财务更新 – 2024 年 8 月

OIAA 财务委员会

会议记录

2024 年 8 月 10 日，星期六

上午 8:00 – HDT 上午

上午 11:00 – PDT 下午

下午 2:00 – EDT 下午

 

出席人员：

詹妮弗·B – OIAA 财务主管

费利克斯 – 候补财务主管

巴里 – 全体理事 / 国际大会主席

Sharon – CPC 委员会成员

Gwen – CPC 委员会主席

Nicky w. – 财务委员会秘书

Amanda – 全球小组财务主管

 

在宁静祷文之后，Jennifer 希望提交预算的人员参加会议。她快速浏览了议程列表：与会者名单、议程批准、会议纪要批准、财务报告审查，然后是 2025 年预算审查。她向 Gwen 指出，如果时间允许，她已被添加到列表中。

 

Jennifer 自我介绍，她是 OIAA 财务主管。KD 说他们有兴趣成为会员，并且可以提供任何帮助。Felix 自我介绍，他是候补财务主管。Barry 是一位资深人士，是财务委员会的长期成员、前任秘书，现在是巡回理事和国际大会委员会主席。Sharon 自我介绍，她是 CPC 委员会成员，只是来听听。Gwen 自我介绍，她是 CPC 委员会主席，记得 Bear 担任秘书而她担任主席时与他共事过。Nicky 自我介绍，她是财务委员会秘书。Amanda 自我介绍，她是一个全球小组的财务主管，来这里学习。

 

财务报表审阅

Jennifer 拿出财务报表，并在共享屏幕上显示。她首先说 7 月份是迄今为止财务状况最好的一个月，捐款总额为 11,700.00 美元。她回顾了各项支出：组织费用 2500 美元，因为他们聘请了一家律师事务所来最终确定 OIAA 所需的文件。例如，举报人保留文件和利益冲突文件等。她解释说，OIAA 需要这些文件。

 

Paypal 和 Stripe 的费用与收入直接相关。她补充说，他们只收取捐款的百分比。在专业发展和培训方面，两名董事会成员参加了一个技术研讨会。参加需要付费。专业费用用于会计系统。会议费用用于技术委员会的一名成员参加 9 月份举行的全国技术面对面课程。她解释说，技术专员负责维护网站和后台工作。他们还聘请了另一位图形专员，负责制作传单和其他一些东西。她接着谈到 IGR 论坛，她解释说他们在 IGR 论坛上有 3 种语言。她展示了预算数字，以及他们如何通过使用 Upworks 来节省资金，因为金额大大降低了。团结会议使用了葡萄牙语和西班牙语举行了几次不同的会议，因此产生了费用。视频会议是 Zoom，网站托管和管理是 Google Cloud 和其他用于支持网站的平台。Jennifer 询问是否有人对预算差异有任何疑问，并表示他们这个月表现不错。她说净收入略高于 5,600.00 美元，这肯定会在 10 月份的在线大会期间使用。

 

Jennifer 接着谈到资产负债表，并说它非常简单明了。现金总额为 137,000 美元。其中 5,500.00 美元已指定用于在温哥华举行的 2025 年国际大会。她说 OIAA 将有一个套房来介绍更多人并增加更多全球会员。她表示，未指定用途的现金余额为 131,600.00 美元。她询问是否有人对资产负债表有任何疑问或意见。Susan 想再次确认温哥华的金额是否为 5,500.00 美元。Jennifer 回答说，5,50000 美元在 2024 年根本没有累积任何费用。所有这些都是之前累积的。

 

在捐款表上，Jennifer 说他们这个月的表现非常强劲！有 76 个不同的小组捐款。她补充说，这是迄今为止最多的小组。Barry 想分享一些引起他注意的事情，因为捐款超过了 1000 美元。他询问是否有人知道 Stepping Stones Sobriety Inc.，以及他们是否在 OIAA 注册。他想知道这是一个实际的小组还是一个基金会。Barry 说他知道它是一家在佛罗里达州的公司（因为他做了调查），也许是一家清醒之家。Jennifer 回复说她不知道如何处理清醒之家，但她会调查一下。Jennifer 请 Susan 将其列入明天董事会会议的议程。Jennifer 将进行调查，至少他们可以向董事会提出一些建议。

 

Barry 以“这需要一个村庄！”结束。每个人都同意。

无问题或反馈

 

预算请求审查

谈到预算，Susan 是第一个发言的人。她向 Jennifer 解释说，由于他们的谈话，她修改了预算。她首先说 ICOAA 是一个研讨会，至少有两名成员参加。ICOAA 是小组中央办公室，是一个网络组织工作组。他们每年举行一次面对面的研讨会，OIAA 在其中建立联系。她说，到目前为止，法律费用为 2,500.00 美元，因为他们在上个月聘请了一名律师。他们一直在与 Pro Bono 合作，但在 12 个月没有收到任何回复后，董事会决定聘请一名律师来处理所需的法律文件。董事会发展费用为 500 美元，其中 3 名成员参加了 Pro Bono 研讨会。其中两名成员将参加 NAATW 研讨会，但使用的是董事会发展预算金额。Susan 首先说，她要增加 IGR 论坛和大会论坛的预算。Jennifer 说他们需要在董事会会议上进一步讨论。Susan 继续说，她将提议为 ASL 口译员提供更高的预算。根据成员的建议，将额外申请 1,000.00 美元。Jennifer 询问口译服务。Susan 建议每个会议各 1 名口译员——董事会会议和每个会议各 1 名口译员——指导委员会会议。她说已经分配了一些钱，但他们还没有使用。如果需要，她希望有机会使用它们。她继续说，大会将使用 4 种不同的语言。如果时间较长，他们可以为每种语言提供两名口译员。目前没有副主席，因此 Susan 将她的预算用于 IGR 论坛，使用 4 种语言。

 

Barry 对新泽西州关于听力障碍人士及其在活动期间的访问的法律有疑问。应向听力障碍人士提供口译服务。他不知道这与语言和 ASL 相关性有何关系。但是，他们的法律规定，在公共活动期间，他们必须为听力障碍人士提供访问权限。他的问题将是向法律团队提出的。Jennifer 回答说，在当前的预算中，ASL 被认为是涵盖的语言之一。

 

目前，Susan 希望只获得提议的金额，但是，如果他们聘请经过认证的 ASL 口译员，这将使预算增加 14,168.00 美元。她解释说，对于总口译服务，一种语言按 65 美元/小时计算，总计 7,168.00 美元，主席预算总额为 14,268.00 美元。Jennifer 说她对此进行了大量研究，但对话尚未发生，因此他们可以将一个项目带回预算流程。Jennifer 要求动议接受主席的预算请求。Gwen 动议接受，Barry 附议。6 票赞成，0 票反对。

批准 OIAA 主席的预算

 

财务委员会预算

Jennifer 首先展示了每月 200.00 美元的预算金额，并说他们可能需要额外的会计和记录服务，目前尚未提供这些服务。她说这更多的是一种应急成本，以防万一需要，那么它已经在预算中了。会费和订阅费用于邮寄，目前邮寄到北卡罗来纳州的一个地点。以支票形式发送的捐款中有 99% 会被扫描，然后远程存入。她投入了 700 美元的年度专业费用。会计软件为 50.00 美元，税收软件分配了 100.00 美元，用于 990 表格。去年是免费的，但今年超过 100,000 美元，所以今年将收费。Paypal 和 Stripe 的费用基于我们预计捐款的 2.3%。OIAA 也已被列为非营利组织，因此这些费用（按百分比计算）低于往年。

 

Jennifer 一直在为会议安排口译员。她认为有一种雇用口译的方法。安排和协调口译员需要做很多工作，Jennifer 说她将不得不通过雇用一名专员来满足这些需求。当她与我们的国际理事和团结人士谈论此事时，理事说她愿意为这个职位找到一名志愿者。Jennifer 很高兴能有这样的承诺，而不是将其外包。她说她将继续这样做，直到 2024 年底。她分享说，当她要雇用一名专员时，她将申请 4,000.00 美元。Jennifer 询问是否有人对财务预算有任何疑问。

 

Susan 担心他们的上一任簿记员不得不被 Jennifer 解雇。Jennifer 回复说她不及时且不准确。她补充说，Felix 对税务领域不太熟悉。她认为这将是他们最大的担忧，并且需要一名专员，如果说她被公共汽车撞了。Jennifer 要求动议接受财务预算。Felix 动议接受财务预算。Gwen 附议。6 票赞成，0 票反对。

批准财务预算。

 

技术委员会预算

Mark 首先向他们展示了视频会议的信息作为示例，然后展示了预算页面上的总数。他解释说，他们有 4 个 Zoom 帐户，这些帐户已支付到今年年底。每月支付 50 美元。他还想为可能超过 500 人的大型会议进行预算，以防万一。他们还需要计时器。Gwen 记得他们过去常常用剩下的烤土豆做土豆煎饼。Mark 补充说，他们今年没有为土豆煎饼做预算。会议总费用为 1,832.00 美元。对于网站和托管和管理，有两个主要组成部分，然后是一堆附加组件。这些组件是 Google Cloud，所有内容都托管在那里，直到 2024 年 7 月，Siteground 是他们获得更好支持和易于管理的地方。他还描述说，这些数字反映了从本月开始的未来成本。他们花了一些时间才获得所有内容。他表示，会议目录基本上位于 Google 平台上。该网站位于 Siteground 上。他补充说，所有这些插件都是他们添加到网站上的东西，并且它们是获得许可的软件，这增加了不同的功能。网站托管管理总费用为 200 美元。他补充说，预算中还剩下一些钱，可以为 6 或 7 人注册 NAATW 会议以进行虚拟参与。他希望“将其拆分出来并进行计划！”由于他不确定明年的注册费用是多少，他认为为该费用预算 3,000.00 美元会很好。他继续介绍数据库维护，这是一次性费用，去年也用于构建网站。他指示他们查看他们每月在其网站上发布的《技术报告》。它显示了 Google Analytics，通过使用它，他们付钱请人创建了一个商业计划。他还补充说，每年都应该对其进行修订。

接下来，他谈到了专业费用，他说他已经大幅降低了价格。在 Carrie 中拥有新的资源为运行费率提供了一个好主意。他还与一位艺术家签订了合同，该艺术家从事许多数字图形艺术，因此由于它是外包的，因此每个人都可以使用该资源。她将制作传单、徽标和海报以及您想要的任何类型的材料。她的费用为 30 美元/小时，他们给她的限制是每月 20 小时。他继续介绍其他技术和杂项，这只是杂项的东西，就像技术项目中的应急费用一样。如果他们需要东西，就像在技术项目中一样，如果他们需要类似的东西，它将在那里。没有什么被确定为项目，但如果新的变化非常好，就会有。他们永远不知道会发生什么，或者他们是否需要为这个小组提供其他东西。如果他们最终没有使用这笔钱，它就会“返回”。最后一项是特殊项目。特殊项目中有 10,000.00 美元的预算，他们一直在努力。他们在上个月才真正认真地开始，并且在接下来的几个月中，他们将展示许多新东西。该数字代表了他根据成员数量预计需要的上限。这是一个会员数据库。现在，他们将所有成员分为 3 个目录类别，包括国际大会联系人。他们都将进入该系统，他估计将有 7,000 美元或 11,000 美元进入该系统。他认为 15,000.00 美元代表了这一点。但这是他们一直在努力的服务的一个例子。最后，他添加了 4 个安全研讨会的翻译服务，并说 Jennifer 计算出每次都有几位口译员在那里。他最后说，即使很接近，2024 年的预算也低于这个预算。他说他很乐意回答有关技术预算的任何问题。每个人都感谢 Mark 为提出预算付出了如此多的思考。Barry 指出，这是一个数字企业，他们必须照顾他们的主要资产：数据库和技术。他补充说，他们必须保护并保持其达到社区标准，并且预算反映了这一点。他希望他们至少可以完成所提出的 80%，特别是考虑到他们所做的出色工作以及拥有如此才华横溢的人才。他感谢 Mark。Gwen 也感谢在预算请求中投入的细节，并希望他们可以查看插件以了解他们为得出这些数字所做的工作。她感谢他所做的信息丰富的工作。Jennifer 要求动议接受。Gwen 动议接受技术预算，Barry 附议。5 票赞成，0 票反对。

批准技术预算

 

总体预算请求

Jennifer 不记得她和 Felix 是如何得出去年收入的。她认为，考虑到预算中的所有内容，去年她提出了 120,000.00 美元，而支出最终为 111,000.00 美元。有 86 项预计收入，截至目前，OIAA 的预算比去年同期增长了 25%。她告诉委员会，她和 Felix 前几天聚在一起，审查了收入提案的方法，这就是他们得出的结论：她提出了 2025 年的整个年份跨度 . 她解释说，在 2024 年的预测中，与 2023 年 12 月相比将增长 24%。她想指出我们当前年度至今与预算的比较。她说她可以保证一些事情会发生。她认为 10 月份的在线大会将大幅提高收入。在此活动之后将会有更多的会员，并且他们还将进行自愿捐款，而不是收费。这将真正增加我们的捐款。

Mark 想补充说，他同意 Jennifer 的说法，并且相信所有这些都是真的，但是，他的直觉和内心并不认为如此大幅度地增加捐款水平是合适的。Jennifer 理解他的立场，并回复说，考虑到去年的预测为 25%，增加 25% 可能会令人困惑，并且似乎有点激进，但基于对 24 个月增长的分析，该百分比实际上要大得多。她说他们实际上回顾了多年来的每个月，因为它最能显示增长。她想邀请 Felix 参与讨论。

 

Felix 首先说，他们花了很多时间讨论每个月，并且他们审查了季节性模式，在这些模式中他们看到了显着的增长，并且审查了三个月的差异，并将其纳入了年度预测中。Jennifer 要求 Felix 得出一个分析结论，最终得出的基数为 160,000 美元。Jennifer 对这个数字有点不舒服。从熟悉的角度来看，Jennifer 提出了 113,000.00 美元的预算。她认为这次会议是讨论和评估此事的理想场所。

 

Barry 首先说，根据他自 2017 年、2018 年和 2019 年以来的经验，没有钱。他说，他们所要做的就是要求更多的财政资源，并且他们得到的回复是他们拥有的资源比他们可以使用的更多，因为没有基础设施。他们不知道如何构思和实施重要的项目。现在这些项目已经到位，他更倾向于同意 Felix 的观点，而不是 Mark 和 Jennifer 的预测。他一直认为，您可以通过非营利组织的预算来判断他们的内心。对他来说，这包括尽可能地具有抱负，在他们的能力范围内。他希望得到社区的一些反馈，但他认为 OIAA 将需要这些资源来传递信息。他补充说，他很容易被说服同意 120,000.00 美元的预算。事实上，他非常倾向于将预算增加到 125,000.00 美元。他喜欢使用严格分析的想法，当然回归分析与我们同在。他想以以下方式结束：此预算对他来说看起来不错，并且它向社区表明他们可以成为定期的贡献者，并且不时成为大型贡献者。Barry 说他很确定，并且他们状况良好。

 

Gwen 想询问审慎储备。她知道这些是基于实际支出的，但询问 Jennifer 是否会解释一下。Jennifer 提出了资产负债表，并解释说，根据指导方针，已预留了 6 个月的审慎储备。她说，基本上，她只是提取了下一年预算的总支出金额。同样在指导方针中，他们可以保留长达 6 个月的现金保留。她说，在他们对预算进行投票后的年底，两者将完全相同。因此，在年初，将有 6 个月的审慎储备和 6 个月的现金保留。她解释说，除此之外的所有内容都将根据大会的投票结果进行分配。Gwen 感谢 Jennifer。

Jennifer 表示，她希望在本次会议结束前进行投票。

Barry 理解他们将采用他们今年花费的金额，或者六个月的价值。Jennifer 纠正性地回复说，他们将采用 2025 年的预算，这将进入审慎储备。她解释说，审慎储备将在全年保持该数字。其他一切都将进入运营费用，然后在明年 12 月，他们将再次重复所有操作。

Jennifer 要求动议接受预算。Gwent 动议。Jennifer 附议。5 票赞成，0 票反对。

批准预算

 

詹妮弗以责任声明结束会议。