Actualización para finanzas – ago. de 2023

COMITÉ DE FINANZAS DE OIAA

Acta de la reunión

14 de agosto de 2023
Zona horaria: Pacífico/Honolulu (GMT-10)

 

1. Jennifer abrió la reunión con la Oración de la Serenidad
   12:01 PM

2. Lista de los asistentes:
   
   Gwen M, miembro del comité de finanzas de OIAA
   Jennifer B, presidenta del comité de finanzas de OIAA
   Susan R, presidenta de la junta directiva de OIAA
   Felix E, tesorero suplente del comité de finanzas de OIAA

Ellen F, nueva en AA / asistiendo a varios comités para encontrar un buen ajuste de servicio.

Amelia, secretaria suplente de la junta directiva de OIAA

1. Aprobación del orden del día

 

Sin aprobación clara en la transcripción

1. Aprobación de las actas del mes anterior

 

Aprobado a las 12:09 PM

1. Revisión de los informes financieros
   1. Variación del presupuesto
   2. Balance general
   3. Contribuciones

 

Aprobado a las 12:10 PM

 

1. Nuevos asuntos

1. Presupuestos del comité para 2024

Jennifer presentó 4 solicitudes para el presupuesto de 2024, como sigue

• Solicitud de presupuesto del Comité de Planificación del Foro IGR: 4.160 $ para servicios de traducción para 4 Foros IGR.

Los foros duran 2 horas y se calculan para 4 idiomas: español, francés, portugués y ASL. Es posible que no se incurra en todos estos fondos, dependiendo del crecimiento de nuestra organización en el ámbito internacional.

 

Hubo una discusión para aclarar los formularios IGR y qué individuo o comité los maneja. El vicepresidente de la junta directiva se encarga de ellos. Susan, Jeff y Fran? formaban el comité principalmente, y a veces Jane R. El nuevo vicepresidente está haciendo planes para quizás reducir el número de actividades en octubre, y posiblemente proporcionar algunas presentaciones. Esther, de los IGR, quería más información al respecto. También se iba a celebrar cuatro veces al año porque tenemos una rotación constante de representantes de los IG y llegan aquí sin saber qué hacer. Hay un pequeño tutorial de media hora al principio de estas cosas. Está previsto reunirse con los nuevos IGR y simplemente decirles cuáles son sus responsabilidades, hablar de la presentación de informes y cosas así. Es un evento dirigido por la junta directiva. Todas las solicitudes no presupuestadas que se están discutiendo son para 2024. No hay solicitudes no presupuestadas para la asamblea de septiembre.

Gwen dio algunos antecedentes sobre el Foro IGR con respecto a esta solicitud presupuestada. El primer foro intergrupal fue hace poco más de 1,5 años. Eso fue principalmente como una prueba y fue iniciado por Gwen y Jeff y ellos hicieron la convocatoria de voluntarios. Así es como reclutaron. Esa no fue solo nuestro primer foro de representantes intergrupales, sino que fue la primera vez que nos reunimos en tiempo real como miembros intergrupales. Hemos aprendido mucho de este proceso en un corto período de tiempo y, como era algo que estábamos probando por primera vez, quien tenía tiempo para recoger una parte de él trabajó en ello. Nunca fue realmente un proyecto de comité, sino solo el proyecto que la gente sentía que era realmente necesario para llegar a nuestros miembros.

Idaho sugirió que, dado que hay tantas actividades en marcha en esta organización, es necesario crear procesos de evaluación. Especialmente en términos de cuánto estamos pidiendo a los miembros. Porque hemos tenido dos asambleas en dos meses.

• Solicitud de presupuesto del Comité del 89º Aniversario de la Convención: 800 $ para intérpretes.

 

Jennifer sugiere que, dado que la convención está pidiendo 800 $ para intérpretes, se ponga ese elemento en la línea de intérpretes y se elabore el presupuesto y las finanzas. Sugirió incluir esa línea en todos los ámbitos, y de esa manera cada evento tendrá una línea de traducción; convención, foro IGR, Unidad, etc.

Discusión sobre cómo medir la necesidad frente al servicio de traducción. Felix

sugirió encontrar una manera de medir la necesidad antes de que se ponga en marcha el servicio de traducción del evento. Amelia aboga por una evaluación posterior al evento sobre el tema. Los comités deben comunicarse bien de antemano sobre este tema. Susan reiteró la necesidad de que los comités solicitantes se aseguren de que, si van a celebrar un evento, pidan dinero en el presupuesto, por adelantado. Los presidentes de los comités pueden expresar estas cosas y empezar a construir la cooperación y una mejor coordinación entre ellos, para que todo el mundo sepa lo que está pasando.

• Solicitud de presupuesto del Comité de Finanzas: 3.194 $ en total

 

2.400,00 $ Posible trabajo de servicio especial para la contabilidad. 200 $/mensuales

250,00 $ Gasto de enero Traveling Mail Annual. La tarifa puede ser reducida

más tarde.

544,00 $ 37 $/mes Software Xero, 100 $ para software de impuestos Aprill

Discusión sobre lo que cubriría el posible trabajo de servicio especial. Un CPA para cubrir la presentación del 990/ez cada año. Posiblemente incluir esto en el presupuesto general de la OIAA para 2024 y aumentar el elemento de trabajo de servicio especial en 1.000 $.

• Solicitud de presupuesto de la Junta/Presidente del Comité de Presupuesto: 26.700 $ en total

 

1.700,00 $ enviar al presidente a la conferencia ICOAA

5.500,00 $ 5000 $ para la retención legal; 500 $ para el desarrollo de la junta directiva

19.500,00 $ Junta X 12 reuniones x 1 idioma=3120(x3 idiomas-9360); Dirección x 8

reunión x 1 idioma=2080(x 3=6240); Asamblea x 5 reuniones x ⅓

idioma=1300/3900; Todos los eventos 1 idioma=6500; 3 idiomas=19.500

Discusión sobre cómo y dónde contabilizar las tasas de desarrollo profesional para los voluntarios, en este caso el presidente, que puede/no tener antecedentes formales de liderazgo empresarial. En relación con BoardSource. Jennifer sugirió aumentar la línea a 6.000 $ para BoardSource, la membresía de la fuente = Total para posibles gastos legales, legales y de desarrollo de la junta directiva. Todos estuvieron de acuerdo.

 

Discusión sobre los servicios de traducción y/o interpretación para las asambleas, las reuniones de la junta directiva y las reuniones del comité directivo en 2024, y si la junta directiva conoce las necesidades precisas en este momento. La elaboración del presupuesto no significa que el dinero deba gastarse, sino que está reservado para ese fin.

 

Discusión sobre la ayuda administrativa para la junta directiva y otros comités (no es apropiado para esta solicitud de presupuesto). Susan hará algunas investigaciones.

 

Partidas presupuestarias aprobadas a la 1:00 PM

 

1. Función del presidente del comité de finanzas

Discusión sobre las preocupaciones de los miembros sobre la transparencia y el deber fiduciario. La percepción es que los estatutos dicen que un miembro de la junta directiva no puede ser presidente. Necesidad de aclaración de los estatutos, el glosario y las directrices de la OIAA. El tema se discutirá más a fondo en la asamblea.

 

1. ¿Cambiar los estatutos?

Los miembros están inquietos por esta sección de la carta recién aprobada del comité de finanzas. Las preocupaciones de los miembros eran sobre los controles y equilibrios. Los miembros querían aplazar y abordar el tema de si el presidente del comité de finanzas también puede ser tesorero. Felix sugirió que se hiciera una presentación a los miembros para educar mejor los cambios propuestos a la carta del comité de finanzas. En cualquier caso, es necesario que haya una descripción del puesto de presidente de finanzas.

1. ¿Elección del presidente del comité de finanzas?

Se aplazó a la espera de que tengamos una fecha límite de finales de septiembre para el Comité de Directrices y cuál es el estado del informe de Finanzas.

 

1. ¿Algún otro asunto?

Ninguno

1. Cerrado con la declaración de responsabilidad

1:37 PM

 

Acta de la reunión transcrita de la transcripción

Respetuosamente presentado, Erica K