بهروزرسانی امور مالی – اوت ۲۰۲۳
کمیته مالی OIAA
صورتجلسه
۱۴ اوت ۲۰۲۳
منطقه زمانی: اقیانوس آرام/هونولولو (GMT-10)
- جنیفر جلسه را با دعای آرامش آغاز کرد
12:01 بعد از ظهر - لیست حاضران:
Gwen M، عضو کمیته مالی OIAA
Jennifer B، رئیس کمیته مالی OIAA
Susan R، رئیس هیئت مدیره OIAA
Felix E، خزانهدار علیالبدل کمیته مالی OIAA
الن اف، تازهوارد به AA / شرکت در کمیتههای مختلف برای یافتن یک جایگاه خدماتی مناسب.
آملیا، دبیر علیالبدل هیئت مدیره OIAA
- تأیید دستور جلسه
هیچ تأیید روشنی در مورد رونوشت وجود ندارد
- تصویب صورتجلسههای ماه قبل
تأیید شده در ساعت 12:09 بعد از ظهر
- بررسی گزارشهای مالی
- تغییرات بودجه
- ترازنامه
- کمکهای مالی
تأیید شده در ساعت 12:10 بعد از ظهر
- کسب و کار جدید
- بودجه کمیته 2024
جنیفر 4 درخواست برای بودجه 2024 ارائه کرد، به شرح زیر
- درخواست بودجه کمیته برنامهریزی انجمن IGR: 4,160 دلار برای خدمات ترجمه برای 4 انجمن IGR.
مدت زمان انجمنها 2 ساعت است و برای 4 زبان محاسبه شده است. اسپانیایی، فرانسوی، پرتغالی و ASL. بسته به رشد سازمان ما در عرصه بینالمللی، ممکن است تمام این بودجه استفاده نشود.
بحثی در مورد روشن شدن فرمهای IGR و اینکه کدام فرد یا کمیته به آنها رسیدگی میکند، صورت گرفت. معاون رئیس هیئت مدیره به آنها رسیدگی میکند. سوزان، جف و فران؟ عمدتاً این کمیته را تشکیل میدادند و گاهی اوقات جین آر. معاون رئیس جدید در حال برنامهریزی برای کاهش تعداد فعالیتها در ماه اکتبر و ارائه برخی از ارائهها است. استر در مورد IGRها، اطلاعات بیشتری میخواست. همچنین قرار بود چهار بار در سال برگزار شود، زیرا ما گردش مداومی از نمایندگان IG داریم و آنها وارد اینجا میشوند و نمیدانند چه کاری انجام دهند. یک آموزش کوچک نیم ساعته در ابتدای این موارد وجود دارد. برنامهریزی شده است که با IGRهای جدید ملاقات شود و فقط به آنها بگوییم مسئولیتهایشان چیست، در مورد ارائه گزارشها و چیزهایی از این قبیل صحبت کنیم. این یک رویداد تحت مدیریت هیئت مدیره است. تمام درخواستهای بدون بودجه در دست بررسی برای سال 2024 است. هیچ درخواست بدون بودجهای برای مجمع سپتامبر وجود ندارد.
Gwen در مورد انجمن IGR در رابطه با این درخواست بودجه، پیشینهای ارائه داد. اولین انجمن بین گروهی کمی بیش از 1.5 سال پیش بود. این عمدتاً به عنوان یک آزمایش بود و توسط Gwen و Jeff آغاز شد و آنها فراخوانی برای داوطلبان دادند. اینگونه بود که آنها استخدام کردند. این نه تنها اولین انجمن نمایندگان بین گروهی ما بود، بلکه اولین باری بود که ما به عنوان عضویت بین گروهی در زمان واقعی ملاقات کردیم. ما در مدت زمان کوتاهی چیزهای زیادی از این فرآیند آموختهایم و از آنجایی که این چیزی بود که برای اولین بار امتحان میکردیم، هر کسی که وقت داشت بخشی از آن را بردارد، روی آن کار میکرد. این هرگز واقعاً یک پروژه کمیته نبود، بلکه فقط پروژهای بود که مردم احساس میکردند برای دستیابی به عضویت ما واقعاً ضروری است.
آیداهو پیشنهاد کرد که از آنجایی که فعالیتهای زیادی در این سازمان در حال انجام است، فرآیندهای ارزیابی باید ایجاد شود. به خصوص از نظر اینکه چقدر از اعضا میخواهیم. زیرا ما در دو ماه دو مجمع داشتهایم.
- درخواست بودجه کمیته تولد 89 سالگی کنوانسیون: 800 دلار برای مترجمان.
جنیفر پیشنهاد میکند که از آنجایی که کنوانسیون 800 دلار برای مترجمان درخواست میکند، آن مورد را در ردیف مترجمان قرار داده و بودجه و امور مالی را ایجاد کنیم. او پیشنهاد کرد که آن ردیف را در سراسر هیئت مدیره قرار دهیم و به این ترتیب هر رویدادی یک ردیف ترجمه خواهد داشت. کنوانسیون، انجمن IGR، وحدت و غیره.
بحث در مورد چگونگی سنجش نیاز در مقابل خدمات ترجمه. فلیکس
پیشنهاد کرد که قبل از اینکه خدمات ترجمه رویداد در جای خود قرار گیرد، راهی برای سنجش نیاز پیدا شود. آملیا از ارزیابی پس از رویداد در این مورد حمایت میکند. کمیتهها باید قبل از این موضوع به خوبی با هم ارتباط برقرار کنند. سوزان بر نیاز کمیتههای درخواستکننده به این موضوع تأکید کرد که اگر رویدادی دارند، مطمئن شوند که از قبل در بودجه درخواست پول میکنند. روسای کمیته میتوانند این موارد را بیان کنند و شروع به ایجاد همکاری و هماهنگی بهتر با یکدیگر کنند، تا همه بدانند چه اتفاقی میافتد.
- درخواست بودجه کمیته مالی: در مجموع 3,194 دلار
2,400.00 دلار کار خدمات ویژه احتمالی برای حسابداری. 200 دلار در ماه
250.00 دلار هزینه ژانویه سفر پستی سالانه. این هزینه ممکن است کاهش یابد
بعداً.
544.00 دلار نرمافزار Xero 37 دلار در ماه، 100 دلار برای نرمافزار مالیاتی آوریل
بحث در مورد اینکه کار خدمات ویژه احتمالی چه چیزی را پوشش میدهد. CPA برای پوشش پرونده 990/ez هر سال. احتمالاً این را در بودجه کلی OIAA 2024 قرار دهید و مورد کار خدمات ویژه را 1,000 دلار افزایش دهید.
- درخواست بودجه هیئت مدیره/رئیس کمیته بودجه: در مجموع 26,700 دلار
1,700.00 دلار ارسال رئیس به کنفرانس ICOAA
5,500.00 دلار 5000 دلار برای حقالوکاله حقوقی؛ 500 دلار برای توسعه هیئت مدیره
19,500.00 دلار هیئت مدیره X 12 جلسه x 1 زبان=3120(x3 زبان-9360)؛ فرماندهی x 8
جلسه x 1 زبان=2080(x 3=6240)؛ مجمع x 5 جلسه x ⅓
زبان=1300/3900؛ تمام رویدادها 1 زبان=6500؛ 3 زبان=19,500
بحث در مورد چگونگی و کجا حساب کردن هزینههای توسعه حرفهای برای داوطلبان، در این مورد رئیس، که ممکن است/نداشته باشند پیشینههای رهبری تجاری رسمی. در مورد BoardSource. جنیفر پیشنهاد کرد که ردیف را به 6,000 دلار برای BoardSource افزایش دهیم، عضویت منبع = مجموع برای حقوقی احتمالی، هزینههای حقوقی و توسعه هیئت مدیره. همه موافق بودند.
بحث در مورد خدمات ترجمه و/یا تفسیر برای مجامع، جلسات هیئت مدیره و جلسات کمیته راهبری در سال 2024، و اینکه آیا هیئت مدیره در این مرحله از نیازهای دقیق آگاه است یا خیر. بودجهبندی به این معنا نیست که پول باید خرج شود، فقط به این معناست که برای این منظور رزرو شده است.
بحث در مورد کمک دفتری برای هیئت مدیره و سایر کمیتهها (نه مناسب این درخواست بودجه). سوزان تحقیقاتی انجام خواهد داد.
موارد بودجه تأیید شد 1:00 بعد از ظهر
- نقش رئیس کمیته مالی
بحث در مورد نگرانیهای اعضا در مورد شفافیت و وظیفه امانتداری. این تصور وجود دارد که طبق اساسنامه، یک عضو هیئت مدیره نمیتواند رئیس باشد. نیاز به روشن شدن اساسنامه OIAA، واژهنامه و دستورالعملها. این موضوع قرار است در مجمع بیشتر مورد بحث قرار گیرد.
- تغییر منشور؟
اعضا در مورد این بخش از منشور تازه تصویب شده کمیته مالی ناراحت هستند. نگرانیهای اعضا در مورد بررسی و تعادل بود. اعضا میخواستندتعویق کنند و به این موضوع بپردازند که آیا رئیس کمیته مالی میتواند خزانهدار نیز باشد یا خیر.فلیکس پیشنهاد کرد که ارائهای به اعضا ارائه شود تا تغییرات پیشنهادی در منشور کمیته مالی را بهتر آموزش دهد. صرف نظر از این،باید یک شرح شغل برای رئیس مالی وجود داشته باشد.
- انتخابات رئیس کمیته مالی؟
به تعویق افتاد تا زمانی که ما یک مهلت پایان سپتامبر برای کمیته دستورالعملها داشته باشیم و وضعیت گزارش مالی چگونه است.
- آیا موضوع دیگری هم هست؟
هیچ کدام
- با بیانیه مسئولیت بسته شد
1:37 بعد از ظهر
صورتجلسه رونویسی شده از رونوشت
با احترام تقدیم شد، اریکا کی
