仍然必须弄清楚在年底将多余的资金放在哪里。此外，财务委员会将讨论他们向大会提出的建议。Susan 提议接受会议纪要。
无问题或反馈
财务报告审阅
Jennifer 表示，她想邀请任何有疑问或兴趣的人参加每个月第二个星期六举行的财务委员会会议。
预算差异审查
Jennifer 提出了预算差异。收入略低于 9,200 美元，比预算高出约 1,700 美元。年初至今，我们有 5,700 美元，高于预算。她解释说，他们构建预算是为了在收入方面保持保守，因此他们在支出方面采取了积极的态度，以避免出现意外。
她继续说，OIAA 支付了五月份的一般责任保险。新泽西州慈善机构注册有一些与邮资相关的费用和组织费用。还有与收入直接相关的 Paypal 和 Stripe 费用。她说 OIAA 派了三名董事会成员参加了一个免费的网络研讨会。专业费用用于会计系统。会议费用用于即将于八月举行的 ICOAA，OIAA 秘书和主席将参加。她解释说，虽然它在预算中，但这项费用将在八月份显示出来。她继续说，特殊的 Tech Worker 费用一直低于预算 4,600.00 美元（年初至今），并且还有一些小的口译/翻译费用。Zoom 月度费用、网站托管和口译/翻译费用被归类为 Google 相关费用，最终略低于 5,000.00 美元。她最后说，与预算相比，他们年初至今“盈余 23,000 美元”。Jennifer 询问是否还有其他关于损益表的问题。
无问题或反馈
资产负债表审查
Jennifer 在屏幕上分享了资产负债表。她表示银行有 127,000.00 美元的现金。5,500.00 美元已指定用于 2025 年在加拿大举行的传统会议。因此，考虑到这些，有 122,000.00 美元的可用现金。她询问是否有关于资产负债表的问题或意见。
无问题或反馈
捐款审阅
Jennifer 说有很多新团体做出了重大贡献。她说 Early Group 已经捐赠了近 900.00 美元。Just for Today Virtual Group 也是五月份的主要贡献者。她还补充说，个人捐款与团体捐款之间存在显着差异。Susan 想知道是否有办法查看国际捐款。Jennifer 回答说 Paypal 可以，但 Stripe 不可以。她还说，新西兰和法国已成为重要的贡献者。Joanne 请 Jennifer 重复上个月有多少团体捐款。Jennifer 回答说，有 59 个团体捐款略低于 9,200.00 美元。
浏览议程，她想分享她下周六将在大会上为财务委员会展示的内容。Jennifer 放映了一个幻灯片以展示财务委员会已完成的任务列表. OIAA 财务委员会协助制定了《指南》的财务部分，注册了新泽西州慈善机构，创建了记录在案的供应商流程，她说这在她有未预算的资金请求时会很有用。她有 2 页需要提交的预算供应商流程、每月差异、每月预算和每月捐款的汇编。她继续说，财务委员会还添加了新的电子支付选项 Stripe，管理了 Upwork 口译，并在去年大会上启动了独立财务审查。她还重申税务申报表是最新的，财务委员会还更改了其定期安排的时间，以包括国际参与者。Jennifer 希望每个人都能在每个月第二个星期六加入我们。她询问是否有任何意见、补充，并说演示文稿将在大会上完成。
无问题或反馈
Gwen 感谢 Jennifer 所做的一切，并说她做了很多了不起的工作，她感到非常兴奋。Jennifer 感谢她，并询问每个人是否对演示文稿感到满意。Susan 回复说：“干得好。”
审查差旅程序
Jennifer 想回顾一下她实施和记录的新差旅程序。自从她担任财务主管以来，她一直在观察这个过程。如果有人要自费旅行，那么他们必须使用此程序。旅行者必须去大会，并且旅行必须经大会批准为“未预算的费用”。然后，财务主管将提供航班选择并使用 OIAA 借记卡预订航班。如果有任何特殊要求，旅行者将不得不支付这些变更的费用。她询问是否有任何想法。Gwen 询问是否可以要求该人在 30 天内提交费用报告。Jennifer 回答说这是按日计算的。Gwen 很高兴这不会成为一个因素。她还建议他们在第 3 条中插入“或财务主管指定的其他个人”。Jennifer 更改了它，但强调财务主管必须查看费用数字，并且必须是联系人。有什么问题吗？
无问题或反馈
其他业务审查
Jennifer 要求回顾议程上的最后一项，即 Gwen 的 CPC 口译。
Gwen 告诉他们，她有一个人想加入她的团体，但她只会说葡萄牙语。她想邀请她参加委员会会议，但她需要一名口译员。她应该如何请求翻译服务，她应该提前 2 周提出请求吗？
Jennifer 回复说，她将是执行该任务的人，因为她一直在收到所有的口译请求。她还说她知道她可以很快找到一名口译员，因为她一直在为即将到来的大会做所有这些工作。Gwen 希望请求将其控制在 500 美元以下，以免对预算造成巨大影响。Jennifer 回复说，她已经通过使用 Upworks 的 37 美元/小时的“混合费率”来预算它，并且高于实际情况。她解释说，通常的范围约为 20 美元/小时。她说使用 Upworks 可以消除许多关于会计、1099 和文书工作的问题。
由于她一直在满足大会的口译需求，她想与他们分享她一直在为大会的翻译方面所做的工作。她说她一直在努力工作，努力让这些口译员与正确的活动联系起来，以至于她一直痴迷于口译计划的整体组织方面。她一直在为这个项目招聘、联系和组织所有的口译员。
她告诉 Gwen，她的建议是通过供应商流程。在该流程中，有一个“未预算的请求表”。她可以在这里提交请求。Gwen 说，如果这个人能够参加会议，她将与 Jennifer 联系以启动口译请求。Jennifer 告诉她，如果她希望将其控制在 500 美元以下，并且她要求今年余下的时间，他们需要尽快意识到这一点，以便他们可以为此做好计划。Gwen 说她今天会提出该请求，并询问她可以在哪里找到它。Jennifer 回复说，它附加在供应商流程表下。她和 Susan 开始寻找它以指导她。Gwen 询问是否可以在网站上找到未预算的请求表。Jennifer 表示她不希望该请求表出现在网站上，因为它非常敏感。
Jennifer 想分享她和 Beth 一直在努力满足大会的口译请求。她向他们展示了大会的布局，并说有四个不同的房间，每种语言有 2 名口译员。25 日有四个房间，混合费率为 37 美元/小时，外加 15 分钟的过渡时间，她有 56 小时的口译，每个房间两个人。28 小时的口译和 56 小时的工人总数。26 日也有同样的事情，有四个房间和两名口译员，32 小时的口译和 64 小时的工人总数。27 日和第三天将有 33 小时的口译，工人总数 66 小时。因此，她有 186 个工时需要填补，她说她目前只完成了大约三分之一。必须满足从法语到西班牙语，从法语到葡萄牙语等所有语言的请求。她补充说，这绝对是她迄今为止在 OIAA 遇到的最大挑战。总预算为 8,450.00 美元。Jennifer 估计超出预算仅 152.00 美元。因此，话虽如此，她非常有信心能够达到预算。Gwen 感到惊讶，并说她感谢 Jennifer 自担任财务主管以来所做的所有了不起的工作，并赞扬财务委员会所做的一切。
Jennifer 说她很高兴她接管了翻译请求，因为她无法想象如果她没有这样做，这些请求会处于什么样的混乱状态。Gwen 说她不敢相信没有更多的与会者参加这些财务委员会会议！Susan 说她要梦见电子表格了。Jennifer 同意并说口译是她为 OIAA 所做的最困难的事情。Gwen 说她理解，因为她为一个较小的组织做过这件事。Jennifer 说 OIAA 很棒，她喜欢 OIAA 的氛围。Jennifer 说他们可以在会后出去玩，但她应该结束会议。
Jennifer 以责任声明结束
