2025 年 2 月财务更新

会议记录

2025 年 2 月 8 日星期六
HDT 上午 9:00 |

PDT 上午 11:00 |

EDT 下午 2:00

出席者：

詹妮弗·B – OIAA 财务主管

凯文 – 财务委员会成员

费利克斯 – 候补财务主管

尼基 – 秘书

巴里 – 大会主席、财务委员会成员兼前理事和干事

吉米·詹姆斯 – 小组代表，RIDH

贝丝 – OIAA 国际理事，

马克，技术主席。

詹妮弗开始会议，并以宁静祷文开场。詹妮弗在屏幕上显示议程，并询问是否有人想在议程中添加内容。没有人回应，于是她通过介绍自己是 OIAA 财务主管来开始点名。凯文是财务委员会成员。费利克斯介绍自己是 OIAA 候补财务主管。尼基是秘书。巴里介绍自己是大会主席、财务委员会的长期成员以及前理事和干事。吉米·詹姆斯介绍自己是“Recovery in da House”的 OIAA 小组代表。贝丝是 OIAA 国际理事，马克是技术主席。

会议记录批准

詹妮弗在屏幕上显示议程，并询问是否有人想在议程中添加任何内容。没有人回答。她接着进行会议记录的批准。她首先分享了十二月份的会议记录，并告知尼基她想审查她在会议记录中发现的一些修改。她注意到有些数字不正确，于是巴里进行了核对，并纠正了数字。包括这些修改在内，她询问是否有人有任何问题。费利克斯提议接受会议记录，凯文附议。全体一致通过。

十二月份会议记录已通过

财务报表审查。

詹妮弗报告称，一月份是连续第三个月创纪录的捐款，总额超过 12,800 美元。她表示，一般责任保险已取消，因此退还了 95.00 美元。组织费用仅为法律费用，她已发出了一封电子邮件，其中包含董事会关于这些费用的信函。她认为有许多费用是不应该产生的。他们还为与律师的沟通制定了一些新的控制措施。PayPal 和 Stripe 费用与收入直接相关。专业费用是针对向收入超过 600.00 美元的任何人发出的 1099 表格。马克想问发出了多少份，詹妮弗回答说两份都发给了他的特殊工作人员，费用是 10 美元。巴里想知道他们为什么决定取消一般责任险，詹妮弗回答说，在阅读了所有 59 页后，该保险不涵盖 OIAA 所需的内容。董事会决定取消，他们现在正在寻找更合适的选项，重点关注网络或数据泄露。

詹妮弗表示，大会在行政工作方面产生了一些额外费用。技术特殊工作人员每月费用为 750 美元。董事会和大会的翻译费用为 355.00 美元。她还补充说，由于预算中存在计算错误，这份预算需要重新提交给大会。他们还需要更多资金用于董事会会议和季度联合委员会会议。她解释说，为了补充今年的预算，她将需要额外申请 3100 美元的法律费用。不幸的是，他们还在 2025 年支付了 2024 年的法律费用。IGR 论坛的翻译费用为 275 美元，团结会议的翻译费用为 664 美元。她解释说，ASL 无法为他们提供服务，因此采购了一个更昂贵的选项，所以团结会议可能需要在今年晚些时候向大会申请更多资金。其他技术项下有 483 美元，是用于网站翻译的费用。视频会议是我们的 Zoom 账户，费用为 50.00 美元。网站托管和管理是我们的账户。她以月底 5,476.00 美元的净利润结束。她询问是否有人对预算差异报告有其他问题。没有问题。她停止分享预算差异报告。

无问题或反馈

詹妮弗分享了资产负债表。银行存款略低于 150,000 美元，其中 5,500 美元专用于温哥华的大会。可用资金略高于 144,000 美元。她询问是否有人对资产负债表有任何疑问。巴里对资产负债表有一个问题，他重申有 69,000 美元用于审慎储备。她同意并解释说，这是当前预算中费用的一半。然而，如果大会批准了额外资金，那么这将使审慎储备增加额外费用的 50%。凯文想补充说，他见过一个中央办公室的审慎储备约为 450,000 美元，也见过另一个会议的储备金为 100,000.00 美元，因此他很欣赏 OIAA 使用更准确的历史计算方式。詹妮弗同意，这就是为什么他们在审慎储备和运营费用之间以更独特的方式进行区分。

詹妮弗提出了关于捐款的最终报告。她说 OIAA 不断有新团体加入，并且认为当新团体询问如何捐款时，这令人兴奋。她说她与团体和个人就财务问题进行了很多互动，并且捐款非常强劲。“无论如何俱乐部”捐赠了 1,500.00 美元。“垫脚石”一直是一个令人惊叹的捐助者，尽管他们是 2024 年的新团体。他们每月捐款，本月略低于 1100.00 美元。她接着说，一月份有 76 个不同的团体捐款，本月总计 12,800 美元。她询问是否有人对捐款表有任何疑问。巴里说个人捐款金额持续下降。詹妮弗解释说，他不应该与她接手之前的时期进行比较，因为当时的数字不准确。往年并未总是准确报告团体与个人捐款。她说他们现在更清楚地知道如何区分。费利克斯说，有时个人捐款是代表他们的团体进行的。这就是他们看到数字下降的原因。因此，他们正在更准确地记录这些数字。詹妮弗询问捐款表上是否还有其他问题。没有问题。

无问题或反馈

凯文的内部财务审查

詹妮弗将发言权交给凯文，并在屏幕上展示审查报告供大家查看。凯文首先介绍了自己的背景。他是一名公司会计师，曾与注册会计师事务所合作，并在洛杉矶的德勤工作了几年。他说，除了审计本身，“审查”和“汇编”这两个词并不能让那些担心财务报告或职责分离的人感到安心。 他说他使用了美国注册会计师协会（A.I.C.P.A.）名为 SARS 的指南，即会计审查和汇编标准声明，并遵循了这些指南。在第一页，他说如果他是一名外部独立会计师，他会出具这种报告。他解释说，美国注册会计师协会（AICPA）40 年来一直在努力在报告中创建一致的措辞，最近已提起诉讼以帮助解决这个问题。换句话说，在不一致中寻找一致性。他回顾了报告中的免责声明。他还解释说，由于他们是一个较小的实体，内部实体规模很小，因此他们可以避免许多耗时的审计。这些实体包括 Xero、PayPal、Stripe、Mercury 等。在这些实体中，他们的内部控制也正在接受审计。这对审计师来说很重要，因为他们也受到监督。他还指出，拥有这样一份报告将是一笔非常昂贵的费用。

他从资产负债表开始，解释说它显示的是某个时间点的情况。您有资产和负债，然后是权益，权益由两部分组成：历史权益或业务中保留的历史资金，以及当月的运营情况。他解释说，每次您在损益表中生成余额信息时，权益账户都会发生变化。

他回顾了损益表。他还想说，他们希望确保这一切都符合第七项 传统。他想确保 OIAA 指南井然有序，并且捐助者是酒瘾患者。他回顾了这些公司：Xero 是一家总部位于新西兰惠灵顿的科技公司，由四大审计事务所之一的安永会计师事务所审计，其内部控制技术得到了认可。他原以为 Mercury Technologies 与他们的银行有关，但事实并非如此。它是一家金融科技公司，即一家金融服务公司。他们提供技术，但没有银行运营。因此，在这方面，他们使用位于北达科他州法戈的 Choice Financials。Choice Financial 是一家成立于 1906 年的金融机构，并受 FDIC 保险，这在银行倒闭时很重要。他接着说，Choice 的一个优点是他们是受监管银行网络的一部分，可以将资金存入不同的银行。因此，您理论上可以获得高达 500 万美元的保险。

在收入来源方面，PayPal 由另一家大公司普华永道（PWC）审计，其内部控制得到了认可。Stripe 是一家来自爱尔兰和加利福尼亚的公司，与 PayPal 类似，您可以在不同的付款人和收款人之间转移资金。Stripe 尚未上市，但受到加利福尼亚州监管机构的监督，并已接受外部方的内部控制审查。PCI 或支付信用行业，Stripe 在其中获得了最高评级或内部控制。最后但同样重要的是，是来自北卡罗来纳州的 Travelling Mailbox。他解释说，当 OIAA 收到支票捐款时，它会被发送到 Travelling Mailbox，财务主管或候补财务主管会将其电子存入 Mercury，然后 Mercury 再将其转账到 Choice Financial。Travelling Mailbox 是一家小型初创公司，当有人寄来支票时，他们会打开支票，制作支票副本，然后将其转账到 Mercury，再转账到 Choice。我问这些人是谁。但他们已成功向金融机构发送了超过 150,000 美元，因此他们是可信的。

他在报告中指出，从第 6项开始，所执行的程序并非强制性的。他说，由于这是他第一次审查公司财务，他想额外努力进行一次彻底的审计，因此他做了一些超出要求的工作。他说，他认为最好是支付给更熟悉 OIAA 的内部人员进行内部财务审查，而不是支付给组织外部人员。

凯文询问是否有人对他进行的审查有其他问题。没有问题。

詹妮弗停止屏幕共享，并询问是否有人有任何问题。没有人回答时，她赞扬了凯文的工作。她请求动议接受审查，并补充说，只有凯文、她本人、巴里、贝丝、马克和尼基可以在此日期进行投票。马克提出接受动议，贝丝附议。全体投赞成票。

凯文的内部财务审查报告已通过

詹妮弗询问本次会议是否还有其他需要提出的事项。贝丝说詹妮弗应该会收到 Tech 12 的账单，詹妮弗回答说这都在预算之内。

詹妮弗以责任声明结束会议。