会议记录

2024 年 12 月 14 日星期六
夏威夷标准时间上午 8:00 |

太平洋夏令时上午 10:00 |

东部夏令时下午 1:00

出席者：

詹妮弗 – OIAA 财务主管

苏珊 – OIAA 主席

凯文 – OIAA 财务委员会成员

马克 – OIAA 技术主席

费利克斯 – OIAA 候补财务主管

贝丝 – OIAA 国际理事

巴里 – 独立理事，2025 年温哥华国际大会主席

尼基 – 财务委员会秘书

 

詹妮弗诵读《宁静祷文》并请大家自我介绍。她自我介绍为 OIAA 财务主管。苏珊担任 OIAA 主席。凯文自我介绍为财务委员会成员。马克是 OIAA 的成员兼技术主席。费利克斯是 OIAA 候补财务主管。贝丝自我介绍为 OIAA 国际理事。已退休、优雅的巴里先生是独立理事，同时也是温哥华国际大会委员会主席。詹妮弗询问是否有人想在议程中添加任何内容。詹妮弗欢迎尼基参加会议，并询问她是否已完成会议记录。尼基回复说她还需要一些最终编辑，但已发送了一封包含更新的电子邮件。詹妮弗决定将会议记录的审阅推迟到稍后或下次会议。

 

议程审阅

詹妮弗审阅议程。她提出了 11 月的财务报表并分享了屏幕。捐款总额略高于 $12,500。她表示这是 OIAA 历史上捐款最高的月份。 她将此增长归因于大会。

詹妮弗好奇地想分析 2024 年的新捐助者。因此，为了分析新捐助者，她选择查看过去四年中谁曾捐款，她进行了一项为期四年的财务审查，并发现（在 93,000 名中）47% 是新捐助者，这反映了持续稳定的增长。这意味着 OIAA 仍在吸引新的团体。她计划在即将举行的大会上展示这些发现。

 

马克想知道她是如何进行这项分析的。他还想找出那些在 2020 年曾捐款但此后已不在名单上的团体。他想知道如何逆向进行这项分析。詹妮弗解释说，通过传统的分析方法，她将所有团体进行比较然后排序。马克问她是否有追溯到 2020 年的按团体划分的捐款清单。詹妮弗回答说她有。马克接着说，有一种方法可以理解这些数据，而且这是非常有用的信息。他感谢她的努力。詹妮弗回复说，由于马克更擅长数据挖掘，她还注意到，根据数据，许多团体捐款被错误地归类为个人捐款。

 

财务报表审阅

接下来是财务报表。她解释说，“邮寄”指的是“流动邮件”。她说他们超出了订阅分配的数量，但继续使用 $150/计划仍然比升级到 $250/计划更便宜。组织费用是 OIAA 收到的律师发票。她说他们订购了组织所需的文件，尽管他们尚未收到。她解释说，律师做了一些不应该做的工作，因此他们预计 2025 年的律师费会更高。PayPal 和 Stripe 费用与收入相关。专业费用是用于会计系统。技术专员正在帮助维护网站。翻译技术是为安全研讨会和团结会议提供的翻译服务。她解释说，“其他技术”可能包括超出技术常规运营范围的各种事项。例如，每月维护。马克询问为特殊技术项目预算的 $10,000 是否包含在“其他技术”中。詹妮弗确认是，并且还剩下 $7,500，另有 $2,500 计划分配，这意味着技术部门的预算远低于预期。她开玩笑说马克可以在接下来的两周内随意花费。

 

詹妮弗继续谈论视频会议，提到了 Zoom 账户。网站托管是他们在 Google 和 Site Ground 的账户。洞察规划师和此类技术费用。这些总计 $5400.00 的盈余。她询问是否有人对预算差异有任何疑问。马克好奇，鉴于捐款大幅增加，成本占收入和收益的百分比是多少。马克还质疑运营费用是否每月保持一致，或者大会是否导致了收入的异常飙升。詹妮弗确认核心开支保持稳定，偶尔会有律师费等开支。她承认大会可能促成了收入的增长。

 

凯文指出，4 月份的捐款为 $10,700，而 7 月份达到峰值 $11,700。苏珊开玩笑说这一定是感恩月的原因。詹妮弗欢迎马克对支出一致性进行更深入的分析。

 

詹妮弗继续谈论资产负债表，她指出银行有 $136,000，温哥华大会基金有 $4,500.00。因此，未指定用途资金的总额略低于 $132,000.00。她询问是否有人对资产负债表有任何疑问。凯文询问 PayPal 或 Stripe 是否提供入账捐款通知。詹妮弗解释说，捐款在存入银行之前会首先出现在会计系统中，这会造成轻微的时间延迟。 没有其他问题

 

捐款审阅

接下来是捐款。 詹妮弗指出，11 月有 76 位捐助者捐款 $12,500，其中个人捐款 $350，表明大部分捐款来自团体。这是 OIAA 月度历史上的最高记录！巴里请求回溯查看清单。并询问詹妮弗是否可以重新排序清单。詹妮弗同意重新排序。巴里想强调一笔来自俄罗斯 AA 的相当可观的捐款（$859）。其他主要捐助者包括 Serenity Circle Worldwide 和 The Zoo Crew（各 $700），以及 What’s Good About Today（也为 $700）。詹妮弗确认俄罗斯 AA 是新的捐助者。

 

大会讨论

詹妮弗审阅了即将举行的大会的议题，包括预算和超额资金捐款选项。她解释了她在呈现财务信息时的透明度方法。詹妮弗介绍芭芭拉，说她一直在帮助识别世界各地的 GSO。芭芭拉和丽贝卡创建了一个包含总服务办公室名称的电子表格。蓝色部分是已发送的。她收到了大约 15 到 20 份回复。有些回复是“我们会回复您”，有些电子邮件无效，但她确实获得了许多未知的 GSO 并将其添加到列表中。她检查了网站是否有 PayPal 或 SWIFT 支付选项。她提醒自己要给蒙古发送一份。她说她和丽贝卡将进行第二轮筛选，丽贝卡提供了很大的帮助。她问贝丝是否把丽贝卡介绍给他们。贝丝回答说她确实介绍了，丽贝卡在大会期间提供了很大的帮助。 芭芭拉问小组是否知道世界上有多少个 GSO。詹妮弗回答说有 66 个。芭芭拉回复说她知道她收到的清单不准确，因为清单上有大约 120 个名字。她还补充说，墨西哥表示他们不想要这笔捐款，但没有说明原因。詹妮弗回复说，瑞士写信给她，告知她这项请求，并想确保其合法性。芭芭拉希望有一个更好的 GSO 办公室清单。她说，既然他们现在是一个全球性组织，就应该有一个地方，人们可以去联系他们的当地办事处。

 

贝丝想澄清，团结委员会提供的 GSO 名单本应是保密的。苏珊说，莱斯利创建了这份名单，上面有 GSO 的联系信息，但也有敏感的联组信息。

詹妮弗认为这并非越权，因为这都是信息性的。芭芭拉同意。费利克斯向芭芭拉自我介绍。他告诉她，他确实联系并建立了一个 GSO 名单，并且仍然与其中许多保持联系。芭芭拉回复说她曾试图联系他以获取名单，但费利克斯说他不记得看到过关于此的电子邮件。芭芭拉说她正在发送一封电子邮件提醒他提供名单。芭芭拉把她的电话号码给了费利克斯。贝丝问小组名单是否在 AA 网站上。苏珊回复说，这些信息通常在世界服务手册中。她补充说，这份名单最初是她亲自索要的。她说 GSO 是直接从网站上获取的，她已将其发送给芭芭拉，并表示已更新。

 

超额资金与大会讨论

詹妮弗指出，一些成员质疑 OIAA 为何不将超额资金内部再投资，而非外部分配。她审查了 30 个联组的公开财务报表，发现它们相对于其预算保持相似的银行储备，并且很少向组织外部捐款。

 

马克建议将讨论变为两阶段投票。首先，投票决定是否分配这些超额资金。如果投票结果为“是”，则第二阶段投票决定分配方法。詹妮弗同意这种方法将简化决策过程。她还承认，尽管芭芭拉做了大量工作，大会最终可能决定不分配资金。芭芭拉回复说她能够见到丽贝卡，并对这个项目，尤其是在全球范围内的能力感到非常震撼。看到人们为那些仍在受苦的人提供大量帮助，她深受感动。她感谢这次服务的机会。

 

马克建议，如果大会同意分配资金，那么詹妮弗可以建议财务委员会希望在全球范围内进行分配。詹妮弗同意。马克接着说，他们可以说有一个 60 或 70 个的名单，但他们只能确认其中的 10 到 20 个。

 

芭芭拉说，一些团体回复她，表示他们需要基础设施方面的帮助，并询问是否可以使用部分超额资金提供帮助。她建议，或许作为一次性交易，他们可以向这些团体提供一些帮助。

 

贝丝建议，如果他们向全球分配资金，鉴于目前的情况，詹妮弗需要更密切地跟进转账。她解释说，有时来自美国的付款可能会因汇款金额而被拒绝。如果一千美元存入外国银行，可能会有额外的复杂情况。有时，银行会阻止转账，因为他们以前没有见过发件人的姓名。就她个人而言，她必须打电话给她的银行家以确保一切顺利，所以可能需要额外的时间。她认为应该有人跟进转账。

 

詹妮弗承认这一点，但表示她应该能够通过银行对账单跟踪这些信息，并查看资金何时离开账户以及是否成功。贝丝澄清说，问题不在他们这边，而是在收款方，因为有时资金会被冻结。在这种情况下，最好直接致电银行解决问题。

芭芭拉补充说，第一步应该通过资金收据来确认。贝丝同意。

马克将话题转回到分配流程。他问詹妮弗，他们是否应该再等一段时间，以便在分配前获得更准确的数字，或许可以设定一个具体日期。这样，他们就可以告知大会，例如，有 10 个团体，他们将 $1,000 除以 10 进行分配。詹妮弗表示，平等分配将基于名单。她承认新流程可能很复杂，并感谢提出的问题和意见。由于她将向大会提交预算，她计划首先处理超额资金，然后再讨论预算。她建议将额外资金分配给某些领域，例如技术部门，该部门一直受预算限制，但其请求是负责任的。如果分配了额外资金，她相信这些资金将得到有效利用。

 

马克表示他想聘请一家外部公司来解决一些主要问题。詹妮弗同意。她继续逐行审阅大会议程，并询问是否有人有任何问题、想法、担忧或修订。她预计大会将持续很长时间。苏珊建议詹妮弗确保她的口译员可以长时间提供服务。詹妮弗向她保证，她聘请的口译员会一直待到会议结束。

马克询问议程还是选举会先进行。苏珊回答说选举会先进行。詹妮弗证实了这一点，指出选举之后是超额资金，然后是预算。她询问是否还有其他需要关注的业务事项。

 

巴里向财务委员会提出了与温哥华网络站点服务和设备提供商的协议。他们获得了三份报价。最初，在 8 月份，他们收到了一份 $3,213.00 的报价。11 月 14 日，凯悦酒店的内部设备供应商给出了 $6,040.10 的报价，超出了预算。经过与 Encore 的谈判，他们获得了许多免费服务和设备，最终报价为 $2,852.51。Encore 花了一些时间才承认对使用外部供应商收取额外费用，这会增加 500-600 加元。巴里还提醒詹妮弗，汇率波动，因此他们不确定 7 月份的成本会是多少。然而，将有大约 $190.20 的一般服务税退税，这将从预算中扣除。

 

他强调 OIAA 将收到该退税，他需要确认。苏珊指出他们现在需要签署合同以确保交易。巴里告知他们，他们实际上必须在年底前签署，所以他已经签署了。苏珊确认她也签署了。巴里解释说，治理规则要求第二次授权，所以他也让苏珊签署了。詹妮弗要求澄清 OIAA 将在 2025 年收到账单。苏珊和巴里确认了这一点。詹妮弗批准并承认他们达成了一项非常划算的交易。她重申设备成本为 $2,800，处理完表格后他们将收到 $190 的退款。巴里确认退税将发送到同一个银行账户，因此詹妮弗将处理报销事宜。詹妮弗提到费利克斯一直在进行数据录入，并且已经考虑了折扣，所以没有问题。

 

詹妮弗询问是否有人还有其他补充，并指出会议持续了 45 分钟。

 

詹妮弗向大家表示感谢，并表示她对他们的工作印象深刻。

 

詹妮弗以《责任声明》结束会议。