3 Asistentes:

Beth a., fideicomisaria internacional

Jeff b., Secretario

Jennifer b., tesorera

Nona C., vicepresidenta

Amelia l, Secretaria suplente

Sean L., OG Bad Brains, IGR, grupo de Hawái

Mark m., presidente de tecnología

Susan r., presidenta

Susan R., la Presidenta, declaró abierta la reunión e inició la misma con la Oración de la Serenidad a las 14:02 EST.

Revisión de las actas de la Junta de Oficiales – Jeff B., Secretario

• Jeff revisó las actas de la reunión de la Junta de Oficiales del 16/11. No hubo correcciones. Mark M. hizo una moción para aceptar las actas tal como se presentaron, que fue secundada por Nona C. Las actas del 16/11 fueron aprobadas por unanimidad.
• Jeff revisó entonces las actas de la reunión de la Junta de Oficiales del 10/12. Susan comentó que hubo un consenso de 4 de los 5 Oficiales sobre el manejo del correo electrónico de Barry M. a la Junta. Jeff declaró que hará esa corrección. Mark M. hizo una moción para aceptar las actas con las enmiendas, que fue secundada por Jennifer B. Las actas del 10/12 fueron aprobadas por unanimidad.

Informe del tesorero – Jennifer b., tesorera

• Jennifer informó de que los informes de diciembre se presentaron en la reunión del Comité de Finanzas de ayer. Afirmó que se hicieron varias acumulaciones en los lados de ingresos y gastos para el final de 2023.
• Afirmó que el Comité de Finanzas decidió modificar el informe de contribuciones para combinar todas las contribuciones individuales en una sola línea.
• Jennifer mencionó que ha comenzado el proceso de solicitud de una cuenta de Stripe como método de pago alternativo además de PayPal. Afirmó que esto no debería suponer mucho trabajo adicional porque Stripe tiene un feed en Mercury similar al de PayPal.
• Preguntó a la Junta si estamos de acuerdo con el uso de Stripe como método de pago alternativo. Beth A. señaló que Stripe admite más de 135 divisas y varios métodos de pago de diferentes países. Tanto Jeff como Mark comentaron que no están familiarizados con Stripe, pero que lo apoyan basándose en los comentarios de Beth.
• Nona C. hizo una moción para que Jennifer B. continúe con el proceso de solicitud de Stripe, que fue secundada por Jeff B. La Junta votó por unanimidad a favor de la moción.
• Jennifer B. informó de que se ha presentado un ticket que nos eliminará del fondo PayPal Giving. Afirmó que si recibimos fondos del fondo PayPal Giving, serán devueltos.
• El Comité de Finanzas debatió si cobrar por la convención internacional de la OIAA prevista y decidió que no deberíamos cobrar por este evento. Afirmó que se refirió al folleto sobre Conferencias y Convenciones (MG-04) y al folleto para eventos intergrupos (MG-02). Beth A. informó de que existía la preocupación de que los miembros no participaran en la toma de la decisión de celebrar una convención internacional.

Aprobación por la Junta del CIP y el CPC – Susan r., presidenta

• Susan declaró que Mary M. se ha ofrecido como voluntaria para ser la presidenta del CIP y Gwen Mc, se ha ofrecido como voluntaria para ser la presidenta del CPC.

• Susan solicitó la aprobación de Mary M. como presidenta del CIP. Mark M. preguntó si Mary continuaría como Registradora y Susan declaró que sí. Mark preguntó a la Junta qué opinábamos sobre el hecho de que ocupara ambos cargos, ya que no estaba a favor de ello. Jeff B. declaró que le parecía que nadie debería ocupar dos cargos a este nivel y que, si iba a ser presidenta de un comité, debería concentrarse en dirigir el comité. Nona señaló que en su anterior función Mary estaba haciendo ambos trabajos como presidenta de Steppers y Registradora. Nona señaló que el cargo de Registradora no tiene derecho a voto.

• Susan convocó una votación para Mary M. como presidenta del CIP. La votación fue de 4 a 1 y no hubo opinión minoritaria.

• Jennifer B. hizo una moción para aceptar a Gwen Mc. como presidenta del CPC, que fue secundada por Nona C. La Junta votó por unanimidad a favor de la moción.

Informe de la vicepresidenta – Nona c., vicepresidenta

• Nona declaró que el Foro IGR está listo para proceder. Informó de que solo habrá un comité, el Comité de Comunicación, que presentará información porque hay mucha información sobre su comité para presentar. También se mostrará el vídeo, El papel del IGR.
• Informó de que continuará su investigación de DeepL ahora que han terminado las vacaciones.
• Nona también mencionó que se centrará en la declaración de la misión.

Revisión de las directrices – Jeff b., Secretario

• Susan declaró que las Directrices están completas, con la excepción de las descripciones de las funciones de Archivero y Registrador. Consideró que podíamos aprobar las Directrices con marcadores de posición para estos dos puestos.
• Jeff informó de que ha recibido un documento del Comité de Comunicación con los márgenes corregidos, algo que Jeff no había podido hacer.
• Jeff informó de que Lesliee, la presidenta de Comunicaciones, expresó su preocupación por que el proceso de la 3ª herencia es propiedad intelectual de GSO y que deberíamos modificar nuestra versión del proceso de la 3ª herencia. Jeff le hizo saber a Lesliee que el proceso de la 3ª herencia se utiliza en toda AA por los Distritos y Áreas y que no deberíamos modificar el proceso. Afirmó que no existe ninguna marca comercial o de servicio para el proceso en sí.
• Susan mencionó que, al investigar un poco, se encontró con el gráfico de la 3ª herencia en una variedad de lugares. Jennifer declaró que entendía que los grupos y entidades de AA podían utilizar materiales con derechos de autor de GSO y que no veía ninguna razón para que no utilizáramos el gráfico de la 3ª herencia del Manual de Servicio. Susan estuvo de acuerdo y declaró que deberíamos poder hacerlo siempre y cuando demos la atribución adecuada a la fuente.
• Jennifer B. hizo una moción para aprobar las Directrices con la inclusión del gráfico de la 3ª herencia, citando a GSO como la fuente, y marcadores de posición para las funciones de Registrador y Archivero que se incluirán cuando se completen las descripciones de esas funciones. Jeff B. secundó la moción y la Junta aprobó la moción por unanimidad.

Informe de la Secretaria – Jeff B., Secretario

• Jeff informó de que el informe anual para el Estado de Nueva Jersey vence todos los años a finales de enero. Afirmó que este informe ha sido presentado y que estamos listos para 2024. Jeff informó de que pagó la cuota de 33 $ con una tarjeta de crédito personal para este año, pero que esta cuota debería pagarse con una tarjeta de crédito de Mercury el año que viene. Informó de que el informe anual se ha subido al Libro de la Junta.
• Jeff informó de que hemos hecho buenos progresos en la creación de nuestro Libro de la Junta. Afirmó que el Libro de la Junta está actualmente un poco más del 60% completo con 4 tareas en curso que nos llevarán al 75% completo cuando estén terminadas. Mencionó que hay dos documentos para el Libro de la Junta en los que cree que la Junta debería centrarse: una declaración de la misión y un plan estratégico. Jeff mencionó que cree que la Junta debería considerar la posibilidad de hacer alguna planificación estratégica a finales de este año después de que se aprueben las Directrices. Jeff agradeció a Jennifer B. que subiera los documentos financieros para el Libro de la Junta y a Nona C. que se asegurara de que creáramos un Libro de la Junta.
• Jeff declaró que la decisión de ampliar la encuesta de miembros del 1/1 hasta hoy fue una buena decisión, ya que recibimos un número de votos adicionales. Mark M. informó de que hemos recibido 210 respuestas, de las cuales 38 eran duplicados. Esto da como resultado 172 respuestas válidas y 172 x 0,25 = 43. Para la votación de la Asamblea de este año, el quórum será de 43. Jeff expresó su intención de realizar otra encuesta de miembros en junio y consideró que deberíamos realizar la encuesta anual de miembros en junio en el futuro.
• Nona C. hizo una moción para que realicemos nuestra encuesta anual de miembros en junio de este año y en el futuro cada junio. La moción fue secundada por Jennifer B. y la moción fue aprobada por unanimidad.
• Jeff informó de que se ha puesto en contacto con varias compañías de seguros para obtener una cotización de seguro de responsabilidad civil. Esta póliza sería adicional a nuestra póliza D&O (Directores y Oficiales), que actualmente es a través de USLI, la mayor aseguradora de este tipo de pólizas. Jeff declaró que le gustaría mantener esta póliza que costó 549 $ el año pasado y podría tener un ligero aumento para este año, Jeff declaró que ha estado trabajando a través de un corredor de GMI Life, Larissa Orifici, que nos ha enviado una cotización para una póliza de responsabilidad civil por 495 $ con 1 millón de dólares por incidente y 2 millones de dólares en total anuales.
• Mark M. hizo una moción para que compremos la póliza de responsabilidad civil de GMI Life por 495 $. La moción fue secundada por Nona C. y la Junta aprobó la moción por unanimidad.
• Jeff informó de que ha comenzado a documentar las funciones del Secretario en lo que se denomina el Manual del Secretario, que ayudará al próximo Secretario de la OIAA a ponerse al día.

Informe de tecnología – Mark m., presidente de tecnología

• Mark declaró que anteriormente había tenido dos empresas que respondieron a nuestra solicitud de propuestas para el soporte del sitio web y les ha pedido a ambas referencias. Expresó su preocupación por no haber tenido noticias de estas empresas y hará un seguimiento con ellas.

• Mark informó de que Melinda F. ha decidido no presentar una oferta para el puesto y que seguirá utilizando el servicio de Melinda hasta finales de mes.

• Mark informó de que pensaba que necesitaríamos comprar 10 licencias de Zoom, pero que solo deberíamos necesitar 2 o 3.

• Mark informó de que tenemos 10.000 $ en el presupuesto para revisar nuestro proceso de Registro, ya que actualmente no tenemos un directorio de miembros.

• Mark informó de que el equipo de Administración de la Nube está trabajando en un proceso para migrar los correos electrónicos cuando un puesto rota.

Informe del fideicomisario internacional – Beth a., fideicomisaria internacional

• Beth A. informó de que la planificación de la convención internacional de la OIAA va bien. Mencionó que la convención será un evento de 3 días. El primer día será de grupos de Asia, China, Japón y otros países de Oceanía. El segundo día será para grupos de América del Norte y del Sur, mientras que el 3er día será para grupos de Europa, África, Oriente Medio e India. Afirmó que los grupos decidirán el formato de su reunión, pero se les aconsejará que se mantengan alejados de la política y los temas controvertidos.
• Beth trabajará con Tech 12 de forma continua. Afirmó que tendremos 7 horas al día y 4 salas de Zoom diferentes. Esto dará como resultado 24 franjas horarias cada día.
• Beth declaró que grupos de Irán, Brasil, España, Portugal y Francia ya han indicado que están interesados en participar. Espera tener la información de los grupos para el 1/4, de modo que podamos empezar a publicitar el evento con algunos detalles.

La reunión se cerró a las 16:04 EST cuando la Junta entró en sesión ejecutiva.

Resumen de mociones

Las siguientes mociones fueron votadas por la Junta Directiva en esta reunión:

1. 1. Mark M. hizo una moción para aceptar las actas tal como se presentaron, que fue secundada por Nona C. Las actas del 16/11 fueron aprobadas por unanimidad.
   2. Mark M. hizo una moción para aceptar las actas del 10/12 con las enmiendas, que fue secundada por Jennifer B. Las actas fueron aprobadas por unanimidad.

• Susan convocó una votación para Mary M. como presidenta del CIP. La votación fue de 4 a 1 a favor y no hubo opinión minoritaria.

• Jennifer B. hizo una moción para aceptar a Gwen Mc. como presidenta del CPC, que fue secundada por Nona C. La Junta votó por unanimidad a favor de la moción.

1. Jennifer B. hizo una moción para aprobar las Directrices con la inclusión del gráfico de la 3ª herencia, citando a GSO como la fuente, y marcadores de posición para las funciones de Registrador y Archivero que se incluirán cuando se completen las descripciones de esas funciones. Jeff B. secundó la moción y la Junta aprobó la moción por unanimidad.
2. Mark M. hizo una moción para que compremos la póliza de responsabilidad civil de GMI Life por 495 $. La moción fue secundada por Nona C. y la Junta aprobó la moción por unanimidad.
3. Nona C. hizo una moción para que Jennifer B. continúe con el proceso de solicitud de Stripe, que fue secundada por Jeff B. La Junta votó por unanimidad a favor de la moción.

Respetuosamente presentado,

Jeff Bernknopf

Secretario de OIAA