Participants :

Beth A., administratrice internationale

Jeff b., Secrétaire

Jennifer B., trésorière

Nona C., vice-présidente

Amelia L., secrétaire suppléante

Sean L., OG Bad Brains, IGR, groupe d’Hawaï

Mark M., président de la technologie

Susan R., présidente

Susan R., la présidente, a ouvert la séance et a commencé la réunion par la Prière de la Sérénité à 14h02 EST.

Examen du procès-verbal du Conseil d’administration – Jeff B., Secrétaire

• Jeff a examiné le procès-verbal de la réunion du conseil des dirigeants du 16/11. Il n’y a eu aucune correction. Mark M. a fait une motion pour accepter le procès-verbal tel que présenté, qui a été appuyée par Nona C. Le procès-verbal du 16/11 a été approuvé à l’unanimité.
• Jeff a ensuite examiné le procès-verbal de la réunion du conseil des dirigeants du 10/12. Susan a commenté qu’il y avait un consensus de 4 des 5 dirigeants sur le traitement du courriel de Barry M. au conseil. Jeff a déclaré qu’il apportera cette correction. Mark M. a fait une motion pour accepter le procès-verbal tel que modifié, qui a été appuyée par Jennifer B. Le procès-verbal du 10/12 a été approuvé à l’unanimité.

Rapport du trésorier – Jennifer b., Trésorière

• Jennifer a rapporté que les rapports de décembre ont été présentés lors de la réunion du comité des finances d’hier. Elle a déclaré que plusieurs provisions ont été constituées du côté des revenus et des dépenses pour la fin de 2023.
• Elle a déclaré que le comité des finances a décidé de modifier le rapport des contributions pour combiner toutes les contributions individuelles en une seule ligne.
• Jennifer a mentionné qu’elle a commencé le processus de demande d’un compte Stripe comme méthode de paiement alternative en plus de PayPal. Elle a déclaré que cela ne devrait pas représenter beaucoup de travail supplémentaire car Stripe a un flux dans Mercury similaire à celui de PayPal.
• Elle a demandé au conseil si nous sommes d’accord pour utiliser Stripe comme méthode de paiement alternative. Beth A. a noté que Stripe prend en charge plus de 135 devises et un certain nombre de méthodes de paiement de différents pays. Jeff et Mark ont tous deux commenté qu’ils ne connaissent pas Stripe mais sont favorables en se basant sur les commentaires de Beth.
• Nona C. a fait une motion pour que Jennifer B. continue avec le processus de demande pour Stripe, qui a été appuyée par Jeff B. Le conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.
• Jennifer B. a rapporté qu’il y a un ticket soumis qui nous retirera du fonds de dons PayPal. Elle a déclaré que si nous recevons des fonds du fonds de dons PayPal, ils seront retournés.
• Le comité des finances a discuté s’il fallait faire payer pour la convention internationale OIAA prévue et a décidé que nous ne devrions pas faire payer pour cet événement. Elle a déclaré qu’elle s’est référée au pamphlet sur les conférences et conventions (MG-04) et au pamphlet pour les événements intergroupes (MG-02). Beth A. a rapporté qu’il y avait des préoccupations que les membres n’étaient pas impliqués dans la prise de décision d’avoir une convention internationale.

Approbation du conseil pour le PIC et le CPC – Susan R., présidente

• Susan a déclaré que Mary M. s’est portée volontaire pour être la présidente du PIC et Gwen Mc. s’est portée volontaire pour être la présidente du CPC.

• Susan a demandé l’approbation de Mary M. comme présidente du PIC. Mark M. a demandé si Mary continuerait comme registraire et Susan a déclaré qu’elle le ferait. Mark a demandé au conseil comment nous nous sentons à propos de sa détention des deux postes car il n’était pas en faveur de cela. Jeff B. a déclaré qu’il pensait que quelqu’un ne devrait pas occuper deux postes à ce niveau et que si elle allait être présidente de comité, elle devrait se concentrer sur la gestion du comité. Nona a souligné que dans son rôle précédent, Mary faisait les deux emplois comme présidente des Steppers et registraire. Nona a souligné que le registraire est un poste sans droit de vote.

• Susan a appelé à un vote pour Mary M. comme présidente du PIC. Le vote était de 4 contre 1 et il n’y a eu aucune opinion minoritaire.

• Jennifer B. a fait une motion pour accepter Gwen Mc. comme présidente du CPC, qui a été appuyée par Nona C. Le conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.

Rapport du vice-président – Nona C., vice-présidente

• Nona a déclaré que le forum IGR est prêt à procéder. Elle a rapporté qu’il n’y aura qu’un seul comité, le comité de communication, qui présentera car il y a beaucoup d’informations sur leur comité à présenter. La vidéo, le Rôle de l’IGR, sera également montrée.
• Elle a rapporté qu’elle continuera son enquête sur DeepL maintenant que les vacances sont terminées.
• Nona a également mentionné qu’elle se concentrera sur l’énoncé de mission.

Examen des directives – Jeff B., secrétaire

• Susan a déclaré que les directives sont complètes à l’exception des descriptions de rôle de l’archiviste et du registraire. Elle a estimé que nous pourrions approuver les directives avec des espaces réservés pour ces deux postes.
• Jeff a rapporté qu’il a reçu un document du comité de communication avec les marges corrigées que Jeff n’avait pas pu faire.
• Jeff a rapporté que Lesliee, la présidente des communications, a exprimé sa préoccupation que le processus du 3e héritage est la propriété intellectuelle de GSO et que nous devrions modifier notre version du processus du 3e héritage. Jeff a fait savoir à Lesliee que le processus du 3e héritage est utilisé dans tout AA par les districts et les régions et que nous ne devrions pas modifier le processus. Il a déclaré qu’il n’y a pas de marque de commerce ou de marque de service pour le processus lui-même.
• Susan a mentionné qu’en faisant des recherches, elle a rencontré le graphique du 3e héritage dans divers endroits. Jennifer a déclaré qu’elle comprenait que les groupes et entités AA pouvaient utiliser des matériaux protégés par le droit d’auteur de GSO et qu’elle ne voyait aucune raison pour nous de ne pas utiliser le graphique du 3e héritage du manuel de service. Susan était d’accord et a déclaré que nous devrions pouvoir le faire tant que nous donnons l’attribution appropriée à la source.
• Jennifer B. a fait une motion pour approuver les directives avec l’inclusion du graphique du 3e héritage, citant GSO comme source, et des espaces réservés pour les rôles de registraire et d’archiviste à inclure lorsque ces descriptions de rôle seront complètes. Jeff B. a appuyé la motion et le conseil a approuvé la motion à l’unanimité.

Rapport du Secrétaire – Jeff B., Secrétaire

• Jeff a rapporté que le rapport annuel pour l’État du New Jersey est dû chaque année avant la fin janvier. Il a déclaré que ce rapport a été soumis et nous sommes tous prêts pour 2024. Jeff a rapporté qu’il a payé les frais de 33 $ avec une carte de crédit personnelle cette année, mais que ces frais devraient être payés avec une carte de crédit Mercury l’année prochaine. Il a rapporté que le rapport annuel a été téléchargé dans le livre du conseil.
• Jeff a rapporté que nous avons fait de bons progrès dans la création de notre livre du conseil. Il a déclaré que le livre du conseil est actuellement un peu plus de 60 % complet avec 4 tâches en cours qui nous amèneront à 75 % complet lorsqu’elles seront terminées. Il a mentionné qu’il y a deux documents pour le livre du conseil sur lesquels il pense que le conseil devrait se concentrer : un énoncé de mission et un plan stratégique. Jeff a mentionné qu’il pense que le conseil devrait envisager de faire une planification stratégique plus tard cette année après que les directives soient adoptées. Jeff a remercié Jennifer B. pour avoir téléchargé les documents financiers pour le livre du conseil et Nona C. pour s’assurer que nous créons un livre du conseil.
• Jeff a déclaré que la décision d’étendre le sondage des membres du 1/1 jusqu’à aujourd’hui était une bonne décision car nous avons reçu un certain nombre de votes supplémentaires. Mark M. a rapporté que nous avons reçu 210 réponses, dont 38 étaient des doublons. Cela donne 172 réponses valides et 172 x 0,25 = 43. Pour le vote de l’assemblée cette année, le quorum sera de 43. Jeff a exprimé son intention de mener un autre sondage des membres en juin et a estimé que nous devrions mener le sondage annuel des membres en juin à l’avenir.
• Nona C. a fait une motion pour que nous menions notre sondage annuel des membres en juin cette année et à l’avenir chaque juin. La motion a été appuyée par Jennifer B. et la motion a été approuvée à l’unanimité.
• Jeff a rapporté qu’il a contacté plusieurs compagnies d’assurance pour une soumission d’assurance responsabilité. Cette police serait en plus de notre police D&O (directeurs et dirigeants), qui est actuellement avec USLI, le plus grand assureur de ce type de police. Jeff a déclaré qu’il aimerait garder cette police qui était de 549 $ l’année dernière et pourrait avoir une légère augmentation pour cette année. Jeff a déclaré qu’il a travaillé par l’intermédiaire d’un courtier de GMI Life, Larissa Orifici, qui nous a envoyé une soumission pour une police de responsabilité de 495 $ avec 1 M$ par incident et 2 M$ au total annuellement.
• Mark M. a fait une motion pour que nous achetions la police de responsabilité de GMI Life pour 495 $. La motion a été appuyée par Nona C. et le conseil a approuvé la motion à l’unanimité.
• Jeff a rapporté qu’il a commencé à documenter les devoirs du secrétaire dans ce qui s’appelle le manuel du secrétaire qui aidera le prochain secrétaire OIAA à se mettre au courant.

Rapport technologique – Mark M., président du comité technologique

• Mark a déclaré qu’il avait précédemment eu deux entreprises qui ont répondu à notre demande de propositions pour le support de site web et a demandé à toutes les deux des références. Il a exprimé sa préoccupation qu’il n’a pas eu de nouvelles de ces entreprises et il fera un suivi avec elles.

• Mark a rapporté que Melinda F. a décidé de ne pas soumettre une offre pour le poste et qu’il continuera à utiliser le service de Melinda jusqu’à la fin du mois.

• Mark a rapporté qu’il pensait que nous aurions besoin d’acheter 10 licences Zoom mais nous ne devrions avoir besoin que de 2 ou 3.

• Mark a rapporté que nous avons 10 000 $ dans le budget pour réviser notre processus de registraire car nous n’avons actuellement pas de répertoire des membres.

• Mark a rapporté que l’équipe d’administration cloud travaille sur un processus pour migrer les courriels lorsqu’un poste fait une rotation.

Rapport du syndic international – Beth A., syndic international

• Beth A. a rapporté que la planification de la convention internationale OIAA se déroule bien. Elle a mentionné que la convention sera un événement de 3 jours. Le premier jour sera pour les groupes d’Asie, de Chine, du Japon et d’autres pays d’Océanie. Le deuxième jour sera pour les groupes d’Amérique du Nord et du Sud tandis que le 3e jour sera pour les groupes d’Europe, d’Afrique, du Moyen-Orient et de l’Inde. Elle a déclaré que les groupes décideront du format de leur réunion mais seront conseillés de rester à l’écart de la politique et des questions controversées.
• Beth travaillera avec Tech 12 de manière continue. Elle a déclaré que nous aurons 7 heures par jour et 4 salles Zoom différentes. Cela donnera 24 créneaux horaires chaque jour.
• Beth a déclaré que les groupes d’Iran, du Brésil, d’Espagne, du Portugal et de France ont déjà indiqué qu’ils sont intéressés à participer. Elle s’attend à avoir les informations des groupes d’ici le 1/4 afin que nous puissions commencer à faire la publicité de l’événement avec quelques détails.

La réunion s’est terminée à 16h04 EST lorsque le conseil est entré en session exécutive.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées par le Conseil lors de cette réunion :

1. 1. Mark M. a fait une motion pour accepter le procès-verbal tel que présenté, qui a été appuyée par Nona C. Le procès-verbal du 16/11 a été approuvé à l’unanimité.
   2. Mark M. a fait une motion pour accepter le procès-verbal du 10/12 tel que modifié, qui a été appuyée par Jennifer B. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.

• Susan a appelé à un vote pour Mary M. comme présidente du PIC. Le vote était de 4 contre 1 en faveur et il n’y a eu aucune opinion minoritaire.

• Jennifer B. a fait une motion pour accepter Gwen Mc. comme présidente du CPC, qui a été appuyée par Nona C. Le conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.

1. Jennifer B. a fait une motion pour approuver les directives avec l’inclusion du graphique du 3e héritage, citant GSO comme source, et des espaces réservés pour les descriptions de rôle de registraire et d’archiviste à inclure lorsque ces descriptions de rôle seront complètes. Jeff B. a appuyé la motion et le conseil a approuvé la motion à l’unanimité.
2. Mark M. a fait une motion pour que nous achetions la police de responsabilité de GMI Life pour 495 $. La motion a été appuyée par Nona C. et le conseil a approuvé la motion à l’unanimité.
3. Nona C. a fait une motion pour que Jennifer B. continue avec le processus de demande pour Stripe, qui a été appuyée par Jeff B. Le conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.

Humblement soumis,

Jeff Bernknopf

Secrétaire de l’OIAA