2024 年 10 月财务更新
OIAA 财务委员会
会议记录
2024年10月12日星期六
上午 8:00 – HDT 上午
上午 11:00 – PDT 下午
下午 2:00 – EDT 下午
出席人员：
费利克斯 – 候补财务主管
巴里 – 资深成员，财务委员会长期成员，不限区域理事
莱斯利 a – 传播委员会主席
兰迪 c. – 传播委员会候补成员 – 摄像师
杰夫 – OIAA 秘书
Kd – 凯文
保罗 – 传播委员会候补成员 – 档案管理员
尼基 w. – 秘书
Susan – OIAA 主席
费利克斯自我介绍为 OIAA 的候补财务主管。由于会议应以自我介绍开始，他请 KD 带领大家进行宁静祷告。
费利克斯感谢大家，并从 KD 开始，请大家依次进行自我介绍。KD 自我介绍为凯文。杰夫自我介绍为 OIAA 的秘书。兰迪自我介绍为传播委员会候补主席，主要负责视频方面的工作。莱斯利自我介绍为传播委员会主席。巴里自我介绍为资深成员、财务委员会长期成员以及不限区域理事。保罗自我介绍为社区候补主席兼档案管理员。尼基自我介绍并表示她只是旁听。
八月和九月会议纪要审阅
费利克斯查看议程，并指出接下来是会议纪要的批准。他提到会议结束后会发送会议纪要，因此目前不确定如何进行批准。
会议纪要留待下次会议讨论
下一个议题是财务报告审阅，包括预算差异、资产负债表和捐款。他补充说，他们还将审阅拟议的 2025 年委员会预算。他澄清说，他只知道传播预算，但杰夫也提交了他的预算。杰夫确认他已于此前提交。
费利克斯询问在以责任声明结束之前，是否有人有任何事项需要讨论。费利克斯完成了议程的审阅。
预算差异审阅
随后，他简要介绍了预算差异。他表示，由于捐款方面又是一个好月份，但差异不大，因此没有太多可讨论的。他强调，他们目前运营状况良好，与预算相比，组织成本显著降低，尤其是在总行政开支方面。在技术专员的预期支出方面也有显著减少。费利克斯没有补充说明，并询问是否有人对预算差异有疑问或补充。巴里请求费利克斯回到顶部并缓慢向下滚动以便审阅。费利克斯照办，并询问巴里是否有任何问题。巴里指出，他们的支出似乎低于预算。费利克斯表示同意，指出他们的资金远超基准，支出持续低于预期。预算差异的讨论到此结束。
无问题或反馈
资产负债表审阅
关于资产负债表，费利克斯没有太多补充。他指出，他们有 $84,000 在活期账户中， $55,000 在市场账户中，这构成了他们的审慎储备金，使现金总额达到 $140,000。苏珊请费利克斯向上滚动，指出他们的审慎储备金是按预算的一半设立的。费利克斯确认了这一点，并补充说他们有一个 $84,000 的梦想基金。他们今年的预算约为 $100,000。苏珊强调，他们实际上超出了 $30,000，并且比他们的储备金多出 $30,000。费利克斯表示同意，并将部分节省归因于改用新的翻译和口译服务。
无问题或反馈
捐款表审查
他接着查看捐款表，并指出上个月的团体捐款没有出现重大异常。
费利克斯询问苏珊、巴里或其他人是否有补充。苏珊提出了一个她一直想知道的问题：是否有办法识别捐款来自哪些国家。费利克斯回答说，PayPal 可以提供一些细分数据，但他目前没有详细信息。他表示会调查此事，苏珊对此表示感谢。巴里询问个人捐款与上个月相比的情况，试图评估它们是否正日益整合到团体捐款中。费利克斯指出，上个月个人捐款为 $488，并补充说本月捐款总额为 $455。
无问题或反馈
费利克斯随后询问苏珊是否还有其他补充。苏珊分享说，她最近参加了 Grapevine 的播客，觉得非常兴奋。费利克斯开玩笑说，他们肯定会拿这件事来“对付”她。
会议随后进入拟议的 2025 年委员会预算议题。费利克斯请杰夫分享屏幕，因为费利克斯似乎没有这些文件。然而，杰夫因有另一个会议而不得不离开，因此当杰夫返回时，巴里重新分享了屏幕。
传播委员会预算
兰迪提到杰夫正在忙其他事情，于是费利克斯转向莱斯利。莱斯利表示，她的所有候补主席都在场，可以帮助解释她不了解的部分。她解释说，预算修订包括额外 $70，用于两名成员参加 2025 年国际大会的在线版本。这将使他们能够了解其设置方式，这可能对下一次 OIAA 国际大会有所帮助。
接着谈到会费和订阅，费利克斯请保罗详细说明元数据清理服务。保罗解释说，这项服务对档案至关重要，有助于保护共享档案资料人员的身份。元数据，例如附加到 Word 文档的创建者姓名，可能会无意中泄露身份。目标是删除此类数据以保护匿名性。这项服务的预算占位符为 $300，尽管成本可能会有所不同。存在免费解决方案，但它们存在数据安全方面的担忧，这就是他们正在考虑付费服务的原因。
费利克斯感谢保罗和兰迪，并表示他确信他们得出这个数字是因为他们已经考察了三家或更多不同的服务提供商，这基本上是一个大概的数字。保罗表示同意，称这是基于元数据清理软件的实际案例和成本。莱斯利感谢保罗，并提到接下来，谷歌预计将在夏季推出一个视频程序，兰迪很想开始使用。然而，他们目前还没有很多关于它的信息。
莱斯利请兰迪提供更多关于相关成本的背景信息。兰迪首先说“谢谢”，莱斯利将他介绍为他们的视频专家。兰迪幽默地接受了这个称谓，并解释说目前谷歌还没有一个成熟的视频创作程序。Google 幻灯片是一个非常基础的电影制作工具，不适合他们的需求。谷歌正在推出 Gemini，这是一个人工智能平台，其中包括一个名为 Google Vid 的工具。这个工具可以根据用户提示自动创建视频。
兰迪补充说，他们目前没有关于这如何整合到他们的 OIAA 工作空间的具体细节。他们不知道加入谷歌的程序是否需要付费，或者他们是否可以通过现有设置访问它。由于他们尚未完全了解成本，因此在预算中分配了 $500 作为占位符。他建议，如果他们决定采用 Google Vid，他们的技术团队需要评估其在他们工作空间中的适用性。兰迪和莱斯利计划轮流参加技术会议，以随时了解进展。
莱斯利确认他们已与马克讨论过此事，马克也进行了一些研究。这仍然是一个神秘的程序，但如果它可用，他们希望迅速采用。他们确定了 $500 的占位符，假设这可能不是经常性成本，而是 2024 年的一次性开支。费利克斯质疑 $500 是否可能不够，并询问这是否是年度成本。兰迪和莱斯利澄清说，他们不认为这将是一项年度开支，但他们正在使用 $500 作为占位符，直到获得更多信息。
巴里向莱斯利提出了一个问题，想知道这项技术是否应该归类为视频会议而不是其他技术。莱斯利澄清说，它不是会议软件；它更像是一个视频创作工具，如 Microsoft PowerPoint，因此没有归类到会议项下。巴里感谢她的澄清。
费利克斯又问了莱斯利一个问题，想知道这是否属于他们的 Google Ads 预算，因为他最初认为可能属于。莱斯利回应说，它可能相关，但目前还不确定，尤其因为该程序仍处于 Alpha 测试阶段。他们讨论了是否可以将其从预算中移除，并在可用时作为未预算请求重新提交。
苏珊插话，建议鉴于他们有可用资金，目前将其保留为占位符。如果有必要，他们以后可以申请额外资金。
莱斯利接着讨论专业费用。他们已经制作了三部主要视频，每部时长三到六分钟，目前已发布在他们的 YouTube 频道上。他们希望在这些视频中嵌入 ASL 窗口。分配的 $500 将用于支付 ASL 翻译人员的费用，这些翻译人员也是匿名戒酒会的成员，因此费用更高但物有所值。兰迪补充说，ASL 翻译人员将有助于使面向外部的视频，例如“什么是 OIAA？”，更具可访问性。
莱斯利问兰迪，他们的“操作指南”视频是否需要 ASL 翻译，但兰迪认为对于面向外部的内容来说，这更为关键。兰迪解释说，这个过程包括让一名翻译加入 Zoom 会议，录制他们，然后编辑视频以包含 ASL 翻译。莱斯利承认他们为了以防万一，略微超出了预算。
兰迪回到之前关于在线参加 2025 年国际大会的 $70 预算项目。他们计划以 $60 购买该活动的视频，这可能对未来的活动有用。兰迪强调了了解付费注册如何支持自给自足并带来额外利益的价值。莱斯利提议更新预算以包含这 $60 的开支。兰迪同意，称这是一个小小的补充，可以丰富他们的档案。
莱斯利向费利克斯寻求指导，询问是现在调整预算还是稍后重新提交。费利克斯说她可以通过电子邮件重新提交，因为这么小的金额应该不是问题。然而，由于持续存在的问题，他在关于 ASL 翻译人员的决定上有所犹豫。莱斯利承认这些担忧，并准备在必要时解决它们。
他们同意重新提交预算，并在财务主管返回后重新讨论。
传播委员会预算请求搁置
费利克斯感谢大家，结束了会议。他注意到杰夫似乎已经离开了通话。费利克斯转向尼基，为尚未分发她发给他的会议纪要而道歉。他建议将会议纪要的审阅推迟到大家有更多时间查看之后。
费利克斯请苏珊以责任声明结束会议。
