حاضرین:

Beth a.، امین بین‌المللی

لزلی ای.، رئیس ارتباطات

JoAnn B.، تمپا، فلوریدا، بازدیدکننده

جف ب.، دبیر

Jennifer b.، خزانه‌دار

نونا سی.، نایب رئیس

Marcy H.، GSR، بازدیدکننده

Mark m.، رئیس فناوری

Naterena P-C، نامزد جانشین دبیر

سوزان ر.، رئیس

سوزان آر.، رئیس جلسه، جلسه را به ترتیب فراخواند و جلسه را با دعای آرامش در ساعت ۲:۰۰ بعد از ظهر به وقت EST آغاز کرد. سوزان به مهمانان ما خوش آمد گفت و به آنها یادآوری کرد که فقط گوش دهند.

بررسی صورتجلسه هیئت مدیره – جف بی.، دبیر

• جف بی. Naterena P-C را به عنوان جانشین دبیر جدید OIAA معرفی کرد و مورد استقبال هیئت مدیره قرار گرفت.
• جف بی. صورتجلسه جلسه هیئت مدیره افسران مورخ ۱۱/۲ را بررسی کرد. وی گزارش داد که اصلاحاتی را از سوزان آر. دریافت کرده است که انجام شد. مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه اصلاح شده ارائه داد که توسط Nona C. تأیید شد. صورتجلسه ۱۱/۲ به اتفاق آرا تصویب شد.
• جف بی. اشاره کرد که یک جلسه اجرایی نیز در جلسه فوریه برگزار شد. صورتجلسه این جلسه اندکی قبل از جلسه هیئت مدیره فعلی توزیع شد. وی خاطرنشان کرد که بررسی صورتجلسه جلسه اجرایی فوریه مستلزم تغییراتی در صورتجلسه عمومی ۱۴ ژانویه و اضافاتی به صورتجلسه جلسه اجرایی ۱۴ ژانویه است. علاوه بر این، منجر به اصلاحاتی در صورتجلسه ارائه شده در جلسه اجرایی ماه گذشته در ۲۰ ژوئن و ایجاد یک مجموعه صورتجلسه جداگانه برای جلسه اجرایی ۲۰ ژوئن شد. جف بی. اظهار داشت که هر پنج مجموعه از این صورتجلسه‌ها درست قبل از این جلسه برای اعضای هیئت مدیره ارسال شده است و قرار است در جلسه ماه آینده بررسی شوند. وی همچنین اشاره کرد که برخی از این صورتجلسه‌ها باید در یک جلسه اجرایی در طول جلسه آوریل بررسی شوند.

گزارش خزانه دار – جنیفر ب.، خزانه دار

• جنیفر بی. گزارش داد که درآمدها به شدت با ارقام بودجه‌بندی شده برای سال مطابقت دارد، حتی کمی فراتر از انتظارات. در فوریه، درآمدها تنها ۸۰ دلار کمتر بود، اما ژانویه شاهد پیشی گرفتن درآمدها از پیش‌بینی‌ها بود. هزینه‌ها کمتر از بودجه‌بندی شده است، با صرفه‌جویی قابل توجهی که به خدمات ترجمه و تصمیم به حفظ دو حساب زوم به جای ده مجوز برنامه‌ریزی شده اولیه نسبت داده می‌شود. با توجه به این روندها، جنیفر بی. اشاره کرد که احتمالاً تا پایان سال وجوه اضافی خواهیم داشت که امکان بررسی نحوه توزیع این وجوه را فراهم می‌کند.
• جنیفر بی. به هیئت مدیره اطلاع داد که چندین سفر برای سال برنامه‌ریزی کرده است و او را قادر نمی‌سازد در جلسه هیئت مدیره مشترک و انجمن IGR بین ۱۵ آوریل و ۲ مه شرکت کند. او همچنین اشاره کرد که سفرهایی در ژوئیه، سپتامبر و مارس ۲۰۲۵ دارد و قصد دارد به این موارد نزدیک به تاریخ‌های مربوطه رسیدگی کند.
• جنیفر بی. در مورد روند اظهارنامه مالیاتی گزارش داد و خاطرنشان کرد که اصلاحاتی برای سال مالیاتی ۲۰۲۲ انجام شده است که به تسهیل انتقالات آینده کمک می‌کند. اظهارنامه مالیاتی تا ۱۵ مه سررسید است و بدون هیچ اعتراضی، او قصد دارد با ارسال آن ادامه دهد. علاوه بر این، او اشاره کرد که نرم‌افزار IRS مورد استفاده برای ارسال رایگان است زیرا درآمد ما کمتر از ۱۰۰۰۰۰ دلار است.
• جنیفر بی. همچنین در مورد بررسی مالی گزارش داد. این بررسی هیچ ناهنجاری پیدا نکرد و نشان دهنده رضایت از کنترل‌های مالی ما است. در نتیجه، ما ارزیابی مثبتی از سیستم‌های مالی و گزارش‌دهی آن دریافت کردیم.
• سوزان آر. اظهار داشت که گزارش بررسی مالی را برای مجمع ژوئن برنامه‌ریزی کرده است و اریکا را برای ارائه آن طبق توصیه جنیفر بی. دعوت خواهد کرد.

اسناد سیاست افشاگر و رفتار – Nona C.، معاون رئیس

• Nona C. در مورد به‌روزرسانی‌های سیاست افشاگر گزارش داد و تغییرات ایجاد شده بر اساس بازخورد تعاونی را برجسته کرد. اصطلاح «عضو غیرانتفاعی» در سراسر سند به «عضو» تغییر یافت که نشان دهنده یک تغییر کلیدی با هدف وضوح است. علاوه بر این، به درخواست یک متولی بین‌المللی، آزار و اذیت جنسیتی و نژادپرستی به سیاست تحت تضاد منافع و قلدری افشا نشده اضافه شد.
• جنیفر بی. پیشنهادی برای پذیرش سند سیاست افشاگر ارائه داد. مارک ام. این پیشنهاد را تأیید کرد. این سند تصویب شد.
• Nona C. همچنین در مورد تغییر نام سندی مربوط به رسیدگی به رفتار نامناسب در گروه به منظور اطمینان از وضوح در ترجمه گزارش داد که اکنون «رفتار» نام دارد. او توضیح داد که این سند به گونه‌ای طراحی شده است که یک دستورالعمل بهترین عمل برای هر گروه در داخل سازمان باشد تا در صورت لزوم، احتمالاً تحت یک دسته ایمنی و امنیت، آن را اتخاذ کنند.
• جف بی. در مورد ضرورت سیاست رفتاری جدید ابراز سردرگمی کرد و به وجود دستورالعمل‌هایی در مورد نزاکت، رفتار، سیاست درهای باز و سیاست‌های تضاد منافع که قبلاً وجود داشت، اشاره کرد. او در مورد اضافه شدن این سیاست و همسویی آن با رویکرد سازمان سؤال کرد.
• مارک ام. پیشنهاد کرد که این سیاست باید از کمیته سیاست‌ها و پذیرش ناشی شود تا اینکه یک بیانیه هیئت مدیره یا سازمانی باشد. او تأکید کرد که اگر این سیاست به طور گسترده اعمال می‌شود، باید منعکس کننده موضع کلی برای کل سازمان باشد، به ویژه در مورد کنوانسیون‌ها.
• Beth A. با محتوای این سیاست موافق بود، اما نگرانی‌هایی را در مورد ماهیت دستوری آن مطرح کرد و پیشنهاد کرد که در گفتن به گروه‌ها چه کاری انجام دهند، زیاده‌روی می‌کند. او اختلافات بالقوه فرهنگی و قانونی، به ویژه در زمینه‌های بین‌المللی را برجسته کرد که می‌تواند کاربرد این سیاست را در سطح گروه پیچیده کند.
• جنیفر بی. پیشنهاد کرد که این سند دور ریخته شود، نگران است که بیش از حد حاکم به نظر برسد و ممکن است به عنوان صدور دستورالعمل توسط هیئت مدیره تلقی شود، که او آن را مشکل‌ساز می‌داند.
• سوزان آر. نتیجه گرفت که این سند به عنوان پیشنهاد برای Jan ارسال می‌شود و توضیح داد که نه هیئت مدیره آن را هدایت می‌کند و نه هیئت مدیره آن را تأیید می‌کند.

بررسی منشور کمیته کنوانسیون – Nona c.، معاون رئیس

• Nona C. در مورد کمیته کنوانسیون به‌روزرسانی ارائه داد و اظهار داشت که در حال حاضر هیچ رئیس وجود ندارد و بحث در مورد رئیس مشترک در حال بررسی است. با وجود این، کمیته در حال به دست آوردن اعضا است. Nona C.، به عنوان رئیس مشترک جایگزین، منشور کنوانسیون را با اختیار ایجاد تغییرات در انتظار تأیید، تجدید نظر کرده است. این منشور تمرکز کمیته بر کنوانسیون بین‌المللی AA، از جمله میزبانی یک سوئیت مهمان‌نوازی را تشریح می‌کند که ممکن است اولین معرفی برخی از شرکت‌کنندگان به OIAA باشد. سایر رویدادهای بالقوه شامل جشن روز بنیانگذاران است.
• مسئولیت‌ها و صلاحیت‌ها برای سمت‌های رئیس کمیته، رئیس جایگزین، خزانه‌دار، دبیر و اعضای کمیته تعریف شد و بر تجربه، هوشیاری و خدمت تأکید شد.
• مارک ام. پس از اصلاحات جزئی، پیشنهادی برای تأیید منشور کمیته کنوانسیون ارائه داد که توسط جنیفر بی. تأیید شد. این منشور به اتفاق آرا تصویب شد.

گزارش نایب رئیس – نونا سی.، نایب رئیس

• Nona C. اعضای هیئت مدیره را به اطلاعات دقیق موجود در درایو هیئت مدیره برای گزارش خود هدایت کرد. او ثبت نام قریب الوقوع برای ICOAA و نیاز به تأیید مجمع برای تخصیص بودجه را برجسته کرد. Nona در صورت نیاز پر کرده و به کمیته کنوانسیون‌ها کمک می‌کند.

بحث در مورد جلسه تشخیص دوگانه – سوزان آر.، رئیس

• سوزان آر. بحث در مورد فیلترهای تشخیص دوگانه را با اشاره به سؤالی که در طول ارائه OIAA مطرح شد، آغاز کرد و بر وجود جلسات تشخیص دوگانه در وب‌سایت تأکید کرد که ممکن است با جلسات سنتی AA که صرفاً بر اعتیاد به الکل متمرکز هستند، همسو نباشد.
• گزارش Jan B. در صورتجلسه خوانده شد و در اختیار هیئت مدیره قرار گرفت.
• جف بی. در مورد نگرانی‌های خود توضیح داد و خاطرنشان کرد که جلسات تشخیص دوگانه ممکن است شامل بحث در مورد مواد مختلف، نه فقط الکل باشد، که از تمرکز AA بر اعتیاد به الکل منحرف می‌شود. او بر حمایت خود از فراگیری تأکید کرد، اما نگرانی‌هایی را در مورد دامنه مواد مورد بحث در جلسات تشخیص دوگانه مطرح کرد.
• جنیفر بی. در مورد ماهیت فیلتر تشخیص دوگانه و اینکه آیا جلسات فهرست شده صرفاً AA با تخصص در تشخیص دوگانه بودند یا اینکه فراتر از دامنه AA گسترش یافتند، سؤال کرد و با نگرانی‌های جف در مورد حفظ تمرکز AA همسو شد.
• Nona C. فرآیند فهرست‌بندی دقیق برای گروه‌ها را برجسته کرد، که شامل بیانیه‌های سنت برای اطمینان از همسویی آنها با اصول AA است، و پیشنهاد کرد که ممکن است مشکل در نام‌گذاری فیلتر باشد تا قصد آن.
• سوزان آر. تحقیقات خود در مورد جلسات تشخیص دوگانه را به اشتراک گذاشت و خاطرنشان کرد که تعداد کمی از جلساتی که او می‌توانست در آنها شرکت کند، به نظر می‌رسید که به اصول AA پایبند هستند، با این تفاوت اصلی که اعضا در مورد سلامت روان خود در کنار اعتیاد به الکل بازتر بودند. او پیشنهاد کرد که ممکن است نگرانی بیشتر در مورد مفهوم فیلتر باشد تا محتوای جلسات.
• جف بی. یافته‌های خود را پس از استفاده از فیلتر تشخیص دوگانه به اشتراک گذاشت و سه جلسه را کشف کرد که یکی از آنها به طور خاص روزی را برای بحث در مورد تشخیص دوگانه تعیین کرده بود. او نتیجه گرفت که به نظر می‌رسد جلسات به تمرکز AA پایبند هستند و از اینکه به طور مناسب در فهرست ذکر شده‌اند، راضی بود. او قصد دارد در یک جلسه دیگر شرکت کند تا بینش بیشتری جمع آوری کند و در مورد پرسشی که دریافت کرده است، گزارش دهد.
• سوزان آر. قصد خود را برای شرکت در جلسات اضافی برای تأیید پایبندی آنها به سنت‌های AA تأیید کرد. او به عدم وجود شکایات در مورد این گروه‌ها اشاره کرد و فرآیند پذیرش دقیق برای گروه‌های جدید را برجسته کرد تا اطمینان حاصل شود که آنها سنت‌های AA را درک کرده و دنبال می‌کنند.
• مارک ام. در مورد فهرست جلسات و استفاده از فیلترها بحث کرد و سردرگمی خود را در مورد گنجاندن و کاربرد فیلتر تشخیص دوگانه ابراز کرد. او به نیاز به تأیید منشأ فیلتر و سازگاری با فرآیند ارسال فهرست اشاره کرد و سؤال کرد که چگونه جلسات در ابتدا تحت تشخیص دوگانه فهرست شده‌اند.

نظرسنجی خروج از مجمع – سوزان آر.، رئیس

• سوزان آر. احتمال انجام یک نظرسنجی خروج برای مجمع، به ویژه در مورد کیفیت ترجمه را مطرح کرد و از مارک ام. برای کمک در ایجاد آن درخواست کرد.
• مارک ام. با این کار موافقت کرد، مشروط به دریافت سؤالات خاص برای نظرسنجی.
• سوزان آر. سپس Nona C. و Leslie A. را موظف کرد تا سؤالات نظرسنجی را در اسرع وقت برای مارک ام. گردآوری کنند.

بحث در مورد کنوانسیون مکزیک – سوزان آر.، رئیس

• او همچنین به درخواستی برای فهرست کردن کنوانسیون مکزیک در صفحه رویدادها و توصیه کارلوس علیه آن اشاره کرد.
• جنیفر بی. با کارلوس مخالف بود و استدلال می‌کرد که صفحه رویدادها برای رویدادهای AA است و در صورت برآورده کردن معیارها باید کنوانسیون را فهرست کند.
• جف بی. با جنیفر موافق بود و از ایده فهرست کردن رویداد حمایت می‌کرد.
• Beth A. ابراز نگرانی کرد که فهرست کردن رویداد ممکن است به دلیل پیچیدگی در روابط سازمانی در کشورهای خاص منجر به درام شود.
• Nona C. استدلال کرد که اجتناب از جنجال نقش سازمان نیست و فراگیری برای کسانی که به دنبال کمک هستند باید در اولویت باشد.
• مارک ام. با نیاز به حفظ بی‌طرفی و اجتناب از درگیر شدن در جنجال‌ها یا بررسی هر رویدادی که برای فهرست‌بندی ارسال می‌شود، موافق بود.
• Nona C. همچنین به طور خلاصه به مشکلی در مورد یک رویداد حرفه‌ای اشاره کرد که برای فهرست‌بندی نامناسب بود و پیشنهاد کرد که توسط سوزان آر. بیشتر مورد بحث قرار گیرد.
• جنیفر بی. پیشنهادی برای فهرست کردن رویدادی که در ابتدا مورد بحث قرار گرفت، ارائه داد که جف بی. آن را تأیید کرد. Beth A. از رأی ممتنع داد و این پیشنهاد تصویب شد.

گزارش رئیس – سوزان آر، رئیس

• سوزان آر. برنامه‌هایی را برای گنجاندن گزارش‌های کمیته مرتبط با عضویت در اساسنامه اعلام کرد و به هر کمیته پنج تا هشت دقیقه برای ارائه آنها اختصاص داد. او همچنین اشاره کرد که دستور کار شامل گزارش بررسی مالی برای اعضا خواهد بود و درخواست کرد که هیچ موضوع دراماتیکی پیش نیاید که نیاز به توجه بیشتری داشته باشد.
• سوزان آر. در مورد موضع هیئت مدیره در مورد پذیرش چک‌های شرکتی از یک گروه خاص سؤال کرد.
• جنیفر بی. با تأیید پاسخ داد و خاطرنشان کرد که فرد درگیر عضو بوده و هیئت مدیره قبلاً موافقت کرده است.
• سوزان آر. همچنین در مورد یک خدمتکار وب جدید سؤال کرد.
• مارک ام. انتصاب یک خدمتکار وب جدید، Carrie K. را تأیید کرد. او توصیه کرد که ارتباطات مربوط به وب‌سایت باید به ایمیل گروه هدایت شود، جایی که تیم وب می‌تواند وظایف را بر این اساس تخصیص دهد. او همچنین هشدار داد که این انتقال ممکن است منجر به برخی مشکلات موقت وب‌سایت شود.
• سوزان آر. در مورد وظایف در حال انجام خود گزارش داد-

گزارش فناوری – مارک ام.، رئیس فناوری

• مارک ام. در مورد به‌روزرسانی‌های خدمات وب بحث کرد و استفاده از ایمیل تعیین شده برای مسائل وب‌سایت را تشویق کرد. او در حال کار بر روی صفحات مجمع و فرم به‌روزرسانی ثبت نام برای IGRها است. او به تغییرات قریب الوقوع در فهرست جلسات و برنامه‌های ارتباطی برای نزدیک به ۵۰۰۰ آدرس ایمیل مرتبط با فهرست اشاره کرد. او پیش‌بینی کرد که فهرست‌بندی تصادفی جلسات باعث ایجاد استرس شود و توصیه کرد برای سؤالات ورودی آماده شوید.
• سوزان آر. به اشاره مارک ام. به ویژگی تغییر وضعیت برای وب‌سایت برای جابجایی بین حالت‌های روشن و تاریک برای دید بهتر برای افراد کم بینا اضافه کرد که مارک ام. تأیید کرد که در حال حاضر در دسترس است.
• Beth A. نگرانی در مورد تأخیر در شروع جلسه کنوانسیون به دلیل مشکل باز شدن اتاق در زوم مطرح کرد که مارک ام. توضیح داد که احتمالاً یک نقص بوده است. او قصد داشت نیاز به پایان دادن به جلسات توسط میزبان‌ها را بررسی کند تا از بروز چنین مشکلاتی به طور مناسب جلوگیری شود.

گزارش دبیر – جف ب.، دبیر

• جف بی. در این زمان هیچ چیز اضافی برای گزارش نداشت.

گزارش امین بین‌المللی – بث ای، امین بین‌المللی

• Beth A. در مورد آماده‌سازی‌های کنوانسیون گزارش داد و اظهار داشت که ۵۴ گروه ثبت نام کرده‌اند و نه گروه در لیست انتظار هستند. یک داوطلب برای سازماندهی خدمه فنی پیدا شده است و مارک به سرعت یک صفحه ثبت نام ایجاد کرده است که نیاز به تنظیم دقیق‌تری دارد.

جلسه در ساعت ۴:۱۱ بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید، زمانی که هیئت مدیره وارد جلسه اجرایی شد.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای گیری شد:

1. مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه اصلاح شده ارائه داد که توسط Nona C. تأیید شد. صورتجلسه ۱۱/۲ به اتفاق آرا تصویب شد.
2. جنیفر بی. پیشنهادی برای پذیرش سند سیاست افشاگر ارائه داد. مارک ام. این پیشنهاد را تأیید کرد. این سند تصویب شد.
3. مارک ام. پیشنهادی برای تأیید منشور کمیته کنوانسیون پس از اصلاحات جزئی ارائه داد که توسط جنیفر بی. تأیید شد. این منشور به اتفاق آرا تصویب شد.
4. جنیفر بی. پیشنهادی برای فهرست کردن رویدادی که در ابتدا مورد بحث قرار گرفت، ارائه داد که جف بی. آن را تأیید کرد. Beth A. از رأی ممتنع داد و این پیشنهاد تصویب شد.

با فروتنی تقدیم شد،

Naterena parham-cofield

جایگزین OIAA دبیر

جف برنکوف

دبیر OIAA